唐代档案管理制度研究

赵彦昌

摘要：从两个阶段详细阐述唐代的各种档案管理制度，具体分为两个阶段：一为形成管理阶段，包括四禁制度、避讳制度、贴黄制度、用纸制度等；二为归档保存阶段，包括归档制度、保密制度、勾检制度、利用制度等。

关键词：唐代档案管理制度

文书处理程序是唐代形成各种文书档案管理制度的基础。在中国古代，文书与档案、文书工作与档案工作往往很难作泾渭之分。至少在隋唐以前，文书工作与档案工作是无法作严格区分的。档案工作大多作为文书工作的后缀部分，由文书工作人员或广义的秘书工作人员甚至是官员本人从事并完成的。隋唐以后，文书工作与档案工作逐渐有了区分，文献史料中也有恰如其分的反映，最典型的莫过于《隋书·刘炫传》的记载，其中提到的“今之文簿，恒虑复治”一语。这里的“复治”，即对办毕文书的“第二次加工或整理”，这无疑就是今天所称的档案工作的内容了。在唐代，凡有皇帝发布的文书，须经由中书拟旨、门下审驳、再交由尚书具体执行一套程序：臣下百官的奏疏，则先由门下省审议，驳正违失，再经由中书省上启并转交尚书省执行：官府的各种平行文书，“凡京师诸司，有符、移、关、牒下诸州者，必由都省以遣之”。在这种程序运作之下，唐代的档案管理可分为形成管理阶段和归档保管阶段，每一阶段都有一套相应的处理程序，同时，二者又是一个统一的整体，也从一个侧面体现了文档一体化的情况，它们共同构成了唐代的档案管理制度。

1形成管理阶段

1.1“四禁”制度，中书舍人是负责诏旨制敕、玺书册命的草拟工作的，他们在文书的制作过程中，其禁有四：“一曰泄漏，二曰稽缓，三日违失，四日忘误。”即要做到保守文书秘密，保证文书及时迅速发出，保证遣词造句的准确无误，保证承旨书写无事情遗漏以及文字错讹，这实际上是中书舍人工作的基本原则。对于违反以上要求的行为，都将受到相应的处罚，或笞或杖或徙流，重者可至死罪。

1.2避讳和平缺制度。中国历代王朝都极为重视避讳之事，唐代则渐次发展到极致。“公文起草时必须遵守避讳制度。”唐政府通过律令，在这些方面作了大量细致的规定，“诸上书若奏事，误犯宗庙讳者，杖八十；口无及余文书误犯者，笞五十；既为名字误犯者，徙三年。”据《唐六典》记载唐朝避讳的内容包括：昊天、厚土、天神、地祗、上帝、天帝、庙号、祧、皇祖妣、皇考、皇妣、先帝、先后、皇帝、天子、陛下、至尊、太皇太后、皇后、皇太子，皆平出。宗庙、社稷、太社、太稷、神主、山陵、陵号、乘舆、车驾、制书、敕旨、明制、圣化、天恩、慈旨、中宫、御前、阙廷、朝廷之类，并阙字。宗庙中陵、中行陵、陵中树木、待制、车中马、皇太子舍人、举陵庙名为官，如此之类，皆不缺字。所谓“平出”，即今人所谓平抬：所谓“阙字”，即今人所谓空抬。“由这一记载可知，唐以平抬为尊，并无后世双抬、三抬之制。”在一般文书如上表、疏、笺、启及判策、文章都要求依避讳和平缺之式，“依唐制，在行文中，遇有‘皇上、‘陛下等辞，要提行顶格，即所谓‘平头：接下来所叙之文字，要低两格，即所谓，缺行。合谓‘平缺”。避讳和平缺制度，其旨在维护皇帝统治的权威和神秘，这对公文格式和内容的合理规范是有一定的影响的。

1.3用纸制度，随着唐代造纸技术的发展和造纸工业的蓬勃兴起，各种不同原料、不同质量、不同类型的纸张大量出现，唐代官府公文书写用纸也更为讲究。唐朝用纸量较大的首推官府公文用纸。据载：“中书令李林甫以租庸、丁防、和粜、春彩、税草无定法，岁为旨符，遣使一告，费纸五十余万。”即向全国发布一个通告需要用纸50多万张。又唐朝中央政府为了加强对人口、土地的有效监管、控制，政府规定：“每一岁一造计账，三年一造户籍”。计账一式三份，一份呈报户部，州县各存档一份。唐太宗十四年(639)，全国有州360个，县1557个，州县数量之多加之必须一式三份，可见编制户口册这项工作量之大，用纸必将也是惊人的。

唐代在用纸方面制定了严格的制度，当时纸张的种类很多，原料、色泽各有差异，其用途也有所区别：“当时有黄纸和白纸两种，黄纸为皇室所专用，一般官吏和民间是不能使用的”，《唐六典》：“发日敕用黄麻纸，敕旨、论事敕、及敕牒用黄藤纸，其敕书颁下诸州用绢”，但皇帝的命令文书也有用白麻纸书写的，如“凡将相出入，皆翰林草制，谓之白麻”。翰林院用白麻纸写诏书，皇帝为赏赐、征召而颁发的敕书用白藤纸，慰问出征的将士的敕书用黄麻纸，用于任命将相的告身文书用金色五花绫纸，对邻近少数民族政权赏赐的敕书用五色金花白背纸等等，特别值得一提的是中书省起草的诏令文书也大量使用黄纸，“黄色在唐代被确立为尊色并为后世朝代所沿用，用黄纸可以凸显皇帝的尊贵，又有利于文书档案的长期保存。”仅从公文用纸上就可以判别出不同的发文机关和文书种类，这一制度使文书整齐、统一，利于进一步的文书分类和统一保管。唐朝所建立的一套公文用纸制度，为后代所继承和发展。

1.4执论制度。即文书签发前的决策和论证。如“贞观元年，上谓侍臣曰：‘……诏敕如有不便。皆须执论，比来维觉阿旨顺情，唯唯相尚……若唯署敕文书而已，人谁不堪……自今以后，诏敕疑有不稳，必须执之。”为了保证文书在内容方面的稳便，唐政府对文书的执论作了具体规定：凡军国大事，中书舍人要各抒己见，充分讨论，并要就所提意见，亲自签署，以示负责；然后，送本部门上级官员审定：最后，送门下省审驳，由门下省官员给事中、黄门侍郎审查、执论，提出修改或反驳意见。如此规定，是为了集思广益，以减少文书的失误，做到准确行政。

1.5贴黄制度。唐朝是以制敕的形式来发布政令的，因此制敕是唐朝最具权威、最重要的下行文书，不得有误，“制敕的拟定有两个重要环节：一是承制，即领旨；二是写制，即草拟”。两个環节中任何一个出现失误都将贻误公务。因此，为了为弥补、纠正在制敕中的失误，唐朝发明了贴黄制度，所谓：“敕有更改者，以纸贴黄”，“唐制：降敕有所更改，以纸贴之，谓之贴黄。盖敕书用黄纸，则贴黄亦黄纸也。”《唐会要》亦云：“上元三年(676年)闰三月，诏制敕并用黄麻纸”。敕书若有须改正之处，就用黄纸贴上，然后改写，这就是帖黄。“这里所说的黄纸是一种经过黄柏汁浸泡的纸，因黄柏纸中含有小柏碱，纸经它浸泡具有杀虫防蛀的功能”。这一制度首创于唐，以后历代政府相沿使用并不断发展创新，到明朝朱元璋禁止繁文之后取得进一步发展，到崇祯时期贴黄制

度达到高峰。正所谓：“一种制度，尤以习惯积累而成者，往往其始也微而难察，不成规制。兴之既久，其势渐成，如再益以特殊事件，更假此得利乘便，易收事功。其机能作用自亦随之扩大。”唐代的贴黄制度正深刻地说明了这一点。

1.6签押、判署制度。唐朝规定，文书制作完毕之后，需要经过本部门长官的审定认可，长官如认可，则在文书前写上“依”、“从”、“可”、“闻”等字样，此称之为判署。同时，文书还要经本部门长官署上名字方可执行。若是皇帝制敕，则需经过参与文书制作和审批的各部门相关主管人员的签名方可，此称之为联署。需要注意的是，唐制原则上规定文书署名必须本人亲自为之，不得代署，唐代律令也对此有相关的处罚措施，“诸公文由本案事直而代官司署者，杖八十。代判者，徙一年。亡失案而代者，各加一等”。这一制度的目的是为了防止伪造公文，保证公文的准确与安全。但此事并非一成不变，如“初，肃宗之世，天下务殷，宰相常数人，更直决事。或休浴各归私第，诏直事者代署其名而奏之，自是踵为故事。时郭子仪、朱沘虽以军功为宰相，皆不预朝政，独居政事堂，代二人署名奏(崔)佑甫。”由此可见一斑。

1.7誊写、用印和折迭制度。文书经长官和承办人员签押和判署之后，需要誊写的文书，有誊写人员誊抄。誊写事件有规定，不许过限，“凡尚书省施行制敕，案成则给程以钞之。通计符、移、关、牒，二百纸以下限二日，过此以往，每二百纸以上加二日，所加多者，不得过五日，若军务急速者，不出其日”。另外，对于御批文书，则需要留案，然后将文书誊抄一份，对外施行。《唐六典》卷八：“覆奏(谓皇上批复)画‘可、‘讫，刘门下省为案，更写一通，侍中注‘制可，印缝署，送尚书省施行”。文书经誊写完毕，需要用印的文书，则由监印之官对之进行勾检，确定无误之后用印。“凡施行公文应印者，监印之官，考其事目，无或差谬，然后印之，必书于历”。并规定，一文一印。一份文书若有2页以上的公文纸，则要盖骑缝印。文书的完成日期以及用印文书都要记录下来并纳库保存。此外，文书制作完毕后，需要“按照一定的尺寸大小，折迭起来，合为一本，则开为多页，便于阅读、运转、保存”，这就是所谓的折迭制度。

1.8一事一文制度。“即规定一份公文只能叙述一个问题或一件事情”，“这一制度防止了公文行文的混乱，对提高公文的准确性、及时性有积极作用，”并且加速了文书运转的速度，成为文书的主要写作原则之一，沿用至今。

1.9收文处理制度。唐代对于文书的传递期限有明确的规定，并标记于文书之上。“凡内外百司所受之事，皆印其发日，为之程限，一日受，二日报，小事五日，中事十日、大事二十日，狱案三十日，其急务者同焉。小事判，勾经三人以下者给一日，四人以上者给二日，中事每经一人给二日，大事加一日，内外诸司咸率此。”收文机关在收到文书之后，要做一些处理。

2归档保存阶段

2.1归档制度。由于唐朝严格规定公文必须执行一事一文制度，因此在归档时也严格规定一文一事的归档制度，这有利于根据不同的事情进行不同的归档：有利于归档内容的统一：“有益于档案的保管，便于日后查找利用”。此外，唐代文书在发出之前要经过勾司或勾官以及监印官的仔细检查，并在文案上进行标记或盖章，之后文书便登记入库。“凡文案既成，勾司行朱讫，记年、月、日，纳诸案。”对于文书的归档，还有严格的时间规定，“凡天下制敕计奏之数，省符宣告之节，率以岁终为断。京城诸司，常以四月一日纳于都省。其天下诸州……常以六月一日……”对于因毁弃或亡失符节印以及制书官文书者而造成档无法归档者，唐代律令中列有专条，来规定对这类行为的处罚。

2.2勾检制度。这是唐代施行的对文书档案的监督检查制度。“检者，谓发辰检稽失，诸司录事之类。勾者，署名勾讫，录事参军之类”。由此可见勾检官吏或官司主要是检查文书是否有办理失误或迟缓，文书本身是否有错讹之处，文书是否办理完毕等。唐代从中央到地方都设有文书勾检部门或文书勾检人员，在中央，尚书省是最高级文书档案勾检部门，“勾检全国各级行政管理官府的官文书(同时也勾检与文书有关的各级官吏)是尚书都省的主要职能之一，这又可分为两种情况：一为内外诸司应出文书皆须送尚书都省勾检，其稽失者的负责官吏要受到行政处分甚至刑事处罚。二为全国内外诸司的一处理完毕的官文书(亦即档案)必须送纳尚书都省覆校。”“(尚书省)左右司郎中员外郎，各掌付十有二司之事，以举正稽违、省署符目，都事监而受焉”。尚书省六部也设有都事、主事令史、书令史等官吏负责文书档案的监督工作。在地方，负责文书档案的处理工作的文书官员录事、司录参军等也负责文书的监督工作。文书的发出，需要勾检，档案的收集和归档，也需要勾检，“凡天下制敕计奏之数，省符宣告之节。率以岁终未断。京城诸司，常以四月一日纳于都省。其天下诸州，则本司推校，以授勾官。勾官审之，联署封印，附计账，使纳于都省。常以六月一日，都司集诸令史对覆。”勾检的对象包括各级政府部门的公文、地方州县的官文书和各类户籍、计账等，勾检的内容包括：文书档案是否办理完毕，文书是否违期，档是否粘署压缝完毕。“勾检的过程包括登记、检查、复查三个步骤，这三者构成了唐王朝衙署的勾检制度。”

2.3文书的保管与移交制度。唐代虽然缺乏对文书档案利用价值大小鉴定的深刻认识，但也初步确立起了文书档案的保管制度。如户籍档案，“(凡天下州县)每一岁一计账，三年一造户籍……县以籍成于州，州成于省，户部总而领焉……州县之籍，恒留五比，省籍留九比”。户籍档案在地方保存15年，在户部保留27年。其他文书档案的保管期限，也视其重要程度而定。据《唐律疏议》：“文案不须长留者，每三年一检除”。在唐代，由于纸张的保管技术大为提高，对于防虫、防湿等技术的掌握，也为唐代文书的长期保存提供了物理條件。在文书的移交方面，《唐律疏议》规定：“其主典替代者，文档皆立正案，分付后人。”主管文书档案的人员离职时，要对所有文案设立簿册，交由新任保管人员。这样避免了新的文书档案管理人员因为对文书的不熟悉而造成失误。对于遗失保存的文书，而造成缺漏错误；或因为管理不善，造成库藏起火或档案错漏，唐政府都将追究主管人员或工作人员的责任。

2.4保密和安全制度。文书作为政府发布命令，传递信息的重要工具，对于维护统治秩序和国家安全影响深远，由于古代文书档案管理制度本身存在的不足和疏忽，常常发生文书失窃，国家机密

被泄漏等事情，“档案的安全关系到统治者的切身利益，”因而通过行政和法律手段来确保文书档案的保密性和安全性，显得尤为重要，在唐代，中书舍人负责诏敕的拟定，關系极为敏感。对他们就制定了稽迟、违失、忘误和泄露的“四禁”制度。在文书档案处理的各个环节，都要求经办人员仔细检查，并在文书原件上署名，这样在出现问题时可以及时落实责任，确保文书的安全。唐代政府还规定：制书官文书只能由勾检官收发，其他人不得擅自拆阅。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为，因其严重地干扰了国家正常的统治秩序，损害了政府的权威，而且很可能泄露机密，不利于文书档案的安全和保密，这类行为是要受到严厉处罚的，“诸漏泄大事应密者，绞。非大事应秘者，徙一年半；漏泄于藩国使者，加一等。仍以初传者为首，传至者为从。即转传大事者，杖八十，非大事者，勿论”。“把泄漏文书档案定为禁令，强制实行，确保了文书档案的安全保密。”

2.5档案的利用制度。古代各王朝都把档案视作国之重器一般的事物，对其严加保密，不得允许私人是无法亲近的，古代政府能够利用档案的也只有那些修撰史书的史官和编辑类书的官员，唐代也是如此。唐代对档案的利用主要是修史。唐代形成了官修史书的制度，设立史馆，专门负责国史和前代史的修撰，史官修史所需的数据来自于各个部门，唐制规定，政府各机构，地方各州县，都有向史馆报送资料的义务，送上来的数据包括天文祥瑞、州县废置、义士节妇、会计赋税、选举选官、外方异域等诸多方面，以供史官采集成史。唐代修史，因为有档案数据的利用制度作保障，所以取得了可观的成就。如南北朝各朝史书的编成，唐代各帝的起居注、实录等。同时，也促成了史学的发展，利用档案编纂各种典章制度方面的书籍方兴未艾，如《唐六典》、《唐律疏议》、《唐大诏令集》等。此外，唐朝还用档案编修谱牒，“令吏部尚书高十廉、御史大夫韦挺、中书侍郎岑文本、礼部侍郎令狐德棻等人，刊正姓氏，普责天下谱碟，兼据凭史传，剪去浮华，定其真伪，忠贤者褒进。悖逆者贬黜，撰为《氏族志》。”贞观十二年(638)，编成《氏族志》100卷，内容非常丰富。

2.6鉴定销毁制度。唐朝对于档案规定了鉴定制度，也称“检简”，就是把档案进行分析、研究、检查，哪些档案应该永久保存，哪些档案保留一段时间便可以销毁，问题处理非常慎重，此外对档案销毁规定极为严格，“文案不须常留者，每三年一拣除”，“凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案，祥瑞、财务、婚、田、良贱、市估案，如此之类长留，以外年别检简，三年一除之，具录事目为记。其须为年限者，量事留纳，限满准除。”可见，唐朝对档案的销毁、审查是非常严格的，态度是非常慎重的。