医院干部人事档案管理现状与对策探讨

医院干部人事档案管理作为医院管理体系中的重要环节，对医院的稳定发展和高效运作有着不可忽视的作用。干部人事档案详细记录了干部的成长经历、工作业绩和综合能力，是医院科学决策和合理配置人力资源的重要依据[1]。人事档案和其他门类的档案一样，其完整性和准确性也制约着档案管理工作的提质增效。随着信息化时代的到来和医疗改革的不断深化，人事档案的机密性、动态性对医院干部人事档案管理信息化的要求日益提高，传统的管理模式已经难以满足现代医院管理的需求，如何推进干部人事档案管理的信息化建设，在实现档案信息的数字化、网络化和智能化管理的同时，做好信息安全和保密工作，是当前亟待解决的问题[2]。

一、医院干部人事档案管理现状及成因

医院干部人事档案管理是医院人事工作中的重要组成部分，是培养优秀医疗人才和进行人事决策的重要基础。当前，医院管理层越来越重视干部人事档案的完善与利用，但仍存在不足：一方面，干部人事档案部分内容不完整、更新不及时；另一方面，档案工作人员素质不高，管理手段相对滞后，无法适应信息时代对档案管理现代化的要求，具体分析，主要有以下三方面因素。

（一）制度因素

同其他门类的档案相同，档案管理制度不完善对干部人事档案管理工作的影响是多方面的。首先，不完善的制度可能导致干部人事档案管理人员在工作时缺乏统一标准，从而影响干部人事档案的完整性和准确性。其次，安全制度的缺陷使得档案保护措施不足，导致有些做法不但违背干部人事档案的保密原则，还会增加档案丢失、损坏或信息泄露的风险。第三，缺乏明确的职责划分和激励机制，影响档案管理人员的积极性和责任感，工作效率和质量不高。

（二）人员因素

一是缺少专业档案管理人员。很多医院没有专职的档案工作人员，干部人事档案多由人事部门兼管，缺乏专业性。二是人员流动性大。医院档案管理人员多数为转岗人员，人事调动频繁，导致档案管理队伍不稳定，也影响了干部人事档案管理工作的稳定性和延续性。三是管理人员业务素质有待进一步提高。医院干部人事档案管理非专业人员居多，档案专业知识不足，干部人事档案管理工作滞后于医院的整体发展。因此，提升干部人事档案管理人员的素质和专业性是加强档案管理的关键[3]。

（三）技术因素

传统的干部人事档案管理方式，如纸质档案的手工整理和检索，不仅耗时耗力，而且容易出错，在实体保管上也受库房位置环境和温湿度等物理条件制约。此外，传统的干部人事档案管理模式无法实现档案信息的电子存储和网络共享，限制了档案信息的利用，技术手段落后影响了档案管理效率的提升。信息时代，档案信息的共享和快速传递对于医院的管理和决策至关重要[4]，因此，应充分认识现代技术手段在提升档案管理效率和质量上的巨大潜力并且在实现信息化管理的过程中做好档案信息的安全保护。

二、医院干部人事档案管理对策探讨

（一）完善档案管理制度

建立健全干部人事档案管理制度是医院档案管理工作的重要一环。医院应设置专业的人事档案管理部门，制定干部人事档案管理制度。对医院的人事档案实行集中统一管理，规范入职、任职、调动、离职等各环节，确保人事档案的安全、完整和准确，保护职工的合法权益，提高医院的管理水平。

鉴于干部人事档案自身的特殊性，在建立健全干部人事档案管理制度内容的基础上，要进一步健全干部人事档案材料审核、接转、登记和档案质量通报等制度，及时发现和纠正干部人事档案内容失真等问题，优化管理流程。

在信息化大背景下，建立干部人事档案信息化管理制度，引入先进合规的人事档案管理系统，实现电子化、数字化管理，保证人事档案信息安全，提高档案管理效率，为医院的人事决策提供有力支持。

（二）提升档案管理人员素质

提高干部人事档案管理人员的专业水平和责任意识是确保档案管理质量的关键。应结合干部人事档案管理的要求和本医院人事档案管理人员所掌握的基本技能，加强对档案管理人员的专业培训，提升其专业素养。从干部人事档案自身特点出发，增进同组织人事部门和档案专业部门的联系，从人事工作和档案工作两方面提高人员素质。鼓励人事档案管理人员参加行业交流、研讨会等活动，拓宽视野，学习先进经验。建立健全考核机制，结合本医院的实际情况，对干部人事档案管理人员的工作绩效进行定期评估，将评估结果与晋升、奖励等挂钩，激励其积极履行职责[5]。此外，加强人事档案管理人员的职业道德教育，引导其树立正确的价值观和职业观，增强对档案工作的责任感和使命感。

（三）引进先进管理技术

运用现代技术手段提升干部人事档案管理效率和质量。通过数字化、电子化方式，将纸质档案转化为电子档案，便于快速存储、检索，节省空间[6]。引入先进的档案管理系统，线上完成档案的归档、借阅等流程，减少人工操作，降低差错率。同时利用大数据、云计算等技术，深度挖掘档案数据，为医院人事决策提供支持。由于干部人事档案的保密和安全工作十分重要，在引进和运用先进管理技术时必须加强网络安全防护，建立防火墙，采用加密技术、使用密钥、设置访问权限等，确保档案信息管理和利用的安全。现代技术手段的应用，不仅可以提高干部人事档案管理的效率，还提升了档案信息的准确性、完整性和安全性。未来，随着技术的不断进步，档案管理将更加智能化、自动化，将为医院人事决策提供更加高效、便捷的档案服务。

参考文献：

[1] 刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究，2011（5）：20-23.

[2] 蒋茜.医院中层干部人事档案管理问题及对策[J].办公室业务，2019（18）：170.

[3] 任胜云，范利.从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J].云南档案，2009 （7）：29-31.

[4] 王博.高校人事档案信息化管理的实现思路与途径选择[J].现代交际，2015 （11）： 104-105.

[5] 郑娜.新形势下医院人事档案管理的几点思考[J].华北煤炭医学院学报，2010 （3）：405-406.

[6] 白雪.浅析新形势下机关事业单位人事档案管理工作[J].人才资源开发，2017 （8）：14-15.

基金项目：2024年河北省人力资源社会保障研究课题“医院档案信息化管理”（JRS-2024-3086）

作者单位：河北省中医院