基于药品库存管理的信息系统改造及应用

朱寒骏 徐艳艳 华俊彦

摘要：随着国家经济发展居民城镇化水平提升，加之各类疾病和新冠疫情的影响，患者大量涌入医院，各类医疗物资，特别是药品的供应保障工作成为医院重点。文章旨在结合临床实际利用信息化手段改造药品库存管理模块，对改进前后相关指标进行分析，实现降本增效的精细化管理。

关键词：药品库存；采购计划；周转率；信息化

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2024.04.042

中图分类号：R 319，TP 319          文献标志码：B           文章编码：1672-7274（2024）04-0-03

Information System Transformation and Application Based on Drug Inventory Management

ZHU Hanjun， XV Yanyan， HUA Junyan

（Lishui Municipal Central Hospital， Lishui 320000， China）

Abstract： With the development of the countrys economy and the improvement of residents urbanization level， coupled with the impact of various diseases and the new coronavirus epidemic， patients have poured into hospitals in large numbers， and ensuring the supply of various medical supplies， especially drugs， has become a focus of hospitals. This article aims to use information technology to transform the drug inventory management module based on clinical practice， analyze relevant indicators before and after the improvement， and achieve refined management that reduces costs and increases efficiency.

Keywords： drug inventory; procurement planning; turnover rate; informatization

药品库存管理是药品供应保障的重要环节，直接影响着药品的质量和供应。药品库存管理涉及面大，涉及的管理部门众多，工作流程复杂多样，新形势下对医院药品采购与管理工作提出了更高的要求[1]。原有库存管理依赖于根据药房药品消耗制定计划，容易造成部分药品库存积压或不足，面对疫情等突发情况难以灵活应对。因此，临床上需针对传统库存管理中存在的问题，优化操作流程，加强药品精细化管理，使库存管理更加科学化、规范化，在保证药品等医疗物资安全供应基础上，提升周转速度及管理质量，节约成本及降低资源的浪费[2]。

1   存在问题

经药学部组织讨论，结合信息系统使用和日常工作中遇到的药品库存管理相关问题，通过分析、整理、归纳，总结出以下几点我院库存管理的不足之处。

（1）计划生成不灵活。每种药品消耗数量差距大，从库存数量无法判断充足与否，也无其他指标能进行判断。申领数量与统计药品消耗的时长挂钩，不能根据所需储备天数生成采购量。药库采购计划和药房申领计划的生成仅通过统计药品消耗，无法根据日平均使用量和计划用药天数自动计算需采购和申领的数量。

（2）人工操作耗时长。无法根据药品库存自动调整采购计划。原系统生成采购计划和申领单后需药师结合当前库存情况对所需药品数量进行人工增减和筛选，存在工作量大耗时长且容易出现遗漏、错填等情况，造成药品库存与期望形成较大出入。

（3）缺乏药品筛选分类手段。因部分药品需拆零后进入包药机进行单剂量发药，其余药品又需整包装发药，所以进入包药机品种比其他药品库存需求更大，但原系统无法分别计算申领数量。采购计划只能通过计算药品消耗生成，然后需人工挑选库存不足的品种修改申领数量，并将无需申领的药品申领数量人工修改为0，耗时耗力。

（4）统计算法单一。申领数量根据药品的平均日消耗量和标准方差计算得出，此计算方法目的是为了尽可能的保证药品不会缺货，但对于每日消耗差距大的品种申领数量会远远超出实际需求，造成药品积压。申领数量为统计时间段的消耗量，未根据当前库存情况进行校正。

2   药品库存管理模块的优化改进

2.1 可自由设定药品采购计划天数

药品采购管理是醫院经营活动中协调药品供应与需求的重要环节，其控制的好坏直接影响到医疗经费的投入和流动资金的周转速度[3]。原有采购计划生成只能依据药品消耗自动生成表单，再手动修改药品数量，操作过程缺乏灵活性。针对以上问题，首先在采购计划表单内加入字段，其中“药房发药数量”为统计时间范围内药品消耗数量，“全院总库存数量”指当前药库、药房的库存数量之和，“日均消耗数量”为“药房发药数量”除以统计天数得到单药品日消耗量，“当前药库库存可使用天数”为当前药库库存数量除以“日均消耗数量”计算所得天数，“全院库存可使用天数”为药库、药房拥有药品库存数量除以“日均消耗数量”计算所得天数，“单位/箱”为药品采购包装箱内单位数量。其次增加“计划天数”输入框。“计划天数”输入框内默认值为药师所选时间范围内天数，可自行修改。当采购药师根据医院当前情况修改药品计划储备天数后，系统根据式（1）计算出药品采购天数内的预采购数量：

（1）

式中，P为预采购计划数量；C为日均消耗数量；D为药品的计划采购天数；I为当前药品药库库存。

得出预采购数量后，由于很多药品计算所得数量不足整箱，采购验收清点难度大，再通过式（2）计算得出依据各药品包装大小生成计划数量：

（2）

式中，PE为计划数量；P为预采购计划数量；B为药品采购包装箱内单位数量。通过对采购计划天数的设置可以根据实际情况灵活修改药品储量，系统自动生成计划数量更科学合理。

2.2 自选采购计划统计口径

为适应药品需求的周期性变化和对高低储调节，新增采购计划口径选择功能如图1所示。生成采购计划前药师自行选择依据药房发药时间还是依据药库高低储情况生成采购计划。上述选择完成后在界面下方添加有“库存数量＜计划数量”“全院库存数量＜计划数量”两个勾选框，勾选后生成采购计划时能自动过滤出符合条件的药品，节省筛选时间。通过此功能可按需选择采购计划自动生成策略，给采购工作提供便利。

2.3 药房申领智能化

药品流通环节中，库存管理不仅依赖于药库对全院药品消耗和库存把控，各药房对药品申领和库存的控制也至关重要。自药房引进全自动药品分包机（下称“包药机”）以来，用于包药机分包的药品和其他手工摆药药品库存储备需求和消耗情况就存在差异。为解决该问题，经讨论决定将药品申领算法对包药机药品和其他药品进行计算隔离，通过统一算法不同基准计算数值算出应需储量，再将其整合为一份药品申领单。新增药房智能申领管理模块，分别填写“消耗天数（包药机）”“需领药天数（包药机）”“消耗天数（其他）”“需领药天数（其他）”数值，点击“查询”按钮。系统后台计算选定天数内消耗库存程序如下：“If（S＞50） H＝J1×T else H＝J2×T”。其中，S为药品现有库存，H为消耗量，J1为消耗均值，J2为“日最大量”，当药品种类为包药机品种时T为“消耗天数（包药机）”，其他药品T为“消耗天数（其他）”。计算需申领数算式如下：

（3）

式中，P为需申领数；J1为消耗均值；S为现有库存；当药品种类为包药机品种时，L为“需领药天数（包药机）”，其他药品L为“需领药天数（其他）”。计算所得P如果小于0则P更改为0。根据系统后台计算结果汇总填入表单生成药品申领单，勾选“需申领”选项即可过滤申领单内需申领数大于0的药品。点击“筛选”按钮表单内各列表头出现按键，点击可对各列进行自定义过滤，从而对特定条件药品的申领数量进行修改。点击“过滤”按钮即可过滤申领单中“消耗库存”大于“现有库存”的药品。选择申领单内药品，点击“消耗趋势”按钮便能打开该药品消耗趋势图如图2，药师自行选择时间范围和图表类型，直观查看药品消耗情况。采用不同分类的库存管理控制方式来进行药品分类管理，这样的管理方式既能使药品在降低库存成本的同时，保证临床供应，也能更好地提高药事管理的服务水平，在保证采购环节质量的同时实现医院成本科学运营[4-5]。药库智能采购和药房智能申领联动，达到药库、药房库存同步优化，实现药品精细化管理，减少库存积压和过期药品出现。

3   应用效果

系统优化上线后，采购计划生成、库存药品申领等各环节实现了不同程度的改进。以西药库和病区药房在药品库存管理的多项指标为例采用SPSS 26.0软件进行数据分析，统计结果用均数±标准差表示，并行t检验，以P＜0.05表示差异有统计学意义。

系统优化上线时间为2023年2月，对2022年二季度与2023年二季度同期相关指标进行比较，西药库采购计划平均制定时间从1.85±0.3 h降低到0.32±0.2 h，病区药房申领单平均制定时间从50.78±4.32 min降低到11.29±3.16 min，西药库月平均库存金额从393±45万元降低至274±29万元，病区药房月平均库存金额从719±70万元降低至529±52万元，通过周转率[本月出库金额数/（上月结存金额数+本月结存金额数）/2]计算得出西药库月平均周转率从47.22±5.3%升至78.93±4.97%，病区药房月平均周转率从66.12±6.03%升至80.09±5.1%，比较差异有统计学意义（P＜0.05）。如表1所示。

药师在药品采购和药品申领时操作步驟减少，制定采购计划和申领单时间大幅缩短。院内药库、药房库存金额同比均有下降，库存周转率得到了显著提升。

4   结束语

传统的药品库存管理模式通常依赖单一算法，难以应对多变的情况。我院总结药品流向和消耗逻辑，通过信息化手段对药品库存管理模块进行改造，突破了传统单一算法进行药品采购和申领的局限性，实现了切合本院实际的动态管理方式。自系统优化上线以来，有效提高了药品库房管理的工作效率，减少了人为差错，优化库存结构，提高库存周转率，成本管控得到进一步提升。同时也将药师从大量重复操作和事务性工作中解放出来，能够将更多时间投入到药学研究、招标采购等工作中去。科学规范的药品库存管理，不仅利于医院经济效益，也为患者提供了更好的保障，对社会稳定起到积极推进作用。在公立医院药品去利润化的趋势之下，笔者认为应对药品采购和申领进行更加精细的分类，并根据每类药品院内消耗和历年波动情况设定采购系数，做到持续优化改进，为库房工作人员提供更智能便捷的药品库存管理信息系统。

参考文献

[1] 郑解元，杨嘉永，朱王晓嘉，等．同品类集采药品使用监测和精细化管理[J]．中国医院药学杂志，2022，42（11）：1160-1163.

[2] 廖婷．急诊护理流程优化对STEMI患者PCI救治时间及康复效果的影响[J]．沈阳医学院学报，2022，24（4）：400-402.

[3] 谭跃庆，李德伟，胡吉亭．基于ABC分类法药品采购管理系统的研发[J]．中国医疗设备，2018，33（3）：132-135.

[4] 祁国笠，章小敏，叶爱菊，等．信息化ABC分类管理法在我院药品库存管理中的应用[J］．中国乡村医药，2020，27（18）：49-50.

[5] 满春霞，董宁，高丽君，等．医院药学部门质量管理体系的建立与实践[J]．中国医院药学杂志，2022，42（13）：1386-1390.