高校人事档案数智化评价目标体系的构建

摘 要：文章结合高校人事档案的纸质阶段、数字化档案阶段和数智化档案阶段的不同特点，通过设置评价的一级指标、二级指标、主要参数及得分，构建高校人事档案数智化评价目标体系，促进人事档案智慧管理得到升级和优化。

关键词：高校人事档案；数智化评价目标体系；构建

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

纸质人事档案、数字化人事档案和数智化人事档案是人事档案管理的三个不同阶段。人事档案数字化和数智化工作的开展是以纸质人事档案的规范整理为前提，人事档案数字化是人事档案数智化的最直观呈现，而人事档案的数智化建设又进一步促进了人事档案的规范收集、整理。人事档案的这三个阶段紧密相连、相互影响、相互促进。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，到2025年，“档案工作基本实现数字转型”。人事档案数字化已经成为时代主流。那么，如何评价人事档案的数智化工作，建立规范、科学的人事档案管理体系，被时代赋予了新的意义。

根据人事档案管理不同阶段的特点以及信息时代的要求，在构建高校人事档案数智化评价目标体系时，可以设置一级指标、二级指标。在两级指标中，每个层级均设有评价的主要参数以及每个参数对应的分值。评价者根据高校人事档案建设情况，逐一打分，最终计算出总分，即为高校人事档案数智化评价的总分值。

一、纸质档案

一级指标中的纸质档案，主要从四个方面开展评估：档案收集、档案整理、档案利用和开发、档案安全。

1.人事档案收集

在纸质档案管理中，针对档案收集环节，开展评价时要重点查看高校的人事档案制度建设。只有在规范的人事档案管理制度的引导和约束下，人事档案材料的完整收集才能成为可能。通过查看高校组织收集人事档案材料的程序和结果，可以判断该校人事档案材料收集的效果。例如，是否每年发布人事档案材料收集通知，材料的收集是否有序、规范等。

由于人事档案材料形成的时间不同，无法像其他材料一样固定在某个时间开展收集工作。因此，高校人事档案管理部门应每年发布人事档案材料收集通知，提醒相关人事档案材料形成部门按要求及时将人事档案材料移交人事档案室，并按规定办理人事档案移交手续，保证后续人事档案利用工作的顺利开展。通过人事档案制度和组织收集两个参数的设置，使人事档案前端基础工作得到根本性的保障。

2.档案整理

在纸质档案管理的二级指标中，档案整理工作分值设置是最高的，它是纸质档案管理的关键环节。档案整理工作主要参数包含分类准确、目录录入系统、装订规范、入库程序规范、便于查找五个方面。纸质档案的整理是档案工作量最大的环节，也是非常考验人事档案工作者业务素质和能力的部分。人事档案整理工作需要档案工作者具备耐心、细心、责任心和恒心，特别是随着各高校教师队伍不断壮大，人事档案卷数逐年增加，在人事档案工作岗位数不变的情况下，人事档案工作者的工作量翻倍增长。因此，做好档案整理评价工作，不仅能提升人事档案整理的质量，还能在一定程度上发现其他方面存在的问题，如工作量和人员配备问题、系统管理等问题，并促生新的解决方案。

3.档案利用和开发

档案利用和开发是人事档案数智化建设的具体呈现内容之一，能直接反映高校人事档案管理水平。因此，人事档案利用程序的规范性和人事档案信息开发的成效是档案利用和开发评价的主要参数。结合2018年11月施行的《干部人事档案工作条例》的相关要求，从人事档案查借阅流程、规定、登记、场所等评价日常人事档案利用工作，从人事档案资源开发的项目、类型、存储设备、保密措施、利用记录等方面评价档案开发的情况。

4.档案安全

人事档案信息安全是开展一切人事档案活动的前提，是人事档案工作的生命线，是档案管理不可逾越的底线。任何人事档案工作的开展必须保障档案安全。人事档案安全评价主要从三个方面开展：一是档案库房“十防”设施完善，二是定期开展档案安全风险排查，三是档案安全风险管控措施到位。库房“十防”主要查看硬件配备，如库房位置、温湿度计、空调、档案柜、防盗门、遮阳窗帘和防霉驱虫剂投放等。档案安全风险排查可以结合每月、每季度、每学期、每年档案安全风险排查表、排查内容以及后续风险跟进内容等展开评价。根据人事档案安全风险排查内容，有效管控重要风险防控点、一般风险防控点，并做好记录备查，这是人事档案安全风险管控措施的主要评价内容。

二、数字化人事档案

一级指标中的数字化人事档案，主要从两个方面实行评估：一是档案数字化情况，二是人事档案信息存储、安全。

1.人事档案数字化情况

人事档案数字化建设是人事档案数智化管理的展现形式之一。该部分数智化评价主要从四个方面开展。第一，看人事档案数字化组织工作的开展是否符合相关文件规定，档案数字化工作开展的各项设施配备是否齐全，档案数字化制度是否完善。若采用人事档案数字化外包形式则要审核外包的程序是否合理、合规，保密措施是否到位，监控设备是否配备等；第二，查看人事档案扫描的质量，是否纠偏档案的图像、裁边以及去污等处理，扫描的清晰度、扫描的图片大小是否符合规定等；第三，查看档案数据库建立情况，如查看人事档案数据库怎么建、信息如何采、方式如何录、内容如何设等；第四，查看档案数据的挂接情况。通过数据挂接，可以帮助高校集中整合和提炼分散在不同电脑中的数据源，从而使档案信息数据的利用性、可用性和实用性得到进一步提升，充分体现人事档案信息的价值。

2.人事档案信息存储、安全

人事档案信息的安全存储成为档案工作者重要的工作课题和工作使命。

人事档案信息存储和安全主要从三个方面评价。首先，查看存储载体是否符合标准、规定，有无病毒，有没有做好定期维护工作和相关登记。其次，查看是否定期备份人事档案信息，并结合实际工作情况，是否做好重要人事档案信息异区域备份存储工作，备份存储地点是否符合人事档案保密相关规定。最后，查看人事档案信息风险排查情况。从人事档案数字化扫描、档案数据库、档案的信息挂接、信息备份和存储等方面一一核检，评估风险排查的成效，以保障人事档案数据的安全，使人事档案数智化管理在安全的轨道上运行。

三、数智化档案

一级指标中的数智化档案，主要从三个方面开展评估：一是档案信息资源深度开发，二是档案信息智慧呈现平台，三是档案数智化优化。

1.档案信息资源深度开发

第一，应是建立在用户需求基础上的信息开发。设置用户需求反馈通道，搭建人事档案数智化与人事档案利用者之间沟通、反馈的桥梁，了解人事档案利用者对人事档案工作的期许，有效深度地开发档案信息；第二，检查人事档案信息资源的深度整合、开发情况。结合最新的人事档案发展趋势以及前沿知识，研究人事档案数智化的目标、方向、方式和人员配备等，深度挖掘、整合人事档案信息资源，从而开发一套适用于高校的人事档案信息资源库，以便于解决各类疑难问题。例如，根据专业，可以开发《**专业人才梯队建设情况表》；根据岗位性质，可以开发《管理人员岗位晋升路线图》《非教师系列专业技术人员职称发展路径》等。通过评价档案信息资源开发的情况，可以有效推动人事档案数智化的规范化、目标化，使开发工作成为人事档案日常工作之一，并内嵌到人事档案利用工作日常，形成一套行之有效的考评内容，全面盘活人事档案信息资源。

2.人事档案信息智慧呈现平台

第一，检查高校主动推送档案信息情况。档案信息的主动推送是智慧化管理的组成部分。人事档案管理工作是幕后工作，人们在需要查档时才关注人事档案信息。近十年来，人事档案工作迈上新台阶，人事档案管理也从被动服务向主动服务迈进。在数智化评价中，既然是“数字”与“智慧”的结合，智慧管理必然有人事档案利用者的参与和共建，而档案某信公众号、高校内部交流平台等就是很好的沟通路径。高校人事档案主管部门通过主动推送档案管理相关知识和内容，畅通二者信息互动通道，营造全员共监督、共维护人事档案工作的氛围和环境。

第二，构建高校人事档案信息共建共享平台。人事档案管理部门可以自建信息管理平台，也可以充分利用目前高校通用的各项数据管理平台。例如，目前全国通用的“全国教师管理信息系统”，其基本信息涵盖了教师的身份证号、参加工作时间、政治面貌、学历学位、岗位类别、岗位等级等内容，而这些内容可以从教师人事档案专项审核表里提取相关信息，并能保证教师信息的真实有效。除了基本信息外，系统还设置了学习经历、岗位聘任、专业技术职务聘任、教师资格、教育教学、教学科研成果及获奖、入选人才项目、国内培训、海外研修（访学）、技能及证书等内容，教师在系统中提交佐证材料，高校人事档案管理部门也可以从系统中及时掌握教师的各项成长记录，并及时通知教师本人移交相关材料存入个人人事档案，充实和完善档案内容。通过类似全国教师管理信息系统的平台，教职工、高校人事档案管理部门共建共享信息，有利于开展人事档案内容建设，并随着信息的完善也将促使人事档案信息的深度开发。

第三，实现异地查档。高校实行异地查档的情况较少，主要出现在部分高校校区之间。学校根据实际情况，可以向符合数字化档案管理要求，并具有相关资质的企业采购数字化人事档案管理系统，并通过相关设置实现异地查档申请及出具人事档案证明，缩短办事流程和办理时间，体现智慧查档。将异地查档列入高校人事档案数智化评价内容，能够切实提升人事档案的利用成效和利用满意度，营造人事档案利用者满意、管理者省时高效的双赢局面。

3.档案数智化优化

档案数智化优化主要包含两个方面的内容，一是档案的年度多元评价，二是对档案数智化实行闭环管理，解决存在的问题，不断优化、升级档案数智化建设。

“多元评价”主要是指从人事档案的评价主体、评价内容、评价方式等方面开展评价工作。评价的主体不应局限于管理者、教职工，还可以扩大到别的人事档案利用单位，在人事档案利用结束后，需要填写利用成效。评价的内容包含人事档案利用、接收、转递、保管、开发、数智化建设及宣传等方面。评价的方式分两种：一是人事档案工作者的年度自我评价。在评价中进一步梳理人事档案管理工作中存在的问题和需改进的地方；二是他人对人事档案工作的评价。他们是最直接感受人事档案服务效果的群体，他人的评价更有利于人事档案智慧服务的提升和转型。

对人事档案数智化实行闭环管理，主要通过三方面开展检查：人事档案数智化目标的设置、人事档案数智化呈现的效果、对人事档案数智化工作存在的问题实行纠偏并不断提升工作成效。根据人事数字档案管理系统相关数据，分析查借阅人事档案、接收和转递人事档案、资源开发等存在的问题，不断反馈、分析、解决、再反馈、再分析和再解决……通过闭环管理，不断优化、升级人事档案数智化建设，提升档案利用者的满意度，提高档案管理者数智化管理的业务水平和能力，让人事档案数智化评价工作达到期待的成效。

通过打分纸质档案、数字化档案和数智化档案的三个指标情况，得出总分值。高校人事档案数智化评价目标体系满分为100分。将高校人事档案数智化评价分为四个等级，总分值85分（含）以上的为A级，70分至84分为B级，60分至69分为C级，60分以下则为D级。通过等级评价，使高校清晰地认知人事档案数智化管理工作，充分了解工作中存在的不足。通过以评促建，督促高校查漏补缺，实现数字化人事档案转型、资源重构，提质增效，不断优化人事档案智慧管理，围绕“智慧人事档案”规划新时代的人事档案管理新进程。

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作者单位：广西交通职业技术学院