电算化会计档案管理工作之我见

【摘 要】近年来随着我国会计电算化事业的迅速发展, 会计档案呈现出新的特点,同时也是现实而紧迫的问题。为加强会计电算化之后会计档案管理工作,使其发挥更大、更好的作用，本文提供一些个人初浅见意。

【关键词】会计电算化特点；问题；管理

Opinion of COBOL accountancy file management work

Liu Chun-xia

(Zhongyuan oil-field drill No. 3 company file office Lankao Henan 475300)

【Abstract】In recent years along with our country the accountancy Be machine-readable to turn the quick development of business and accountancy's file present a new characteristics, also is reality but pressing question in the meantime. For strengthening an accountancy after COBOL turn file management work, make it exertive larger and better function, The article provides some personal early shallow view ideas.

【Key words】Accountancy COBOL characteristics; Problem; Management

随着会计电算化工作的开展，各单位尤其是大中型企事业单位均实现了会计电算化。但有一个现实而紧迫的问题，即：实现会计电算化后的档案管理却没能够引起足够重视，不同程度地存在某些问题。怎样做好会计电算化会计档案的管理工作，是摆在我们面前的一个新课题。文章就会计电算化的新特点，谈谈对电算化会计档案管理的一点看法：

1. 会计电算化后，会计档案呈现出新的特点

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之赋予了会计档案许多新的特点：

(1)会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。

(2)是会计电算化会计档案的调用需要一定的软硬件环境。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。

(3)会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。因此，管理的难度增大了。

(4)对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息影响。

(5)会计电算化会计档案更需要科学地管理。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，如何进行科学管理就显得更为重要。 因此，做好会计电算化会计档案工作，首先应正确界定电算化会计档案的内容，并充分认识电算化会计档案的特点，尤其是新特点，以便正确处理会计档案工作，这也是做好会计档案管理工作的基石。

2. 会计电算化档案管理存在的主要问题

(1)有的单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁质上归档保存，使得会计电算化档案不够完整。

(2)有的单位将会计信息存储在磁盘、光盘等磁性介质上后就万世大吉了，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，从而容易造成会计信息的丢失，存在着不安全因素。

(3)磁性介质或光盘上的会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多。由于会计电算化软件的升级换代很快，在不同版本下的会计数据结构有可能不同。许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存或只保存一年的，造成会计电算化档案不能被调阅，不能充分发挥电算化档案的作用。

3. 建立健全完善电算化会计档案的管理制度，力求妥善管理

(1)为了搞好会计电算化后会计档案的管理工作，使其发挥更大的作用，还必须形成一套电算化会计档案的管理制度。包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容，以便对电算化会计档案的管理形成制度化。在收集会计电算化档案时同时做好记录，会计电算化档案的收集是指把在一定的时间内（一般是一个会计年度）计算机系统中形成的所有会计数据采用“AB备份法”进行备份，存储到磁性介质或光盘上，从而形成了脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把会计数据的备份文件保存好，并记录以下内容：档案行成时间、会计数据所属时间、会计数据内容及备份人，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

(2)管理与保存好会计电算化档案。由于会计电算化档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，使其拷贝的双份盘，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防热、防磁、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，避免由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。在纸质档案中还应注明电算化会计档案的相关信息，如在纸质档案的备考表或卷内目录“备注”中需注明相对应的会计电算化档案的档号及存址，以便利用时相互对照。

(3)会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。保管期截止该系统停止使用或由重大更改之后的1~3年。

(4)记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账仍需打印输出，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

4. 积极做好会计电算化档案的利用

会计电算化档案的利用。通过一系列的会计档案整理，我们可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为单位或部门的决策者提供可靠的决策依据，使决策者制定出适合自身发展的行为规范，改善管理，提高效益，还可以利用会计电算化档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化档案的再利用。

参考文献

［1］ 艾文国《电算化会计［M］》高等教育出版社,2003

［2］ 刘灵师《建立档案职业资格制度的思考》北京:中国档案杂志社,2005.7

［3］ 李新惠《电算化会计档案应注意的问题》河南:档案管理杂志社,2002.5

［文章编号］1006-7619（2008）10-07-570

［作者简介］刘春霞（1963-），女，河南新乡人，馆员。