新时代高校学生档案管理数字化转型路径研究

一、引言

新时代高校学生档案管理作为高校管理的重要组成部分，对高校的人才培养、学生综合素质评价等方面具有重要作用。随着信息化的快速发展，档案管理也呈现个性化、智能化、信息化等特点，高校学生档案管理亟待数字化转型，以提高管理效率和资源利用率。当前，我国高校学生档案管理总体上呈现出信息化程度不高、管理分散、资源利用率低等问题。这些问题制约了高校学生档案管理的进一步发展。为了使高校档案管理工作更有效地开展，就要积极进行数字化转型，以提高高校学生档案管理水平。

二、数字化转型对高校学生档案管理的影响

随着社会的不断发展，数字化转型已经成为一种趋势，各行各业都在积极寻求数字化转型路径，以提高工作效率，降低成本，提升服务质量。在高校学生档案管理领域，数字化转型同样带来了积极的影响。

（一）提高档案管理效率

传统的高校学生档案管理方式通常需要人工进行操作，这种方式不仅效率低下，而且容易出现错误。而档案管理的数字化转型则可以通过利用人工智能等技术手段，实现档案管理的自动化、智能化，以提高档案存储、检索、共享和保护的效率，从而使档案管理更加高效和可靠。例如，通过电子档案管理系统，可以实现对学生档案的实时更新、查询、统计等功能，大幅缩短了档案管理的时间。此外，数字化转型还可以提高档案管理的灵活性和可扩展性，以便更好地适应不断变化的用户需求。

（二）降低管理成本

传统的高校学生档案管理通常需要大量的资源投入，既需要大量的工作人员来管理数量庞大且种类繁多的档案，还要对纸质档案进行定期的维护。数字化转型则可以通过数字化技术，将纸质档案转化为电子档案，在提高档案管理效率的同时，降低管理成本。此外，通过数据分析和挖掘技术能够有效对数据库中的资源和信息进行归类和分配，可以提高档案管理的准确度，进而降低因人工错误操作而产生的成本，实现高校学生档案的精细化管理。

（三）提高档案服务质量

传统的高校学生档案管理方式通常只能满足基本的管理需求，如档案存储、整理、查阅等功能。随着信息技术的发展，高校档案管理方式由传统形式转向现代化形式，由管理纸质档案转向电子档案，这一转型不仅是时代发展的要求，也是档案行业发展的趋势。新时期高校学生档案管理数字化转型后，不再采用人工翻阅形式查询，而是通过人工智能、大数据技术实现对学生档案的深度分析和利用。通过数据分析和挖掘，可以实现对高校学生档案的智能分类、智能检索、智能推荐等功能，从而更好地满足用户需求。此外，数字化转型还可以提高档案管理的灵活性和可扩展性，以便更好地适应不断变化的需求。因此，档案管理数字化转型可以有效提高档案服务的质量。

三、高校学生档案管理数字化转型中存在的问题

（一）高校学生档案管理机制不完善

截至目前，部分高校在档案管理数字化方面尚未建立专门的管理机制，学生档案管理停留在被动管理阶段。同时，由于缺乏统一的规范和流程，部分高校学生档案管理工作呈现出各部门配合不足、管理方法单一的情况，造成档案管理过程中重复劳动或者档案信息不准确等问题。与此同时，管理责任问题和监管问题逐渐凸显，如在档案的创建、修改、审核等环节中，出现责任不清等现象，影响了高校学生档案管理工作的正常开展。因此，目前高校学生档案管理机制亟待完善。

（二）高校学生档案管理技术应用不足

目前，部分高校在档案管理数字化转型过程中，由于技术投入不足，导致档案管理系统更新缓慢，无法满足高效的现代管理需求。当前还存在高校学生档案管理系统与其他系统不兼容的情况，如教务系统、学生管理系统、成绩管理系统等，存在接口不统一、数据格式不兼容等问题，在进行数据迁移时，导致数据迁移失败或者迁移后的数据不准确。例如，在将学生成绩信息从成绩管理系统迁移到档案管理系统时，如果两个系统之间的数据格式不兼容，会导致成绩信息丢失。另外，系统兼容性问题也会影响数据的共享，为档案管理工作带来困扰。

（三）高校学生档案管理资金投入不足

高校学生档案管理资金投入不足是影响档案数字化转型的重要因素。一方面，档案管理数字化转型需要大量的资金投入，包括硬件设备、软件系统、人员培训等多个方面。然而，一些高校在档案管理方面的资金投入相对较少，导致档案管理设备和技术更新滞后，影响档案管理的质量和效率。另一方面，资金分配不合理，预算控制不严格，缺乏长期规划，导致预算超支、预算浪费等情况，影响资金使用效益，无法实现档案管理的持续改进。例如，部分高校主要将资金用于购买硬件设备，而忽略了人员培训和系统维护等方面的投入。

（四）高校学生档案数据存在安全风险

在数字化转型过程中，档案数据安全问题不容忽视。部分高校档案管理系统存在数据泄露、非法访问等安全隐患，严重威胁到高校学生档案的安全性和保密性。一是数据泄露风险。高校学生档案中包含学生的个人信息，如成绩、获奖记录等，管理不善将会导致信息泄露。二是系统漏洞风险，导致数据被非法访问、篡改或删除。黑客攻击、病毒等潜在威胁不断增加，导致档案数据泄露或丢失。此外，部分高校在档案管理过程中缺乏对数据备份和恢复的有效措施，一旦发生意外情况，将造成不可估量的损失。

（五）高校学生档案管理人员综合素质不高

部分高校学生档案管理人员在信息技术方面的知识和能力有限，无法更好地胜任数字化转型的要求，这不仅影响了档案管理数字化转型的推进速度，也制约了档案管理水平的提升。一是专业能力不足，缺乏专业的档案管理知识和技能，导致在实际工作中无法有效处理档案管理问题，缺乏处理突发事件的能力，如数据泄露、系统故障等，导致档案管理问题得不到及时有效解决。二是信息化素养不高，随着信息技术的发展，高校档案管理人员应具备一定的信息化素养，‌以适应新的工作要求。然而，部分档案管理人员缺乏一定的信息处理能力，数字化操作业务不熟悉，导致档案管理效率低下。

四、高校学生档案管理数字化转型的实施路径

（一）建立健全档案数字化管理体系

1.建立明确的管理目标和任务

数字化转型的目标是实现档案管理的现代化、高效化，而具体任务则包括档案的数字化采集、存储、管理和利用等。因此，要据此制订详细的计划，明确各个环节的责任和任务。

2.建立科学的管理流程和方法

数字化转型的流程需要遵循科学的管理原则和方法，以保证数字化转型的顺利实施。具体而言，要明确档案的数字化采集、存储、管理和利用等流程，并制订相应的技术标准和操作规范，做好监督检查工作，以保证档案数字化管理的质量。

3.建立长效的管理机制

档案数字化转型的实施需要长效的管理机制支持，要完善档案资源接收、进库、整理、保管、保护、利用等一系列管理机制，明确边界权限，压实工作职责，科学建立和完善现代化数字档案馆最优工作模式。

（二）提升档案管理人员数字化水平

提高档案管理人员数字化技术水平，是推动高校学生档案管理数字化转型的重要因素。

首先，档案管理人员需要具备扎实的专业技能，熟悉档案数字化的各种技术和方法。这包括扫描仪、图像处理软件、数据库管理和档案系统等多方面的知识和技能。其次，档案管理人员应具备终身学习的态度和积极性，不断跟进档案数字化领域的最新技术、方法和标准，拓展专业知识和技能；要能够面对数字化加工过程中的技术难题和挑战，主动寻找解决方案并实施。

（三）加大档案数字化管理资金投入力度

高校学生档案管理数字化需要一系列硬件、软件、人员等配套资源的保障，因此需要一定的资金支持。

首先，高校档案管理部门应与上级部门保持紧密联系，取得业务指导，争取获得相关部门的资金扶持，以高效开展档案管理数字化工作。其次，高校管理层应将档案数字化建设资金纳入年度预算，督促档案管理部门制订详细的资金使用规划，确保资金的合理、高效利用。最后，高校档案管理部门可积极主动与企业合作，引入社会资金参与高校档案管理数字化项目的建设，发挥企业和高校的双向优势，为高校学生档案管理数字化转型助力。

（四）构建档案管理数字化安全防护体系

信息技术的发展使高校学生档案管理数字化成为必然趋势。为保障电子档案的安全性，构建档案数字化安全防护体系尤为重要。

首先，要完善档案信息网络安全的软件建设，从根本上保障系统的安全。档案信息网络应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统，并针对主机内核采取加固防护措施。要通过部署网络监控设备和安全管理系统，实时监测网络流量、异常行为等，发现潜在的安全隐患，并及时采取相应措施进行处置。其次，要实行级别控制，对用户的访问权限进行级别确认，按不同的级别进行不同档案的信息查阅，防止未受权者违规操作。同时，要对档案数据进行加密处理，严禁非规定计算机接入和访问档案管理网服务器，禁止随意通过U盘、移动硬盘等便携设备和档案管理网上的计算机进行数据交换。再次，加强对硬件设备设施的安全保障，确保存储设备、服务器等硬件设施的安全性和稳定性，防止因硬件故障导致的数据丢失或损坏。最后，要制订应急预案，建立灾难恢复和应急响应机制，还要定期进行演练和培训，提高应对突发事件的能力。此外，要重视和加强员工的安全防护意识教育，严格遵守档案信息网络建设的规章制度。

（五）加强档案数字化人才队伍建设

档案管理工作是一项专业性较强的工作，做好新时代档案管理工作，人才是关键。

首先，要加强对档案管理人员的培训，以适应数字化转型的新要求。通过集中授课、经验分享、观摩讲学、技能比赛、轮岗锻炼等方式，加强档案管理人员业务培训。通过培训和技能提升，可以明显提高人员的工作效率和数字化转型质量。培养一批具备专业知识和较高技能的人才，为档案管理数字化提供人才支持。其次，积极引进数字化技术人才。要拓宽人才引进渠道，建立开放的引才政策以吸引优秀数字化人才。同时，要简化优秀数字化人才引进手续，为其提供便捷的人才引进通道和服务，提高人才引进的效率和便利性。最后，要建立良好的激励机制。通过奖励机制，对档案数字化转型工作中有突出贡献的人员给予奖励和表彰；通过晋升机制，为实践运用能力和工作成效俱佳的档案管理人员打通晋升通道。总之，有效的人才培养与引进机制有利于构建强大的档案管理数字化人才队伍，为高校学生档案管理工作的可持续发展提供有力支撑。

五、结语

当前信息技术不断发展，高校学生档案管理数字化转型已成为提高档案管理效率、降低管理成本、提升服务质量的必然趋势。然而，在实践中高校学生档案管理数字化转型仍然面临诸多局限与挑战。新时代高校学生档案管理作为高校管理的重要组成部分，要顺应数字化发展要求积极应对工作中面临的挑战。为促进高校学生档案管理的数字化转型，提高档案管理工作的效率和质量，应通过管理体系建设、安全防护体系建设、人才队伍建设等多方面措施，有效推动高校学生档案管理数字化转型的发展。

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★基金项目：本文系2024年度河南省高校人文社会科学研究一般项目“教育信息化背景下高校学生档案管理探析”（项目编号：2024-ZDJH-557）的阶段性成果；2024年度河南省软科学项目“河南高校技术转移服务机构运行困境及破解对策研究”（项目编号：242400410107）的阶段性论文。

（作者简介：秦婧，女，硕士研究生，中原工学院，馆员，研究方向：档案管理；郭晨，女，硕士研究生，中原工学院，讲师，研究方向：科研管理）

（责任编辑 王玲）