《设备履历本》电子化方案研究

陈伟峰,曹涛

（国营长虹机械厂，广西 桂林 541000）

1 当前管理现状

目前工厂的《设备履历本》为纸质版，使用管理存在以下问题。

（1）随着管理要求的不断改进，难免会对设备履历本模板提出修改要求，每一次的修改都会造成大范围的设备履历本重新打印更换，一是增加打印成本的浪费，二是打印及审批增加员工的工作量及管理成本，三是对数据记录的连贯性也造成一定的影响。

（2）设备履历本模板经多次改版，基本上每一次模板修改就会对全厂设备履历本进行一次整本的更换，已造成了很多旧版履历本的丢失，设备全寿命管理信息缺失严重。

（3）《设备履历本》模版固化，不适用于所有类型设备的管理，有些设备管理简单（如空调、电视、示波器等辅助性设备及通用仪器仪表类设备，不需要按生产设备一般进行台时等细化内容管理），如果统一按照模版建立《设备履历本》，则这部分设备的管理就变得复杂化了，增加了不少不必要的管理成本，但如果不建立《设备履历本》，那么这部分设备的全生命周期管理信息记录会缺失。

（4）随着互联网的发展，信息化、数据化应用越来越广泛，通过数据开展管理已经成为一种管理趋势，逐渐成为主流、先进的管理方法及工具。而大数据的应用离不开信息的收集，《设备履历本》是记录设备管理信息的载体，设备管理信息的数据来源主要通过《设备履历本》中收集。纸质《设备履历本》记录的体现主要为人工填写，对于数据信息的提取还需要重新录入计算机才能够使用，很不方便。

2 方案

为了更方便更科学的开展设备管理，整合设备信息，提高管理效率，结合工厂《工装设备使用维护程序》要求，考虑将《设备履历本》进行数据化管理，便于数据的记录、收集和分析利用。

2.1 方案设计

工厂2022年开始正式运行资产管理系统,建立信息化管理平台进行设备管理流程审批及台账数据统计,实现了台账信息与管理流程数据关联,设备管理状态根据相关流程动态显示。系统的建立为设备的数据化管理、分析提供了一个良好的平台，《设备履历本》的数据化管理实现可以搭乘工程信息化建设的“东风”，利用资产管理系统将纸质《设备履历本》进行电子化转换，形成电子《设备履历本》。将设备全生命周期管理信息通过流程应用关联，在管理审批的过程中就将完成数据化录入，通过流程数据关联进行信息整合，完成数据导入及利用。

2.2 《设备履历本》电子化框架建立

从《设备履历本》建立的需求及功能来看，主要是用于记录设备全生命周期管理的设备基础信息、运行维护情况、维修改造情况等方面管理信息。在资产管理系统中，每一台设备完成验收领用后，纳入台账管理都会配置形成1份资产卡片模块，用于设备全生命周期管理数据的关联查阅。从功能及使用目的来看，资产卡片与《设备履历本》一致且数据集中利于查看，可通过资产卡片的形式代替《设备履历本》，实现电子化。

2.3 功能要素梳理

工厂现有《设备履历本》模板中包含15个项目要素，分别为：设备台账信息（封面）、操作和维护规程、设备安装地点登记表、设备使用保管交接表、技术要求、随机附件、使用范围、油料应用规定、定期工作规定、定期工作记录、故障修理记录、大修项修和定期维修（二保）记录、事故检修记录、其他记事、台时统计记录等。将《设备履历本》要素与资产管理系统资产卡片模块内容进行对应匹配（如图1所示）。

图1 功能要素匹配图

经匹配，《设备履历本》15项功能要素中有11项可以匹配到资产卡片模块中实现，剩余4项功能要素（操作和维护规程、油料应用规定、定期工作规定、其他记事记录等）目前在资产卡片里没有找到匹配。

2.4 《设备履历本》功能要素匹配缺项整理

针对资产管理系统功能现状及设备履历本匹配缺项，扩大到目前资产管理系统功能中进行再次匹配，发现在资产维护维修管理模块下的定期维护标准功能中可定义每台设备的定期维护保养要求及标准，可匹配《设备履历本》中的定期工作规定功能要素，但需要与资产卡片进行数据链接，实现数据信息集中化查阅功能。

操作和维护规程、油料应用规定、其他记事3项要素目前在资产系统中暂无相关功能实现。按照设备生命周期管理对以上3项要素对应资产卡片信息进行分类，建议做如下安排：将操作和维护规程放入资产卡片的基本信息选项卡内；将油料应用规定放入资产卡片的技术参数选项卡内；将其他记事放入资产卡片的资产使用情况记录选项卡内。

3 系统优化需求

针对目前资产管理系统使用现状及《设备履历本》匹配缺项，需对资产管理系统进行以下优化以实现资产卡片代替《设备履历本》实现电子化。

表1 系统优化需求表

4 资产卡片应用说明

《设备履历本》完成电子化后以资产管理系统的资产卡片功能实现。具体使用方法如下。

4.1 资产卡片路径

工装设备的资产卡片调用路径：资产管理系统—应用导航—资产台账管理—工装设备台账—资产列表—工装设备搜索—资产台账。操作指南如图2所示。

图2 资产卡片调用查看指南

4.2 资产卡片组成

资产卡片由“资产台账”“财务信息”“资产结构”“技术参数”“资产使用情况记录”“维护维修记录”“资产报废退役记录”等7个信息页面组成（如图3所示）。

图3 资产卡片组成页面

各页面包含内容及与原《设备履历本》要素对应关系如表2所示。

表2 资产卡片页面信息对照表

4.3 数据填报及查看

资产卡片大部分信息均与系统相关流程进行数据链接，直接从流程中抓取数据信息，不需重复填报。相关信息与流程关联情况如表3所示。

表3 数据填报、查看对照表

5 电子化效果

5.1 记录保存方面

《设备履历本》电子化后，设备全寿命周期的管理信息以数据信息形式进行保存，比纸质记录更利于长久保存以及数据整理分析。

5.2 分类管理方面

原来的《设备履历本》因模板问题，不适用于全部分类的设备，用于主要生产设备，对通用仪表设备及辅助类设备未要求编制设备履历本。如此一来就造成部分设备管理记录丢失，不利于对设备的全生命周期管理。电子化后，资产卡片由多个模块组成，可根据实际情况对适用模块灵活取舍，像搭积木一样进行模块配置。所有工装设备均建立资产卡片，同时根据设备类型进行模块配置使用，即形成全生命周期管理记录，又不会因模块死板而增加不必要的管理累赘。

5.3 成本管理方面

纸质《设备履历本》在模板修改或信息更新后，需要重新打印机审签，往往一个模板改动就会导致全厂《设备履历本》统一更换，需要消耗大量人力及物力。《设备履历本》电子化为资产卡片后，所有数据均在系统中进行保存，通过数据关联的形式在资产卡片中体现。即使对资产卡片模板进行更新改进后，也只是修改了资产卡片的外在表现模板，相关历史数据可以通过数据关联录入新版本中，直接使用，快捷方便且基本无成本消耗。

5.4 使用效率方面

《设备履历本》电子化后，设备管理过程中办理的相关流程与资产卡片管理，直接完成数据记录，节省人工重复填写的操作，减少填写的错误，数据更准确，记录更及时。

5.5 全生命管理周期信息完善方面

《设备履历本》电子化前，纸质《设备履历本》是从设备领用登记后才建立并记录信息。缺少了设备采购、验收阶段的信息，全生命周期管理的阶段不全。《设备履历本》电子化后，虽然资产卡片也是从登记领用后才建立，但因为资产管理系统中进行了流程关联，设备的采购及验收信息在建立资产卡片后，通过流程连续性的关联同步反映到资产卡片中，补全了全生命周期管理的采购及验收信息，管理记录更完善。

6 结语

随着现代设备信息技术的应用发展，管理已经进入了大数据时代，数据的应用越来越快捷、准确。设备管理应紧跟时代发展步伐，不断变革，不断创新，研究新的管理方式、方法，通过引进大数据应用进入智能化管理，提高设备管理效率，提升企业管理水平。