１９９９年～２００７年上海市浦东新区档案馆总体利用情况分析

杨　崇

1档案已供利用的总体情况分析

对档案已供利用情况进行分析，主要从两个指标出发，一是利用人次与卷次；二是利用率。通过这两个指标的分析就可以得出馆藏档案的利用情况，更能反映出社会对档案的需求状况和档案馆为满足社会档案需求的工作状况。

1.11999年～2007年档案利用人次与卷次情况分析。浦东新区档案馆1999～2007年间档案利用人次与卷次的变化可通过下面图表反映：

以上图表的数据说明浦东新区档案馆1999～2007年档案利用人次与卷次的情况是：

首先，从利用卷次来看，利用卷次逐年增加，并大致呈阶梯状分布。从上表可以看出利用卷次除2003年有小幅度反弹外，从1999到2007一路飙升，尤其是以2002年为分水岭。前后差距明显，2004年较前一年增长了86.57％、2005是前一年的2.67倍、2006年较前一年增长94.14％、2007年较前一年增长了42.24％，在2003到2007年的短短5年间，档案的利用卷次就翻了将近20倍。

其次，从利用人次来看，利用人次以2002年为跳点，呈波浪式分布。从1999年到2007年的9年间浦东新区档案馆共接待196103人次，每年平均接待21789人次，其中以2005年52312人次为上限，占全部接待人次的28％；2007年38216人次占全部接待人数的16％，位居第二。

最后，从利用卷次和利用人次之间的关系来看，两者时而正相关，时而反相關。9年里，共有196103人次利用共1105106卷次的档案。从上图表利用人次和利用卷次的分布可以看出，高的利用人次并不意味着高的利用卷次。以2005年为例，平均每人次利用3.25卷次的档案，利用卷次最多的2007年平均每人次利用12.30卷次的档案。

1.21999～2007年馆藏档案利用率分析。档案利用率高低是档案利用充分与否的一个直观的数量指标，因此，要探讨档案的充分利用问题还要从相对数量指标入手。

以上图表显示：1999～2007年浦东新区档案馆9年间档案的利用情况发生了很显著的变化，其中以2000年1.36％的利用率最低，以2007年28.76％的利用率为制高点。前6年的利用率起伏较大，经历了先降后升再降三次比较大的波动，并且2004年也没有回升到2002年的水平。以2003年为转折点，通过2004年高于前一年1.36个百分点的小幅度的回升，近三年连续创下新高，并且从2005年开始连续三年利用率都超过了两位数，这在同类区县档案馆的队伍中是处于领先地位的。

2档案已供利用总体情况数据分布特征的原因分析

以上可以看出，浦东新区档案馆的利用工作正处于一种前所未有的良好势头。其主要原因有：

2.1客观上受档案利用需求增加的驱使。一方面，档案工作是生产力持续发展的基础和保障，档案利用的需求来自经济、行政等各项工作，因此，各项政策和政府中心工作的转变都会提升对档案的利用需求。另一方面，经济的发展和社会的进步促进社会群体档案意识的逐步增强，近年来，广大人民群众对关系切身利益的档案的重视以及查阅利用也是整个社会档案利用需求的重要组成。

2.2主观上受单位机制变革和服务方式转变的影响。浦东新区档案馆自2002年实行机构合并以来，更新了服务理念，转变了服务方式，提高了服务水平。通过“浦东开发开放展”、“‘浦东记忆系列展”等各种宣传活动扩大了浦东新区档案馆的影响，方便了用户的利用需求。尤其是2006年3月入驻新馆以来适时引进先进的技术设备形成了档案现代化管理的新格局——建立了排队叫号系统、信息导航系统、利用服务系统、条形码系统、档案传送运输系统、细水雾消防灭火系统，这被国际档案理事会专家赞为“现代化档案馆建设的范例”，档案利用率得到空前的提升，平均每天的接待量维持在200人次左右。