新形势下高职高专院校档案管理数字化发展思考

一、引言

数字档案是信息时代的新兴产物，伴随信息技术的革新，数字档案也愈发普及，近年来在高职高专院校得到积极推广。当前，高职高专院校档案管理数字化建设仍处于探索阶段，还存在一些不足之处亟待优化解决。基于此，为实现档案管理全面数字化，提高院校档案管理工作的质量和效率，充分发挥档案信息的作用，本文就此提出相应策略以供参考。

二、新形势下高职高专院校档案管理数字化建设的重要性

在新形势下，高职高专院校档案管理数字化建设显得愈发重要。随着信息技术的快速发展，数字化管理已经成为高职高专院校档案管理现代化建设的必然趋势。数字化管理不仅可以提高档案管理的效率，还能为教学、科研和管理提供更为便捷的服务。

首先，档案管理数字化建设有助于提升档案管理效率。传统的档案管理方式多以纸质为主，存在查找困难、存储不便、易损坏等问题。而数字化管理则可以将档案信息转化为电子数据，实现快速检索、在线存储和远程传输，大大提高了档案管理的效率。此外，数字化管理还可以解决纸质档案占用空间大的问题，降低管理成本，实现档案管理的可持续发展。

其次，档案管理数字化建设有助于满足教学、科研和管理的需求。高职高专院校的教学、科研和管理活动涉及大量的档案信息，如学生学籍、教学计划、科研成果等。数字化管理可以方便教师、学生和管理人员随时随地获取所需档案信息，支持教学、科研和管理活动顺利开展。同时，数字化管理还可以提供丰富的档案信息，为教师和学生提供更为丰富的学习和研究资源。

再次，档案管理数字化建设有助于推动高职高专院校信息化建设的进程。高职高专院校信息化建设是提升学校整体实力的重要举措，档案管理数字化作为信息化建设的重要组成部分，可以加快院校信息化建设的整体进程。同时，档案管理数字化也是高职高专院校适应信息化社会发展趋势的必然要求。随着信息技术的不断发展和普及，数字化管理已经成为现代管理的重要手段，高职高专院校通过实现档案管理数字化，将更好地融入信息化社会，提高学校的整体竞争力。

最后，数字化管理不仅使档案信息更加完整、准确、更新及时，还使档案信息更加易于获取和利用，为院校的对外交流与合作提供有力支持，扩大其在社会上的声誉和影响力。通过档案管理数字化建设，可以实现学校与其他信息系统互联互通，促进院校间信息资源的共享和整合，为教学、科研和管理提供更加全面、便捷的服务。

三、高职高专院校档案管理数字化建设的困境

（一）设备和技术

1.基础设施落后

高职高专院校在档案管理数字化建设的过程中，首先面临的问题就是基础设施落后。许多院校的服务器设备陈旧，存储容量不足，直接影响了数字档案的存储和管理，而且网络安全设施薄弱也给数字档案的安全带来了极大的隐患。例如，一些学校的档案管理系统缺乏必要的安全防护措施，容易受到非法攻击，导致档案数据泄露或被篡改。

2.技术标准不统一

在档案管理数字化建设过程中要遵循一定的技术标准，如数据格式、存储标准、交换标准等。然而，目前高职高专院校在技术标准方面并不统一，影响了档案管理系统的互操作性和可扩展性，导致不同院校之间的档案数据难以实现共享和交换。

3.数字化水平不高

一些高职高专院校在档案管理工作中，存在信息技术应用不足、数字化水平不高的情况。档案管理数字化需要将传统档案管理与信息技术紧密结合，但部分高职高专院校在档案管理数字化建设中，未能将两者有效结合，导致档案管理数字化仍停留在表面，难以发挥其真正效用。

（二）管理体系

完善的档案管理体系能够保障数字档案的安全性和完整性，还能提高档案利用效率，满足教学和科研的需求。档案管理数字化需要建立相应的管理体系，包括数据备份、信息安全、档案利用等方面。然而，目前部分高职高专院校数字档案管理体系还不够完善，主要表现在以下几个方面。

1.数据备份标准缺失

部分院校在档案管理数字化过程中，缺乏科学有效的数据备份标准，这可能导致数字档案在面临数据丢失、损坏等风险时无法及时恢复，进而造成不可挽回的损失。

2.信息安全体系不健全

随着网络技术的普及，档案信息安全问题日益突出，部分高职高专院校在档案管理数字化建设中并未建立健全的信息安全体系，容易导致数字档案面临被篡改、窃取等风险，严重影响档案的真实性和可信度。

3.档案利用受限

档案利用是档案管理的重要环节。然而，部分高职高专院校在档案使用方面存在不合理之处，如档案利用的手续烦琐、档案可使用范围受限等，不利于数字档案的高效利用。

（三）资金投入

档案管理数字化建设涉及硬件设备的购置、软件系统的升级、人员的培训等多个环节，每个环节都需要大量的资金投入。然而，一方面部分高职高专院校由于自身经费有限，往往难以承担如此庞大的资金投入；另一方面，一些院校在资金分配上可能更倾向于教学和科研方面，导致档案管理数字化建设被边缘化。

（四）人才队伍

1.管理意识落后

档案管理意识是高职高专院校推进档案管理数字化建设的关键。目前部分院校在档案管理意识方面还存在对档案管理数字化缺乏足够重视的问题。部分高职高专院校认为档案管理是一项辅助性工作，对教学和科研的贡献不大，因此在推行档案管理数字化建设时，缺乏足够的支持和配合，导致数字化建设工作进展缓慢。

2.人员素质不高

在档案管理数字化过程中，对于专业技术人员和管理人员的需求尤为迫切，然而部分高职高专院校在这些领域的人才储备尚存不足。首先，高职高专院校往往更侧重于学生专业技能的培养，而对于档案管理、数字化技术等交叉学科的教育则相对较少。其次，档案管理人员素质不高。档案管理数字化建设需要专业的管理人员来操作和维护，但部分高职高专院校由于资金和时间的限制，在档案管理人员选拔和培训上投入不足，往往更倾向于将资源投入到与专业教学直接相关的领域，而关于档案管理数字化的培训则缺乏重视，导致人员素质参差不齐，难以胜任数字化管理工作。

四、高职高专院校档案管理数字化建设的对策

（一）加强基础设施和网络安全建设，提高档案管理数字化水平

随着信息技术的飞速发展，高职高专院校在数字化档案建设方面面临着技术难题。针对当前的技术困境，高职高专院校要采取一系列措施，以推动数字档案的可持续发展。

首先，高职高专院校应加强基础设施建设，更新服务器设备，提升存储容量，以满足数字档案的长期存储需求。通过引进高性能的服务器等存储设备，确保数字档案的稳定、高效管理，满足其不断增长的数据存储需求。此外，还应注重设备的可维护性和可扩展性，以便未来进行升级。

其次，强化网络安全建设。高职高专院校应建立完善的网络安全体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密等手段，确保档案管理系统具备足够的安全防护能力。同时，还应加强对档案管理人员的网络安全培训，提高他们的安全意识和风险应对能力，防止恶意攻击和数据泄露等事件发生。

再次，高职高专院校应积极推动档案管理数字化技术标准的统一，包括数据格式、存储标准、交换标准等各个方面，以促进院校之间的档案数据共享和交换。通过制订统一的技术标准，确保数字档案的兼容性和互通性，提高档案利用率，同时也有助于推动高职高专院校档案管理数字化规范发展。

最后，高职高专院校还应加强与相关企业和研究机构的合作，推进档案数字化技术的创新和应用。通过引入先进的技术和理念，不断提升档案管理数字化建设的质量与水平。

（二）完善数字档案管理体系，提升师生档案管理意识

在高职高专院校档案管理数字化建设中，管理体系的完善和管理意识的提升是相辅相成的两个方面，对于院校的整体发展和运营具有深远的影响。面对当前的管理困境，高职高专院校应当采取一系列措施，从管理体系层面和人员意识层面着手。

1.完善管理体系

高职高专院校应建立完善的档案管理体系，包括建立数据备份标准、信息安全体系、档案使用规范等，提升数字档案的安全性、完整性和利用率。通过建立数据备份标准能够在数据丢失或硬件故障等意外情况下迅速恢复档案数据，避免造成重大损失；依托信息安全体系，采取网络防护和数据加密等措施，保护学校的档案信息不受非法访问和篡改；制订档案使用规范，明确档案的利用和管理流程，确保档案得到高效利用。

2.提升管理意识

要提升全校师生的档案管理意识。档案管理不仅是档案管理部门的职责，更是全校师生共同的责任。因此，高职高专院校应当通过各种途径和方式，加强对档案管理意识的宣传，使全校师生充分认识到档案管理的重要性。例如，学校可定期举办档案管理知识讲座、开展档案管理主题活动、建立档案管理宣传栏等，提高全校师生对档案管理的重视程度。

（三）积极申请项目资金，尝试借助社会力量

高职高专院校在资金投入方面，要积极探索和拓展多元化的资金渠道，帮助院校更好地应对资金压力，为档案管理数字化建设提供稳定的资金保障。

1.积极申请项目资金

相关部门对于教育领域的投入逐年增加，特别是在推动教育信息化、数字化发展方面。高职高专院校可通过申请与档案管理数字化建设相关的项目基金，为档案管理数字化建设提供资金支持。

2.尝试借助社会力量

一方面，企业对人才的需求旺盛，学校可以开展档案管理数字化的研究和应用，由企业提供资金支持或设备支持，如此不仅能够为企业输送人才，还能为学生提供实践机会，促进学校的产学研一体化结合。另一方面，学校还可以通过各种渠道宣传档案管理数字化的意义和价值，激发社会各界对教育事业的关注，吸引社会组织和个人的帮助和支持。

（四）加大学科建设力度，加强人才队伍建设

针对当前档案管理数字化领域的人员困境，高职高专院校应充分认识到人才的重要性，并采取切实有效的措施来解决这一问题。档案管理数字化不仅是技术层面的革新，更是对管理人员专业素养和能力的全新挑战。所以，高职高专院校在组建人才队伍、加大培训力度方面，应当从以下几点着手。

首先，高职高专院校应加大对档案管理、数字化等学科的建设力度。通过优化专业设置，增设与档案管理数字化相关的课程，以吸引更多的有志之士投身这一领域；同时，学校还可通过举办专题讲座、研讨会等活动，向学生展示档案管理和数字化专业的职业发展前景，激发他们的学习兴趣和热情。

其次，对于现有的档案管理人员，高职高专院校应当加强培训，提升他们的数字化水平和档案管理能力。培训内容包括但不限于数字化技术的基础知识、档案管理软件的操作、数据安全与保护等。同时，学校还可邀请业内专家或学者进行授课，分享最新的档案管理数字化理念和实践经验，帮助管理人员拓宽视野、提升工作质效。此外，还可以积极与高校、研究机构等建立合作关系，开展档案管理数字化研究和人才培养工作。通过与这些机构紧密合作，院校可及时了解档案管理数字化的最新动态和技术发展趋势，为人才培养提供有力支撑，促进资源共享和优势互补，推动档案管理数字化建设的快速发展。

最后，高职高专院校在加强人才队伍建设的同时，还应建立健全的激励机制和评价体系，激发管理人员学习和工作的热情。通过设立奖学金、优秀毕业生评选等措施，表彰在档案管理数字化领域取得突出成绩的学生和教职工，营造积极向上的学习氛围。

五、结语

在信息化时代背景下，高职高专院校档案管理工作须认清社会发展新形势，进一步明确档案管理数字化建设的重要意义，针对档案管理数字化中存在的技术困境、管理困境、资金困境和人员困境等，积极采取应对措施，确保现代新型档案管理模式的引入，让数字化管理为广大师生提供更高效、智能、便捷、实用的档案服务，切实提升高职高专院校的档案管理服务水平。

参考文献：

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[4]汪敬.浅谈高职院校传统纸质档案数字化管理[J].速读（下旬），2020（06）：249.

（作者简介：张海燕，女，本科，德州职业技术学院，副高，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）