高等职业院校档案管理现状及优化策略研究

摘 要：在高等职业教育蓬勃发展的背景下，档案管理作为院校信息资源的重要组成部分，其优化策略的研究和实践显得尤为重要。当前，高等职业院校的档案管理面临着体系不健全、信息化程度不高和档案利用效率低下等问题。文章分析了高等职业院校档案管理的现状，探讨了影响档案管理效率的内外部因素，在案例分析的基础上，提出了加强档案管理体系建设、推进档案信息化建设、提高档案利用效率和促进档案管理专业发展等优化策略，旨在为高等职业院校档案管理的改进提供参考和借鉴。

关键词：高等职业院校；档案管理；现状分析；优化策略；信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着信息技术的快速发展和高等职业教育的持续推进，档案管理在院校管理和服务中的作用日益凸显。受限于传统管理模式和信息化建设的滞后，许多院校的档案管理效率和利用效果不尽如人意，不仅影响了档案的实际应用价值，还制约了教育资源的优化配置和利用。因此，探索和实施有效的档案管理优化策略，对于提高高等职业院校档案管理水平，促进院校信息资源的深度开发与利用，具有重要的理论价值和实践意义。

一、高等职业院校档案管理现状分析

1.档案管理体系现状

在高等职业院校，档案管理体系的建设和优化是保障教育质量、提高管理效率并支持学术研究的重要基础。《普通高等学校档案管理办法》详细说明了档案管理不仅包括学籍档案，还涵盖了科研档案、财务档案和人事档案等各类重要资料。这些档案记录了学校的历史变迁、教学研究成果以及管理经验，是学校宝贵的信息资源和文化遗产。然而，当前高等职业院校在全面档案管理体系的建设中面临诸多挑战。

首先，现行的档案管理体系尚未完全符合《普通高等学校档案管理办法》中提出的高标准要求。档案馆虽是学校档案工作的职能管理部门，但在实际工作中，档案接收、整理、分类和保管等流程往往缺乏规范性，使档案资料难以实现有效管理和高效利用。

其次，未能充分开展档案开放与利用工作。档案作为科学文化事业机构，应当服务于教学、科研和社会公众，但由于管理体系和技术支持的不完善，档案的开放程度和利用效率远未达到理想状态，不仅限制了档案信息资源的发挥，还影响了学校科研和教学的进一步发展。

最后，档案管理人员的专业培训和档案宣传工作亟须加强。虽然《普通高等学校档案管理办法》强调了档案工作人员培训的重要性，但在实际执行上，许多高职院校的档案管理人员尚未接受系统的专业培训，对新兴的档案管理理念和技术了解有限。同时，部分高职院校缺乏有效的档案宣传和利用教育活动，导致对档案资源的认知和利用不足。

2.存在的问题

高等职业院校档案管理体系的构建和优化是一个复杂而多维的任务，覆盖了从档案收集、整理、保管到开放利用等多个关键环节。在这一过程中，高职院校面临着以下两方面的问题。

首先，档案管理工作的规范性和系统性有待加强。尽管《普通高等学校档案管理办法》对档案馆和综合档案室的设置有明确规定，但实际上，一些高职院校的档案机构在接收、整理、鉴定及保管等方面仍然缺乏有效的标准化操作流程。此外，特殊条件下档案的分室保管及管理职责的落实也存在不足，影响了档案的完整性和安全性。

其次，档案信息化建设和电子文件归档工作滞后。随着信息技术的发展，档案信息化已成为提高管理效率和档案利用率的重要手段。然而，许多高职院校在这一领域的投入不足，导致技术更新不及时、电子档案系统功能不全，难以满足快速检索和高效利用的需求。

二、影响档案管理效率的因素

1.内部因素

在高等职业院校档案管理领域，人员素质和资金投入的不足共同构成了影响管理效率的重要内部因素。

首先，档案管理人员的专业背景和工作能力参差不齐。虽然理想的档案管理团队应由具有专业背景和高级技术资格的人员组成，但现实情况是，许多高职院校的档案管理岗位由兼职人员或临时聘用的工作人员担任。这些人员往往缺乏必要的档案管理知识和经验，难以应对日益复杂的档案管理任务，影响了档案工作的质量和效率。

其次，资金投入不足。档案管理不仅需要专业的人才，还需要先进的技术支持和足够的物质资源。然而，一些高职院校对档案管理领域的资金投入不足，不仅无法为档案管理人员提供必要的培训，还难以更新过时的管理软件或设备设施，影响了档案管理的效率。

2.外部因素

影响高等职业院校档案管理效率的外部因素多种多样，其中最为关键的有以下几点：一是政策法规的变化。国家和地方的政策法规对档案管理有着直接的指导作用，其变化可能会带来管理规范的调整，要求高职院校在档案保护、信息安全等方面作出相应的适配，不仅影响档案管理的日常操作，还可能涉及管理体系的重大改革。二是技术的进步。信息技术的快速发展对档案管理提出了新的要求，尽管技术进步为档案管理带来了便利和效率的提升，但同时也要求管理人员不断学习和适应新技术，对于那些难以跟上技术更新步伐的院校而言，可能会因此面临管理效率的降低。三是社会经济环境的影响。社会经济环境的波动也会间接影响到高职院校的档案管理工作，经济环境的好坏直接关系到院校的财政状况，进而影响到档案管理领域的资金投入和资源配置。

三、国内优化实践案例分析

在国内高等职业教育领域，江南某职业技术学院的档案管理优化实践是一个值得关注的案例。该校位于经济发展活跃的江南地区，拥有着丰富的教育资源和强大的教育实力。随着学校规模的不断扩大和教育需求的日益增长，学校原有的档案管理模式逐渐暴露出诸多问题。

该学院在快速发展的同时，面临着档案管理的重大挑战。由于长期依赖传统的纸质档案管理模式，学校的档案管理效率低下，档案检索困难，且档案安全保护措施不足，容易导致档案的损失和损坏。此外，学校档案管理人员的专业技能参差不齐，对新兴的数字化档案管理理念和技术掌握不足，档案管理的现代化进程缓慢。

为了应对这些挑战，该学院采取了一系列创新措施开展优化改革。首先，学校引进了先进的数字化档案管理系统，数字化转换所有纸质档案，并通过建立云存储平台，实现了档案的电子化、网络化管理，显著提高了档案检索和利用的效率；其次，学校加大了对档案管理人员的培训力度，特别是在数字化档案管理知识和技能上，通过组织参观学习、专业培训等方式，提高了档案管理团队的专业水平。此外，为了加强档案的安全管理，学校还建立了完善的档案安全防护体系，包括物理安全和网络安全两个方面，确保了档案资料的安全可靠。

通过这一系列的优化措施，该学院的档案管理实现了质的飞跃，不仅解决了原有的管理问题，还为学校的教学和科研工作提供了有力支持，展现了现代化档案管理在高职院校中的应用价值和重要性。

四、优化策略建议

1.加强档案管理体系建设

为了有效提高高等职业院校档案管理的效率和质量，首要任务是加强档案管理体系建设。

首先，高等职业院校应建立完善的档案管理规章制度，这是加强管理体系建设的基础。高职院校应根据国家有关档案管理的法律法规，结合学校实际情况，制定详细的档案管理规章制度，明确档案的分类、收集、整理、保存、借阅和销毁等各个环节的标准操作流程，确保每一项档案工作都有法可依，有序开展。此外，高等职业院校还需要设立专门的档案管理部门，明确其职责范围以及与其他部门之间的协调机制，形成全校范围内的档案管理网络。

其次，高等职业院校应加强档案管理人员的专业培训和队伍建设。定期为档案管理人员提供专业培训，特别是在数字化档案管理、档案安全防护等方面的知识和技能培训，提高相关人员的业务水平和工作效率。同时，高等职业院校应鼓励档案管理人员参加专业认证和学术交流，不断提升其专业素养和创新能力。此外，学校还应根据工作需要，合理配置档案管理人员，避免出现人手不足或技能结构不合理的问题。

最后，高职院校应定期对档案管理工作开展质量评估，及时发现和解决存在的问题和不足。同时，学校应建立档案管理反馈机制，鼓励教职工和学生对档案管理工作提出意见和建议，不断完善档案管理体系，提升服务质量。

2.推进档案信息化建设

推进档案信息化建设是提升高等职业院校档案管理效率和质量的关键措施之一。随着信息技术的快速发展，数字化已成为现代档案管理的主流方向，对于改善传统档案管理中存在的种种问题具有重要意义。

首先，高职院校应制定信息化发展战略，这是推进档案信息化建设的前提。高职院校应根据自身实际情况，明确信息化建设的目标、重点和步骤，制定切实可行的信息化发展规划。该规划应涵盖技术选型、资金投入和人员培训等多个方面，确保信息化建设的系统性和连贯性。

其次，高职院校应建立和完善档案数字化管理平台，这是推进信息化建设的核心。高职院校应投入必要的资金，采购高效、稳定的档案管理软件和硬件设备设施，数字化扫描和电子化存储纸质档案，建立档案电子数据库。档案数字化管理平台应能够支持档案的多维度分类、快速检索和便捷共享等功能，提高档案利用的便捷性和效率。同时，还应加强平台的安全性建设，采用先进的数据加密和访问控制技术，确保档案数据的安全和完整。

再次，高职院校应加强档案信息化管理人才的培养和引进，通过内部培训和外部引进相结合的方式，建设一支懂技术、会管理的档案信息化团队。对内部员工，学校应定期组织档案信息化知识和技能的培训，提高其信息化管理能力。对于特定的技术岗位，可以适当引进具有丰富经验的信息技术专家，提高团队的整体技术水平。

最后，高职院校应加强档案信息化的应用和服务。在档案数字化管理平台建设完成后，高职院校应积极探索档案信息化的深度应用，如开发在线档案展厅、实现远程档案查询服务和建立档案资源共享机制等，拓展档案信息化的应用场景，提升档案服务的质量和水平。同时，学校还应加强与其他院校和机构的合作交流，共享档案资源，促进信息资源的整合利用。

3.提高档案利用效率

提高档案利用效率是优化高等职业院校档案管理工作的重要方向，不仅可以提升档案的服务功能，还能促进学校教育教学和科研工作的发展。高职院校可以从以下几个方面着手，提高档案利用效率。

第一，高职院校应优化档案分类和索引体系，根据档案的性质和用途，对档案科学分类，建立详细准确的档案索引体系，应包含全面的元数据描述，如档案的名称、类型、创建日期和存放位置等信息，以便用户能够快速、准确地检索到所需档案。同时，学校还应定期评审和更新档案分类和索引体系，确保其能反映最新的档案管理需求和科技发展趋势；第二，高职院校需加强档案数字化和电子化建设。利用先进的信息技术数字化转换纸质档案，是提高档案利用效率的有效手段。数字化档案可以通过网络平台存储和分享，极大地方便了用户的远程访问和检索，拓宽了档案的利用范围。因此，高职院校应加大对档案数字化工作的投入，提高档案的电子化水平，并加强数字化档案的管理和维护，保证其质量和安全；第三，高职院校应建立和完善档案服务体系。为了提高档案的利用效率，高职院校应建立一套高效、便捷的档案服务体系，提供多样化的档案服务。包括但不限于档案借阅、复制、咨询等服务以及在线档案检索、电子档案下载等网络服务。学校还可以根据用户的特定需求，提供个性化档案服务，如档案信息的定制推送、档案利用培训等，增强档案服务的针对性和有效性；第四，高职院校需加强档案利用的宣传和教育。高职院校应通过多种渠道和方式，加大对档案资源和档案服务的宣传力度，提升全校师生对档案利用价值的认识。可以通过举办档案知识讲座、编制档案利用手册和发布档案服务指南等形式开展。同时，学校还应将档案利用培训纳入师生的日常教育，增强他们的档案意识和利用能力。

4.促进档案管理专业发展

促进档案管理专业发展对于提高高等职业院校档案管理的整体水平至关重要。

首先，高职院校需加强档案管理教育和培训。高职院校应将档案管理作为一项专业技能，纳入师资培训和学生教育体系。通过设立档案管理相关的课程、工作坊和讲座，教授最新的档案管理理论、技术和方法，增强师生对档案管理重要性的认识，提高师生利用档案的能力。

其次，高职院校应鼓励和支持档案管理领域的科研活动，促进档案管理理论创新和实践探索。包括设立档案管理研究项目、成立档案管理研究中心、出版档案管理专业书籍和期刊等。通过科研活动，不仅可以提升档案管理专业知识的深度和广度，还能解决高职院校档案管理实际工作中遇到的问题，推动档案管理实践的优化和创新。

随着信息技术的快速发展，数字化、网络化和智能化已经成为档案管理发展的新方向。高职院校应积极探索利用云计算、大数据和人工智能等先进技术改善档案管理工作，提高档案管理的效率和质量。同时，关注信息技术发展趋势，不断更新档案管理技术和工具，为档案管理专业发展注入新的动力。

五、结语

在高等职业院校档案管理领域，面对日益增长的信息化需求和管理挑战，实现档案管理的现代化不仅是提升教育质量和管理效率的关键，还是促进学校可持续发展的重要支撑。通过加强档案管理体系建设、推进档案信息化进程、提高档案利用效率以及促进档案管理专业发展，可以有效解决现有问题，提高档案的服务能力和价值。

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作者单位：延安职业技术学院