怎样管理ＳＯＨＯ

　　
　　随着网络技术的发展，工作以项目为核心的发展趋势日益明显，员工居住地越来越分散，SOHO正是顺时而出现。它是Small office(小办公室)／Home office(居家办公室)的缩写，是指个人以自己的居所为办公室从事工作的小型事业体。这种相对自由的工作方式，现在只被少数单位所采用，更多的人正期待着这种工作方式。
　　
　　SOHO的发展现状
　　
　　调查显示，受过高等教育的人群，采取居家办公的工作形式比较多。居家办公成为未来发展的趋势。一是科学技术的发展使居家办公具备了条件；二是随着城市化规模的扩展，员工的家居地与工作地的距离不断增大。这两个因素使得居家办公必要且可能。员工喜欢居家办公的最重要原因是感到舒适，但居家办公缺乏与同事和客户“面对面”的交流。
　　现在，从事信息密集型行业的人数，将逐渐超过从事传统服务业和制造业的人数。现代化的通讯手段，电子邮件、网络会议的使用，将成为人们工作联系的主要方式。
　　据统计，在美国已有3000万人在家中远程办公，占美国工作人口的16~19%。Olsten公司进行的一次年度调查显示，56%的北美公司永久性或试验性地允许其雇员居家办公。其中82%的高科技公司、新闻媒体和出版业都推广了居家办公形式；保险公司紧随其后，有67%；服务和批、零公司次之，为62%；公用事业和公交公司比例为71%。
　　在我国，特别是在大中城市，越来越多拥有良好知识背景和雄心壮志的中青年人，已经加入到自由的白领世界中。据统计，在上海的居家办公人员就有70万，在北京，这个数字已经超过100万。居家办公，正在成为现代劳动市场就业的重要发展趋势。
　　
　　SOHO面临的问题
　　
　　我们尽管看到了SOHO的未来发展前景，但是如果缺乏慎重考虑和设计，实施居家办公可能适得其反，成本不降反升。这主要有技术设备的投资、员工士气的降低、生产率的损失等而产生的成本，会给雇主带来许多问题。
　　SOHO给现代企业界管理带来很多新问题，这就是管理跨度、管理难度的增大。这对管理者素质和管理方式形成了一种挑战：管理者需要眼观六路、耳听八方，需要做千手观音，相应的管理方式也要从传统的“刚性管理”向现代的“柔性管理”过渡。这种工作方式不仅涉及员工与主管之间的“SOHO”协议，而且还包括员工运用自己的判断力完成工作。这就要求企业的政策、组织结构、管理风格以及工作设计等发生一系列的变革。
　　
　　SOHO的好处
　　
　　我们应该看到SOHO所带来的好处。美国《空气清洁法案》，要求许多城市减少员工在上下班路途上的往返交通。据估计，办公方式由集中走向分散，将使城市交通流量减少30~40％，大大缓解能源交通紧张和车辆尾气排放而引起的社会和环境问题，缓解了上、下班高峰时段的交通堵塞程度，有利于减少市区办公和生活垃圾（办公废纸和午餐饭盒等），保护环境。减少员工的舟车劳顿之苦，有利于留住员工；增加人员招聘的灵活性；以获得较高的生产率收益。
　　
　　怎样管理SOHO
　　
　　SOHO建立网络系统需要很多的投资。一些小企业发现，其公司的信息系统不能处理大量员工在同一时间从远程地点注册。对于小企业来说，居家办公计划的短期成本可能相当大。在制定正式的居家办公计划之前，企业必须进行技术可行性评价，以预测和调整由于技术方面的不适当而可能遇到的任何问题。
　　SOHO的网络系统建立起来后，不要忘了对员工的工作绩效进行评价。公司对员工的远程监督与现场监督基本相似。不论其下属在哪里工作，主管人员都可以监督下属的工作进展并提供反馈和建议。居家办公没有妨碍管理人员行使这些职能。公司要制定居家办公员工的工作绩效评价体系，对每一个居家办公的员工都有一套明确的、可衡量的目标，并对这些目标进行评价。惠普公司发现，由于长期实行目标管理计划，管理人员容易接受居家办公的方式。思科系统公司是加州硅谷的一家网络公司，也利用其精心建立的目标管理方式，对6600名员工中10％的人实行全面的居家办公计划，让他们所有的工作都在家进行。但采用这种方法，须有完善的制度，评价员工的生产率和工作绩效。
　　另外，SOHO所带来的有关费用承担，这是SOHO管理中，一个不容忽视的问题。是否给员工提供家庭办公设备，取决于其在家与在办公室工作的频率，以及由于减少了办公室空间需求而可能节省的成本。Autodesk公司是旧金山地区一家多媒体软件开发公司，他们制定了三个层次的居家办公计划进行成本管理，为员工提供了不同的办公室安排。第一层次由每星期至少居家办公四天的员工组成，分配20名员工使用8个“旅店性质”的办公桌，这类员工在确定到办公室工作时，先要在接待员那里预定。第二层次由每星期至少居家办公两到三天的员工组成。公司为这类员工指定一个共享的办公空间。第三层次由每星期在办公室工作四到五天的员工组成。这类员工的办公空间比其他类员工的办公空间大。
　　SOHO的网络系统建立了，员工的绩效评价体系也制定了，这时就要选择合格的员工了。首先要审查员工的本职工作是否适应居家办公，这种方式能完成有关岗位的多少工作任务。让员工参与这一过程很有意义，如果在远离办公室的地方无法创造最佳工作绩效，他们会自行选择退出居家办公计划。此外还必须注意到员工的个人特点。居家办公通常要求员工比在单位工作的员工具有更强的内驱力，更好的组织性和时间观念。要求员工完成自我评价问卷，让他们检查自己的工作职责、个性特点、工作风格，帮助他们认识居家办公对他们个人而言的优缺点。
　　SOHO也会发生办公室办公所面临的问题，譬如，SOHO时发生员工伤害。居家工作空间是公司工作空间的扩展，因此，在规定的工作时间内发生与工作有关的伤害和事故，还是由雇主负责。所以，雇主要在居家办公协议中加上一个条款：允许雇主对家庭办公区域进行现场检查，以确保那里的工作条件安全。这种检查，一般是在居家办公员工认同的时间里进行的。
　　SOHO实施了，但许多管理人员对SOHO却感到不适应，对于下属离开办公室工作感觉到不舒服，这主要是由于他们没有经历过居家办公计划。成功的居家办公计划，包括对管理人员及员工进行某种形式的培训，以便取得高绩效。培训内容包括有效的时间管理、与同事及客户沟通、家庭办公室的建立、工作流程的变化、项目报告以及如何实施目标导向型工作绩效计划。
　　管理人员还必须接受有关信任与控制的培训，学会建立信任，减少控制，打消不允许员工居家办公的想法。主管人员要建立与居家办公下属进行沟通的系统，通过该系统使双方都感到顺畅。要经常安排反馈讨论会，会议方式可以是与会人员亲临会场，也可以是远程会议。Autodesk公司要求居家办公者签署一份“登记报到”的协议，顶头上司、电信系统以及同事都要遵循协议规定的事项。简言之，即使员工在家办公，仍要对办公室所发生的事情负责。思科公司的要求更严格，它鼓励员工定期到团队成员家工作，以保持直接联系。
　　信息时代的SOHO正在改变企业的运作方式。在那些与技术有关的行业，如果组织在将来不能提供居家办公方式的话，那么在留住和吸引员工时，组织就不具备优势了。因此，从企业发展的战略高度来看，SOHO将被更多的企业所采用。这样，企业的工作方式更加灵活，员工的工作情绪更加轻松，企业的发展也更加顺利。
　　（作者系广东商学院管理学院讲师）