浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理

时东艳

摘 要：随着信息化时代的全面到来，很多单位办公室开始应用电子档案来取代纸质档案，切实有效提升了档案管理的有效性。但从文书档案收集与归档工作的角度来看，也加大了工作人员的工作量，需要工作人员具备更高的素养和较强的工作能力，以保障文书档案收集与归档工作质量符合要求。文章从实际情况出发，分析了办公室文书档案收集与归档工作的主要内容，探究其工作开展的现状，并提出了办公室文书档案收集与归档工作开展的有效策略。

关键词：办公室；文书档案；收集；归档

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、办公室文书档案收集与归档工作管理概要

文书档案是指社会组织、国家机关或者事业单位在行政管理工作或者社会工作开展中形成的信息资料的原始记录，这些档案对个人或组织的发展有着较为重要的推动作用，是对社会发展的侧写，也是一种有效的记录形式，能够体现出组织和个人的活动历程，并为后续多种决策的合理制定提供有效的依据。

文书档案的收集和整理指的是将文书资料整合到一起的过程，是将需要存档的文件和即将存档的文件整合到一起的工作，工作人员应该从文书档案的属性出发，将相关资料分类与整合，确保多种档案具备规律和秩序，能够得到有效归档与存储，为多个部门的查询提供必要的便利。在归档过程中，应该采取多种归档方法，确保数据资料和信息的使用寿命达到预期要求，保障相关工作的开展符合预期要求。文书档案收集与归档工作都是收集和保存文件的一种手段，是对人的活动的一种记录。档案管理人员需要根据已经发生事件的具体情况，将留下的文字、视频和声音等资料整合到一起，并通过对应的载体加以记录，这一阶段更强调文件的安全性与完整性，从而使后人能够对历史文件加以有效借鉴，保障文书档案的作用和价值得到充分发挥。文书档案收集与归档工作更具全面性与综合性，其内容包罗万象，需要整合大量与事件相关的材料，需要精准、迅速地提供资料。新时期，办公室文书档案收集与归档工作也更具复杂性，需要相关工作人员具备较强的专业素养，才能为多种工作的有序开展奠定更加坚实的基础。

二、办公室文书档案收集与归档工作管理现状

1.文书档案原始凭证依然以纸质形式存在

随着档案管理现代化进程的不断推进，办公室也开始革新文书档案收集与归档工作的形式，当前文书档案原始凭证收集更多以纸质形式存在，说明了档案管理工作受到传统档案管理理念的束缚，很多办公室在文书档案收集与归档中，采取的方式较为落后，人工整合的方式较多，这种情况下，不利于原始凭证保存，容易出现资料损坏的情况。纸质档案也容易受到环境因素的影响，相关档案的保管需要预留充分的空间，保管成本也相对较高，导致档案收集与归档工作存在效率较低的问题，在整合过程中也需要耗费大量的时间。

2.归档范围不够清晰

当前，很多办公室在归档工作中还存在着归档范围不清的问题，工作人员没有科学划分归档范围，对档案的界限不够明确，甚至出现了将重要档案与日常档案混淆的情况。归档范围是归档管理工作开展的重点，如果归档范围过大，会导致归档工作量不断提升，而保管档案如果缺乏重要性，也会导致人力和物力资源被浪费，导致档案管理人员的工作负担不断加重；如果归档范围较小，有些重要的档案则可能会被漏存甚至被销毁，工作人员对于文书档案的重要程度、收集机制以及保存价值缺乏应有的判断，是办公室文书档案归档工作管理中存在的主要问题。

3.纸质档案与电子档案转化的问题

在实际的文书档案收集工作中，虽然很多办公室开始应用信息技术开展文书档案收集与归档工作，但是有些电子文件在转换过程中不会保存既有的格式，导致很多批示内容、印章和签字等重要内容无法显示，而一些声音和视频资料则无法直接转换成为纸质档案。纸质档案资料在收集中，也存在着多种信息难以得到有效收集和读取的情况，如果这些问题无法得到有效解决，将会对文书档案收集与归档工作的开展造成较为不利的影响，需要办公室在日后工作开展中，采取行之有效的策略，提升文书档案收集与归档工作的灵活性和高效性。

三、办公室文书档案收集与归档工作管理的有效策略

1.制定完善的管理制度

目前，办公室文书档案收集与归档工作管理中，依然存在制度不够完善、管理体系不够健全的问题。单位领导要对文书档案收集与归档工作给予高度重视，认识制定完善的管理制度对于开展相关工作的重要作用与意义。还要构建标准化的管理体系，为档案管理工作的有序开展提供坚实的保障与依托。

首先，制定档案安全管理制度。安全问题一直是文书档案收集与归档工作需要解决的首要问题。在档案管理过程中，无论是电子档案还是纸质档案，都应该遵循公平公正的原则，权衡诸多方面的利益关系，保障档案收集、归档工作和档案使用符合安全性的要求，不会出现重要档案数据信息被泄露的情况。

其次，要遵循实事求是的原则。在实际管理制度的制定过程中，必须遵循实事求是的原则，根据办公室档案管理人员的综合素养、设备设施配置情况和档案管理情况，制定相应的管理机制，还要制定档案管理人员培训制度、设备设施维护管理制度和档案管理制度，不能存在表面化和形式化的问题。同时，要全面贯彻相关制度的要求，能够有效指引办公室文书档案收集与归档工作。

最后，要考虑多方面利益的平衡。确保在管理制度上，各方面资源达到合理优化的要求，提升办公室资源优化配置的力度，以制度保障多种信息权利得到合理行使，确保权利与义务全面统一。还要确保制度的建设符合多方面的要求，应广泛征求单位各部门的意见与建议，确保档案管理制度更具科学性、民主性和开放性。

2.提升档案管理人员的综合素养

随着科技的发展，数字化档案管理已经成为现代档案管理的重要趋势。管理人员需要掌握数字化工具和系统，将纸质档案转换为电子文档，并有效地存储、检索和共享，且在数据泛滥的背景下，管理人员需要加强对信息安全政策和流程的理解，确保档案信息受到严格的保护。

相比于纸质档案而言，电子档案管理的工作难度系数较高，对管理人员也有着更高的要求。目前，很多办公室在档案管理上，由于工作人员缺乏先进的意识，电子档案管理经验不够完善，在日常工作开展中也会面临多种问题，所以要求相关工作人员能够转变管理观念，主动创新管理机制，迅速掌握电子档案的使用方法，改变传统的管理机制，确保纸质档案与电子档案有效转化，满足信息化建设的实际要求。档案管理人员应该全面分析办公室文书档案收集与归档工作的需要，探究档案使用者的本质需求，在不同的时期，开展办公室档案管理工作有着不同的意义，档案管理人员在文书收集与归档时，也应该以动态化的眼光分析需求的改变，有针对性地开展文书收集与归档工作。档案管理人员应该充分结合信息技术的发展方向，革新自身服务方式和服务理念。信息技术的全面到来，为文书收集和归档工作开展提供了坚实的技术保障，作为工作人员也应该以信息技术为依托，不断推动相关工作的转型发展。档案管理人员也应该优化和完善档案服务工作，办公室可以通过多种渠道宣传档案管理工作，提升档案服务与管理工作的完善性。

档案管理人员应该不断革新自身知识体系。档案管理人员在实际工作开展中，必须树立终身学习的意识，掌握档案管理的多种理论知识，充分认识文书收集和归档工作的要求，不断完善自身知识储备，积极参与档案管理的继续教育活动，提高自身知识水平，满足不断发展变化的档案管理工作要求。档案管理人员必须不断掌握全新的信息化管理制度和操作技能，熟练运用现代化信息技术获取文书资料，做好归档整合工作。办公室也应该定期组织业务培训，提高档案管理人员的技术能力和业务能力。此外，还要注重档案管理人员与其他部门的交流和沟通，在不断地学习与交流中，吸取他人经验，提高自身能力。档案管理人员必须具备强烈的事业心和责任心，有着良好的职业素养和道德意识，能够将自己的时间和精力奉献到文书档案收集与归档工作上，为档案使用者提供更加便捷和高效的服务，创新管理机制，推动相关工作的有序开展。

办公室也应该着力培养复合型档案管理人才，使其能够应对文书档案收集与归档工作带来的多方面挑战。单位领导应具备培养档案人才的意识，帮助工作人员调整知识结构，有计划、方案的促进档案管理人员不断提高综合能力。此外，不仅要帮助员工提高业务能力，还要具备较为广博的知识背景，有自己的见解和思维，能够胜任自己的本职工作，不断分析和解决在实际工作中遇到的问题，充分调动其个人潜力。

当前，单位办公室已经逐步引入高科技设备设施，包括扫描仪、光盘和微缩设备等，档案管理人员必须能够有效运用这些设备设施，保障办公室档案管理工作的有序开展。

除此之外，也要不断提升档案管理工作人员的协调能力。在文书档案收集与归档工作中，需要负责资料的收集、整理、分类、鉴定、统计和保管工作，涉及的内容较为复杂，之间的环节和流程联系也较为紧密，相关工作人员必须具备较强的协调能力，不断提升自身在实际工作中的组织能力、协调能力和事务处理能力。在具体工作开展中，要通过协调组织机构的方式，保障相关工作人员能够通力合作，形成密切配合的机制，从而确保档案管理工作的高质量。

3.加强文书档案收集与归档工作的基础设备设施建设

文书档案收集与归档工作是一项系统化和长期性的工作，时间紧迫，内容丰富，涉及面广泛，办公室应该抽调更多的人力参与到文书档案收集和归档工作中，推进数字化建设进程，配置硬件设备设施。还要有专人负责档案的扫描与录入，根据档案管理工作开展的实际要求，配置专用的电子设备，如电脑、打印机、扫描仪和复印机等，为档案管理工作的高效开展提供坚实的保障。

第一，与办公室分离，组建专门的档案室。档案室不仅要配置计算机等设备设施，还要安装防盗门、防盗窗等安全基础设施，达到防霉防蛀的要求，定期做好档案的检查工作和保管工作，保障档案管理的安全性。

第二，要确保文书档案的装订质量达到预期要求。可以引入新型卷夹，在档案收集中按照规范要求修订，并按照归档工作的要求做好档案设备管理工作，确保档案的装订和装具与实际规定要求相符。

第三，要不断推动数字档案室的建设进程，确保档案保存更具完整性与安全性，提高档案室的管理水平。依托现代化科学技术，提高数字化档案资源的利用效率，并构建信息化管理平台，提升档案管理的安全性，使档案室的电子设备能够准确、有效地存储数据和信息，保障档案信息处理的水平达到预期目标，使办公室档案管理工作迈向新的台阶。此外，还应该充分利用计算机技术，对归档工作和文书整理工作赋予现代化管理机制，确保办公室工作的多种需求得到全面满足。

4.构建文书档案综合化管理系统

第一，根据档案管理的要求，规范软件的应用机制，通过对文书的扫描、数码成像技术，将办公室档案以数字化的形式加以录入，并及时扫描新归档的纸质档案，将新的数据和信息保存到档案信息化管理系统中。还要将有价值的视频、光盘等资料转化成数字化管理模式，为后续电子档案的管理、查询和使用提供必要的保障。还可以依托系统网盘，分类录入对应的电子档案，并对储存文件的公开性、保密层级、保管期限以及文件的字号、标题和发文机关等内容展开综合分析，提高办公室档案的管理效率。

第二，创设相应的文书档案加工系统。结合文书档案管理工作开展的实际要求，对获取的资料开展初步加工，通过相应的系统，收集和整理需要存档处理的文件资料信息，为管理系统引入录入、修改、删除以及打印功能，并将其设置成档案管理系统的重点功能，有助于不断提高档案工作效率。

第三，要构建对应的数据库体系。文书档案管理工作涉及内容相对较多，有着较大的任务量，需要通过数据库的建设开展文书资料的整合以及归档管理。可以将具有保存价值的资料录入数据库中，保障各种资料和信息具备相应的完整性。从实际情况出发，确保数据库具备目录检索功能和自动化统计功能，统一文书档案的格式，开展分类存储管理，确保办公室档案管理工作顺利开展。

第四，考虑文书档案和归档工作具有保密性的特点，应该研发一套保密系数较高的软件，分类整合不同保密层级的档案资料，设置综合档案管理系统的权限接口，并赋予不同的权限，方便相关部门调动档案和使用档案。同时，构建对应的工作管理机制和档案利用机制，确保具有相应权限的部门能够随时浏览、下载档案资料以及借阅和使用电子档案。此外，对系统用户也可以设置相应的文件上传和下载功能，如果文件的保密层级较高，用户在使用时必须填写对应的申请表，有着较为完善的保密程序与流程，从而确保文书档案收集与归档工作的成果达到预期，保障文书档案的安全性符合实际要求。

四、结束语

随着信息化时代的全面到来，办公室文书档案收集与归档工作也应该引入数字化管理机制，将文书档案录入电子信息系统中，并以合理的方式归档。然而，从办公室文书档案收集与归档工作开展的实际情况来看，依然存在着一定的问题，需要进一步加强制度建设，完善工作体系，构建文书档案综合化管理系统，不断提升相关工作人员的综合素养，推动办公室文书档案收集与归档工作的高质量开展。

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