医疗机构经济合同管理的实践与思考

一、前言

医疗机构经济合同涉及部门较多、专业性较强、种类多样，主要包括货物类、服务类和工程类合同，日常管理存在一定的风险隐患。在强调精细化管理、提质增效、高质量发展的形势下和强化内部控制建设、风险管理、合法合规运营的背景下，医疗机构加强经济合同全链条管理愈发重要。医疗机构需定期分析经济合同管理过程中存在的问题，针对性制定经济合同全链条管理的改进措施，建立健全经济合同管理体系，推动经济合同精细化管理，为促进医疗机构提高运营效率、实现高质量发展提供坚实基础。本文通过分析当前医疗机构经济合同管理存在的问题及原因，探讨改进措施，为医疗机构加强经济合同管理提供参考。

二、医疗机构经济合同管理现状

医疗机构经济合同依据收付款性质可分为收款合同和付款合同。在收款合同管理方面，业务部门基本按照《合同管理制度》的要求将合同文本提交审批通过后再行签订，非常用合同版本事先征求财务、审计部门意见及咨询法律顾问意见，按合同约定结算方式在工作结束后出具结算通知书交与委托方确认，会计每月按照工作量及客户维度确认应收款和收入，出纳每月将银行流水反馈的回款信息发至业务部门专人岗核对，会计根据回款核对情况对相应客户的应收款做账务冲减处理。在付款合同管理方面，主管部门按照《经济审批和采购管理规定》事前做好采购事项的立项工作，采购经办部门有序组织开展采购工作，合同经手人优先采用政府合同或医疗机构法律顾问审定的示范文本，按照《合同管理制度》的要求提交会审后组织签订工作，重大合同或特殊合同需咨询法律顾问意见，法律顾问审核的书面意见和合同印鉴使用记录能追溯可查。但是，医疗机构在经济合同的采购管理、签订管理、履约管理、账务管理和档案管理等方面仍有待改进之处，需要加强管理。

三、医疗机构经济合同管理存在的问题

（一）在经济合同采购管理方面

通过调研和了解，医疗机构在日常经济合同采购管理方面主要存在以下三个问题：

1.部分采购立项流程无预算审核意见。医疗机构主管部门结合业务需求提出经济事项立项流程，立项请示中未阐述立项事项及申请资金的年初预算审批情况，流程经审批通过后即组织开展相应的经济活动。该经济事项及预算金额是否在年度预算审批范围内，缺少必要的系统或人为前置管控处理，领导决策缺少预算参考依据，医疗机构整体资金使用计划易受影响。

2.在招标文件不同位置中设置的付款方式不一致。例如，在同一招标文件的采购需求位置中设置的付款方式是“采购人收到中标人开具的正规合法发票后5日内支付”，在合同文本位置中设置的付款方式是“甲方应当自收到发票后30日内将资金支付到合同约定的乙方账户”，存在同一确定事项在招标文件的不同位置中设置不一样的情况，导致后续拟签订的合同付款方式容易存有争议空间。

3.需求部门对整体采购工作缺乏合理有序的采购计划。需求部门因缺乏对关键采购节点的管理意识，在部门管理工作中未建立明确、可行的年度需求采购计划，导致采购立项工作启动时间较晚，采购部门对供应商遴选和确认工作滞后，为确保及时供应，常存在先履约后签订合同的情况，采购链条存有内控管理缺陷。

（二）在经济合同签订管理方面

通过抽阅合同文本发现，医疗机构在日常经济合同签订管理方面主要存在以下三个问题：

1.合同落款处缺少签章或无签订日期。因合同经办人、经办部门未建立合同全过程审查机制，未能对乙方已落款合同内容进行完整性审查，部分双方已盖章的经济合同落款处缺少乙方法定代表人或授权代表签章，或者无双方签订合同的日期，存在合同要素不完整的情况，偏离了合同“自双方签字盖章之日起生效”的约定。

2.合同文本提交审签日期存在滞后性。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）要求采购人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人投标文件的规定，与中标人签订书面合同。有些合同经办人的时间节点管理意识较薄弱，合同经办部门缺少对采购合同的动态管理，往往在采购项目招标活动完成后，未能在自中标通知书发出之日起30日内提交合同审签流程。

3.合同履约起始日早于合同审批和签订日期。例如，项目合同约定履行期间是2023年6月1日至2024年5月31日，合同流程审批通过日期是2023年6月27日，合同签订日期是2023年6月26日，存在合同履约起始日早于合同签订日期且合同签订日期早于合同审批通过日期的情况。

（三）在经济合同履约管理方面

通过对标检查合同约定条款与合同执行情况，医疗机构在日常经济合同履约管理方面主要存在以下三个问题：

1.合同结算支付不及时。比如，验收报告显示主管科室于2023年2月6日完成工程项目的竣工验收，但2023年6月13日才提交结算审核流程，提交结算审核流程超过竣工验收日期4个月，违反了《基本建设财务规则》（财政部令第81号）第二十八条中关于“竣工价款结算一般应当在项目竣工验收后2个月内完成，大型项目一般不得超过3个月”的规定。

2.支出业务未与经济合同动态管理相结合。目前，大部分医疗机构尚未建立合同管控支出业务机制，未能做到结合合同履约动态及根据经济业务发生时间、金额大小、经济事项性质等提前预测资金使用情况和健全资金使用计划，财务部门日常仅凭报销部门递交的付款流程或报销单据经核后视资金存量情况出具付款意见，合同付款管理容易出现失衡现象。

3.合同履行缺乏结算动态管理。例如，医疗机构签订的是单价合同，合同有效期是2023年1月1日至2023年12月31日，截至2023年12月21日的采购额累计达合同预算总额的142.77%，出现尚未到合同履行截止日但结算总额已超出合同预算总额的情况，主管科室缺乏对合同履行的结算动态管理。

（四）在经济合同账务管理方面

通过查阅和分析财务账套及处理情况，医疗机构在日常经济合同账务管理方面主要有以下两个问题：

1.未及时清欠回笼应收账款。例如，某医疗机构近三年的财务账面上均有确认同一客户的应收账款借方发生额，但未见贷方发生额，即未见有对该客户的应收款回款记录，账面应收账款余额达几百万元，经分析最长账龄在3年以上，财务科虽在每年年度终了时有对外发出对账函，但未对没回函或回函不符的情况做原因分析，无相应的应收账款催收管理机制，也未建立健全往来款账龄分析机制。

2.对记账凭证审核不够及时。财务科容易忽略对财务软件生成的记账凭证进行审核，比如，在会计年度终了后一个月登录财务软件后发现2023年12月的记账凭证尚未有审核记录。记账凭证审核工作是医疗机构财务管理中的重要环节，关系医疗机构财务报表的准确性和合法性，若仅在结账时进行系统批量性审核，易存在管理漏洞。

（五）在经济合同档案管理方面

通过抽阅已完成采购的项目资料发现，医疗机构在经济合同档案管理方面主要有以下两个问题：

1.经济合同资料归档不及时。采购部门未建立健全采购资料归档管理机制，对于已完成采购工作的项目资料，采购经办人未能及时整理采购资料后移交科室档案管理员，档案管理员未能按照采购流程顺序及时打印归档资料目录，也未能及时整理资料成册，科室负责人未能把采购资料归档工作当成日常管理工作之一，导致经济合同资料归档工作整体存在滞后性。

2.经济合同归档资料不完整。采购部门未建立采购资料归档复核机制，存在经济合同归档资料不完整的情况。例如，工程类项目设计服务合同缺少合同会签资料，如设计立项、报价函、三家比选资料等，隐蔽工程归档资料只见有验收记录表，未见对施工前后照片的归档资料，医疗设备采购合同归档资料中未见设备购置申请表及答复、采购预算与计划的相关记录。

四、医疗机构经济合同管理问题的主要原因分析

（一）未实现预算全流程管理

全面预算管理过程包括预算编制、审批、执行、分析、调整、考核与决算环节，管理过程强调全程性、全员性和全面性。目前，部分医疗机构的全面预算管理理念尚停留在概念层面，理解和执行不够透彻。财务科作为全面预算管理的牵头组织部门，每年度按照统一时间要求收集有关部门填报的预算表，利用传统手工Excel表格进行加总，结合医疗机构实际整体调整后呈报审批，日常工作中缺乏对预算执行的动态监控。预算填报、汇总、审批和执行等工作动态未能实现信息化管理，各部门填报的经济事项不细化，财务科汇总工作容易出错，经逐级审批通过的预算未能及时反馈给填报部门，各经济支出部门默认填报的预算项目和金额已得到批准，在业务工作开展过程中结合需求提出经济事项立项流程，递交审批通过后即开展相应的经济活动，此经济事项及预算金额是否在年度预算审批范围内，并无相应的系统或人为前置管控，常出现无预算支出或超预算支出现象，全面预算管理易失控[1]。

（二）未形成合同全链条管理

大部分医疗机构均设立了合同管理归口部门，但基本仅停留在合同用印管理、审核流程管理、盖章版合同归档管理等方面，合同经办部门、归口管理部门、财务部门之间没有形成有效的合同动态执行和沟通机制，单位层面未建立合同管理系统或合同执行情况共享平台，财务科亦未建立合同收支管理台账，合同执行信息不流通或传递不及时，支出业务未与经济合同动态管理相结合，合同执行动态监督不到位，无法形成合理有序的资金使用计划。财务部门日常凭报销部门递交的付款流程或报销单据经核后视资金存量情况即出具付款意见，存在单位经营和合同违约的潜在风险。医疗机构需要加强经济合同全链条管理，优化合同立项、采购、签订、执行和归档流程，形成全流程闭环管理。

（三）合同信息化管理水平落后

医疗机构的经济合同管理普遍尚未进行信息化系统管理，未实现与业务、财务管理系统互联互通，最多只能从已实现OA系统管理的合同审批流程中导出表单查看合同审批进度及合同的基本信息[2]。在对合同内容进行审批时难以链接天眼查、企查查等平台，无法直接在系统上对比审查对方资信，也未能与招投标管理系统进行链接，无法直接对比查看拟签订的合同文本是否与公告的招标文件已明确的、投标文件已响应的条款一致。无合同模板库，日常使用合同文本类型多样。合同归口管理部门通过线下联系法律顾问提供合同审核的咨询服务，法律顾问支持响应不及时，耗时较长。合同执行关键节点缺乏预警提示，如无法预警提示流程中是否已上传签订合同的扫描件、合同落款是否完整、合同履约期是否合理、合同结算与合同归档是否已到期。电子合同管理、合同执行数据日常分析利用不足[3]。

（四）未建立合同履行动态管理机制

医疗机构经济合同管理涉及预算、采购、招投标、资产、会计等多个模块的业务管理活动，动态监督应贯穿于经济合同的立项、招投标、签订、执行和归档的全过程。目前，大部分医疗机构未建立健全合同履行动态管理机制，缺乏对合同执行情况的监督反馈机制。或者，虽然设计了监督环节，但实际操作流于形式，不利于保护医疗机构合法权益和合同管理的优化改进。例如，合同经办部门未履行主体责任，未对拟签订的合同文本进行审核把关，未对收回的已签订合同要素的完整性进行复查，未对合同归档资料的完整性、准确性进行审查，未建立合同台账进行动态管理，常出现合同结算、验收、归档不及时和总体结算金额超出预算金额的情况，无法及时获知合同履约时限、难以形成合理有序的采购计划、容易出现断供情形，从可持续发展角度来看，不利于促进合同的精细化管理、医疗机构的高质量发展。

五、医疗机构经济合同全链条管理的改进措施

以上针对医疗机构经济合同管理的现状、突出问题和主要原因展开了重点分析，为有效解决既有突出问题，必须突破现有的惯性工作模式，积极采取针对性改进措施，在保证经济合同管理效果的同时，提升医疗机构经济合同全链条管理水平。

（一）在经济合同采购管理方面

医疗机构结合自身实际，可从以下三个方面着手加强对经济合同的日常采购管理。

1.加强采购预算管控。采购立项是整个采购流程的起始点，采购立项应与预算管理协同，财务部门将逐级审批通过的年度预算反馈给各支出业务经办部门，相关部门加强立项环节的预算审核，立项请示内容中明确经济事项及预算金额是否在已批准的年度预算范围内并上传附件作为经济事项立项审核依据，从源头上控制“无预算支出”或“超预算支出”现象，力求做到医疗机构全面预算管理，有序安排资金使用，减少合同违约风险。

2.加强招标文件流程审核。合同文本是招标文件的一部分，采购主管部门及经手人在制定招标文件时应加强内容审核，确保对同一确定事项在招标文件不同位置中设置的一致性，以避免中标后双方在签订合同时出现争执。

3.建立合理有序的采购需求计划。经济事项主管部门应优化年度采购需求计划和采购工作开展的时间安排，建立合理有序的采购时间节点计划，尽量在原合同到期日前3个月提请经济事项的立项流程，在避免出现断供的同时，可预防出现已过原合同履约期但新一年度的采购工作尚未完成的情况。

（二）在经济合同签订管理方面

合同经办部门应加强合同规范化和风险管理培训，结合业务招投标情况，及时组织合同文本的拟定、审批和签订工作，避免出现未在中标通知书发出之日起30日内签订合同或先履约再补办合同审批和签订手续的情况。合同经手人应加强对合同签章和日期的审核，确保已签订合同要素的完整性。

（三）在经济合同履行管理方面

医疗机构有关部门协调建立健全合同管控支出业务机制，将资金支出与合同动态管理协同，健全资金支付计划，把好资金收付关口，确保资金使用安全，避免因未按约定履行合同付款义务可能会带来的运营管理和违约风险。完善经济合同台账管理及动态跟进项目履行情况，根据项目竣工验收结果及时组织办理结算支付手续。健全合同履约的结算清单动态管理，每年对同一项目采购量的上浮率进行评估及适当调整年度采购预算，在合同预算范围内把控采购总额，严格控制结算总额超出预算情况[4]。

（四）在经济合同账务处理方面

财务部门应健全账面应收账款的核算维度，建立应收账款账面确认与相应业务合同之间的对应关系。完善内外部应收账款对账机制，落实应收账款的催收工作。建立健全应收账款账龄分析机制，及时梳理排查应收款长期挂账原因及分类报批处理，有效盘活应收账款。同时，要完善记账凭证审核工作机制，及时对记账凭证的真实性、合法性、准确性、完整性和及时性进行审核，以便做到及时发现和纠正财务问题，确保财务报表的准确性和合规性，尽量降低运营管理风险。

（五）在经济合同档案管理方面

采购部门应建立健全经济合同资料归档管理与复核机制，对于已完成采购工作的项目资料，采购经办人及时整理完整的采购资料后移交科室档案管理员，档案管理员按照采购流程顺序及时打印资料目录，按照目录对采购资料进行排序整理装订成册，科室负责人把采购资料归档工作当成日常管理工作项之一，及时审查并签名确认归档资料的准确性和完整性。

（六）在经济合同信息化管理方面

经济合同归口管理部门牵头建设合同管理信息化系统平台，实现与业务、财务管理系统互联互通，能自动链接征信平台供日常查询审核，建立合同模板库，开通法律顾问的合同审核权限，设置合同执行关键节点的预警提示，通过实现对合同签订前、签订阶段、执行阶段、合同归档等环节的信息化管理，既能对经济合同全流程管理的风险点进行有效控制，也能有效提升经济合同管理工作的效率。

六、结语

医疗机构在日常运营过程中需要加强经济合同的全链条管理，要求牵头部门做好合同管理理念的宣传，常态化加强合同规范化和风险管理培训，细化合同管理分工，加强经济活动立项管理，闭环管理合同流程，及时规范签订合同，动态监测合同条款履行情况，强化经济合同档案管理，推动合同信息化系统建设，持续提升经济合同管理水平，保障医疗机构平稳运行，达到提质增效的同时，规避各类经营管理风险，助力医疗机构实现精细化管理和高质量发展[5]。

引用

[1]王嘉欣.公立医院全面预算管理面临的问题及对策探讨[J].财会学习，2024（09）：61-63.

[2]陈益民.公立医院智能化合同管理的研究与思考[J].卫生经济研究，2022，39（04）：86-89.

[3]王媛媛.建立和完善公立医院经济合同管理的优化探析——以A公立医院为例[J].财讯，2023（24）：31-33.

[4]胡春飞，李文佳，王西雯.基于内部控制的医院经济合同管理优化探析——以C公立医院为例[J].会计之友，2021（24）：85-91.

[5]管芝云，钱巧慧，金剑岭，等.公立医院合同管理浅探[J].新会计，2024（01）：36-37.

作者单位：广州市第十二人民医院

责任编辑：韩 柏 张娟娟