“文件是档案的复制件”质疑

任　宁

摘要：本文主要从《论档案形成在前》有关论述存在问题、文件与档案形成的不同过程、对举证的历史记载存在错误认识等几方面对“文件是档案的复制件”提出了质疑。

关健词：档案文件复制件

《档案管理》2007年第2期刊载刘东斌先生的《论档案形成在前》一文(以下简称刘文)，读后受益匪浅，但对刘文中有关“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”的观点有不同的看法，以期与刘东斌先生商榷。

1从刘文有关论述分析，文件是档案的复制件的观点是不成立的

刘文在论述档案形成在前的过程中，就“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”问题作了专门论述，并提出了三项理由。那么，刘文提出的三项理由是否成立呢?我们不妨对其三项理由作一分析：其第一个理由中有这样一段论述：“一般情况下档案形成后(文件定稿经签发印制成文后)，就将档案(文件定稿、发文签、印制的文件)存档保存。”笔者从刘文的论述中可以了解到：档案的形成时间是由文件定稿经签发印制成文：档案的构成包括文件定稿、发文签、印制的文件。也就是说，无论是从档案的形成，或是档案的构成来看，印制的文件就是档案。那么，既然印制的文件就是档案，何来文件是档案的复制件呢?如果刘文认为档案只是原始历史记录——文件定稿，而不包括印制的文件，那么，刘文的这段论述就是错误的，是自相矛盾的。因此，刘文提出的文件是档案复制件的第一个理由是不成立的。其第二个理由是“档案是唯一的，而文件则有众多复制件”。首先，从逻辑学角度来说，档案是唯一的，与文件有众多復制件之间并不存在逻辑关系，也导不出文件是档案复制件的结论：其次，档案的唯一性是相对的，并不是所有的档案都是唯一的。如中美上海联合公报，同一个公报，有中文版，又有英文版，并经双方领导人在对方文件上相互签字后生效，文件的底稿是无法律效力的，谁能说中文版的是档案，英文版的是复制件，或者英文版的是档案，中文版的是复制件呢?现实社会中这样的例子还有很多，如国与国之间边界勘查形成的文件，国与国之间形成的外交文件，商务活动中形成的合同文件等。第三，刘文认为，档案的唯一性主要是文件的定稿是唯一的，只有一份，是孤本，所以文件的定稿才是档案，而文件则是文件定稿的复制件。刘文的这一观点有点以偏盖全，现实生活中，一些文件的定稿是没有法律效力的，并不能作为以后的办事依据，也起不到应有的凭证作用，如国与国之间缔结的各种条约性外交文件，其具有法律效力的只有国与国之间的代表相互签字的正式文件，才具有法律效力，而正式文件的定稿是没有法律效力的，把具有法律效力的正式文件看作是没有法律效力的定稿的复制件显然是不正确的。由此来看，刘文提出的文件是档案的复制件的第二个理由也是不成立的。刘文提出的第三个理由是“档案作为记忆工具，记录着其形成的全部过程，而文件不具备这种功能”，“文件所承载的内容只是定稿的内容，最多还有签发人的名字”。刘文第三个理由的错误是没有用同一个角度来分析档案与文件的形成过程，在论述档案的记录性时用档案逐步形成的观点，在论述文件时用的只是文件形成的结果，割裂了文件逐步形成的过程。现实生活中，文件的形成也正是从文件的底稿、定稿逐步形成的，因此才有文件的起草、文件的定稿等称谓。文件的底稿、定稿与正式文件在文书处理阶段是一个整体，所以在归档时也常常把文件的定稿与正式文件作为“一件”来保存，只有全面、正确地理解“件”的概念，才能正确地把握文件具有记录性功能的特性。如果我们用刘文审视文件的观点来审视档案，同样能得出档案没有记录其全部过程的结果：文件的定稿能记录文件的用印过程吗?能记录文件的版头、版式情况吗能记录文件的用字大小、字体行间距情况吗?文件的一稿、二稿能记录文件定稿的情况吗，能记录领导签发的情况吗?《物权法》定稿能记录《物权法》正式文本的版式、用印、用纸、用字情况吗?严格说《物权法》定稿不仅不能反映《物权法》正式文本的情况，而且也不能直接反映《物权法》定稿以前的审议情况。它只能反映《物权法》审议的结果，并不反映审议的过程。综上所述，笔者认为，刘文有关文件是档案的复制件的观点是不成立的。

2从历史记载角度看，文件是档案的复制件的观点也是不成立的

为说明文件是档案的复制件，刘文从历史角度进行了分析，并列举历史记载加以佐证。那么，刘文列举的几则历史记载能说明文件是档案的复制件吗?下面就刘文列举的几则历史记载作一分析：刘文中列举的第一个历史记载是《周礼》“凡邦之大盟约，涖其盟书，而登之于天府。大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之”。并分析认为“国家大盟约(档案)要存放到天府(档案馆)，并将盟约(档案)复制成盟约文件发给‘大史、内史、司会及六官，分别保管，践约执行”。笔者通过查阅有关资料发现，刘文对《周礼》中记载的史实存在理解上的错误：首先“大盟约”不是指档案。从汉语发展史上看，我国古代汉语词汇是以单音词为主，有些单音词组与现代汉语中的词汇虽然相同，但并不是现在复音词的意思。如古文中的“妻子”是指妻子和儿女，“朋友”是指“朋”和“友”。因此《周礼》原文中的“盟约”并不是现在所指的盟约，而是指会盟时的承诺。现在所指的盟约古时称载书，或者简称“载”和“书”。其次，《周礼》原文中的“盟书”也不是原件。据杨伯俊《春秋左传注》卷一，隐公注解：“盟法，先齿地为坎(穴、洞)，以牛、羊或马为牲，杀于其上，割牲左耳，以盘盛之，取其血，以敦盛之，读盟约(古谓之载书，亦省称载或书)，以告神，然后参加盟会者一一微饮血，古人谓之歃血，歃血毕，加盟约正本于牲上埋之，副本则与盟者各持归藏之”。也就是说，《周礼》中记载的盟书只能是文件而不是刘文所谓的“档案”。第三，根据杨伯俊有关“盟法”的注解可知：周时大国之间会盟时，先行商议会盟事项，形成会盟文件——载书，然后根据会盟国多少复制载书，分发会盟各国带回归档。而文件的正本(载书)则随祭品一同埋掉以示神灵。也就是说，各国带回的盟书是会盟文件的副本，是文件对文件的复制，而不是文件对档案的复制。第四，‘大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之”的是盟书的副本的复制本，也是文件对文件的复制，而不是文件对档案的复制。刘文列举的第二个历史记载是《周礼》“司民，掌万民之数，自生齿以上，皆书于版……献其数于王，王拜受之，登与天府，内史、司会、冢宰贰之，以赞王治。”这段历

史记载恰恰说明司民将人口基本情况制成公文——简牍后，才呈报给君王，君王拜受后才将简牍登记并作为档案存入天府的。而内史、司会、冢宰“贰之”的是简牍的副本，而不是档案的复制件。其实，如果从周朝实行的公文正副本制度来诠释这段历史记载，则更容易理解。周王朝时，为满足其统治需要，公文实行正副本制度，即公文形成后。要根据需要制作公文副本。本机关和史官各存一份副本，正本定期报送宗庙或天府保存。也就是说，周王朝各机关及地方郡国形成的公文——简牍在呈报君王归档之前就已经有了副本。因此说，这段历史记载并不能证明文件是档案的复制件。刘文列举的第三个历史记载是《旧唐书》“凡尚书省施行制敕，案成则给程以抄之。若急速者，不出其日，凡文案既成，勾司行朱讫，皆书其上端，记年月日纳诸库”。这段历史记载分明说的是公文(敕、文案)的制作过程及制作程序，那来的文件是档案的复制件的内容，“案成则给程以抄之”是说皇帝的诏令拟制完成后，就给程以抄之，形成“敕”的副本，不正说明公文在纳入“诸库”之前就已有了正、副本吗?刘文以此来说明文件是档案的复制件着实有点牵强。刘文列举的第四个历史记载是《理会架阁札子》“应令逐案承受文字，已结绝及无行遣，限三日发送上簿，接续结押。”这段历史记载的重点应是“结绝及无行遣”公文材料的处理，“已结绝及无行遣”是指已办理和不需要发送的公文材料，应在三日内移交归档。并没有说文件是档案的复制件。刘文认为“三日办理完毕的不可能是文件，只能完成档案复制件的工作”的结论，其实是对此段记载的错误理解，此段历史记载中的“限三日”是有前提条件的，这个前提条件也十分明确，即“已结绝及无行遣”，并不是指所有公文限三日内移交归档，此段历史记载也进一步证明，公文在归档之前已经存在，公文转化为档案是有一定条件的，文件并不是档案的复制件。综上分析，刘文对其举证的四例历史记载存在着错误理解和认识，四例历史记载不仅没有直接或間接证明文件是档案的复制件，反而进一步证实了公务文书档案是由公务文件转化而来的观点，因此，文件是档案的复制件的观点是不正确的。

3从档案与文件的形成看，文件是档案复制件的观点是不正确的

档案是原始的历史记录，档案是不可以起草、修改的，应当是档案界所公认的事实。因为人们只能起草、修改原始记录，而不能穿越历史时空去起草、修改原始的历史记录。由此可以看出，档案是人类对已有的原始历史记录(包括文件)有意识保存的结果。也就是说，没有人类对已有原始历史记录的主观作用便没有档案，档案是由各种原始历史记录转化而来的。比如，现实生活中，我们把归档后的各种形式、不同载体的原始记录称作档案，把没有归档的各种形式、不同载体的原始记录称作文件、数据、材料、资料、文物、文献等，就是对档案的正确认识，也被社会各界所认可。而档案的原始记录性则来源于被其转化的已有的原始记录。人们的主观作用只是按照法定的归档程序去接收、整理、保管应归档的原始历史记录，是不允许对已归档的已有原始历史记录作内容和形式上的修改的，这种主观作用只是对已有原始历史记录物理运动形态的改变和概念上的升华，并没有改变已有原始历史记录的内容和自身形态。人类这种通过主观作用使事物性质与概念升华的例子是普遍存在的。如。人类把自己生产的产品通过交换变成商品：把自己的物质遗存通过时间的沉淀升华为文物：把一般工人通过评选成为劳动模范、先进工作者等，而商品、文物、先进工作者并不是一开始就有的，如果没有产品、物质遗存、一般工人，商品、文物、先进工作也就根本不会存在。如果按照刘文“档案是原始的历史记录，记录着档案形成的全部过程，档案一形成就是档案”观点，则档案是可以起草修改的，人类的社会活动是从起草档案、修改档案开始的，纸质、电子档案一经形成就是档案，无需归档，也无论放在什么地方，这些无需法定机构和法定程序归档保存的可以起草、修改的档案就是人类社会活动的原始历史记录。对于这样的档案。不知怎样去保证它的原始记录性?档案还具有凭证性价值吗?档案馆还有存在的必要吗?世界上又有谁能够起草原始的历史记录呢?除非这个人能够穿越历史时空，回到历史的某个片段，才能创造历史记录。既使是这样，那么这个人所记录的也仍然是那个历史片段的原始记录，而不是原始的历史记录。因为人只能起草原始记录，而不能起草原始的历史记录。而文件则不同，文件作为法定机关、团体等单位形成的具有完整体式和处理程序的公文，记录、传递并存储着其公务活动中形成的各种信息，是机关、团体等单位行使职能活动的最为原始的记录。这些原始记录是机关、团体等单位在行使职能活动中自然形成的“伴生物”，并首先以不同种类的文件形式出现。在文件形成的过程中，人们可以根据需要起草文件、修改文件直至形成正式文件，也可以根据需要对文件进行翻印和复制。人们起草、修改、制发文件的动机首先是为了满足当前行使职能的需要，而不是专门为形成原始的历史记录。就是有些专门为记录而形成的文件(如会议纪要)，也是首先为了行使职能，然后才归档保存。因此，机关、团体等单位行使职能活动的原始记录首先是以各类文件的形式出现，然后才是经过法定的文件处理程序和归档程序，使文件所承载的原始记录内容和自身形态固定化，由可更改性转变为不可更改性，进而转化为具有档案特征的原始历史记录。综上所述，从档案与文件的形成看，文件与档案都是原始记录。文件是机关、团体等单位在其行使职能活动中自然形成的“伴生物”，这种“伴生物”首先以不同种类的文件形式而不是档案形式出现，是可以起草、修改的。档案是人类活动中有意识保存的已有原始历史记录，是不可以起草、修改的。没有已有的原始记录，就不可能有档案。档案所具有的原始记录性来源于被转化的已有原始记录，是对已有原始记录的原始记录性的继承。因此，文件与档案的区别在于：文件是原始记录，而档案是原始的历史记录。作为原始记录的文件，不可能是“转化物”档案——原始历史记录的复制件。所以，文件是档案复制件的观点是不正确的。

4结束语

“档案是由文件转化来的”，或是“档案形成在前，文件是档案的复制件”这两种理论，笔者并没有过深的研究。但笔者认为，要研究档案与文件的关系，首先要进一步明确档案与文件的概念定义问题。只有弄懂了什么是档案?什么是文件?才能正确地表述档案与文件的关系。刘文以“档案是原始的历史记录”作为档案概念的定义，就如同把“档案是不可再生的文化资源”、“档案是人类文化智慧的结晶”作为档案定义一样，其本身就不具备档案概念定义的要求，以这样的档案概念定义推导出“档案形成在前，文件是档案的复制件”这一命题，就必然导致漏洞百出，难以自圆其说。其次是档案与文件概念定义与社会实践活动相统一的问题。任何一种理论的产生，都是对人类社会活动的高度概括和升华，并以其理论来指导人类的社会活动，如果这种理论不能用以指导人类的社会实践活动，那么这种理论也就失去了其应有的价值。刘文“档案形成在前，文件是档案的复制件”理论，既否定了自夏商周以来人们脑海中自然形成的有关档案与文件的概念(笔者并不是肯定“档案是由文件转化而来的”，而是指人们脑海中那种朴素的档案与文件概念)，也否定了经过几千年实践证明行之有效的人类档案管理社会活动成果，那么，这种理论能被社会接受吗?能用来指导人类的档案管理社会实践活动吗?