大数据时代档案管理信息化建设的相关思考

一、引言

当前，大数据技术与档案管理两者的融合发展，已经逐渐成为创新管理模式的一个重要途径。借助大数据这一强大工具，得以构建更为先进且实用的档案管理体系，并且通过搭建档案管理信息化平台，创新档案管理理念以及提升工作人员业务能力等方式，大幅提升了办公自动化程度。同时，随着档案信息资料数量和规模的与日俱增，如何才能确保档案信息的安全性，并实现对其高效管理，已经成为当前档案管理信息化建设的关键所在。因此，要想更好地实现档案管理信息化发展，就必须积极创新档案管理方法，利用信息化手段，使档案管理工作发挥其应有的作用，更好地服务于有需要的人。

二、档案管理信息化建设的重要性

在互联网、大数据以及云计算等尖端科技迅猛发展的当下，全国各地都在积极顺应数字化改革浪潮，而这场数字化革命对社会各个领域的发展都产生了极为深远的影响。在这样的环境下，由数字化变革所催生出的海量信息资源，已经成为档案管理创新发展的强大驱动力，同时也是增强核心竞争力的一个重要因素。因此，档案管理部门的职责更加重大，其所管理的信息资源将成为制定战略规划和做出重大决策时重要的参考依据。为了积极促进档案管理进一步发展，就要根据自身实际的档案管理需求，构建与之相适应的档案网络系统，为业务拓展、运营发展等创造优质的信息化环境，这样不仅可以有效改进传统管理模式的弊端，还可以利用网络系统提供多元化的服务。另外，在大数据时代，通过运用先进的信息化设备和大数据技术，将为档案管理信息化建设提供技术支持，使档案管理工作更为便捷高效，档案信息能够实现实时更新，并可以采取视频、音频、图片等多样化形式来存储档案。

三、档案管理信息化发展过程中存在的不足

（一）档案管理工作未能得到充分重视

现阶段，由于对档案管理工作缺少应有的重视，以致并未将其作为一项值得投入足够精力和资源的重要工作内容来对待，部分档案管理人员在主观上错误地认为自己的职责范围与其他部门工作并无太大联系，因此，在日常工作中比较懈怠，未能花费过多的心思在挖掘信息价值上。此外，管理层部分人员亦未给予档案管理工作足够关注，并未成立档案管理部门和安排专职工作人员，仅仅指派少数兼职人员负责定期整理和维护档案，并且由于他们缺乏丰富的实践经验，使档案管理成效并不显著，一定程度上阻碍了档案管理实现信息化发展。

（二）资源建设及共享机制尚不完善

在推动档案管理信息化建设的过程中，存在档案目录体系不完善、数据的准确性有所欠缺以及档案全文数据库规模相对较小等问题。此外，信息化建设与信息资源共享之间处于脱节状态，尚未建立起一套全面化、统一化的档案管理系统，使信息的共享和传递难以得到有效保障，这也就直接导致档案管理信息化建设的价值和功能未能充分体现出来。

（三）档案管理软硬件设施有待改进

随着大数据技术的迅猛发展，为了有效提升档案管理工作的品质和效率，就必须推动档案管理工作向信息化建设方向推进。而在此过程中，就要求拥有与之相配套的一系列软硬件设施设备。然而就目前档案管理工作的实际情况看，其在运用信息化技术方面仍存在着诸多不便。其中，最为突出的问题便是硬件设备及软件系统较为落后，做不到及时更新，且操作流程烦琐等，这无疑使其难以跟上信息化发展的步伐。若是缺乏应有的软硬件设施和先进的信息化技术支持，那么档案管理工作将会在面对海量信息时变得混乱不堪，从而对档案管理工作产生严重的负面影响。

（四）档案真实性与安全性无法得到有效保障

首先，在推动档案管理实现信息化发展的过程中，部分档案管理人员未能严格按照规范化的操作流程和标准开展工作，对于各类电子档案的整合处理以及相关后续规划方案的制订尚有诸多不足之处。如在数据信息的整理归纳环节，某些数据信息极可能会受到档案管理人员主观意识的影响，以致档案信息的真实性受到一定程度的影响。其次，档案管理工作中包含着一定的安全风险。档案信息通常会被档案管理人员储存到硬盘或计算机系统中，然而由于它们的使用寿命存在不确定性，极易在遭受网络攻击或是面对其他不可预知因素时，出现数据丢失的风险。最后，面对随时可能出现的计算机病毒，若信息管理系统安全等级低或者存在安全漏洞，那么在信息资源的传播和共享过程中就有可能遭到恶意盗取，使档案管理工作面临着潜在的安全隐患。

（五）档案管理信息化建设规划不足

当前，大部分档案管理部门在开展工作的过程中，在信息化建设方面的推进速度相对缓慢。这主要是由于资金投入不足和外部环境因素的制约，并未制订出一套科学有效的档案信息系统建设方案，即使已经制订了与之相关的规划方案，往往也是对某些范本进行简单的复制粘贴，缺乏针对自身实际情况的深度考量和针对性的设计。此外，在实施具体规划的过程中，由于缺乏统一的信息化建设标准，使档案信息化建设的进程受到了阻碍。

四、大数据时代加强档案管理信息化建设的主要措施

（一）树立科学且严谨的信息化管理理念

对于档案管理工作而言，档案管理人员要对其形成准确的理解与认识，把握大数据时代所独有的特征，以此为出发点，构建起具有前瞻性的档案管理理念。同时也要清楚地认识到传统档案工作中暴露的问题，进而采取有针对性的方式方法来改进管理模式，实现其创新发展。为此，档案管理人员要利用大数据技术等先进手段，深度挖掘档案信息潜在的价值，在实际操作环节，应本着服务群众的理念，科学合理地运用信息技术并不断提升操作熟练程度和应用水平，使信息技术的作用得到更充分的发挥，从而推动档案管理信息化建设能够沿着正确的方向稳步前进。

（二）进一步完善软硬件设施建设

为了使档案管理工作的信息化水平得到有效提升，首先要做到档案管理从传统管理模式向信息化建设进行战略性转型，而这其中涉及诸多艰巨复杂的任务，如信息数据的传输、采集以及整理，等等，而这些都需要有与之配套的软硬件设施才能实现。因此，首先，应及时更新相应的硬件设备，配置电脑、扫描仪以及存储设备等诸多先进的办公设备，从而使档案管理工作得以在此基础之上顺利开展。其次，进一步完善软件设施建设，搭建符合自身特色的档案信息化管理平台，充分挖掘和利用大数据技术的潜能，使信息数据得到最大化地利用，从而推动档案管理工作的信息化水平迈上新的台阶。

（三）构建完善的档案信息化管理体系

在大数据技术蓬勃发展的背景下，档案形式已经由传统纸质形式转化为数字化形式，通观全局把握档案管理的基本原理，对不同类型的数字档案进行归类划分并实行精细化管理，以提高其保存和利用效率。同时，还应紧密结合自身实际发展情况，充分发挥科技进步带来的益处，将档案管理系统与业务部门、人力资源部门以及财务部门等各部门进行有机整合，以确保档案管理工作可以高效运行，及时收集整理各类数据信息，做到实时更新。此外，还要借助云计算的技术优势，针对各类信息进行精准分析后予以相应的处理，同时引入横向分析、综合分析以及动态化管理模式等，按照时间轴对各类数字档案进行深入的对比研究，保存档案信息中有价值的部分，筛选过滤掉一些无关紧要的信息，从而使档案数据更具精确性和可靠性。

（四）构筑健全的安全防护体系

随着大数据技术的不断发展，众多企事业单位纷纷开展档案管理信息化建设，这无疑提升了档案管理工作的品质与效率，为它们的发展带来诸多便利。然而，我们也必须认识到，信息化建设中亦伴随着一系列不同程度的安全隐患。因此，为了更好地推进信息化建设，就要建立安全系数高的防护体系，以此保护好档案信息的安全。在推动档案管理信息化建设的过程中，要不断完善风险防控手段。在档案管理信息系统正式启用之前，要根据管理系统的实际应用场景，做好数据信息的备份、设置相应的操作权限以及信息安全级别等。此外，还要及时更新入侵检测、数据加密等防护手段，以提高内部网络的整体安全水平，一旦发现问题，要及时采取适当的措施加以解决，只有这样才能最大程度上保障档案信息的安全。以长宁县为例，通过完善信息安全保障体系，开展档案信息系统分级保护工作，切实做好数据安全、网络安全、数据加工过程安全等工作，确保档案数据信息安全，不断强化安保能力建设。在此过程中，还应充分考虑档案管理系统安全保障的各项要素，特别是信息化建设所涉及的技术支持、资金投入以及内部管理等方面，从而建立一套更为严谨、全面的防护体系。

（五）积极构建档案信息化管理体系

在开展档案管理信息化建设的过程中，一个不容忽视的因素便是管理机制。为了解决此项难题，档案管理部门就应精心构建科学严谨且合乎实际需求的档案管理体系，以便使档案管理工作实现规范化和标准化，各项工作内容得以高效、有序地推进。在构建档案信息化管理体系时，应围绕档案管理的需求，有针对性地制订工作准则和规范，对其建设过程中所暴露出的不足之处进行深入剖析并积极改进，优化工作流程，使档案管理信息化建设工作得以顺利推进。同时，可借助智慧平台实现对档案信息化管理工作的监督。若在具体实施过程中发现有遗漏之处，如与实际工作产生冲突等，应立即进行修改完善，使档案信息化管理体系更具可行性。

（六）重视档案管理人才队伍建设

为了充分挖掘大数据的潜在价值和实际效能，确保档案管理信息化建设稳步推进，有必要建设一支高素质的专业人才队伍。档案管理人员不仅要负责将复杂且烦琐的纸质档案转变为时代发展所需的数字档案，以使其价值充分发挥出来，还要为群众或相关部门提供优质的档案服务。而在这个过程中，不可避免地会涉及诸多与信息技术密切相关的工作，因此，就需要一批具有较高综合素养的档案管理人才作为支撑，他们不仅要能够熟练运用信息化技术手段，还要拥有出色的业务能力和良好的应变能力。具体而言，一方面应加大对档案管理人员的培训，定期组织开展培训班、馆际交流等，充分发挥业务骨干“传帮带”“领路人”的作用，着力培养全能型的档案管理人才；另一方面，鼓励档案管理人员进行继续教育和提高学历层次，为高效开展档案管理信息化建设工作奠定坚实基础。

五、结语

随着大数据时代的来临，档案管理理念和管理模式正在以惊人的速度发生着改变。同时，随着科技日新月异的变化和时代的不断发展，迫切需要引入先进的大数据技术对档案管理工作加以改进。在此背景下，推进档案管理信息化建设已经成为一种必然选择。应充分发挥大数据技术的应用潜力，对档案资源进行深度的挖掘和加工，并针对开展档案管理信息化建设工作中存在的不足，结合档案管理实际情况，通过一系列措施加快档案管理信息化建设的步伐，进一步使档案资源得到更好的开发和利用。

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（作者简介：陶大鹏，男，本科，德惠市劳动人事争议仲裁院，副研究馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）