浅谈信息系统的成本／效益分析

聂彤彤

成本／效益分析原本是经济学中的一个概念，而后信息经济学家将它引入信息化领域，成为测度企业引进信息系统的收益率、制订企业计划和实施企业管理的有力工具，对缓解企业资源短缺、提高企业经济效益开始产生重要作用，因而受到愈来愈多的重视。

一、成本／效益分析

成本／效益分析，是在制订计划过程中，通过对成本和收益的综合比较，帮助决策者对诸多可供选择的方案进行抉择的一种工具。这种方法最早应用于水利和交通运输投资计划的制订，二次大战后，随着世界经济的蓬勃发展，逐步推广到各个经济领域。

现在，我们已经进入了一个以知识为基础的经济时代，知识经济直接依赖于知识和信息的生产、扩散和应用。所有有远见的企业都将建设信息系统作为左右企业未来发展的根本大计。对于这些身处市场经济实践的企业来说，最为现实的目标莫过于“利润最大”。利润是收益和成本之差，追求利润无非有“开源”和“节流”两个切入点，开源涉及增加收益，节流涉及降低成本，“开源”与“节流”一并着手、相互配合，即为“成本效益管理”。而成本/效益分析正是这一管理的核心。实施成本/效益分析，首先应分别测度各个计划方案的成本和效益，然后进行综合分析比较。

二、成本测度分析

在一些信息系统实施的案例中，合作双方在对项目范围以及解决方案的评价上出现意见的差异和不统一的现象是非常普遍的，这个当然是和双方各自考虑问题的观点和角度不同有着密切的关系，而其中对“成本控制”的理解是导致双方在工作上出现“推卸责任”的原因之一。

在信息化建设中，新实体系统的成本包括：（１）直接成本———可直接归属于新系统及其改进的各种耗费，诸如需购买的系统设备、人员薪资、各种原材料和办公用品等。（２）间接成本———不可直接归因于新系统及其改变的耗费支出，比如系统操作和其他辅助人员的各种福利费用、水电费和管理费用等。我们按照成本评估的要素，包括时间、人力、物力、财力和难度，分别从工作量评估、资源评估和可行性评估三个维度进行考虑，最后综合得出一个总体成本的指标，从而帮助我们得出该项工作的总体成本，为效益的分析奠定一个基础比较值。另外，在系统开发的早期可能不易于准确地估算各种成本。例如，计算机系统硬件的成本将取决于下一个系统开发阶段（即系统软件、硬件研究）的分析结果。有些无形成本也无法估算。重要的是，系统分析师必须充分考虑各种可能识辨的成本，尽可能避免遗漏。例如，参与系统开发的使用者的有关费用应属于系统开发成本的一部分，但在事务中往往可能被忽略了。

三、效益测度分析

效益的分类和成本相似。归因于新系统改进的结果，如交易作业人员薪资费用或硬件成本的减少，输出信息可信性的提升等。间接效益则不能简单归因于新系统或系统改变的结果，比如企业的销售收入的提高可能与对顾客服务改善有关，但是却较难确定对顾客服务的改善究竟可提高多少销售收入。以下就从这两方面分别探讨一下它们的指标。

１、与直接效益有关的指标。①系统投资额：包括系统硬件，系统软件的购置、安装，应用系统的开发或购置所投入的资金。另外，企业内部投入的人力、材料等也应计入。较精确的计算还应考虑资金投入的时间和占用时间的因素。对验收评价后所作的阶段评价还要包括系统维护所投入的资金。②系统运行费用：包括消耗性材料费用，系统投资折旧费及硬件日常维护费等，消耗性材料有存储介质，纸张与打印油墨等。由于信息系统的技术成分较高，更新换代快，一般折旧年限取５至８年。另外，系统所耗用的电费，系统管理人员费用等也应计入系统运作费用。③系统运行新增加的效益：主要反映在成本降低，库存积压减少，流动资金周转加快与占用额减少，销售利润增加及人力的减少等方面。新增效益可采用在同等产出或服务水平下有无信息系统所致的年生产经营费用节约额来表示，也可分别计算上述各方面的效益，然后求和表示。由于引进企业效益增减的因素相互关联错综复杂，新增效益很难作精确额计算。④投资回收期：投资回收期为通过新增效益逐步收回投入的资金所需的时间，它也是反映信息系统经济效益好坏的重要指标，经简化后不考虑贴现率的投资回收期可由下式计算：

Ｔ＝ｔ+I /（B-C）

其中：T为投资回收期，年；t为资金投入至开始产生效益所需的时间，年；I为投资额，万元；B为系统运行后每年新增的效益，万元/年；C为系统运行费用，万元/年。

２、与间接效益有关的指标。间接效益是通过改进组织结构及运作方式，提高人员素质等途径，促使成本下降，利润增加而逐渐地间接的获得效益。由于成因关系复杂，计算困难，我们只能作定性的分析，所以间接经济效益也称为定性效益，尽管间接效益难以估计，但其对企业的生存与发展所起的作用往往要大于直接经济效益。一般信息系统的成功应用所产生的间接经济效益可体现在以下几个方面：①对组织为适应环境所作的结构、管理制度与管理模式等的变革会引起巨大的推动作用，这种作用一般无法用其他方法实现。②能显著地改善企业形象，对外可提高客户对企业的信任程度，对内可提高全体员工的自信心与自豪感。③可使管理人员获得许多新知识、新技术与新方法，进而提高他们的技能素质，扩宽思路，进入学习与掌握新知识的良性循环。④系统信息的共享与交互使部门之间、管理人员之间的联系更紧密，这可加强他们的协作精神，提高企业的凝聚力。⑤对企业的规章制度、工作规范、定额与标准，计量与代码等的基础管理产生很大的促进作用，为其他管理工作提供有利的条件。

通过这两方面的指标，我们可分别从企业、部门以及个人三个不同的维度去评估信息系统能够为企业、部门和个人带来的直接效益和间接效益，从而建立一套自上而下的效益评价体系，能够为企业、部门和个人发展提供有效的数据支持。

四、成本／效益分析及其应用

为了有效的开展成本/效益分析，促进决策过程的科学化，我们应该遵循下面几条原则：

首先，企业必须独立的进行成本/效益分析，这是成木/效益分析富有生命力的重要保证。就是说，任何人都不应划定评估分析的“禁区”，不准评估人员涉足；更不能事先划框框，定调调，左右评估人员的行动，与此同时，评估人员自身也应坚持专业职责和道德，不接受“禁区”，更不自立“禁区”。科学的评估分析，有赖于上级主管部门与计划评估人员的密切合作，有赖于提供足够的信息资料。应当指出的是，独立的评估分析并不等于公开的评估分析。成本／效益分析的结果会有口味不同、层次不同的主顾。有些成果资料对高层次的主顾很重要，而对中间和低层次的主顾并不一定重要，也不一定要公开。然而，独立的评估分析却是绝对必要的。其次，在效益率相差不大的情况下，不一定非选用效益率最高的那个方案。某些专家指出，效益率相差１０—２０％的方案，并不足以断定它们之间的优劣。因为估算的准确性取决于信息资料的质量以及估算方法和技术是否恰到好处，但在这方面，目前还存在一些问题，还难以测定它们之间的细小差别。因此，行政主管人在对各种选择方案做出决定时还必须借用其他标准，例如，计划推行难易程度，企业员工接受计划的准备程度，企业在这方面有无经验等。一个不受企业员工欢迎的方案，实际执行时必然遇到很大阻力。原先没有预料到的“监督成本”可能会很大，否则，要么计划推行不下去，要么走样。当然，如果效益率相差几倍，甚至更大些，决策者无疑应当优先考虑效益率最高的方案。假如经过检验，证明估算并未有差错，而效益率高的方案仍弃置不用，那就说明决策偏离了理性方向。

最后，决策者必须考虑，所采用的成本／效益分析研究成果是否恰好代表计划方案的规模水平。团为在某些情况下，由于规模经济和其他因素的制约，实施方案规模的大小将直接影响到成本的降低。与此相关，还有一个问题即所采用的研究成果是否可以外推，即超出这一规模其结论是否继续适用的问题。一般说来，如果在考察的范围内研究对象的数量变化不太大，是有可能将研究结论外推的；如果数额变化比较大，就应当搜集资料作进一步的比较分析，而不应贸然外推。

（作者单位：山东经济学院）