新时代应用型大学人事档案管理模式探究与实践

陈锦 姜素兰

［摘要］人事档案是高校加强人力资源建设的重要参考依据，是支持应用型大学人力资源发展的关键资源。通过对当前应用型大学人事档案管理现状的分析，以北京联合大学为例，围绕人事档案工作制度化、规范化、科学化及信息化，从规范建设、高效管理、强化服务3个维度，深入探讨 “从严管档、数字建档、提升服务”的策略，旨在为人事档案规范化、科学化管理模式开辟新途径，更好地服务于学校各项事业的建设与发展。

［关键词］应用型大学；人事档案；人力资源建设；技术赋能；管理模式

［中图分类号］G 64724［文献标志码］A［文章编号］10050310（2024）03003805

Exploration and Practice of Personnel File Management Mode in

Application

oriented Universities in the New Era

CHEN  Jin， JIANG  Sulan

（Archives & History Museum， Beijing Union University， Beijing 100101，China）

Abstract：  Personnel file is an important reference for schools to strengthen their human resource construction and a key resource to support the development of human resources in applicationoriented universities. Through the analysis of the current situation of personnel file management in those universities，taking Beijing Union University as an example，this paper deeply explores the strategy of “strict management，digital filing，and improved services”in practice by focusing on the institutionalization，standardization，scientization，and informatization of personnel file work. From the three dimensions of standardized construction，efficient management，and strengthened services，this paper aims to open up new paths for the standardized and scientific management mode of personnel file，in order to better serve the construction and development of various undertakings in the school.

Keywords：applicationoriented universities；personnel file；human resource development；technological empowerment；management mode

0引言

档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业［1］。一卷人事档案，就是一部个人发展史，记载着一个人的成长和经历。从个人角度来看，人事档案在考研、就业、出国、社会保险及退休业务办理等方面扮演着至关重要的角色。从单位角度来看，人事档案同样具有不可替代的价值，人事档案为单位人事组织部门提供了重要的参考凭证，是人力资源管理过程中識别、选拔和使用人才的重要依据。通过人事档案，单位领导可以全面了解和掌握员工情况，从而作出决策。自我国实施《新劳动合同法》以来，单位在聘用员工过程中更加谨慎，这就更需要充分发挥人事档案的作用［2］。

1应用型大学人事档案管理的重要性

为了适应区域经济发展转型，应用型大学应运而生，旨在培养具备产学研一体化的高素质技术人才，以满足社会不断发展的需求。在应用型大学发展过程中，人事档案管理不仅是人力资源建设战略的核心部分，也在应用型大学管理工作中占据重要地位。应用型大学在进行培养模式、培养方案等相应教育教学改革和创新的同时，必须重视高质量师资队伍的建设与发展［3］。

人事档案管理是一项系统性、规范性、建设性工作，必须遵循科学发展观，以人为本，以适应高校转型发展的需求。通过充分利用人事档案，高校可以在各个领域更好地识别和使用人才，对推动师资队伍的高质量建设、满足社会和市场对高素质人才的需求，具有重要的导向和推动作用。通过大数据系统的规范编研管理，高校能够追踪到每位教师的成长轨迹，全面了解教师队伍的整体状况，全面掌握整个学校师资的发展状态，这不仅加强了干部与学校之间的联系，还为师资队伍的提升转型、人力资源建设决策提供了正确导向和有力依据。

为党管档，人事档案管理是一项严肃的政治任务。每份人事档案清晰地记录了干部的经历、成就、考核和政审等信息，对干部自身来说，档案资料既是对其职业生涯的记录，也是一种约束。在高校转型期，强化人事档案管理意识，能够引导干部有效发挥自身主观能动性，与学校同频共振，提升职能水平，增强服务意识，从而推动应用型大学高质量队伍建设与发展，助力学校人才培养。

2应用型大学人事档案管理的现状分析

在分析应用型大学人事档案管理现状时，我们发现，虽然管理工作坚持科学化管理，以“收、管、存、用”为主线，以高效服务为宗旨，但是目前仍然面临以下几个问题。

第一，人事档案管理的重要性尚未被充分认识。在现行的体系中，应用型大学的人事档案管理并未与学校的人力资源建设有效结合，导致管理工作較为被动。

第二，人事档案的管理机制不够健全。鉴于每所应用型大学的实际情况各不相同，人事档案管理部门设置也呈现多样化，如，有的学校由人事处负责，有的则是组织部门负责，还有的直接将人事档案存放在档案馆，由档案馆和人事组织共同管理［4］ 。这种缺乏合理规范的人事档案管理机制，往往在管理过程中容易出现诸多问题，如职责划分模糊、业务监管真空、工作互相推诿等。

第三，人事档案管理缺乏规范性，基础工作不够扎实。档案材料的收集不完整、分类归档不规范、材料不符合归档标准、散落材料遗失等问题时常出现，且日常的整理和规范记录工作滞后，给后续管理带来诸多问题。

第四，人事档案管理手段相对单一落后。大部分应用型大学仍依赖传统的手工操作及简单的Excel检索，缺乏系统化和信息化，这无疑增加了档案损坏、丢失、泄露和出现错误等风险。

第五，人事档案管理队伍亟待优化。目前，应用型大学人事档案管理人员的年龄、学历、性别、知识结构分布不够合理，整个管理队伍缺乏稳定性［4］。部分管理人员满足于看摊守点，缺乏创新精神和竞争服务意识 ［5］ ，对人事档案管理重视程度不够，工作积极性不高，直接影响了人事档案管理工作的有效开展。

总之，体制不健全、制度不完善、流程不规范、基础工作松散等问题，严重影响了人事档案管理工作的有效进行。同时，单一的管理方式和传统的管理模式难以满足高校当前的发展需求，影响了高校人才队伍的建设，无法为高校高质量发展提供及时有效的各种信息。

3新时代应用型大学人事档案管理模式探索

高校人事档案管理对促进应用型大学高质量发展起着至关重要的作用。本文以北京联合大学为例，探讨新时代应用型大学人事档案的管理模式（见图1）。近年来，学校为满足干部队伍建设需求，着眼于人事档案工作的制度化、规范化、科学化和信息化建设，贯彻“为党管档、为国守史、为民服务”的宗旨，在“从严管档、数字建档、提升服务”方面持续发力，打破传统的管理模式，开创了“纸质+数字”双模式应用的先例，力求实现精准用档和智慧阅档的新目标。为了进一步优化档案利用，学校强化队伍建设，增强服务意识，致力于打造最后一公里的幸福高效阅档。通过这一系列措施，人事档案工作不仅成为信息的存储库，更成为促进教师和学校发展的新引擎。

3.1规范建设，制度先行

工欲善其事，必先利其器。科学高效的管理是基于一套规范的管理制度实现的，健全科学的管理制度可以避免不同部门之间出现推诿或扯皮现象。学校遵循 “档案工作姓党”的政治站位，不断强化档案工作无小事的政治意识和责任意识，在学校党委和行政的指导下，依据《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》等相关法律法规，制定了《干部人事档案管理办法》《干部人事档案利用实施细则》，完善了档案的安全保密制度，通过明确工作职责、岗位职责和工作纪律，定期开展业务培训，组织学习档案工作条例，极大地提升了管理人员的保密、安全和责任意识。同时，学校安排专人负责档案查阅、借阅和交接等工作。这些管理制度的出台统一了思想，明确了目标和责任，确保了学校人事档案工作有章可循、有法可依，还有效解决了档案管理工作中曾出现的职责不明、监督不力、程序混乱、档案乱象等不规范问题。

3.2高效管理，技术创新

3.2.1创新人事档案职工工号编号法管理模式在干部人事档案管理中，各种编号法不仅关系到档案的检索效率，也直接影响人力资源的管理效能，传统的人事档案编号包括笔形编号法、姓氏笔画编号法、汉语拼音字母编号法、混合编号法等。笔形编号法规则多且繁复，不易掌握；姓氏笔画编号法易出现数错笔画的情况，且姓氏分布不均；汉语拼音字母编号法同音字多，易造成重码；混合编号法在实际操作中也容易产生问题。此外，有的单位采用单位编号法、职务（职称）编号法、按干部调进时间顺序大流水排列编号法等。

为了解决这些问题，学校从学生学号的管理中受到启发，创立了一种全新的档案管理编号模式——职工工号编号法。该模式以教职工工号为档案的唯一检索条件，不仅省去了传统编码排序工作的繁琐操作，还有效避免了同音重码问题，大幅度提高了档案检索的效率和准确性。这一创新让档案工作人员从繁重的编码工作中解放出来，将更多时间和精力投入其他档案建设中，推动了学校人力资源管理的发展。

3.2.2物联网技术赋能档案实体管理新动能

北京联合大学的校区分散，人事档案采用校区分级、行政分层的管理模式。特别是由于人员流动性较大，实体档案的存放管理面临着很大挑战。

学校档案管理者深入分析现状，积极探索解决方案，充分利用现有人事档案樟木架和职工工号编号法，为樟木架赋予地址码、实体档案赋予信息码，实现了“一对一”档案精准定位功能，有效解决了档案流动带来的位置调整问题。

在信息化的大背景下，学校融合各学科的专业知识，采用物联网技术赋能档案管理建设，考察档案存放的实际环境，整合校内资源，校档案（校史）馆与网络中心、组织部、人事处共同研发了一种全新的实体档案管理系统，并成功申请了1 项软件著作权。该系统实现了“互联网+”时代下远程快捷定位档案地址和“一档一地址”的功能，解决了人员流动带来的档案随机存放问题，极大地提高了档案的利用效率。学校在实体档案管理方面的技术创新，走在了北京市干部人事档案管理的前列，实现了干部人事档案的智慧化管理。

这一举措不仅促进了高校人力资源的开发与建设，也提升学校档案事业的行业影响力。

3.2.3信息技术赋能档案利用管理

新时代，干部人事档案是党和国家的重要执政资源，智慧阅档是干部人事档案管理工作的重要目标。人事档案的存储不应停留在传统的库房，手工翻阅实体纸质档案，应通过技术革新，保护档案实体，实现绿色管理。

因此，干部人事档案的数字化是探索干部人事档案规范化、科学化绿色管理的重要手段［6］ 。

2020年11月，学校在组织部开展干部人事档案数字化信息系统的试点建设，這一创新举措取得了显著成效，并在《北京组工通讯》上推广。2021年6月，校本部又在职工档案库房推广了这一系统。学校结合人力资源发展的长远需求，构建了人事档案整理、人事档案管理和业务利用、系统维护管理三大模块功能系统。人事档案信息根据中组部规定的十大分类标准，分类记录该人员的生平履历，并挂接真实的扫描图像数据，推动干部人事档案数字化建设提档升级。信息技术的赋能全面提升了档案管理的效能，实现了干部人事档案从数字化到信息化的飞跃。目前，学校纸质库房全面实现档案利用的数字化转型，使档案工作从“纸间”到“指尖”，贯彻落实了中共中央办公厅、国务院办公厅《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出的加快推进档案信息化建设、引领档案管理现代化的要求［7］。

在推进干部人事档案数字化建设的过程中，学校精心设计谋划，实施了4项有力措施。

首先，压实主体责任，织密组织体系。由档案（校史）馆牵头，馆长统筹，主管档案工作的副馆长为负责人，主管校史工作的副馆长担任验收组长，成员包括相关业务干部，共同组成干部档案数字化工作领导小组和工作专班，形成馆长统筹推进抓建设、分管领导明确责任抓实施、业务骨干细化分工抓落实、工作人员量化任务抓具体的责任分工体系。

其次，完善基础建设，筑牢安全防线。一是积极申请经费，确保经费充足；二是坚持“择优选择”原则，严格进行三方比价和综合实力评估，提出技术要求和规范，签订采购合同，制订项目实施具体方案，安装干部人事档案信息系统；三是结合干部人事档案专项审核工作，再次对干部人事档案进行审核、查漏补缺，确保档案信息更完整、更真实、更规范；四是在操作室和档案库房安装监控摄像头，实现全天候无间断监控；五是织密日常管理安全网，组织工作人员集体学习保密条例相关内容，明确所承担的责任义务和工作范围，与工作人员签订保密承诺书，细化工作流程、明确职责分工，有效防止各类失泄密事件的发生。

再次，强化过程管理，注重环节把控。一是制定数字化建设流程单，细化工作人员具体职责，严格落实签字确认制度，做到责任到人、倒查有据，确保各环节有序衔接，整体稳步推进；二是严格按照档案出库、整理、编码、查缺、扫描、原始图像制作、高清图像处理、数据复审、打印装订、归还入库“十步走”工作流程

，规范每一卷档案，确保数字化工作做精、做全、做细；三是在干部档案信息采集和数字化加工完成后，验收组对照纸质档案逐一校核验收，录入准确率、图像扫描质量、数据信息完整性、档案实体完整性等内容，对发现的问题及时记录、督促整改［8］。

最后，强化结果利用，推进服务增效。通过提升和完善硬软件系统设备，推动人事档案数字化向信息化转变，增强服务效果；通过设置访问权限、登录验证等，做到档案信息系统单机专人专用、单片机管理、规范运行，为档案数字化建设奠定坚实基础。

自推进干部人事档案数字化建设以来，学校档案的利用率从2020年的664人次增至2023年的1 360人次，利用率逐年提升，查档效率得到显著提高，真正实现了从“纸间”到“指尖”的提质增效，如图2所示。

3.3强化服务，提升队伍

为了进一步加强应用型大学档案工作队伍的建设，提升管理人员的专业能力和服务水平，学校必须重视档案工作者所应具备的专业素质和管理水平，包括扎实的专业理论知识、较强的计算机管理技能以及不断开拓创新的精神。同时，服务水平是评估档案工作者的重要标准，体现在正确的服务意识、良好的职业素养，以及在应用型大学特色背景下所形成的创新服务模式。在市场经济的大环境下，高校档案工作者应坚守正确的职业观和价值观，耐得住寂寞，经得起诱惑，全身心地投入档案事业中。他们应有以人为本的对外服务意识、一丝不苟的工作态度，以及甘愿为档案事业无私奉献的精神［9］。

学校应采取“引、培、管、用”相结合的策略，加强档案队伍建设：以聘岗或换岗为契机，精准引进各类型档案人才；通过开展专题业务培训，提升队伍的专业技术和能力，优选经验丰富的老同志带动新同志，形成良好的“传帮带”传统，促进工作快速发展；建立激励机制，从德能勤绩廉多个方面加强队伍的管理；根据个人专业特长，优选到合适岗位，最大限度地发挥人才的价值。

“利民之事，丝发必兴；厉民之事，毫末必去”。学校应增强服务意识，始终坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，秉承为群众办实事解难事的信念；强化问题导向和目标导向，从小事做起，从具体事情抓起，不断探索科学管理模式，提升服务水平。这样才能充分发挥档案的存史资政育人价值，助力学校人力资源发展。

4结束语

档案无尽谷，档案藏春秋。新时代，应用型大学应以服务社会为目标，以问题为导向，强化人事档案管理建设，通过多学科的深度融合，以信息技术赋能档案的智慧建设，利用物联网技术助力库房智慧管档，通过信息化手段实现纸质档案和电子档案的一体化管理，推动档案事业持续发展。与此同时，应用型大学应积极探索服务新模式，加强对人事档案“有温度”管理，促进应用型大学人力资源的发展，从而有效助推学校各项事业提质增效。

［参考文献］

［1］国家档案局印发《通知》要求认真学习贯彻习近平总书记对档案工作重要批示［N］.中国档案报，2021-07-29（1）.

［2］姜安民.浅析事业单位人事档案的用途［J］.黑龙江史志，2014（7）：139.

［3］储华.对于应用型普通高校规范干部人事档案管理工作之我见［J］.卷宗，2017（11）：64-65.

［4］肖宁生.新经济形势下应用型本科院校人事档案管理中存在的问题及对策［J］.兰台内外，2021（10）：31-33.

［5］于明新.人事档案工作在人力资源管理中的作用探析［J］.兰台内外，2015（6）：1.

［6］杨兴志，毕建军.干部人事档案数字化工作分析［EB/OL］.（2023-05-06）［2023-06-14］.www.21ks.net/lunwen/rsgllw/141413.html.

［7］中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》［EB/OL］.（2021-06-08）［2023-06-14］.https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

［8］华思蕊.“四项措施”高效推进干部人事档案数字化建设

［EB/OL］.（2022-09-08）［2023-06-14］.http：//www.hcdjw.org.cn/index.php？c=show&id=1430&wd=&eqid=da05b58d0029f67f0000000464d42fd5.

［9］陈锦.浅谈高校档案工作者的职业素养［J］.读与写，2021（3）：387.