从档案文化建设目的出发对档案编研工作新要求的探索

摘 要：国家档案局于2016年启动《抗日战争档案汇编》编纂工程，组织各级综合档案馆全面开展馆藏抗战档案的梳理、鉴定和汇编工作。目前，累计影印出版图书达70余种460余册。随着建设文化强国战略的推进，档案文化建设应准确理解和响应这一战略对档案工作提出的新要求。档案部门需要将自身工作置于国家整体文化事业发展框架中，强化档案资源对民族文化和地方文化挖掘、保护、传承的作用，积极参与构建文化自信和提升国家文化软实力。文章从档案编研角度出发，强调编研材料质量的重要性，剖析人工智能对提升编研成果质量的可行性。力求将历史记忆生动再现，丰富文化内涵，增强文化的厚度与深度，更有助于公众全面、深入地了解历史，增强文化认同感和归属感。

关键词：档案编研；大事记

中图分类号：G272 文献标识码：A

根据2024年3月1日起施行的《中华人民共和国档案法实施条例》第七条：县级以上人民政府及其有关部门，应当加强档案宣传教育工作，普及档案知识，传播档案文化，增强全社会档案意识。档案编研成果成为传播档案文化途径之一。只有每一个档案人从自身出发，交出每一份合格的编研成果，才能给档案编研的整体水平提供坚实的基础和有力的支持，最终共同推动档案文化建设迈向更高层次。

一、档案编研的重要性

1.历史传承与文化塑造

首先，大事记记录了单位自成立以来的重大事件、重要决策、关键节点等，这些内容构成了单位的历史脉络，有助于员工理解并认同单位的价值观、使命和愿景，增强归属感和凝聚力。通过回顾过去的重大成就和挫折，可以提炼出独特的组织精神和企业文化，为当前及未来的发展提供精神动力和方向指引。其次，组织沿革详述了单位的结构变迁、职能调整、部门增设或合并、领导更迭等过程，揭示了单位适应内外环境变化、优化资源配置、提升效能的战略选择。对于新入职员工了解单位的组织架构、职能分工、权责关系等有直接帮助，也有助于全体员工理解单位的成长逻辑和变革路径，培养顺应变革、积极进取的工作态度。最后，年鉴以编年体的形式逐年记载单位的重大事件、重要决策、项目进展、荣誉成就等，形成了一部翔实的单位史，不仅为后来者提供了解单位过去、理解现况的窗口，还帮助构建并传承独特的组织文化，增强员工对单位历史的认同感和归属感。通过阅读年鉴，新入职员工能够快速融入企业文化，老员工则能在回顾中汲取经验教训，共同塑造和维护单位的集体记忆。

2.战略规划与决策支持

（1）大事记中的历史数据和事件分析，可以为单位制定未来战略提供历史参照。通过反思历次重大决策的成功与失败案例，可以提炼出有效的决策模式和风险防控机制，避免重蹈覆辙，提高战略规划的科学性和前瞻性。

（2）组织沿革则揭示了单位在不同发展阶段的组织形态与运行效率的关系，为当前的组织结构调整、流程优化、人力资源配置等管理决策提供依据。通过比较不同组织形态下的业务表现，可以评估现有组织结构的优劣，实施必要的改革，以适应市场变化和业务发展需求。

（3）年鉴汇总了大量关于生产经营、财务状况、市场动态、人力资源等方面的定量与定性数据，为管理层制定战略规划、开展年度评估、预测发展趋势提供了权威、系统的历史数据支撑。通过对历年年鉴的对比分析，领导者可以清晰地看到单位各项指标的变化趋势，从而做出更科学、更具前瞻性的决策。

3.对外沟通与形象塑造

首先，大事记是向外界展示单位发展历程、核心竞争力、社会责任履行等情况的重要载体，有助于提高单位的社会知名度和公信力。通过分享重大成果、创新举措、公益行动等内容，可以塑造积极正面的公众形象，吸引潜在客户、合作伙伴、投资者等利益相关者的关注和支持。其次，组织沿革则展现了单位的专业化、规范化、现代化进程，对于树立专业、高效、透明的组织形象具有积极作用。清晰的组织架构图、明确的职能分工、有序的领导更迭等信息，能够增强外界对单位管理水平和持续发展能力的信任，有利于在商务合作、政策争取、人才引进等方面赢得优势。总之，大事记与组织沿革对单位的影响深远而广泛，不仅是单位历史记忆的载体，还是驱动单位文化传承、战略规划、管理决策和对外沟通的重要工具。最后，年鉴对外发布是单位向社会展示其年度工作业绩、业务水平、社会责任履行情况的重要窗口。通过精心编纂的年鉴，单位可以系统、全面地呈现其在业务创新、服务质量、公益事业等方面的亮点，塑造积极、专业的公众形象，提升单位在行业内外的知名度和声誉。因此，建立和完善大事记与组织沿革，定期更新相关内容，并将其融入单位的各项工作中，对于提高单位的核心竞争力和长期发展能力具有重要意义。

二、编研材料编研现状

笔者从接手的48家机关事业单位到期档案进馆情况为总结对象，从历史编研材料需要进馆补编、有编研材料两种情况出发，阐述大事记的编研现状。编研材料在进馆时出现以下几点问题。

1.编研材料缺失，需要在进馆时开展交作业式补编

此补编为从无到有，产生的编研材料质量不尽如人意，产生的影响因素有以下几点：

（1）历史完整性受损。补编工作可能会因为资料不全、记忆偏差、主观解读等原因，导致对原有事件的描述出现失真，甚至可能与原大事记中的记载产生冲突，影响历史记录的连贯性和一致性，进而损害其完整性。

（2）权威性质疑。补编工作往往由后人或非原始编撰者完成，其对历史事件的认知和评价可能与原编者存在差异。这种差异可能导致读者对大事记的权威性产生怀疑，特别是当补编内容涉及重大历史事件或争议性问题时，可能引发公众对记载真实性的讨论甚至争议。

（3）时效性滞后。补编工作往往在事件发生一段时间后开展，尤其是在需要深入调查、考证或等待相关档案解密的情况下，可能导致补编信息的时效性滞后，无法及时反映最新情况或进展，影响其作为即时参考的价值。

（4）资源浪费。频繁的补编工作需要投入大量的人力、物力和时间成本，包括史料收集、整理、审核、出版等环节。如果补编的内容价值不高，或者补编过程缺乏科学规划和高效管理，可能会造成资源的浪费。

（5）依赖性增强。过度依赖补编来完善大事记，可能会弱化前期编撰工作的严谨性和预见性，使人产生“反正可以事后补”的心态，不利于提升编撰工作的质量和效率。因此，补编大事记虽有必要，但应遵循严谨的学术规范，确保补编内容的真实性、准确性和完整性，并做好版本管理和更新提示，以最大限度地减少上述弊端。此外，应加强前期编撰工作的规划和执行，提高原始大事记的质量，减少不必要的补编需求。

2.有可移交的编研材料，但质量不尽如人意，无法全面体现单位的具体社会活动

（1）信息筛选标准的局限性。大事记通常关注的是对单位具有重大影响或标志性意义的事件，可能忽视那些虽未达到“大事”标准，但对单位整体运营、文化塑造、内部管理等方面具有重要影响的日常事件或细微变化。这种筛选标准的局限性可能导致大事记内容在反映单位全貌时存在盲点。

（2）资料收集的不完整性。编研工作受限于可获取历史资料的完整性和准确性。一方面，是因为历史档案可能遗失、损毁或者由于记录不详、口径不一，导致某些重要事件未能被准确记录或遗漏。此外，非正式、口头传承的信息，如内部共识、员工感受、非正式交流等，往往难以系统收集，也可能影响大事记对单位全貌的展现；另一方面，还有部分单位对本年度产生的档案没有做到应归尽归。

（3）视角单一或偏颇。大事记编研者的立场、观点和认知框架会影响其对事件重要性的判断和记录方式。若过于侧重领导层决策、对外形象展示等角度，可能会忽视基层员工的工作生活、内部管理改革、客户反馈等多元视角，导致大事记内容不够全面。

（4）动态变化与长期效应的忽视。一些短期看似影响有限的事件，可能随着时间的推移，其长远影响逐渐显现，成为影响单位发展的重要转折点。如果大事记仅关注即时显著的事件，而忽视这些潜在的长期影响因素，将无法全面反映单位的发展全貌。

（5）敏感信息的回避。出于隐私保护、商业秘密、法律法规等因素考虑，某些涉及人事变动、财务状况、争议纠纷等敏感信息可能被刻意回避或模糊处理，这无疑会影响大事记对单位实际情况的如实呈现。

（6）非线性、复杂性问题的简化处理。单位的发展往往是多因素交织、非线性演进的过程，包含诸多复杂的社会、经济、文化等背景因素。大事记在编研过程中可能为了叙述的清晰性和简洁性，对这些复杂关系简化处理，从而无法深入揭示各种因素如何交织影响单位发展的全貌。

3.编研的事实依据不足

大事记的传统定义和常见实践通常将其界定为以文字为主要载体的编年体史实记录，重点在以简洁明了的文字描述来记载重要事件的核心信息，如时间、地点、参与者、事件经过及其影响等。但是，随着信息技术的发展，特别是数字化和多媒体技术的应用，现代编纂实践中，大事记与照片并非完全割裂。照片和其他视觉资料越来越多地以附件、超链接、二维码等形式与文字记录相结合，或者单独编入附录、图册等配套资料中，供读者查阅。这种方式既保留了大事记文字编年体的核心特性，又充分利用了图像资料的优势，增强了历史记录的丰富性和直观性。所以，在现代编纂实践中，将照片通过与文字记录相结合或作为补充资料的方式，能使大事记更好地服务于历史记录和传播的目的。

4.编研后也并未对大众开放

档案开放的原则和程序主要受《中华人民共和国档案法》及相关实施办法、地方档案管理条例等法律法规的制约。《实施条例》第三十七条明确国家档案馆应当根据工作需要和社会需求，开展馆藏档案的开发利用和公布，促进档案文献出版物、档案文化创意产品等的提供和传播。大事记的开放具有以下诸多好处：

（1）增进历史认知与教育。大事记记录了一个国家、地区、组织或领域的重要事件和发展历程，开放的大事记能使公众更全面、深入地了解历史脉络，增进对过去事件的理解和记忆，对于历史教育、公民教育以及提升公众的历史文化素养具有重要意义。

（2）促进学术研究与交流。对于学者和研究人员来说，开放的大事记是极为宝贵的研究资料。它们提供了一手、系统的时间序列数据，有助于学者展开历史趋势分析、事件关联性研究、模式识别等工作。开放的大事记还方便了学术界的信息共享和交流，推动历史学、社会学、政治学等相关学科的发展。

（3）提升决策透明度与公信力。政府、企事业单位等公开其大事记，能够展现其重要决策、行动及影响的全过程，增强决策过程的透明度。这种透明度有助于公众理解政策制定的背景、依据和目标，增进公众对决策者的信任，也有利于社会各界对相关政策的有效监督和合理评价。

（4）激发公众参与和认同感。对于涉及社区、企业等公众密切相关的事务，开放大事记能让公众看到自身与集体发展历程的关联，增强归属感和认同感。同时，开放的大事记也可能激发公众的兴趣，促使他们参与相关的历史研究、纪念活动甚至决策过程中来，进一步提升社会的凝聚力。

三、产生室存编研材料问题的原因分析

1.人员问题

根据目前的机构设置发现，档案员均为兼职状态。兼职档案员或兼职档案工作的弊端可以从以下方面分析。首先，专业素养不足。兼职档案人员通常在其他岗位担任主要职责，仅在业余时间或特定需求时兼顾档案工作。在这种情况下，他们可能缺乏系统性的档案专业知识培训和持续的专业发展；其次，工作效率与质量不佳。由于兼职性质，档案工作可能并非他们的首要任务，时间和精力分配上会影响档案收集质量和准确性；再次，连续性和稳定性差。兼职档案员可能因主职工作调整、个人原因等因素频繁变动，导致档案管理工作缺乏连续性和稳定性。档案工作的长期性、积累性特点要求有专人持续负责，频繁更换工作人员不利于档案体系的完整构建和有效管理；最后，责任归属与监管难题。为了确保档案工作的高效、规范和可持续开展，建议采取措施加强专职档案队伍建设或对兼职档案员开展专业化培训、明确权责划分、强化监管，并提供必要的支持。

2.考量机制的欠缺

从每年的档案年检工作来看，对编研材料的工作有一定的要求，但对编研材料的深度和广度要求不高。虽然也会组织开展一些档案编研成果征集评审活动，但无法确保每年室存新增编研材料的质量。笔者查阅某期刊网站发现，对大事记收录内容新思考、大事记本体类文件以及大事记编辑新技术的论文占90%以上，很少涉及对大事记质量实施有效性考核和监管的论文。虽然做到监管这一步确实有些难度，但是只有制定相关的衡量标准和考核体系，才能更好地把握大事记的写法，以提升整体质量。

四、新技术介入编研的探索

新技术在编研领域的介入带来了革命性的变化，如从获取用户录入的编研主题和编研条件，根据所述编研主题和编研条件筛选对应的档案，获得档案筛选结果。将所述档案筛选结果汇总生成编研结果，极大地提高了效率，创新了编研手段，并拓宽了文献资源的挖掘深度与广度。新技术得以介入的前提条件有：

一是数字化技术。文献资料通过扫描、OCR识别等技术实现数字化转化，便于存储、检索和传播，形成了大规模的电子图书馆、数据库和文献资源共享平台。

二是大数据分析。借助大数据技术和算法，可以对海量的文献数据快速筛选、关联分析、趋势预测，发现传统编研方法难以察觉的模式和规律。

三是人工智能（AI）辅助。AI技术在编研中可用于自动标引、分类、摘要生成、全文检索、实体关系抽取以及智能问答等环节，减轻人工负担并提高编研质量。

所以，新技术正在推动编研工作步入一个全新的阶段，不仅提升了文献编纂与研究的工作效能，还为学术界提供了更多创新的可能性和方向。

参考文献：

[1]吴茂昌，陈玉婷，张 军，等.一种档案智能化辅助编研方法，系统及相关设备.CN202211533637.8[P].2024-04-13.

作者单位：杭州越中档案信息技术有限公司