数字环境下海洋档案史料共享机制研究

在当今建设“海洋强国”和“21世纪海上丝绸之路”的背景下，海洋档案史料具有不可替代的作用和重要参考价值，集中了众多海洋精英人才智慧的结晶、获取的宝贵数据和先进的管理经验，是未来重要的国家战略资源。加强海洋档案史料的国家集中统一管理和共享利用已经成为国内档案领域的发展趋势，海洋档案史料实现共享还可在更大范围内为海洋权益维护、海洋环境保护、海洋工程建设、海洋防灾减灾、海洋科学研究等提供基础数据和历史依据。

一、海洋档案史料的内容和特点

海洋档案史料是各项海洋工作活动的记录和凭证，包括国家机构、社会组织和个人在从事海洋的管理、科研调查、资源开发、公益服务、对外合作与交流，以及海洋部门党政工作等活动中直接形成的、对国家及社会有保存价值的各种不同形式的原始历史记录[1]。海洋档案史料具有原始性、具体性、零碎性和高龄性等特点。

（一）原始性

海洋档案史料的最大特点是历史事件正在进行过程中形成的文件，是当时社会实践活动中直接形成的用来反映和解决实际问题的最原始记录，而不是事后的回忆和听来的传闻，更不是事后为某种目的而撰写的著作或编制的材料。因此，它能比较客观地反映人类活动的真实情况，是研究海洋历史比较可靠的依据。

（二）具体性

部分海洋档案史料生动、详尽地记载了历史事实，因为许多历史文件是为了解决具体问题、处理具体工作而形成的，与二手文献相比，档案资料将事情发生的来龙去脉讲得非常详细、具体。档案资料的具体性对深入研究历史问题非常有益，特别是开展海洋维权问题研究，更需要大量的具体档案资料佐证。

（三）零碎性

与具体性相联系的是档案史料的零碎性。海洋档案史料是琐细和芜杂的，往往孤立的一份档案、一件史料难以完整反映真实情况，要能够说明问题，需要把一系列档案史料系统地连缀起来，才能显示每件档案史料的意义，发现它的价值，看出它的作用。

（四）高龄性

最近的中华民国时期的海洋档案史料也有几十年的历史，很多明清时期的海洋舆图距今有着数百年的历史，这些历史档案史料年代久远，有的已经成为国宝。

二、海洋档案史料管理现状

我国的海洋档案史料分布广泛，主要保管在涉海行政管理机构、档案系统、图书和博物系统、涉海科研机构和高校等，也有部分留存在社会机构和个人手中。从整体上看，管理较为分散、共享程度不高，而信息化水平相对较高。

（一）管理较为分散

调研显示，记录我国各项海洋活动的数十万卷档案资料，跨系统、跨部门分散保存在100多个涉海单位的档案馆（室）。如中国第一历史档案馆保管的明清历史档案约1000万件，其中提供公开查询的目录中就有数千条有关海防、出海巡查、海图编撰等珍贵历史资料。我国海洋科研机构和院校120余个，从事海洋科研工作的团队和学者收集的海洋档案史料和形成的科研成果均分别由所属机构和高校的信息管理部门保存。从2011年起，武汉大学中国边界与海洋研究院的胡德坤教授及其团队在全世界范围内搜集了国内外涉及边海历史档案资料总量达43万页。这些具有重要参考价值的海洋档案史料利用价值与日俱增，但分散管理的现状导致原本能系统性提供参考甚至是形成证据链的档案史料不能集成应用。

（二）共享程度不高

由于海洋档案史料的分散管理，其信息化和共享利用程度与该保管机构的职责、权利意识和利害关系等关联度较大，导致不同机构历史档案资料的共享利用水平不同。相对而言，国家级机构的共享利用水平较高，中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆对其馆藏的档案资料都提供了共享利用的途径和方式，建立了检索平台。国家图书馆对其馆藏的海洋舆图编制出版了《舆图要录》，为科学研究和海洋意识宣传等提供服务。与此对应的是，涉海科研机构和高校的共享水平相对较低，大都只限定在本单位或研究团队之间。

（三）信息化水平较高

我国信息管理的数字化水平不断提高，不少海洋档案史料已完成数字化或已形成检索目录。总体来说，国家级档案史料保管机构的信息化水平较高，对历史档案资料进行了数字化，甚至开发了管理系统和目录检索系统。例如，中国第一历史档案馆在其主页提供目录信息检索界面，可以检索公开利用的馆藏档案史料目录。部分科研机构为方便单位内部科研人员查阅利用，都建有档案资料管理平台，如中国社会科学院近代史研究所有“抗日战争与近代中日关系文献数据平台”，中国社会科学院中国边疆研究所有“中国边疆研究数据库”，可供科研人员检索查阅相关档案资料[2]。

三、数字环境赋予海洋档案史料共享的新内涵

（一）海洋档案史料数字化

通过数字化技术，将分散保存在涉海行政管理机构、档案系统、图书和博物系统、涉海科研机构、高校等的各种不同载体的海洋档案史料统一以数字化的形式进行存储，实现海洋档案史料资源的真正数字化。海洋档案史料数字化可被概括为两方面内容：一是建立海洋档案史料电子目录检索工具，包括案卷目录、文件目录等，目标是提高档案史料的检索效率。二是建设海洋档案史料全文数据库，完成全部海洋档案史料信息数字化，将档案实体全部转化为图片文件，通过识别软件将图片文件识别成数字文本信息，建设海洋档案史料全文数据库，实现海洋档案史料的系统化管理。

（二）海洋档案史料管理电子化

管理电子化是数字化环境下海洋档案史料管理的关键环节，是数字技术给档案管理带来的最大变革。传统的档案管理工作依靠档案管理员进行人工搬运、整理、上架和利用查找服务等，数字环境下赋予海洋档案史料管理新内涵，数字化手段与传统档案工作流程全面融合，海洋档案史料的形成和积累、整理和编目、归档和移交、编辑和研究、开发和利用等工作环节全面应用数字化技术手段，实现海洋档案史料自动分类、自动存储、智能编研和智能检索等[3]。

（三）海洋档案史料服务网络化

海洋档案史料在完成资源数字化和管理电子化后，急需一个媒介来使数字化的海洋档案史料资源流动和运行起来，海洋档案史料服务网络化需要借助数字网络平台作为数字海洋档案史料资源的传输平台，建成一个立体联通的数字化服务网络体系。档案史料管理者和利用者可通过接入平台进行数字档案史料资源的电子化管理并提供利用服务。主要涉海档案馆在网络平台建设时可同时设立内网和外网，主要涉海档案馆的档案史料资源可先在内网管理，在完成海洋档案史料资源加工和处理后，由内网拓展到外网，实现资源信息共享[4]。

（四）档案史料利用便携化

利用是海洋档案史料的核心价值，在传统的档案利用模式中，利用者进入档案馆，提出利用需求，档案人员协助检索查找，人工翻阅档案。在利用过程中，很难一次准确满足利用需求，需要多次不断查阅档案目录，还可能因各种信息遗漏检索不到所需资源。在数字化环境下，通过数字技术可以将海洋档案史料中的各类信息通过信息技术进行量化、固化，通过数字化技术统筹各部门各单位的海洋档案史料完成数字化和电子化，建立统一的海洋档案史料数字网络平台，彻底转变检索繁杂、保管分散、利用困难的历史状态。

四、基于数字环境的海洋档案史料共享机制

（一）海洋档案史料共享机制的内涵

海洋档案史料共享机制是通过建立一定的规划、监督、指导、协调和服务机制，使在不同存储载体和格式类别、分布在不同领域的单位和部门的海洋档案史料资源优化组合，采取合理配置和优化组织，以改善海洋档案史料利用系统，实现资源覆盖全面的海洋档案史料集中管理和共享服务平台，以提供全面、高效和优质的海洋档案史料信息服务。概括来讲，数字环境下海洋档案史料共享机制是让地域分散、格式异构的海洋档案史料全面整合成结构一致、利用便捷的海洋档案史料资源共享库。从微观层面看，实现数字环境下海洋档案史料共享，亟需借助数字技术、人工智能等新技术手段对分散各地的海洋档案史料资源进行系统整合，构建基于海洋档案史料一体化管理的服务平台。

（二）海洋档案史料共享的目标

一是建立高质量的海洋档案史料资源。依托国家级涉海档案馆，逐步建立一个内容丰富的海洋档案史料资源库。二是建立互联互通的海洋档案史料网络平台体系。依托涉海系统内网络，在海洋档案史料保管机构间建立互相连通、分层级的既统一标准又因地制宜的网络系统。在主要涉海档案馆内部可以考虑建设内部局域网，让档案史料资源先在馆内流转和管理。三是建立优质高效的海洋档案史料管理机制。依托国家级海洋档案管理专业人才，强化业务指导，明确管理职责，整合资源导入数字网络平台，以数字化建设推进海洋档案史料利用制度，充分满足海洋档案史料信息资源利用需求。

（三）数字环境下海洋档案史料共享机制的建立

在海洋档案史料共享体系中，主体是海洋档案史料形成者、管理者和利用者。其中，形成者影响着档案信息资源的齐全、完整、真实和安全。管理者在海洋档案史料共享体系中处于核心地位，通过档案史料收集和整理、编辑和利用等工作环节将形成者与利用者联系起来，是档案史料信息形成者和利用者之间的关键纽带。

在海洋档案史料共享体系中，体系保障构成其客体，是海洋档案史料共享体系建设与发展的重要条件，对确保海洋档案史料共享体系顺利运行具有重要作用。海洋档案史料共享体系保障是为了确保体系间主体与部分间的平衡，通过制度措施等规范和调控海洋档案史料共享体系各主体与部分之间关联的方式。海洋档案史料共享体系保障涉及政策法规、组织管理、资源、信息技术、社会文化和教育等因素，通过相互协调促进，确保海洋档案史料共享体系运行。

五、建立数字环境下海洋档案史料共享的原则和措施

（一）原则

建立健全海洋档案史料共享工作机制，实施档案史料资源清查，积极拓展收集渠道，妥善保管和提供信息化利用服务。推动形成统一组织、多方协作、覆盖全面的海洋档案史料资源体系和共享服务体系。一是要坚持服务核心原则。任何纳入共享范畴的海洋档案史料都必须优先保障各类海洋管理和研究工作的需要，任何在共享框架下的海洋档案史料整合、开发、利用也必须以服务国家海洋强国建设大局为主要目的。二是要坚持平等互利原则。共享机构之间在输出和获取方面享有同等的权利，遵循平等互利，充分尊重各主体之间的差异，共同探讨符合工作实际的合作模式，充分调动各主体的积极性和主动性，促进共享工作的可持续发展。三是要坚持安全可靠原则。部分海洋档案史料涉及国家秘密，在共享的过程中特别要注意安全问题，以不损害国家利益为前提，正确处理好共享和保密的关系，确保海洋档案史料共享过程的信息安全。

（二）措施

第一，建立健全海洋档案史料共享相关法规制度。国家档案行政管理部门和海洋行政主管部门联合出台国家层面的海洋档案史料共享政策，明确参与共享的各单位职责分工、海洋档案史料共享范围和类别、共享遵照的原则、分类管理和分级使用制度、安全保密制度及法律责任和激励措施等关键问题，促进国家层面海洋档案史料资源统一管理。各级国家档案行政主管部门将其纳入档案行政执法专项检查和督查，增强各部门依法管理海洋档案史料的主动意识，多举措、全方位协同推进海洋档案史料共享日趋法治化和规范化。

第二，建立海洋档案史料共享协调机制。成立海洋档案史料共享领导机构，对共享工作集中统一组织，统筹安排并监督海洋档案史料共享工作的实施。明确涉海历史档案资料提供单位和使用单位的职责和义务，确定档案资料共享的要求，建立一体化管理网络和服务体系。针对涉海历史档案资料共管共享中面临的实际问题和困难，建立相应的管理协调机制，建立定期会商制度，及时沟通、协调工作中出现的各种矛盾和问题，提高共享效率和效果。

第三，借助数字技术整合。数字技术是实现海洋档案史料共享的重要手段，也是加速档案智能化管理的保障。海洋档案史料共享的第一步是通过数字技术将不同载体类别的档案史料转换成相对统一的数字形式。第二步，依托信息网络，将分散涉海行政管理机构、档案系统、图书和博物系统、涉海科研机构和高校等的海洋数字档案史料资源连通起来，将其建设成收集和整理、编辑与服务于一体的海洋档案史料综合管理平台，实现海洋档案史料系统共享服务。第三步，牢牢依托数字技术加速海洋档案史料的数字化进程，建成一个全国性的海洋档案史料数字网络系统。

第四，完善共管共享运行机制。一是保障海洋档案史料共享工作纵深发展所需的专业人才，尤其是海洋学、档案学、网络技术、信息化等的综合性管理人才，并且不断提高各类人才的信息化能力。二是协调各单位对共享工作提供必要的经费支持，提供必要的软硬件设备，对纳入共管共享范围的档案资料相关信息进行及时更新维护。三是对涉海档案资料的流转和使用情况进行记录，包括对档案资料在流转过程中的利用情况、安全保密情况等，掌握重要的产出成果及其利用效益。四是定期评估完善，对共管共享体系运行情况进行定期评估，发现问题并完善优化，必要时邀请相关专家出谋划策，促进共管共享高效运转。

参考文献：

[1]刘家真，薛惠芬.国家海洋档案信息管理与国家海洋数字档案馆[J].海洋信息，2014（1）：37-40，45.

[2]徐文斌，孙晓燕，岳晓峰，等.海洋档案数字资源体系建设实践研究[J].海洋信息，2020，35（3）：53-57.

[3]陈灵.基于数字环境的民生档案共享机制建设研究[D].杨凌：西北农林科技大学，2013.

[4]孙晓燕，徐文斌，侯智洋，等.国外政府信息管理数字化转型的特点及启示[J].浙江档案，2019（7）：20-22.

作者单位：自然资源部海洋减灾中心、国家海洋信息中心、中国海洋档案馆