基层单位财务制度管理信息系统设计与实现
2024-09-13黄志刚谢政吴兆安曾越楠
摘要:使用ASP、JavaScript、HTML等网络开发工具,开发一套用于基层财务制度管理的信息系统,帮助基层单位财务人员快速便捷地查询各类财经法律法规,以及本部门财务管理制度,较大程度减轻财务人员工作量,提高工作效率,提高基层单位财务管理信息化水平。
关键词:财务制度;管理系统;设计;实现
中图分类号:TP311 文献标识码:A
文章编号:1009-3044(2024)22-0095-03
开放科学(资源服务)标识码(OSID)
1 开发背景和意义
在基层单位财务工作中,须查询、使用的财务制度涉及工作中的方方面面,数量多、规定细,且时常需要修订。财务管理和会计实务中,众多与工作有关的财务制度散见于各种法律法规、部门规章和文件之中,要准确地记住并熟练运用各种财务制度不是一件容易的事。通过工作调研,了解基层财务工作的现状:财务岗位人员调整频繁,许多财务人员非财经类专业毕业,大多兼职,财务工作和业务学习时间有限。在这种现状之下,基层财务人员对财务制度的正确掌握和熟练应用存在较大困难,而这种现状又是短期内难以改变的[1]。为了帮助财务人员熟练掌握和应用各项财务制度,我们需要将工作中经常用到的各项财务制度、会计处理答疑、会计实务技巧等进行汇编。以往常常是采取编制制度汇编的方式将各类文件、规范资料汇总编制成纸质书册,但这种方式存在许多缺点:一是使用不便,使用的时候人工查找起来费时费力;二是更新慢,财务制度时常需要增补、作废,或是修订,如果采用纸质汇编,无法做到及时增补、作废和修订;三是成本高,纸质汇编印刷成本较高,且只能提供少数人共同使用,如果使用的人较多则需要投入更大的印刷成本[2]。
随着信息技术普及,我们可以依托互联网技术,通过WEB平台和Android App,将财务制度汇编以WEB和App方式提供给财务人员学习和使用,以进一步提高财务人员的业务水平;也可提供给其他人员使用,以了解和掌握相关财务规定[3]。WEB和App平台相较于传统的纸质或PDF类文档汇编,具有使用、更新快捷的优势,手机和计算机上随用随查,后台服务器上制度的更新立即能在使用端得以体现。
2 系统分析
2.1 建设内容分析
依据系统功能需求分析,本系统从财务管理的角度考虑,信息化的制度管理系统具备如下内容[4]:
1) 财务制度入库:收集和整理财务制度、会计处理答疑、会计实务技巧等资料,按统一的格式导入ACCESS数据库。数据库表中每一条制度记录应具有字段:编号、文件标题、发文文号、发文单位、发文日期、文件类别、文件级别、是否有效等。同时,考虑到各类各层级财务制度的大小不一,过大的文件上传将占用较大的服务器空间,且上传下载速度也将受到较大影响,因此人为限定上传的单个文件不能超过5M。如遇到较大文件,需要预先将文件压缩或分拆至5M以下。
2) WEB平台研发:编写财务制度查询动态响应网站,架设于MS IIS,将财务制度以MDB数据库形式存储于网站后台服务器,为使用人员提供查询、学习服务。使用者可以依据文件标题、发文文号、发文单位进行单一查询,也可以使用文件标题、发文文号、发文单位、发文日期、文件类别、文件级别、是否有效等字段组合进行组合查询,并支持模糊查询。WEB平台具备对制度数据库内容进行增加、删除、修改等操作的功能。
3) App研发:设计开发基于Android系统的财务制度查询App,具备对制度数据库进行管理的功能。App可以分别使用在线查询和本地查询模式:在线查询模式在Android设备联网的情况下使用,查询服务器的最新数据;本地查询模式下,将制度下载至Android设备本地,在不联网的情况下查询本地数据。两种查询模式下均能使用目录查询和关键字模糊查询。
2.2 模块功能分析
本项目主要分为系统管理、通知管理、用户管理、文件管理、文件查询等模块(可依据需要增加模块)。其中:
1) 系统管理:向系统管理员提供平台维护功能,收集系统、数据库、后台、备份、函数库、上传目录等分别占用的空间并向管理员展示;提供数据备份功能,及时备份后台数据库;提供数据恢复,遇数据库出现问题不能访问或数据遗失时,可迅速将备份的数据恢复至当前系统;提供系统配置功能,使管理员可以对系统的名称、数据库目录、数据类型、文件上传目录等重要信息进行配置。
2) 通知管理:向系统使用者发布系统公告,管理员可以使用该功能将有关信息向系统用户进行展示,通知信息设立生效、失效开关,使管理员可以控制通知的展示和隐藏。
3) 用户管理:为系统管理员、用户分配相应的权限。在此模块中,管理员可以管理所有用户的登录名、密码、所属单位、联系电话等信息,并为用户分配相应的权限,使其能访问和使用相应的模块。该模块具有增加用户、删除用户、修改用户信息等功能。
4) 文件管理:管理员通过该模块实现制度文件基本信息录入、制度文件上传、制度文件信息修改、删除等功能。基本信息录入时,应先提交文件标题、发文文号、发文日期、发文单位、文件类别、文件级别、是否有效和备注等字段信息,数据库新增一条记录后,再向管理员提供制度文件正文及附件上传的功能。
5) 文件查询:所有用户在该模块下可以使用按文件标题、发文文号、发文单位进行单一查询,也可以使用文件标题、发文文号、发文单位、发文日期、文件类别、文件级别、是否有效等字段进行组合查询,同时支持模糊查询。查询到目标记录后,普通用户可以查看该记录的检索信息,可以下载该记录对应的财务制度文件正文和附件到本地计算机;管理员还可以直接对目标记录信息进行修改、删除等操作。
2.3 技术方法路线
2.3.1 技术方法
WEB平台采用B/S模式开发,即浏览器/服务器模式。
服务器:在Windows和IIS环境下,利用HTML、CSS、JavaScript等技术设计、制作网页页面,使用asp技术实现动态数据交互,以Dream weaver软件作为前台开发工具,以SQL/Access作为后台数据库管理工具。
2.3.2 技术路线
1) WEB平台研发:采用浏览器/服务器(B/S) 网络技术模式,利用ASP技术设计动态响应界面,结合后台Access数据库,以MS IIS作为WEB服务器,客户端通过浏览器进行访问和查询,支持目录查询和关键字模糊查询。
2) Android App研发:以Android Studio为开发平台,采用C/S结构,前台采用JAVA开发客户端,后台采用J2EE结构。通过App进行访问和查询,支持在线查询和本地查询模式,支持目录查询和关键字模糊查询。
3 系统设计
根据前面对建设内容和模块功能分析,系统服务器端功能模块图如下:
4 系统实现
4.1 建立数据库
使用Office Access数据库软件,建立系统数据库。数据库中建立用户信息表、通知信息表、制度信息表等主体表格。用户信息表设置登录名、密码、所属单位、联系电话、权限等字段,新增一条管理员和一条访客信息,为管理员配置最全权限,为访客配置最简的查询权限;通知信息表设置ID、通知标题、通知内容、发布时间、是否生效等字段;制度信息表设置ID、文件标题、发文单位、发文文号、发文日期、文件类型、文件级别、是否有效等字段,ID自动编号。
4.2 制作系统首页
使用Dream Weaver网站开发工具建立系统首页,设置用户名、密码两个输入框,接收用户登录时录入的用户名和密码。接收到用户名和密码后,与后台数据库存储用户信息的表格对照检查,判断用户名、密码是否一致,如一致则检索用户属性,如为普通用户则打开查询页面供用户查询使用,如为管理员则显示系统设置页面。
4.3 系统设置页面
为管理员提供空间占用、数据备份、数据恢复、系统配置等功能,可配置系统描述信息、制度文件上传目录等信息。数据备份和数据恢复功能使用FSO组件操作数据备份文件。
4.4 通知管理页面
该页面向管理员提供增删改通知信息的功能,使系统实现向登录用户告知相关信息的功能。通知信息存储于数据库的通知信息表格中,多项通知对应多条记录,记录存储通知的编号、标题、内容、发布时间等信息。
4.5 用户管理页面
用户管理页面仅在管理员和普通用户登录时显示,访客登录时不显示用户管理页面。管理员和普通用户可以查询用户资料、权限、登录时间等信息,其中管理员可以对所有用户信息、权限进行管理,可以增加用户、修改用户信息、配置用户权限。管理员和普通用户可以修改自己的登录密码,密码采用加密技术加密。
4.6 文件管理页面
该页面仅向管理员开放。管理员在该页面中可以增添记录信息,将相关的财务制度信息录入信息系统,并提供上传制度文件正文和附件的功能。
4.7 查询页面
使用i Frame标签定义框架,将页面分割成3个区域,上部为导航区域,左侧为查询功能菜单和系统通知栏,右侧为查询页面主体部分。
查询页面主体部分列表显示系统数据库中收录的财务制度相关信息,字段设置有ID号、文件标题、发文单位、发文文号、发文日期、文件类别、是否有效等,并设置修改、删除和查看操作按钮,其中修改、删除按钮仅在管理员登录时显示,以防止普通用户删除记录信息。
4.7.1 查询方式
系统提供三种单项查询和一种组合查询方式。单项查询方式分别为依据用户提交的文件标题、发文文号、发文单位来查询数据库中的记录信息,组合查询方式则允许用户使用文件标题、发文文号、发文单位、发文日期、文件类别、文件级别、是否有效等字段组合进行查询,便于用户更精准地定位至目标信息。
4.7.2 删改功能
在查询页面中为管理员提供了修改和删除记录信息的功能,删除和修改按钮在普通用户登录时不显示,仅在管理员登录时显示。管理员可以使用删改功能对查询到的记录信息进行修改和删除。
5 总结
基于B/S模式的财务管理制度应用信息系统,收录了各层级各类别的财经法规、文件等各类文档,实现了财务制度在计算机上随用随查和及时更新,满足了基层单位财务、审计等工作需求,提高了财务、审计工作效率,进一步提高了基层单位财务信息化水平。
参考文献:
[1] 张佩霞.信息技术在财务管理信息化的应用[J].财会学习,2016(11):50-50,52.
[2] 李秀兰.论信息技术在财务管理中的应用[J].现代交际,2015(1):44-44,43.
[3] 陈兆飞.现代信息技术在中小企业财务管理中的应用[J].财经界,2014(36):148-148,159.
[4] 张怡.安徽省气象局财务精细化管理研究[D].合肥:安徽大学,2014.
【通联编辑:梁书】