高校电子校务环境下的档案管理

刘家真

一､电子校务给档案管理带来的机遇

1､信息交换标准为集中统一管理高校档案信息提供了条件｡这主要体现在:(1)信息交换标准明确了共享信息的主要提供者以及协助完成整合某类信息的协助完成部门,可以有效降低数据采集的重复和冗余,也最大程度地保证了被整合信息的完整｡(2)信息交换标准便于对文件实行集中统一的分类管理,提高了文件信息管理的工作效率;同时便于在全国高校实现资源的整合,消除信息孤岛｡(3)提高文件查询､利用效率｡文件分类之后,系统可以根据查询主题词映射到相应分类号,或者可以通过输入分类号直接进行查询,这不仅提高了文件查询､利用的效率,也提高了检全率和检准率｡

可以这样说,以上这些都是高校档案工作多年来苦苦追求的目标,但仅仅依靠档案部门,这些都是难以实现的｡多年来,为了保证档案信息资源的齐全完整,高校档案工作者曾经使过全身解数,如保证金制度､奖励制度,甚至上门服务帮助整理档案等等,这还不包括为收集应归档的文件所动用许多人际关系与手段,但都没有彻底地解决好这个问题｡今天,电子校务工程的实施使多年归档难的问题,一下子落地了｡

2､管理软件设计规范为校务信息资源的共建共享扫除了技术障碍｡长期以来档案管理软件具有许多缺憾,例如:(1)软件开发平台很多,应用水平参差不齐｡目前教育管理部门和学校档案馆使用的管理软件很多,来源也很复杂,同一类软件也有多个版本,且互不兼容,低水平重复开发现象严重?熏造成无数个信息孤岛,阻碍了信息资源共享｡(2)校务办公软件与档案管理软件设计各自为政,灵活性不够,扩充性和开放性较差｡造成电子文件数据的采集难以齐全,电子文件的真实､完整难以维护,电子文件的数据也难以长期跨越技术平台的变迁而有效读出｡

管理软件设计规范的出台,不仅有利于文档一体化管理,也为教职工便利地获取校务信息提供了便利｡

二､新环境下的新任务

1､加大馆藏档案数字化力度,实现档案信息的可利用性和共享性

从档案业务管理角度,采用档案实体与信息分离的管理理念,可以进一步丰富和完备档案信息,提升档案信息化的深度和广度｡长期以来,档案馆建立了完备的档案实体收集制度,但实体与信息的分离,也就是馆藏档案的数字化工作还是跟不上需求的｡因此,档案数字化工作需要加强,以支持电子校务工作,特别是校务公开工作｡

因此,应当采用先进的数字化存储技术,将各个时期､各种门类的档案信息数字化,实现档案管理信息系统多媒体化归档模式｡建成的各类信息资源库,不仅应具有多种形式,如文件､资料､语音､视频､图形图像等,还应当可提供基于网络的检索,为教职工与其他需要这类信息的公民提供易用的､方便的获取信息的手段,以实现更大范围的信息资源共享｡

2､建立档案信息化的长效机制

数字化档案信息资源是校务公开的基础,我们加强馆藏档案的数字化就是为了以更多的档案信息资源支持电子校务工程｡数字化是需要资金的,长期以来由于人力､物力与财力的缺乏,加上档案信息服务机制不够科学,只能依靠学校有限的拨款来支撑档案的数字化工作｡在新的形式下,这显然是远远不够的｡我们必须建立一个有利于档案数字化的长效机制,使档案信息开发能够持续下去｡

要建立有利于档案数字化的长效机制,首先要突破免费服务的观念,明确“共享”并不是等于“无偿”或免费使用｡仅仅通过免费提供数字化信息的服务是难以支撑校务信息的服务工作的,是难以为继的｡

在市场经济条件下,要建立校务信息资源共享机制,首先必须认识到不同性质的校务信息资源,其共享的机制应当不同｡我们应对校务信息资源进行分类,界定各类校务信息资源的性质,区分公共信息资源､公益信息资源､增值信息资源､商业信息资源等,对不同类型的校务信息资源,采取不同的信息共享机制,以维护档案信息资源开发的可持续展开｡在建立可持续的档案信息资源开发机制时,应注意以下问题:

(1)档案数字化必须具有效益｡在档案数字化工作中必须考虑成本问题,若数字化所付出的成本远远大于数字化对象可能发挥的效益,这时就得好好思考该数字化策略的科学性?熏若入不敷出就需要调整数字化策略｡为此,我们应当分析用户与市场要求,将具有市场价值,也就是点击率可能最高的实体档案优先数字化,并在可开放利用的范围内供用户获取;对点击率较低的档案,应将其目录或摘要数字化,并在允许的范围内公开,以吸引用户查询｡只有尊重市场规律,以一定的成本投入,将投入后的收入再用于档案的信息开发,形成一种良性的循环机制,才能将档案数字化工程持续进行下去,为电子校务提供充足的信息资源｡这就涉及到哪些信息的公开可以免费,哪类信息的获取需要收费的问题｡

(2)免费与付费共享的机制｡学校主动公开的校务信息是不得收费的｡对需要教职工及时了解和遵守的国家政策､法律法规等公共信息,不仅不能收费服务,学校相关职能部门还有义务和责任采取各种手段和方式,及时､准确､方便地传达给公众｡例如,学校的重大决策､涉及校务管理､教职工切身利益以及领导干部廉政情况等最基本的信息,是不得收费的｡一来这类信息属于主动公开的信息资源,二来这类信息也大多不需要再加工｡一旦决定公开,就应当贴在校务网上,供教职工浏览｡

对公益性信息资源,其信息内容是免费的,但若经过加工制作,如从纸介质或胶片到数字化信息,就得考虑收费问题｡学校应考虑制定相关政策和价格管理体系,允许适当收取加工费和信息传递服务费,以保障档案信息服务的可持续发展｡

对增值性信息资源和商业信息资源,应该建立信息市场,通过市场机制来调节服务,以保证档案信息服务的良性发展｡例如,档案信息产品､档案信息出版物以及个性化的信息咨询等,还是应制定相关价格管理体系进行规范化管理｡

3､做好校务信息公开的服务工作

校务信息的公开也是为了保障教职工了解校情､知晓校务､参与管理的权利,发挥他们在学校决策､管理､监督中的作用,它对于对加强学校民主政治建设,推动学校的改革和发展具有十分重要的意义｡

在校务信息公开的内容或范围上,教育部､中华全国总工会关于全面推进校务公开工作的意见里面已经进行了原则性的说明｡各级各类学校除法律法规和党纪规定的保密事项不得公开外,凡社会和群众普遍关心､与师生员工切身利益密切相关的重要事项都要向社会公开或在校内公开｡校务公开的要害是公开,关键是真实,实质是监督,根本目的是调动教职工的积极性,促进学校的改革､发展和稳定｡

为了保证教职工对校务信息公开的监督,学校档案馆应做好信息公开的台账,对于主动公开的信息､教职工申请查阅的信息以及由于各种原因没有达到教职工请求公开的信息,都应当建立台账,当需要的时候,就可以提供给教职工代表大会审查,以加强教职工对学校校教务公开的监督权｡

要充分发挥教职工代表大会的作用,学校档案馆应当建立信息公开年度报告制度,以便在教职工代表大会上发布校务信息公开年度报告｡报告包括下列内容:主动公开校务信息的情况,依申请公开和拒绝公开校务信息的情况,收费和减免费用的情况,问题与改进措施｡

4､加强数据库与目录体系建设

数据库建设是校务信息资源开发利用的重点｡在数据库建设中,为了达到整合校务信息资源的目的,在建库之初就必须坚持“业务驱动”原则,与学校部门业务紧密结合,避免脱离实际业务需求的倾向｡《教育管理信息化标准》的第一部分(学校管理信息标准),将高等学校管理信息分成12个类别,这12个类别基本覆盖学校管理的方方面面,较好地考虑了学校业务要求,也应当是我们建设数据库所应当考虑的方向?熏可以考虑建设“学校基本情况信息数据库”､“学生信息数据库”与“教职工信息数据库”､“教学管理信息数据库”､“科研信息数据库”等｡

目录具有各种作用,既是整合信息资源的平台,又是资源发现与检索的利器｡目录建设是我们长期以来开展的工作,但在电子校务的环境中,目录体系应当有新的思考与定位｡

各个学校分散在各个部门的信息资源,过去是各自为政的独占,对于一些利用率高,有较大经济价值的文件,长期以来成为各个部门为了小部门利益而被禁锢｡现在,在电子校务工程中,这类信息都属于被集中管理与整合的对象｡这些资源的特点是信息量大､存放分散､表现形式各异,这都会为校务信息资源的整合､定位与查询带来困难｡怎样通过目录体系地建立,解决这类非档案校务信息资源的定位与查询,应当是摆在我们档案工作者面前的新问题,也是拓展我们业务范围的最好机会｡

作者单位:武汉大学信息管理学院