“四维体系”构建高校办公室印章管理新模式

摘 要：高校办公室作为高校行政管理的枢纽，对于确保学校各项工作顺利开展具有极其重要的作用。印章管理被视为学校行政权力行使的最终屏障，被视为学校管理服务的重要一环。印章管理工作不仅关乎高校对内行政和对外合作的质量和效率，同时它也直接影响高校的自身发展利益。因此，如何有效强化印章管理，成为高校行政管理人员持续关注和深入思考的问题。

关键词：高校办公室；印章管理；规范性

中图分类号：C939 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2024）14-0154-04

高校印章是学校行使权利、履行义务、承担责任的法律凭证。无论是签订合同、发布行政文件，还是进行学术认证，都需要加盖学校印章，以确保相关文件的正式性和法律效力。而印章的规范管理需要良好的机关作风作为基础，高校应当通过加强作风建设，不断提升印章管理水平，为师生提供更加优质、高效的服务，维护高校的正常运行和合法权益。

一、高校印章规范管理的必要性

（一）法律效力

高校机关作风强调的是规范、高效的服务和管理。印章作为高校正式文件和决策的法律凭证，其管理必须遵循严格的规范的流程。高校机关作风要求工作人员在工作中要严谨细致，印章管理同样需要这种严谨性。印章的每一次使用都应经过严格的审核和批准，防止滥用印章或因管理不善导致的法律风险。良好的机关作风能够促进印章管理的规范化，确保印章的每一次使用都符合学校规章制度，都有利于维护高校的合法权益。不规范的印章使用可能导致合同无效，以至于可能损害学校的声誉，甚至受到法律责任追究。同时，在法律诉讼或其他法律事务中，高校印章用于证明文件的正式性和学校的立场，具有重要的证据价值。通过严格的印章管理，可以有效预防和控制不必要的风险，如防止未经授权的使用、伪造或篡改文件等。

（二）内部管理

良好的机关作风要求工作人员在办理各项事务时严谨认真。印章是机关行使职权的有形象征，对印章的管理必须严格规范，确保每一次使用印章都是在合法合规的框架内。印章管理是高校内部管理的重要组成部分，涉及权限分配、使用程序、审批流程等多个方面，是维护学校秩序和规范行为的重要手段。在学校的日常行政管理中，印章用于签署各种行政文件，如规章制度、决策文件、人事变动通知等，以确保行政指令的正式性和严肃性。规范的印章管理能够简化流程、明确责任、提高效率。通过建立审批流程、使用登记等制度，可以确保每一次印章的使用都是必要、合理的，从而提高管理效果。同时，高校机关作风倡导公开、透明的管理方式。印章管理的透明化是这种作风的体现，通过公开印章使用的标准和流程，可以增加工作的透明度，提高工作效率。

（三）对外交流

高校印章的管理和使用是学校管理工作的重要组成部分，对于维护学校的正常运行和合法权益具有重要意义。印章的使用代表着机关的正式意见和决策，因此，印章管理必须遵循法律法规和政策规定，确保每一份盖章文件都具有法律效力。良好的机关作风要求机关在行使权力时必须经过相关审批，印章管理是这一要求在操作层面的具体执行。高校印章是学校行使职权、发布官方文件和声明的重要工具，加盖印章的文件具有法律效力和权威性，代表学校的正式立场和认可。印章的使用不仅涉及学校内部的文件、通知、公告等，也涉及学校与外部单位之间的合作协议、合同等，促进高校与科研机构、企业、政府部门的沟通，代表学校对外的形象和信誉。因此，高校印章的管理和使用必须严格规范，确保每一项印章的使用都有明确的规定和记录。

（四）教育教学

印章在教学管理中发挥作用，如学位证书、成绩单、毕业证书等，是学生学术成就和资格认证的证明。高校在进行科研活动和其他学术合作时，印章用于签署合作协议、项目批准书等，确保合作双方的权益得到保障。在学术领域，印章代表了学术团体或个人的学术责任和诚信。合作协议、研究成果等均需要加盖学校印章，以证实其真实性和学术价值。由此可见，印章的使用与管理极其重要，直接影响学校的利益，所以也对工作人员提出高要求。高校机关作风要求工作人员对自己的行为负责。印章管理中的责任制确保了每一次用印行为都能够追溯到责任人，这对于维护高校的形象和防止违规行为至关重要。同时，印章的安全管理是机关作风的物质保障。如果印章管理不善，就可能导致重要文件泄露、伪造或篡改，造成严重后果。因此，确保印章的安全是维护机关正常运转和形象的重要环节。

由此可见，高校印章的重要性不容忽视，它不仅是学校行使职权和对外合作的工具，其作用还是维护学校秩序、保障师生权益和提升学校形象的重要环节。在使用和管理印章时，需要严格按照相关法律法规和学校规章制度进行。

二、高校印章管理工作存在的主要问题

（一）高校印章管理存在不规范现象

一些高校的印章管理缺乏完善的制度，没有明确的审批流程、使用规范和责任主体，导致出现印章使用混乱等情况。首先，印章使用不规范。部分高校可能存在印章使用不严格的现象，未经过适当的审批流程，增加了印章被滥用的风险。其次，印章审批流程不规范。审批流程烦琐或缺失，可能导致一些高校的印章审批流程不够标准化，缺少明确的审批权限和责任划分，使得印章使用过程中出现随意性和不透明性。同时，在大批量使用印章的情况下，传统的审批流程可能无法满足时效性需求，导致工作效率降低。最后，印章保管不规范。部分高校可能未对印章的保管制定严格的制度，以致印章可能被随意放置或无专人看管，增加印章丢失或被私用的风险。

（二）印章信息化程度不高

在信息化快速发展的今天，一些高校的印章管理仍停留在手工阶段，缺乏电子化、数字化的支持，不利于信息的快速检索和监控。在传统的高校环境中，铜章作为一种普遍的印章形式，其使用依赖于手工操作，缺少自动化和信息技术支持，从而导致在印章的使用效率和识别方面存在一定的限制。尤其是在处理大量印章需求的情况下，例如在毕业季为大量的毕业证和学位证加盖学校印章、在科研项目审批过程中处理大量的文件、或者在颁发大量获奖证书时，铜章的这些局限性就显得尤为突出。在这些情形中，可能需要加盖成千上万个印章，不仅会耗费大量的时间，而且需要投入大量的人力和物力资源，从而降低了工作效率，甚至可能影响关键科研项目审批的进度[1]。虽然现代信息技术已广泛应用于高校管理中，但印章管理方面的信息化程度还有待提高。许多高校的印章管理仍然依赖于手工操作，效率低下，且容易出错。与此同时，还可能存在印章信息记录不完整的现象。由于有些高校可能没有建立或维护一个完整的印章信息记录系统，导致无法准确追踪印章的使用历史和状态。

（三）高校办公室管理人员缺少专业培训

高校印章管理是学校行政管理的重要组成部分。作为高校办公室管理人员，承担着协调各方的责任、促进内外部沟通与合作的任务，因此必须具备优秀的行政和文秘处理能力。然而，现实情况却不尽如人意。一方面，一些管理人员缺乏印章管理培训。有些管理人员没有接受过系统的印章管理培训，不熟悉印章管理的规范和流程，可能导致在印章管理工作中对相关制度理解不透彻、审批流程不熟悉、规章规定执行不严格的问题，甚至出现盖章位置不准确、图案不清晰等状况，从而影响印章的质量和效果。另一方面，内部监督不到位。高校内部对印章使用的监督力度不够，缺乏定期检查和审计，使得一些潜在问题无法及时发现和纠正。有些高校可能未设立专门的监督机构或岗位，对印章使用的监督不够，难以及时发现和纠正不规范行为。这些问题不仅降低了工作效率，还可能被不法分子利用，给高校带来不必要的风险和隐患[2]。

三、高校办公室印章管理规范化路径

（一）立足制度，规范高校印章管理体系

良好的机关作风要求工作人员在办理各项事务时严谨认真，印章管理正是这种严谨性的体现。印章是机关行使职权的有形象征，对印章的管理必须严格规范。首先，要建立健全印章管理制度。高校应当制定一套详尽的内部规章制度，这些规章制度应当涵盖印章的各个方面，包括印章的种类、用途、使用范围、审批流程、使用权限、保管责任等。此外，每一项印章的使用都应有明确的规定和记录，确保印章使用的合法性和可追溯性。其次，要规范印章使用程序。高校应当建立一套严格的印章使用审批程序，确保任何印章的使用都必须经过相关负责人的审批。这一程序应当包括用印申请、审批、使用、登记和归档等环节，以便日后追溯和核查。对于重要文件和对外协议，应使用专门的用印审批系统，以加强对这些文件的管理。最后，要明确印章保管责任。高校应当明确指定印章保管人，并实行印章保管责任制。印章保管人应对印章的安全负责，确保印章不被非法使用或遗失。此外，高校应制定印章丢失或被盗的应急预案，一旦发生此类情况，应立即报告并采取措施，如公告作废、报警处理等，并追究相关责任人的责任。

（二）立足技术，加强印章信息化管理

随着信息化发展，构建智慧校园建设已经成为高校工作重点，快速高效的工作效率也是信息化社会必然要求[3]。因此，高校应利用现代信息技术，建立一套完善的印章管理信息系统，实现印章的在线申请、审批、使用和备案。第一，应引入印章管理系统。高校选择的印章管理系统应具备用户权限管理功能，以便对不同角色的用户进行权限分配，确保系统的安全性和数据的保密性。同时，系统还应具备操作记录追踪功能，以便在出现问题时能够追溯到责任人。此外，系统还应具备电子审批流程功能，以便实现印章使用的在线审批，提高工作效率。第二，应加强制度建设。建立健全印章使用的申请、审批、使用、归还等流程的规章制度，明确各个环节的责任和要求。同时，制定系统的维护和管理规定，确保系统的正常运行和数据的完整性[4]。第三，应强化安全防范举措。加强印章信息化的安全保障措施，如定期更新密码、使用多因素认证、数据加密传输和存储、定期备份数据等。这些措施可以有效防止信息泄露和滥用，确保系统的安全性和可靠性。通过信息化手段，可以提高工作效率，减少人为错误，确保每一次印章的使用都符合规定。

（三）立足实际，强化工作人员印章管理系统培训

高校应当逐步构建并完善办公室工作人员印章管理业务系统化培训体系，并将办公室印章管理培训整合进入学校整体的管理培训框架内。首先，要定制化培训内容。要根据不同岗位和职责，定制化培训内容，确保培训的针对性和实用性[5]。要加强对高校管理者和使用者的法律法规教育，提高他们的法律意识和风险防控能力，确保印章使用的合法性和安全性。其次，要采用多样化培训方式。除了传统的线下培训，还可以采用在线培训、视频教程等多种方式，以满足不同员工的学习需求。再次，要引导实践操作。要在培训中加入实际操作环节，让员工在模拟环境中进行操作，提高实际应用能力。通过系统培训，工作人员可以更加熟悉系统操作，从而降低由于操作不熟悉而导致的错误率。最后，要定期评估和反馈。对工作人员印章使用的效果要进行定期评估，收集员工的反馈，及时调整培训内容和方式。总的来说，要立足实际，强化工作人员印章管理系统培训。这样，不仅可以提高工作效率和确保工作安全，还可以增强团队协作和提高员工满意度，从而为学校的长期发展打下坚实的基础；同时，还可以。提高法律风险防控能力。

（四）立足责任，建立监督管理机制

第一，加强印章监督和检查。良好机关作风要求工作人员廉洁自律。由于印章管理不当容易导致权力滥用、滋生腐败，高校应当设立专门的监督机构或指定专门的监督人员负责对印章使用进行不定期的检查。这种检查可以是现场检查，也可以是通过审计印章使用记录来进行的检查。同时，监督机构还应负责对印章保管情况进行检查，确保印章的安全存放和正确使用。第二，定期开展印章使用审计。高校应定期对印章使用情况进行审计，这可以由内部审计部门或者第三方专业机构来完成。审计的目的是检查印章使用的合规性和合理性，以及印章管理制度是否得到有效执行。审计过程中发现问题应及时纠正，并对相关责任人追责。第三，建立应急处理机制。高校应制定一套详细的应急处理机制，包括报告流程、应急措施、后续处理等环节。一旦发生印章丢失或被盗的情况，应立即启动应急处理机制，迅速采取措施，如公告作废、报警处理、通知相关部门和人员等，以减少损失和防止后果扩大。

综上所述，机关作风与印章管理密不可分，良好的机关作风有助于印章管理的规范化和科学化，而有效的印章管理又是良好机关作风的具体体现。通过建立健全印章管理制度、规范印章使用程序、明确印章保管责任、加强印章监督和检查、定期开展印章使用审计以及建立应急处理机制等措施，不断改进机关作风，可以有效提高高校办公室印章管理的规范性和安全性，防止印章的滥用和盗用。因此，各高校应充分认识到印章管理的重要性，切实加强印章管理工作，为高校的持续发展提供有力保障。

参考文献：

[1] 李悦.信息化时代高校办公室印章管理工作创新[J].就业与保障，2020（22）：174-175.

[2] 白鹭，王楠.加强高校办公室印章管理规范化的实践思考[J].办公室业务，2018（18）：54，70.

[3] 张聪.高校印章档案管理实践与思考：以潍坊医学院为例[J].办公室业务，2018（16）：44-45.

[4] 彭劲.高校印章作废之后何处去：高校印章档案管理乱象原因探析[J].黑龙江档案，2013（4）：49-50.

[5] 李兰.高校办公室寒暑假期间印章管理工作探讨[J].统计与管理，2017（12）：177-178.

Constructing a New Model of Seal Management in University Offices Through the “Four Dimensional System”

LI Dan

（Heilongjiang Bayi Agricultural University， Daqing 163319， China）

Abstract： As the hub of administrative management in universities， university offices play an extremely crucial role in ensuring the smooth progress of various work in the school. Seal management is regarded as the ultimate barrier for the exercise of school administrative power and an important part of school management services. The management of seals not only concerns the quality and efficiency of internal administration and external cooperation of universities， but also directly affects the development interests of universities themselves. Therefore， how to effectively strengthen seal management has become a continuous concern and in-depth consideration for administrative personnel in universities.

Key words： University offices; Seal management; Normativeness

[责任编辑 兴 华]