高校基本建设管理信息系统建设探析

摘要：文章探讨了高校基本建设管理信息系统的构建，包括建设背景、需求分析、功能模块设计和保障机制。相较于传统的人工流转方式，建设信息系统旨在提高管理效率、保障数据安全、确保合规性，优化资源配置。通过模块化管理，实现项目管理的精准和高效，为高校基本建设管理工作提供强有力的信息支持。

关键词：高校；基本建设；管理；信息系统

中图分类号：TP311 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2024）27-0069-04

1 高校基建管理信息系统建设背景

随着信息技术的迅猛发展，高校基本建设管理的信息化建设愈发迫切[1]。高校基本建设项目通常具有规模较大、建设周期较长、对成本控制有严格要求、审批流程复杂、施工时间紧迫以及项目资料分散等特点。在传统的人工流转方式下，项目文档和信息分散于不同的部门和个人手中，由于工程的原始记录收集不全面，使得工作人员难以对整个建设项目进行有效的全面管理和控制，还可能会因为时间和地点的限制而延迟业务处理，从而造成项目进展缓慢。加之传统的基本建设管理方式由于不能实时整理和汇总建设档案，导致项目的建设进展、合同履行及付款情况等无法通过报表和台账的形式及时呈现，这使得对建设项目进行有效的实时监控和管理难以实现，更无法实现基建管理全过程留痕，做到信息公开透明。因此，依靠人工操作的传统管理方法难以实现对项目整个生命周期的全面控制和管理，迫切需要引入信息化系统，打破传统管理模式中存在的信息孤岛，提高管理效率。

2 高校基建管理信息系统建设需求分析

2.1 业务流程分析

业务流程分析是高校基本建设管理信息系统建设中的关键环节，它涉及对高校基建管理的全过程进行深入梳理，从立项备案、图纸设计、现场施工到完工验收等各个阶段，识别关键环节和决策点[2]。通过深入分析基建管理业务流程，能够清晰识别和定义系统的功能需求，确保系统设计能够覆盖所有关键业务活动。还可确保流程的合规性，分析风险并提出控制措施，最终形成流程优化的建议，为系统设计提供全面、准确的业务需求基础。

2.2 用户需求调研

用户需求调研是确保高校基本建设管理信息系统满足实际使用需求的重要步骤。可通过问卷、访谈、专题调研等多种形式，广泛收集管理人员、教师、学生、施工方等不同用户群体的意见和建议。调研过程中，需要深入了解各类用户的日常工作性质、侧重点和期望，重点关注他们对系统功能、性能、易用性等方面的具体需求[3]。例如，基建管理人员需要全面掌握项目进展、设计变更、预算执行、验收结算等，系统应具备数据分析和可视化展示功能，帮助其跟进项目进展并进行决策；教师群体更关注项目如何支持教学和科研活动；学生群体更关注宿舍、图书馆、运动馆等设计方案，系统应具备反馈机制，供师生对项目提出意见和建议；施工方需要详细的施工计划、材料清单、合同条款和进度要求等，系统应支持施工日志记录、材料管理、质量控制和进度跟踪等项目管理功能。通过细致的用户需求调研，可以为系统的功能开发和优化提供事实基础，使系统更加贴合用户的实际工作场景和需求。

2.3 功能需求确定

功能需求确定是高校基本建设管理信息系统建设中至关重要的一环，是确保高校基本建设管理信息系统成功实施和有效运行的基石，须基于对用户需求和业务流程的深度分析，明确系统应实现的核心功能。包括项目管理、资金流管理、合同管理、项目进度监控、工程质量管理、风险评估等关键模块。此外，功能需求的确定还需兼顾系统的可扩展性、安全性和用户友好性，以适应未来技术发展和用户需求的变化，打造一个既全面又灵活的管理平台。

2.4 性能需求分析

性能需求分析是确保高校基本建设管理信息系统高效稳定运行的关键步骤，它确保系统在实际运行中能够满足特定的性能标准，从而提供流畅、高效的用户体验。要对系统在实际使用中的性能表现进行细致评估，包括响应时间、数据处理速度、系统稳定性、并发用户处理能力等，还需考虑系统在高负载情况下的表现，确保即使在大量用户同时操作时，系统也能保持流畅和响应迅速。此外，还需评估系统对不同硬件和网络环境的适应性，以及数据增量扩展能力，从而保证系统长期稳定运行，满足高校基建工作日益增长的业务需求。

2.5 数据需求分析

数据需求分析是构建高校基本建设管理信息系统时不可或缺的环节，须对系统所需的数据类型、结构、来源和流向进行全面梳理，确保系统能够有效地支持和管理与建设项目相关的所有数据。涉及对业务流程中产生的各类数据进行识别，包括项目信息、财务数据、合同文档、施工进度等，并确定这些数据的存储、处理和共享方式。数据需求分析还应关注数据的一致性、准确性和完整性，以支持基于信息系统的决策制定和业务执行，为高校基建管理工作提供强有力的数据支持。

2.6 合规性需求分析

合规性需求在高校基本建设管理信息系统的构建中扮演着至关重要的角色，它确保系统的设计和运营遵循国家法律法规、行业标准和地方政策。包括确保数据保护符合隐私法规，财务流程遵守财政纪律，建设项目遵循建筑规范等。系统须内置合规性检查机制，以监控和报告潜在的违规行为，同时提供必要的文档和记录，以备审计和审查之用。此外，合规性需求还涉及确保系统操作的透明度和公正性，以及在系统升级或扩展时，持续评估和更新以适应最新法规变化。

2.7 技术需求分析

技术需求分析是高校基本建设管理信息系统建设中的基础性工作，它要求对实现系统功能所需的技术栈进行细致评估，直接影响到系统的性能、可靠性、可维护性和未来的扩展性。这包括选择合适的软件开发平台、编程语言、数据库管理系统等，确保它们能够满足系统的性能、安全性、可扩展性和兼容性需求。同时，还需考虑系统对硬件资源的要求，包括服务器规格、存储容量和网络带宽等，以及对移动设备和不同操作系统的适应性。此外，技术需求分析还应包括对新兴技术如云计算、大数据、人工智能等的评估，以支持系统的创新和未来发展。

2.8 可扩展性与可维护性需求

可扩展性与可维护性需求是确保高校基本建设管理信息系统长期有效运行的关键，对于确保系统能够适应长期的发展需求、保持高效运行和降低总体拥有成本至关重要。系统设计时要考虑到未来可能的功能扩展和技术升级，采用模块化架构以便于后续添加新功能或集成新技术。同时，系统应具备高度的可维护性，使得在出现问题时能够快速定位并修复，减少系统停机时间。此外，系统的文档应详尽，代码应遵循标准化开发流程，以便于新开发人员快速理解系统结构和逻辑，降低维护成本。

2.9 用户体验需求

用户体验需求是高校基本建设管理信息系统设计中不可或缺的考量因素，它要求系统开发者深入理解用户的操作习惯、工作流程和使用场景，以设计直观、易用的界面和流畅、高效的交互流程。良好的用户体验设计确保系统直观易用，减少用户的学习成本，提高系统的可用性。包括确保系统界面友好、导航清晰、响应迅速，以及提供个性化设置和辅助功能来满足不同用户的需求。此外，用户体验需求还涉及系统的可访问性，确保所有终端用户都能无障碍地使用系统。

3 高校基建管理信息系统建设模块设计

3.1 前期管理模块

前期管理模块是高校基本建设管理信息系统的重要组成部分，主要服务于项目启动前的准备工作。高校基本建设前期工作的合法性和合规性依托各类上报、批复文件。用户在前期管理模块可根据报建进度上传相应文件，更新各环节状态，建立报建台账，帮助用户全面强化档案资料管理，科学分类。系统为不同人员分配相应的使用权限和范围，并提供便捷查询、资料调取功能。

3.2 投资管理模块

投资管理模块是高校基本建设管理信息系统中的核心部分，其包括工程项目的技术经济指标、资金来源、投资估算、设计概算等步骤。以工程进度为关联依据，将概算细化为投资目标，并对合同的签署与执行进行指导与控制，实时进行多层次的投资对比分析，达到预期的投资控制目标。该模块还要支持生成各类上报、管理等统计报表，达到简化财务管理流程、提高资金管理透明度和决策支持能力的效果。

3.3 设计管理模块

设计管理模块是高校基本建设管理信息系统中的关键组成部分，其包括地质勘探、设计任务书、方案设计、初步设计与审查、设计概算、施工图设计、专项审查、施工图初审、施工图终审等不同的工作步骤和管理过程。该模块将设计方案、设计质量把控及造价控制等环节产生的大量设计文件和辅助说明进行系统规范地保存归档，形成可追溯查询的设计方案资源管理体系。操作人员可更新每个阶段的进度，上传相应成果文件，系统通过流程图、台账等展示方式，直观显示设计阶段各项工作的完成情况。

3.4 招标管理模块

招标管理模块是高校基本建设管理信息系统中专门用于处理招标流程的功能部分，其功能包括招标计划、招标申请、任务书、招标预算、编制招标文件、资格预审、招标公告、答疑补漏、开标与评标、结果公示、中标管理等。该模块将招标过程中产生的电子版文档进行存档管理，使系统成为招标工作的支撑平台和资源共享平台，通过标准化流程，确保招标的公正、透明和合规，并确保整个招标过程的文档化和可追溯性。

3.5 合同管理模块

合同管理模块是高校基本建设管理信息系统中用于维护和管理合同文档的关键组成部分，其实现合同模板、拟定合同、合同登记、合同工程量清单等各类合同基础业务的管理。还需根据高校基建管理的深层次需求，配置出年度采购计划、采购审批表、计划外采购审批等功能，与合同登记等业务关联。合同管理模块与工程进度管理、工程洽商及资金支付等模块相互关联，为与合同相关的各项内容提供便捷的查询功能[4]。

3.6 工程进度管理模块

工程进度管理模块是高校基本建设管理信息系统中的核心功能，其可以根据不同类型的工程项目，进行项目工作分解并设置模板、设置工作任务内容、填报项目进度并形成项目进度的汇总报表和明细报表，能够反映项目的总体进度及已经取得的阶段性成果、当前阶段的工作内容，提示下一阶段的工作内容和计划开始时间，并采取直观方式展示项目进度，对工程质量安全、施工和监理相关单位工作内容进行有效监控和管理[5]。

3.7 工程洽商及结算管理模块

工程洽商及结算管理模块是高校基本建设管理信息系统中用于处理工程变更和财务结算的关键部分，其包括工程变更的申请、审批、记录和跟踪，确保所有变更都经过严格的审查流程，同时维护合同的完整性和合规性。当洽商发生时，由工程人员在系统中增加洽商信息，洽商金额由预算人员填写，每增加一笔洽商，应能在系统中反映出其对合同及项目总投资的影响。合同完成结算后，由预算人员将合同的结算上报金额、结算初审金额、经审计的结算金额、结算报告和定案表等相关内容录入系统。通过这一模块，高校能够实现工程成本的有效控制和财务流程的透明化管理。

3.8 现场管理模块

现场管理模块是高校基本建设管理信息系统中用于确保施工质量和安全的重要部分，其包括施工计划进度、现场日志、形象进度与相关进度管理。还包括现场监控、监理月报、专题会议等内容。通过该模块，项目管理者可快速响应现场问题，记录施工日志，管理施工资源，并与施工团队进行有效沟通，优化施工流程，提升施工效率，确保工程项目的顺利进行和高标准完成。

3.9 付款管理模块

付款管理模块是高校基本建设管理信息系统中的关键组成部分，专门负责处理与项目相关的所有付款事务。其包括预付款、进度款、质保金等不同性质的款项，还可解决不同办公区域工程款申请支付流程转签不便的问题，实现资金支付申请流程的网上转签。付款申请提交后，系统可将相关合同文本、已支付情况、项目进度情况、结算情况、质量情况、资金计划等关联到该申请，减轻申请人工作量，为审批人提供审批依据。

3.10 验收及结算管理模块

验收及结算管理模块是高校基本建设管理信息系统中用于确保工程质量和合规性的关键环节，其负责管理从初步验收到最终验收的全过程，包括验收标准的设定、验收活动的组织、验收结果的记录，是全面考核投资效益、检验设计和施工质量的重要环节。通过这一模块，高校能够有效监控工程的最终交付，保障投资效益，同时维护财务的透明性和合规性。

3.11 档案管理模块

档案管理模块是高校基本建设管理信息系统中用于维护项目文档完整性和可追溯性的重要组成部分，其实现收集、存储、分类和检索与建设项目相关的所有文档资料，包括上报文件、批复文件、前期资料、招标文件、工程档案、合同档案等。通过版本控制和权限管理，它保障了文档的准确性和保密性。档案管理模块还需支持搜索功能，使用户能够快速定位所需文档，支持决策制定和项目回顾分析。

4 高校基建管理信息系统建设保障机制

4.1 技术保障

高校基建管理信息系统建设应采用先进的软件架构和数据库技术，确保数据处理的高效性和准确性；实施严格的网络安全措施，保护系统免受外部威胁；定期进行系统维护和升级，以适应新的技术发展和用户需求；建立灾难恢复和数据备份机制，保障数据的安全性和系统的业务连续性。此外，技术保障还涉及用户技术支持和培训，确保用户能够充分利用系统功能，提升整体的使用体验。通过上述保障措施，实现系统的可靠、可持续发展。

4.2 管理保障

高校基本建设管理信息系统建设应制定明确的项目章程和细致的项目计划，为建设工作指明方向和步骤。安排专人负责系统建设工作，实现对资源分配、时间线和预算的集中监控，确保项目按计划推进。引入质量管理体系，通过定期审查和测试，保障系统的可靠性和性能标准。制定风险管理计划，包括识别、评估和缓解项目风险的策略，以应对可能出现的挑战。制定沟通管理计划，确保所有参与者之间的信息流通和协调一致，促进团队协作和利益相关者的期望管理。通过上述管理措施，确保系统建设的高效性、透明性和成功率。

4.3 制度保障

高校基本建设管理信息系统建设应制定详尽的项目管理办法，明确系统建设从规划到执行的每个阶段的职责和标准，确保系统建设按既定目标和时间节点推进。要确立质量监控和评估体系，通过定期的质量检查和评审，保障系统质量符合设计要求。要制定信息系统使用规范，包括数据录入、处理、存储和保密等，确保数据的准确性和安全性。通过上述制度保障，为信息系统建设提供坚实的规范基础，促进系统建设的顺利实施。

5 结束语

综上所述，本文通过建设背景分析揭示了信息化在提升高校基本建设管理效率和决策质量中的核心价值，从需求分析、功能模块、保障机制等方面对高校基本建设管理信息系统建设进行了探讨，为实践者提供了宝贵的指导和参考。研究深入分析了系统建设的必要性、需求分析、功能模块设计及技术实现和保障机制的建立，为高校基本建设管理信息化建设提供了全面的指导框架。通过强调用户需求调研、模块化开发框架、合规性原则的重要性，为实践者在系统设计和实施过程中提供了明确的指导原则。展望未来，随着技术的不断进步和管理模式的更新，高校基本建设管理信息系统的持续创新和优化将成为必然趋势。本研究不仅对当前高校基本建设管理信息化建设具有重要的指导意义，也为未来教育信息化领域的研究提供了新的参考和思路。期待本研究能够激发更多关于如何利用先进技术优化教育资源配置、提升建设质量和推动教育创新的深入探讨，为高等教育的持续发展和创新贡献力量。

参考文献：

[1] 高成玉. 高校基本建设的信息化管理[J]. 工程技术研究，2017，2（4）：228-229.

[2] 王昶.大数据时代下高校基建档案资源信息化建设[J].中国高新科技，2020（13）：44-45.

[3] 郭卫松，赵磊.高校基础建设与信息化管理的若干建议[J].行政事业资产与财务，2017（1）：83-85.

[4] 夏俊彦，李旭鹏，吴建华.高校基建工程信息化系统的构建及应用探索[J].电脑知识与技术，2023，19（19）：77-79.

[5] 李静菲.民航高校基建管理信息化平台建设研究[J].建材与装饰，2019（3）：295-296.

【通联编辑：谢媛媛】