企业采购领域高效运行监控机制构建与应用

李佳盈

摘 要：在现代商务环境中，企业采购领域的高效运行监控机制已成为提高企业竞争力和持续发展的关键因素。企业采购作为整个供应链管理的重要环节，直接关系到产品质量、成本控制和客户满意度。然而，由于采购活动的复杂性和多样性，企业在采购过程中常常面临着信息不透明、时间压力和风险挑战等问题。因此，建立高效运行监控机制成为企业采购管理的当务之急。这样的监控机制将帮助企业实现对采购流程和供应链各环节的实时监测和控制，从而提高企业运营效率并降低风险。基于此，本文深入探讨企业采购领域高效运行监控机制构建与应用，以供相关企业参考。

关键词：监控机制；采购领域；监督效能

引言：高效运行监控机制的构建以流程优化为核心，企业需要全面分析采购流程，并识别出其中的风险点。通过引入信息技术和数据分析工具，企业可以实现对采购流程的数字化管理和实时监控，从而提高采购效率和减少人为错误。同时，建立明确的监控指标和绩效评估体系，可以帮助企业实时了解采购活动的状态和效果，及时发现并解决问题，提升整体运作水平。应用高效运行监控机制旨在实现全方位的采购管理。企业可以通过监控供应商履约情况、市场价格波动和采购成本等关键指标，及时发现异常情况并采取相应的应对措施。同时，监控机制还可以为企业提供数据支持，帮助企业做出更明智的采购决策，提高整体供应链的效率和竞争力。

一、现状背景

1.外部环境

进入21世纪，全球结构和地缘格局深刻演变，受新冠疫情影响，世界经济不断遭受冲击，逆全球化趋势加速。同时，以数字化为代表的新一轮科技革命方兴未艾，各产业迎来颠覆性剧变，这些均导致企业面临的风险呈爆发式增长，制造类企业属于采购品类杂、数量多、复杂度高的大中型企业，其采购品类涉及原材料、成品、工具、设备、资产等。面对庞大的企业采购管理体系、日渐增大的成本管控壓力和越来越严格的合规管理要求，既需要企业采购领域集中统一管理，适用各类采购特点，又需要企业保证高效采购的同时防范风险。

2.内部需求

制造类企业目前采取了“统一归口管理，分工授权实施”的采购管理策略，按照“直接集中采购、授权集中采购、分散采购”开展分工授权，并依托 AOS（AVIC Operation System）管理体系制定了供应链业务域相应的流程制度和管理文件，各采购授权单位按照自身业务特点及管理需求，制定相应的管理标准、流程、表单。由于缺乏前期体系框架设计时的统筹性，制约了各业务管理之间的机制协同、信息共享和企业采购管理整体效能的发挥。

同时，按照合规风险防控“管办分离”的原则，将采购管理业务和采购执行业务相分离，其中采购管理以全供应链绩效为导向，聚焦供应链规划与策略研究，提升供应链协同与供应商管理能力，注重价值创造；采购执行以供应为导向，围绕采购订单，实施订单签订与跟踪等事务性工作，侧重于按需配套。随着采购授权和管办分离的实施，需要一种长效机制识别在采购领域不同授权业务单位执行上的有效性、协同性、合规性，持续完善供应链管理体系，防范供应链风险，确保供应链高效运行。

二、工作实施及成果

1.建立协同融合的“三道防线”合规风控监督保障模式

针对现状，重点是做好统筹规划、分层管理，从而形成合力。首先，在管理模式上，需要建立由业务执行层（第一道防线）、业务域主管单位层（第二道防线）、公司层（第三道防线）协同融合的“三道防线”合规风控监督保障模式。业务执行层是合规风控管理的最前线，在自身职能、业务及风险领域开展各项具体活动；业务域主管单位层身兼业务规划、组织执行、对执行单位监管考核、改进提升等职能于一身，是本业务风险管理的核心主体；公司层包括董事会下设的审计与风控委员会和合规风控内审职能部门，负责统筹协调、支持配合第一、第二道防线开展风险管理工作，提供专业性指导，同时对合规风控管理活动进行再监督，运用系统的方法评价、改进和提升企业的管理效能。

其次，成立对应的组织机构或者组建合规风控法治监督工作小组，明确总体职能，制定议事规则，联络员由熟悉本单位总体管理业务或本单位 AOS体系统筹策划的主管、副主任及以上人员担任。各单位成立合规专家库，运行监督检查可从专家库调取。

AOS 的推进必须采用 AOS 的方法。AOS 的方法，简单说就是凡事讲流程、工作有标准、过程全受控、效果可量化。在 AOS管理体系不断融合合规要素的基础上，还需不断完善AOS 合规需求要素库，可利用合规专家系统，围绕合规要素梳理，系统识别合规差距，实现外部合规需求的完整解构、权威转化，对相应业务流程、体系文件、表单模板等进行更新。同时，针对合规风控要素识别采购领域风险环节、重点监督点，形成采购领域廉洁风险防控目录指引，可作为监督指引和体系优化方向。而采购管理体系的迭代还需要一套持续完善的监督机制来实现。

2.建立供应链管理系统

建立供应链管理系统是企业采购领域高效运行监控机制的重要组成部分。以下是建立供应链管理系统的要点：第一，设定明确的目标和指标。在建立供应链管理系统之前，企业应明确其目标，并制定相应的指标来衡量供应链的绩效和效率。这些指标可以包括库存周转率、交货准时率、成本控制等，确保目标清晰可衡量。第二，整合内外部资源。供应链涉及多个环节和各种供应商、分销商等外部资源，企业需要整合这些资源，确保信息流、物流和资金流的畅通无阻。可以通过建立合作伙伴关系、共享信息平台等方式实现资源的整合。第三，制定供应链策略。根据企业的需求和特点，制定适合的供应链策略。策略可以包括供应商选择和管理、库存管理、订单管理等方面，以确保供应链各环节的协调和优化。第四，使用信息技术支持。利用信息技术工具，如供应链管理软件、物流跟踪系统等，对供应链进行监控和管理。这些工具可以自动化收集和分析数据，提升供应链的可见性和响应性。第五，建立绩效评估机制。建立供应链绩效评估机制，定期对供应链的运行情况进行评估和反馈。通过绩效评估，企业可以发现问题并及时采取改进措施，从而提高供应链的效率和运行质量。第六，持续改进和优化。供应链管理是一个持续改进的过程，企业应不断地寻求改进和优化的机会。可以借鉴最佳实践、参与行业合作组织等方式，推动供应链管理水平的不断提升。总之，建立供应链管理系统需要企业全面考虑供应链的各个环节，并采取相应的措施来提高供应链的效率和运行质量。通过明确目标、整合资源、制定策略、利用信息技术、建立绩效评估机制和持续改进，企业可以建立高效运行监控机制的供应链管理系统。

3.引入自动化流程和审批机制

引入自动化流程和审批机制是企业采购领域建立高效运行监控机制的重要手段。以下是在企业采购中引入自动化流程和审批机制的要点。第一，流程分析与优化。企业应对采购流程进行分析，并找出可以自动化的环节。这包括需求申请、供应商选择、采购订单生成等。通过优化和简化流程，消除冗余环节，为后续的自动化提供基础。第二，技术支持引入。企业可以引入适当的技术支持来实现流程的自动化。例如，采购管理系统、电子采购平台等工具可以帮助自动生成采购订单、实时跟踪库存信息、提供采购报告等。同时，也可以考虑使用人工智能、机器学习等技术来提升自动化的准确性和智能化水平。第三，数据集成与共享。为了实现自动化流程和审批机制，企业应确保数据的集成和共享。不同部门和环节之间的数据应能够无缝衔接，避免数据冗余和信息断层。可以采用企业资源规划（ERP）系统或其他数据管理平台来实现数据的统一管理，提高流程的协同性和效率。第四，审批机制的建立。企业可以建立审批机制，明确采购过程中的审批流程和责任人。通过系统化的审批流程，可以加快决策的速度，减少人为干预和错误。同时，可以利用技术工具实现审批的自动化，设置预设条件和规则，从而减少人工干预和提高流程的一致性。第五，监控与反馈。自动化流程和审批机制的引入，为企业提供了更好的监控和反馈机制。企业可以实时监控采购流程中的各个环节，了解进展和问题。同时，通过自动生成的报告和数据分析，可以提供决策支持和改进意见，从而不断优化采购流程。总结起来，引入自动化流程和审批机制是企业采购领域高效运行监控机制的重要措施。通过流程分析与优化、技术支持引入、数据集成与共享、审批机制的建立以及监控与反馈，企业可以提升采购效率，减少错误和延误，并实现更好的监控和管理。

4.有效运用运行监控效果

对于发现的问题，需要上下联动，采购管理部门承担整改监督责任，指导相关部门整改措施有效，用好用足监督成果，有针对性地改进完善。针对监督发现的普遍性、倾向性和苗头性问题，进行通报奖惩和约谈，组织问题单位综合“当下改”和“长久立”要求，制定有效的整改措施，整改方案需审批后方能实施，以确保整改措施覆盖全面、完成标志清晰、封闭节点明确。问题整改闭环评价严格落实“三不放过”原则，即“制度未完善的不放过、资金未追回的不放过、责任未落实的不放过”。针对涉嫌违规经营投资、违纪违法问题线索，移交有关部门进行核查处置。每次运行监控检查后，通过下发运行监控通报实施奖惩引导，运用问题整改单落实整改封闭，督促实施改进。同时，要求其他业务执行层对检查发现问题举一反三，杜绝此类问题重复发生，提升运行监控监督效能。

通过“三道防线”设置、工作小组带领、闭环运行监控机制建立、合规专家库和重大监控点的高效运用，能够识别出采购业务中可能存在的选商与定价方式不规范、供应商管理不到位、库房管理不规范等的执行风险，制度缺陷、管理文件与方法文件不一致等合规风险，还能够识别出采购业务中可能存在的风险，完善十余份文件，形成常态长效工作机制，实现存量化解和增量遏制，全面织密监督网，消除监管盲区，切实提高监督工作针对性、有效性和协同性。

通过督促执行层面开展整改工作等，增强人员采购合规意识，确保了采购业务合规高效，推进流程优化、策略改进和绩效提升，推动采购体系运行监控监督规范化、制度化、流程化，融入业务、融入职责，强化监督发现问题整改闭环管理，用好监督成果，实现“三道防线”一体化协同运行监控，建立“上下联动、高效流通”的供应链管理机制，强化全企业采购管理的合规性，加速体系改进创新升级，保障企业实现合规经营目标，为支撑企业产业链供应链高质量发展、助力一流企业建设做出积极贡献。

5.优化采购体系运行监控机制

为进一步规避采购领域风险，持续提升采购管理体系整体效能，促进采购授权管理和采购管办分离的有效实施，实现事中合规风险防范、事后合规评价等业务日常管控，业务域主管单位层的监控监督至关重要。企业建立了采购体系运行监控机制，由采购业务主管部门实施，采用组织业务执行层自我监督+业务主管部门线上日常监控+业务主管部门现场专项监督检查的方式，通过“面”上监控和“点”上监督的相结合，实现网络式覆盖、全流程体系化扎紧采购领域廉洁合规风控的笼子。

首先，合规风险存在于业务之中，业务执行层是合规风控管理的最前线，对业务和合规风险点最了解，要充分发挥业务执行层的自我监督管理职能，行为上的重复会加深思想上的认识，定期的自我监督可以在一定程度上提升工作人员的采购管理水平和合规风控意识。

其次，需要采购管理部门进行采购过程监控，以采购驾驶舱信息化系统为依托，运用商业智能（BI）软件对采购管理系统数据挖掘分析，对采购计划管理、采购过程、配套管理、存货管理等企业范围采购全流程的相关数据分析展示。对于超指标、偏离指标等异常情况进行预警，采购管理部门组织授权采购单位辨识风险，分析根本原因，找出采购管理系统与其他系统之间、信息化系统与制度文件之间、制度与制度之間的衔接问题。有效的整改还需要考核驱动，采购管理部门建立相应的绩效考核机制，每月发布《采购管理运行监控报告》，促进信息化系统和流程制度的持续完善，从而实现采购全流程“面”上的日常运行监控。

最后，采购管理部门要坚持目标导向和问题导向相结合，结合采购领域风险环节、重点监督点，聚焦“重点事”进行专项现场监督检查，奖惩分明，有效促改。为了将监督工作制度规范化、流程标准化、管理精细化，需要编制相应的运营管理体系文件。例如，《采购运行监控实施细则》等。专项现场运行监控检查的监督内容对标上级机关和集团的新部署、新要求，针对内外部监督检查发现问题，结合企业重点工作、采购管理重点和难点等，制订年度采购体系运行监控计划，组织合规专家库人员，以其熟悉体系文件而形成的整体框架思维来识别流程断点、交叉点等，采取全面自查+重点单位抽查的方式分季度开展。针对企业范围授权单位自查情况和问题，对权力集中、资金密集、资源富集、资产聚集、问题集中等重点单位进行现场专项检查，制定检查方案，明确检查时间、对象、依据、检查要素和要求等，将监督工作要素显性化、表单化，通过定期在企业范围对相关部门进行采购授权、选商与定价、供应商管理、外扩管理、合同管理、采购合规管理等合规性现场检查，监控各业务部门采购业务开展情况，识别系统风险，沟通了解各业务执行层的困难和制度有效性、合理性、衔接性、统筹性等情况，不断完善采购体系。

三、结语

企业采购领域的高效运行监控机制对于企业的发展和竞争力至关重要。通过构建合理的监控机制，企业能够实现采购流程的优化和智能化管理，提升工作效率、降低风险并实现成本控制。未来企业采购领域的高效运行监控机制将更加智能化、透明化和可持续化。企业需要密切关注技术的发展趋势，并积极应用新技术和方法，不断优化采购管理，从而提升企业的运营效率和市场竞争力。

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