高校科研经费报销存在的问题及解决措施

［摘 要］高校作为科学研究和创新的重要场所，需要充分利用科研经费支持科学实验、学术研究及创新项目开展。科研经费的合理使用和精确报销对于高校的科研工作至关重要。然而，由于受各种因素的影响，高校科研经费报销面临着一系列问题和挑战。文章从高校科研经费管理概念出发，阐述高校科研经费报销流程，分析当前高校科研经费报销过程中普遍存在的问题，从加强宣传与认识、强化科研经费报销监管、优化财务报销流程、完善科研经费管理制度、构建信息共享平台等方面提出相应的解决措施和建议，以期提高科研经费报销的效率和效果，促进高校财务管理和科研管理协调发展。

［关键词］高校；科研经费报销；经费管理

［中图分类号］G47 文献标志码：A

科研经费是科研工作的命脉。国家统计局数据显示，2022年全国共投入研究与试验发展经费30782.9亿元，同比增长10.1%。其中，高等学校经费2412.4亿元，同比增长10.6%。科研经费投入的逐年增长凸显了科研经费管理的重要性。科研经费的报销作为高校科研管理工作中一个至关重要的环节，其直接关系科研项目的顺利开展和经费使用合规性。但随着高等教育事业快速发展和科研经费投入的不断增加，科研经费报销的规模和频次逐渐提高，实际操作过程中存在的问题不断涌现，不仅影响了报销的效率和效果，还对高校的财务管理和科研管理产生了负面影响。因此，针对高校科研经费报销存在的问题及其对策进行研究具有重要的现实意义和理论价值。

1 高校科研经费管理概念

高校科研经费管理是指高校按照国家有关科研经费管理规定，结合自身实际制定的关于科研经费的管理方法。高校的科研经费主要来源于国家、地方政府科技发展计划以及企业或国内企事业单位的技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询等项目经费［1］。在高校科研经费管理工作中，高校财务人员是核心力量，主要负责经费的拨付、核算、结算和审计等工作。科研项目负责人负责科研项目预算的编制和经费的使用监管，是科研项目的主要执行者。科研管理部门是科研经费管理的协调者和监督者，负责制定和完善科研经费管理制度，组织科研项目立项、评审和结题等工作，对科研经费使用情况进行监督和检查。审计部门人员是科研经费管理的外部监督者，负责对科研经费使用情况进行定期审计和专项审计，发现和纠正经费使用过程中的违规行为和浪费现象。科研团队的成员、参与项目合作的外部单位人员等，其虽然不直接参与科研经费管理工作，但也需要了解相关管理规定，遵守经费使用要求，确保科研项目顺利进行。

2 高校科研经费报销的内容和流程

高校涉及的科研项目繁多且广泛，经费的开支涉及差旅费、材料测试费、仪器设备购置费、邮寄费、会议费、版面费、业务招待费等多方面，在报销过程中，虽然具体流程会因学校规定和项目要求而有所不同，但从申报到最终付款的整体流程基本一致［2］。

以国内某N大学的科研经费报销流程为例，其科研经费的报销流程主要包括以下几个步骤：

首先，报销经办人准备报销材料，按照要求进行贴票。同时，项目负责人或者项目负责人授权的人员登录网上报账系统，选择对应的项目进行预约单申报，对报销经济分类、金额、附件张数等填列后，上传附件内容，提交项目负责人审批。

其次，项目负责人在审批系统查看附件中的发票、付款等信息是否可支出，并进行审批签章，通过或者驳回。

最后，将审核通过后的网报单打印出来，将网报单和发票的附件信息提交至财务部门，财务部门对报销材料进行复审，审核是否符合报销要求。5万元以下报销材料齐全且符核报销规定的予以报销，超过5万元限额的提交上一级领导审批通过后，进行会计制单，生成会计凭证，再提交给复核人员对账务进行复核检查，确认无误后，由出纳进行支付。

3 高校科研经费报销现存问题

3.1 报销内容与项目实施不符

有些高校的科研经费管理制度存在缺陷，经费使用计划不具体、执行不严格，监督管理不严格，导致报销内容与项目实施不符的情况频频出现。一是预算脱离实际开销，在开支上没有明确的计划，资金被用于不恰当的地方，更有甚者为套取现金，购买与实际支出不符的发票或虚构劳务交易。二是违规购买设备，有些科研项目负责人会以项目名义购买与项目无关的设备，或者购买设备的价格远高于市场价格，然后将这些费用纳入报销范围，损害科研项目的纯粹性。

3.2 报销内容公私混淆

科研经费报销的范围广泛，但总体来说都是与科研项目实际研发工作相关的费用，不包括个人或家庭支出等费用。然而在实践过程中，一些科研项目负责人诚信意识淡薄，为了获取不正当利益，将与项目无关的支出，如私人电话费、交通费、旅游费等混入科研项目支出中，或者将家庭购物、生活开支等伪装成项目相关费用进行报销，试图通过财务审核并获得报销［3］。这种问题的存在，不仅会导致科研经费浪费和不正当使用，还会影响科研项目的质量和信誉。

3.3 财务报销流程烦琐复杂

由上述高校科研经费报销流程可见，科研项目负责人在报销过程中需要经过申报、审批、审核和付款等多项程序，涉及多个部门和人员，流程较为烦琐，报销要求严格。如果涉及不同院系或不同部门的费用，还需要经过多个审批环节和审核程序，若遇发票缺签字、票据粘贴不当、附件内不合格、缺少重要支付记录等问题，还会被驳回再次循环该流程，报账人需多次往返，降低了报销速度。由于财务报销耗时耗力，报账人常集中在期末报账，影响资金使用效率［4］。

3.4 科研人员规范使用经费意识不强

很多学校科研人员的主要任务就是科研，在项目经费的使用和报销方面不会过多关注，因而科研人员在经费管理方面缺乏相关培训，不了解经费使用的规定和要求，对经费使用和报销的政策、程序和要求缺乏充分的了解，也就意识不到科研经费的严肃性和规范性，存在随意支配和使用经费，不按照预算和项目计划进行合理使用的情况，造成经费使用混乱或超支等问题。同时，高校内对于科研项目的经费使用缺乏有效的监督和约束机制，个别科研人员存在追求个人利益、不遵守规定的行为，导致经费使用不规范。

3.5 财务与科研人员专业不互通，信息不共享

在高校的组织架构中，财务人员和科研人员所属的专业领域不同，双方的专业背景和关注点存在差异，加之学校缺乏信息共享平台和渠道，导致财务部门和科研部门之间的信息流通不畅，财务人员无法及时了解科研项目的进展情况、预算执行情况等，科研人员也无法获取财务报销的具体流程和注意事项，导致科研项目的执行效率低下，甚至因为缺乏资金支持而无法完成。同时，由于业财部门之间缺乏高效的沟通渠道，财务人员难以指引报账人员完成报销流程。加之审计新要求以及财经制度的不断变化导致报账人难以及时了解政策变化，易引发不满和冲突，增加报销难度，影响报销进程。

4 高校科研经费报销优化策略

4.1 加强宣传与认识

要优化高校科研经费报销，加强宣传与认识是首要任务。高校需要通过内部通知、会议、培训等方式，向科研人员广泛宣传经费管理政策和要求，确保科研人员充分了解相关政策，包括经费的使用规定、报销流程、凭证要求等，提高认识水平。同时，为科研人员提供详细的经费管理指南和手册，包括经费使用的具体流程和操作步骤，示范正确的报销凭证的填写方式，帮助科研人员更好地理解和遵守经费管理要求。此外，组织经费管理的案例分析和经验分享活动，邀请有经验的科研人员分享其在经费管理方面的实践和经验，让科研人员更好地认识经费管理的重要性和注意事项。高校领导在科研经费管理方面要发挥示范作用，深化科研人员对经费管理的认识和重视。

4.2 加强科研经费报销监管

针对当前高校科研经费报销中存在的不合规报销等问题，除了必要的审批，高校还应进一步加大科研经费报销的监管力度，加强对科研经费报销的内部控制，充分发挥内审机构的作用，对科研经费报销进行定期审计和检查，通过对报销数据的分析和预警，发现潜在的违规行为和风险点。此外，高校科研经费事关科技发展，尤其是国家科研项目，经费的每一笔支出都必须合理合法。为此，高校应加强科研经费报销的信息公开，将报销信息公示在校园网上，接受监督和举报，并建立举报奖励制度，鼓励师生积极参与监督工作。对于科研人员，高校可以建立科研人员诚信档案，记录科研人员的报销行为和诚信表现，作为今后审批和评估的参考依据。针对科研经费报销中存在的违规行为，采取相应的处罚措施，维护学校的利益和声誉。

4.3 优化简化财务报销流程

财务报销流程之所以烦琐，很大一部分原因在于审批复杂、报销材料要求较高。为此，要优化科研经费财务报销流程。首先，从报销材料的简化入手，评估当前的报销材料要求，减少不必要的材料和烦琐的填写流程，只要求必要的凭证和文件，避免给科研人员带来额外的负担。其次，根据科研项目的特点和需求，精简财务报销流程，减少不必要的环节和手续，提高报销效率。例如，实行“一站式”报销，将报销环节整合为一个流程，减少科研人员来回奔波的时间和精力。同时，明确报销各个环节的责任和权限，减少不必要的审批环节和重复工作。第三，对于一些紧急科研项目或者小额经费报销，高校可以建立快速审批机制，简化审批流程，提高审批效率。比如，实行“绿色通道”审批制度，为这些项目提供优先审批服务。此外，在财务报销过程中，各种原因可能导致一些错误或延误。高校可实施容错机制，为科研人员提供一定的容错空间，避免因小错误导致报销失败或延迟［5］。最后，为提高科研人员对报销流程和要求的熟悉程度，学校可建立自助服务平台，为科研人员提供在线的报销指南、视频教程等，让科研人员能够自主地了解和操作报销流程。

4.4 完善科研经费管理制度

科研经费管理涉及预算、审批、资产管理、绩效评估等多方面工作，必须以完善的规章制度为保障，在制度的约束和引导下科学有序地推进，以提高科研经费的使用效益和管理水平。具体来说，一是根据科研项目的特点和需求，建立科学的预算管理制度，明确科研经费的开支范围、标准和审批程序等，确保科研经费的合理使用和有效管理。二是推行全面预算管理，将科研经费纳入全面预算管理体系，实现科研经费的全过程管理，包括预算编制、审批、执行、调整和决算等环节，保障科研经费使用的透明度和规范性。三是建立科研经费使用情况报告制度，科研项目负责人要定期向学校报告科研经费的使用情况，及时发现和纠正违规使用经费的问题。四是建立科研项目绩效评估制度，对科研项目的经费使用效益、研究成果质量和完成情况进行评估，促进科研经费的合理使用和有效管理。五是建立完善的科研资产管理制度，规范科研设备的采购、使用、处置等环节，防止国有资产流失和浪费。

4.5 构建信息共享平台和数据库，简化管理过程

构建信息共享平台和数据库是简化高校科研经费报销流程、提高科研经费报销效率的重要手段。高校应创建一个在线管理系统，在项目负责人、项目部门、科研部门、财务部门及审计部门之间建立一种紧密的合作关系，形成五方联动工作机制，提高科研经费报销的管理水平。

一是项目内容共享。各部门通过各自管理页面完成相关工作，项目负责人录入基础信息；项目部门查询项目情况；科研部门结合线下文件进行立项；财务部门匹配到账资料与科研项目进行财务立项，利用系统平台开展预算审核、报销比对、实时管理把控，减少项目串项，便于调整支出；审计人员可高效调取已审数据，实现结果共享与互认，提高工作效率。

二是项目流程共享。基于共享系统，项目负责人可实时查询项目立项、资金、流水、余额等信息，便于规划、比对预算差距，调整用款方案。财务人员可调取结题项目，查询金额，及时清账，避免资金浪费。科研部门查询余额，了解进展，防范票据多签，统计结题清零项目。审计部门可及时了解进展，选择合适时点进行审计。

在此基础上，引入移动端报销功能，方便科研人员随时随地通过手机或平板电脑等设备提交报销申请，上传发票等材料，实现快速报销。同时，高校可以建立发票数据库，将科研人员提交的发票信息进行汇总和整理，方便财务人员进行查询和审核。该数据库还可以实现发票的真伪鉴别、重复报销检查等功能，提高报销工作的准确性和效率。除此之外，还可以建立科研经费数据共享和分析平台，对科研经费数据与其他相关数据进行整合和分析，为学校管理层提供决策支持。例如，通过对科研经费的投入、产出、效益等方面的数据分析，评估学校的科研实力和学科发展情况，为学校的战略规划提供参考。

5 结语

科研经费报销是高校财务管理工作中一个重要的环节，关系到科研项目的顺利开展和高校的财务管理水平。针对当前科研经费报销现状，高校需“对症下药”，积极采取优化措施，在不断探索和改进过程中找到更加科学、高效、规范的科研经费报销途径，形成良好的经费使用环境，提高科研项目的执行能力和成果产出，为推动科研事业发展提供有力保障。

参考文献

［1］任志宏.“放管服”背景下高校科研经费报销制度优化研究［J］. 理财，2023（8）：87-88，91.

［2］温宇迪.“放管服”下的高校科研经费风险管控措施研究［J］.财经界，2023（15）：39-41.

［3］孟亚茹.高校科研经费报销的现实困境、内在诱因与优化路径［J］.行政事业资产与财务，2023（9）：86-88.

［4］毛红亚. 高校科研经费财务报销模式优化探索［J］.中国农业会计，2023，33（3）：15-17.

［5］丁淑芹，赵雪婷.高校科研经费报销存在的问题及对策研究［J］.中国管理信息化，2022，25（21）：52-56.