新媒体时代的档案管理工作

张韬

新媒体技术的发展给档案管理工作带来了深刻的影响，在提高档案管理效率，扩大服务范围的同时，也面临着信息安全风险增大、法规制度建设滞后以及档案管理人员素质有待提升等挑战。通过采取加强档案信息安全建设、推动法规制度与时俱进、提高工作人员素质以及创新服务模式等策略，可以确保档案信息安全，实现档案资源的有效管理和利用，满足现代社会的发展需求。

随着信息技术的快速发展，新媒体已经成为当今社会信息传播的重要载体，对各行各业产生了深远影响，档案管理工作也不例外。在此背景下，档案管理工作在面临新的发展机遇的同时，也面临着一系列挑战。如何在新媒体时代创新开展档案管理工作，以更好地满足新时代的档案管理需求，是当前亟待解决的问题。

新媒体时代下档案管理面临的机遇

信息传播效率的提高

新媒体时代的核心特征之一即信息传播效率大幅提高。传统的档案管理受到物理空间的限制，档案查询、调阅需要耗费大量人力物力，而在新媒体时代下，档案信息的获取和传播速度得到了大幅提高。一方面，基于互联网技术的在线检索系统使得用户可以随时随地查阅档案资料，打破了时间与空间的限制，极大地提高了档案利用率；另一方面，新媒体时代下，智能推荐算法可以根据用户行为和需求进行精确匹配，快速定位其所需的档案信息，极大地提高了档案管理效率。

档案资源的数字化管理

新媒体时代为档案资源的数字化管理创造了广阔的空间。随着数字技术的发展，档案的收集、整理、存储和利用均可以实现数字化和智能化。通过扫描、OCR识别、数据抓取等方式，大量的纸质档案得以转化为可机读的电子档案，不仅能长久保存，而且便于检索、统计和分析。同时，依托云计算、大数据等先进技术，档案管理人员可以构建大规模、高效率的档案管理系统，实现档案资源的集中存储、统一管理和实时更新。

档案服务模式的创新

新媒体时代也为创新档案服务模式提供了新的可能。传统的档案服务模式以实体馆室查阅为主，服务对象相对有限，服务形式较为单一。但在新媒体时代，档案服务突破了时间和空间的限制，逐步朝着多元化、个性化的方向发展。档案管理部门可以通过官方网站、社交媒体、移动应用等多种渠道为用户提供服务，既可以提供基础的档案检索服务，也可以开发特色档案服务，如在线展览、虚拟漫游、多媒体解读等，有效丰富档案服务的形式和内涵。

新媒体时代下档案管理面临的挑战

档案信息安全风险加大

首先，从外部环境角度看，新媒体时代下的档案信息安全风险增大。网络空间中的黑客攻击手段多样且复杂，包括但不限于SQL注入、拒绝服务攻击（DoS/DDoS）、钓鱼邮件、恶意软件植入等，档案管理系统面临的挑战日益严峻。一旦系统防护失效，宝贵的档案数据就可能会被非法获取、篡改或删除，严重损害档案的真实性和完整性。尤其对于涉及国家秘密、商业机密和个人隐私的敏感档案，其泄露造成的后果不堪设想。

其次，档案信息在网络中的传播加大了数据泄露的风险。云存储技术的普遍应用虽然为档案的大规模存储和远程访问提供了便利，但同时也使档案信息处于一种“虚拟化”的状态，容易受到云端服务商安全防护水平的影响。如果服务商的安全防护体系存在疏漏或未及时升级，或者内部管理制度不健全，那么档案信息安全就无法得到充分保障。此外，在使用移动设备访问和处理档案信息的过程中，移动设备丢失也可能会导致档案数据的意外泄露。

最后，新媒体时代还催生了档案数据的新形态，如社交媒体记录、电子邮件往来、实时通讯记录、多媒体文件等非结构化数据，这些新型档案数据的产生、采集和储存过程往往伴随着更高的安全风险。这些数据具有生成速度快、数量多、格式各异等特点，传统的档案管理模式很难有效覆盖，因此需要更为先进的技术和更为精细的管理策略来确保其安全性。

管理法规制度建设滞后

一方面，现行档案管理法规制度无法满足新媒体时代下的档案管理需求。传统的档案管理法规主要对纸质档案的收集、整理、储存和利用等方面进行了规范，而对电子档案的生命周期管理、元数据标准、长期保存技术、数字签名认证、电子证据效力等的规定则相对薄弱。这导致电子档案的法律地位模糊不清，影响了电子档案的完整性和有效性。

另一方面，当前的法规制度在应对新媒体时代下的档案信息安全、隐私保护和知识产权等问题时显得力不从心。例如，随着大数据、云计算等技术的广泛应用，档案数据可以实现跨平台流动，如何确保档案数据流动符合各国的法律法规要求，避免出现数据滥用和侵权行为等问题，成为亟待解决的难题。

此外，技术的发展带来了非结构化数据的爆炸式增长，针对社交媒体记录、即时通信消息、音视频文件等新形态的档案数据尚未建立有效的法律制度。如何界定此类档案的性质，如何对其进行科学合理的分类、鉴定、归档和销毁，以及在此过程中如何平衡公共利益与个人权益之间的关系，都需要立法层面的不断跟进和完善。

档案管理人员素质有待提高

首先，部分档案管理人员专业知识和技能的缺失是亟待解决的重要问题。新媒体时代下，档案管理工作逐渐朝着数字化、网络化、智能化的方向发展。这就要求档案管理人员不仅要熟悉传统的档案管理理论和方法，还要掌握计算机技术、数据库管理技术、信息安全技术等一系列现代信息技术。然而，目前许多档案管理人员对新兴技术的理解和应用能力不足，无法高效开展电子档案的采集、整理、储存和利用工作，也难以应对网络安全威胁和数据泄露风险，影响了档案信息的安全性和管理效率。

其次，部分档案管理人员的法律素养和合规意识相对薄弱。新媒体时代下，档案管理涉及的法律问题更为复杂，而部分档案管理人员对相关法律法规的了解并不深入，无法在日常工作中做到依法依规管理档案，特别是在处理电子档案和涉及知识产权的档案时，可能会因为法律意识淡薄而引发不必要的法律纠纷。

最后，部分档案管理人员服务理念亟待更新。新媒体时代下，用户对档案的需求呈现出多元化、个性化的特征，他们希望档案信息服务更加便捷、高效和人性化。然而，部分档案管理人员仍然固守传统的服务模式，无法满足新媒体时代下用户的多样化需求，缺乏主动服务意识和创新思维，无法充分利用新媒体技术为用户提供优质、个性化的档案信息服务。

新媒体时代下档案管理的创新路径

加强档案信息安全保护

加强档案信息安全保护是新媒体时代下档案管理工作的重要内容，不仅关乎档案信息的保真性、完整性和可用性，也关乎档案管理服务效能的提升。

首先，建立健全档案信息安全防护体系是加强档案信息安全保护的基础。这意味着要从硬件设施、软件系统、网络环境和管理体系四个层面入手，全方位构筑档案信息安全保护屏障。在硬件设施方面，选用符合安全标准的服务器、存储设备和网络设备，确保档案信息存储和传输的物理安全。在软件系统方面，部署防火墙、入侵检测系统、反病毒软件等，对档案信息系统进行全面保护，预防非法入侵和恶意攻击。在网络环境方面，严格控制访问权限，降低信息泄露风险。在管理体系方面，建立严格的信息安全管理制度，规范数据采集、处理、存储、传输、销毁等环节的操作规程，确保档案信息在整个生命周期内安全可控。

其次，强化加密技术在档案信息管理中的应用至关重要。新媒体时代下，不论是传输过程中的数据包，还是存储状态下的档案文件，都应采用先进的加密算法进行加密处理，确保即使发生数据泄露，也能保证信息的不可读性。同时，借助电子签名、数字证书等技术手段，确认电子档案的身份合法性、内容完整性，保障电子档案的法律效力。

最后，定期进行安全风险评估和应急演练。档案管理部门应定期进行安全漏洞扫描、安全性能测试，及时发现系统安全隐患，修复系统漏洞。同时，制定详细的应急预案，对可能出现的网络安全问题进行模拟演练，如数据泄露、系统瘫痪等，以便在突发事件中快速启动应急响应机制，最大程度地减少损失。

完善档案管理法规制度

首先，建立健全档案管理法规体系。随着科技的发展，档案数据形态日趋多元，传统的档案管理法规制度已无法满足新媒体时代下的档案管理需求。因此，相关部门应建立健全档案管理法规体系，细化相关规定，确保所有类型的档案都能得到有效管理。

其次，加强对涉密档案信息的保护和管理。新媒体时代下，档案信息传播速度加快，涉密档案信息面临的安全风险也随之增大。对此，相关部门应在法律法规中加强对涉密档案信息的等级划分、流转审批、存储保管等环节的管控，严厉打击非法获取、泄露、出售涉密档案信息的行为。

再次，规范新媒体时代下档案的开放利用和知识产权保护。新媒体时代使得档案信息的获取和传播更加便捷，也引发了档案开放与隐私保护之间的冲突。通过完善法规制度，明确档案开放的范围、程序、责任，以及加强对知识产权的保护，可以实现档案资源的合理利用和社会效益的最大化。

最后，构建跨区域、跨国界的档案法规协调机制。全球化背景下，档案信息的跨境流动愈发频繁，因此，推动档案管理法规制度的国际化对接与协调，建立统一的国际档案管理标准，不仅有助于促进档案信息的交流与共享，还能避免出现档案信息非法跨境转移的问题。

提高档案管理人员素质

首先，加强对档案管理人员专业知识与技能的培养。新媒体时代下，档案管理人员除了要掌握传统的档案学理论知识和实务技能外，还需要具备在电子档案的生成、存储、管理、利用等环节的实际操作能力。这要求档案管理人员应不断学习并熟练掌握档案数字化管理技术、网络信息安全技术、数据库管理技术等现代信息技术，确保档案管理工作的科学、规范、安全。

其次，提高档案管理人员的新媒体技术应用能力。新媒体时代下的档案管理工作离不开档案管理人员对新媒体技术和平台的熟练运用，如自动化办公系统、社交媒体平台、大数据分析工具等。档案管理人员需要及时掌握新媒体技术的应用技能，提高档案信息的采集、储存、整理效率，创新档案管理模式，满足用户多样化的需求。

再次，提高档案管理人员的法律意识和职业素养。新媒体时代下，档案信息传播的速度快、范围广，对档案管理人员的职业素养提出了更高的要求。他们需要熟知与档案管理有关的法律法规，如《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国信息安全法》等，确保档案信息管理合法合规。同时，重视档案管理人员职业素养的提升，提高档案管理工作的质量和效率。

最后，培养档案管理人员的创新思维和终身学习能力。新媒体时代下，档案管理工作的内容和形式发生了巨大的变化。这就要求档案管理人员具备创新思维，敢于打破传统桎梏，积极探索新的档案管理模式。同时，倡导终身学习，鼓励档案管理人员不断提升自我，紧跟时代发展步伐，持续更新知识结构，提高业务水平。

创新档案管理服务模式

首先，优化线上服务平台。基于移动互联网技术，构建统一、开放、兼容的档案服务门户网站，提供集在线查询、预约借阅、远程下载等多种功能为一体的一站式服务，使用户可以随时随地获取所需的档案信息。同时，借助移动App、微信公众号等多渠道服务端口，充分发挥新媒体平台和技术的优势，推广档案文化，普及档案知识，提高公众对档案资源的认知度和利用率。

其次，实施智能服务策略。借助大数据分析技术和人工智能算法，深入挖掘档案信息的价值，为用户提供个性化、定制化的信息服务。例如，通过大数据技术，可以对用户的搜索历史、行为习惯等进行分析，进而为其推荐所需的档案信息；通过语义分析技术，可以帮助用户快速定位所需的档案资料。这种以用户为中心的服务模式极大地增强了档案服务的实效性。

最后，加强跨界合作。档案部门应积极与其他部门、机构甚至行业开展深度合作。例如，可以与教育、科研、企事业单位等联合开发项目，共同建立行业专题档案数据库，提供专业领域的档案增值服务；还可以通过举办线上线下相结合的文化活动，将档案资源与文化创意产业相结合，促进档案文化的传承与发展。

综上所述，新媒体时代下，档案管理工作面临着新的机遇与挑战。只有坚持创新驱动，才能有效破解现实难题，充分发挥新媒体技术对档案管理工作的作用，从而推动我国档案管理工作迈向更高水平，更好地服务于公众、服务于社会。

（作者单位：齐鲁医药学院）