详解我国档案专题数据库研究

姚蔚迅

现基于中国知网、万方和维普三家国内学术数据库，以2000年后发表的“档案专题数据库”相关文献为研究对象，以文献内容为分析主体，从基础理论研究、实践研究、相关案例介绍三方面进行阐述，梳理我国档案专题数据库研究的历程及现状，以期为我国档案专题数据库研究提供一定的借鉴。

研究背景

新时代背景下，我国档案数字化建设已取得一定的成就。国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，要积极响应数字中国建设，加快推进信息技术与档案工作深度融合。原国家档案局局长李明华在部署2020年全国档案工作时表示，全国档案系统2020年将进一步加大档案信息资源开发利用工作力度。在档案数字化建设中，档案专题数据库具有信息资源整合度高、档案内容按相关主题聚集、馆藏资源精准性高、查询利用便捷高效的特点。在信息化时代，专题档案数据库是档案编研与利用的主要方式之一，对深层次挖掘馆藏资源、展现档案馆馆藏特色、提供精准化利用服务、提高档案利用率具有重要意义。

笔者以“题名或关键词=专题档案+档案专题and题名或关键词=数据库+信息库+资料库+资源库”为检索式，时间区间选取2000年1月1日至2021年3月25日，在中国知网、万方数据库、维普数据库中搜索文献，去除重复及不相关文献，最终得到89篇有效文献。其中核心期刊26篇。

通过文献分析，所查文献总体情况如下表、图1和图2所示。

论文主要发表情况统计表

研究发现，2010—2014年期间，与档案专题数据库相关的发文量达到一个高峰，档案类核心期刊及影响力较大的期刊上的发文量占所有发文量的32.6%，除了年鉴及相关案例介绍、会议纪实类文章外，学术研究文章近60篇。整体来看，我国档案专题数据库研究具有一定的基础。

研究内容分析

基础理论研究

1.档案专题数据库的概念

研究档案专题数据库的概念可以更好地理解和把握档案专题数据库的本质和特点。这不仅有助于设计和构建更加高效和便捷的数据库系统，提高檔案资源的利用率和价值，也有助于用户更方便地获取所需信息，更好地理解和掌握如何进行档案资源的整合和共享，促进档案资源利用率的最大化。在本文所研究的文献中，大多数学者都对档案专题数据库的定义进行了阐述，但以档案专题数据库的概念为研究主题的文章只有两篇。中国人民解放军档案馆学者冯文杰通过比较分析档案专题数据库与专题数据库、文献专题数据库、档案数据库之间的区别与联系，阐明档案专题数据库是专题数据库的一种，档案专题数据库与其他专题数据库的主要区别是信息来源不同。档案专题数据库的主要信息来源是档案，因此其信息具有真实性与可靠性，这也是档案专题数据库与其他数据库的主要区别。此外，其还简明扼要地指出档案专题数据库的定义，即档案专题数据库是以各类档案信息为主要数据来源的专题数据库。

2.档案专题数据库建设的理论研究

档案专题数据库建设理论研究的重要性主要体现在其可以指导实践工作、提高档案资源的利用效益、推动档案学科发展、促进档案管理与服务创新以及促进学科交叉与合作等方面。深入研究档案专题数据库的建设理论可以不断提升档案专题数据库的建设水平，推动相关领域的发展。在对档案专题数据库建设理论的研究方面，不同学者从各个角度进行了梳理。上海交通大学学者孙逊指出，档案专题数据库是跨全宗、多类别的档案数据链接集合，是系统性的档案数字化综合开发成果，在提供利用方面具有较强的针对性、实用性。原中国人民解放军总装备部档案馆学者朱九兰归纳了档案专题数据库的特点，认为其主要特点为主题明确、针对性强、收集全面、系统性强。档案专题数据库的建设目标要明确、专题选择要准确、信息收集要全面、信息组织要科学、信息发布要安全。档案专题数据库在实现资源融合与互联共享后，可以确保档案的完整性。中国飞行试验研究院学者王润莉、李继从建设档案专题数据库的建设流程出发，首先对“专题”的选题进行了明确，阐述了档案专题数据库的选题原则为完整性、准确性、系统性。其次指出要以动态的编制方式、便捷的利用方式为其建设原则和策略。最后指出，要注重完善建立档案专题数据库的宏观政策、开发档案专题数据库的科学程序、研究档案专题数据库的安全问题。

3.质量控制理论及协同保障机制理论的引入

质量控制是提高档案专题数据库建设质量及效率的有效方法。在档案专题数据库的研究与建设中引入质量控制理论和协同保障机制理论能够有效提高档案专题数据库的质量、可靠性和安全性。在引入质量控制理论和协同保障机制理论的过程中还存在一些挑战与需要改进的地方，各专家学者从各自领域的档案专题数据库建设实践中回答了这些问题。中国人民解放军档案馆学者孙瑾和北京航星永志科技有限公司学者郭彦军认为，档案专题数据库建设过程中存在档案用户的专题利用需求不明确、建设标准不统一、建设周期长与技术平台更新快存在矛盾、建设中存在重视指标而轻服务效能的现象、网络化水平低而无法实现最广泛的数据共享等问题。基于这些问题，结合中国人民解放军档案馆学者孙瑾提出的基于质量控制理论的档案专题数据库建设流程，将质量控制理论与档案专题数据库建设流程相结合，可以看出档案专题数据库建设前期要深入实际进行调查，按需选题，注重质量控制，建库前期的选题要兼顾客户需求与馆藏基础，技术平台的选择应可靠且适用，决策过程应坚持民主、科学的原则，档案部门也应完善相应的审查制度。河北大学学者贾慧娟与中国石化公司学者李建杰、郑晓云从档案专题数据库建设的实例出发，指出在档案专题数据库建设中期，要本着内容编排科学化、信息著录标准化、人才结构合理化的原则开展相关工作，同时在档案专题数据库建设后期要建立监督检查制度、人员奖惩制度和反馈机制。建立档案专题数据库是一个需要多方协作、系统性的工程，建立质量及利用率高的档案专题数据库需要协同保障机制的保障。右江民族医学院学者黄凡珏在文章中指出，档案专题数据库在提供以“信息集成服务”与“信息增值服务”为核心的个性化数据服务的过程中，面临服务主体多元化、服务载体异质性以及效能发挥差异化等问题。这需要各数据库统筹管理与协同运作，以提升其服务效能。南京大学硕士蔡亚萍认为，引入专题档案数据库协同保障机制的目标是以用户为中心，以专题建设为方向，实现档案资源的最优配置。专题档案数据库协同机制包括管理组织协同、标准协同、人力资源协同、信息资源协同和财力资源协同。

专题实践研究

1.高校档案专题数据库建设

在研究档案专题数据库建设实践的文献中，高校专题档案数据库建设占有一定比例。高校档案馆应整合馆藏的各类数据库，选定某一主题，围绕该主题整合不同类别、载体、形式的档案信息，组成一个完整的档案资源集合系统。昆明理工大学档案馆学者刘永祥、周荣指出，高校档案专题数据库平台的建设是在掌握丰富馆藏资源的基础上进行的二次信息开发，是整合高校档案信息资源、开发档案文化精品的必要方式。但当前高校专题档案数据库面临“制度性约束”与“操作性障碍”双重困境。高校在建设档案专题数据库的过程中，首先要科学选题，在深入实际调查研究的基础上，按需选题，注重质量控制。其次要把握著录及标引的质量，著录及标引要全面且细致，既要有一定的深度和广度，还要注重隐形主题的发掘。最后要保障检索和统计途径的多样性，保证档案资源利用及统计的便利性，满足用户的多元化需求。高校专题档案数据库建设需要协同保障机制的指引，多部门协同建设以档案资源、用户需求与专题建设为中心，以兼收并蓄、绩效导向与全面准确为根本，以组织协同、标准协同与信息协同为目标的高校专题档案数据库。

2.其他专题档案数据库建设

部分学者以国土规划档案数据库建设（王恒，2017）、边疆历史档案专题数据库建设（李广都，2018）、区域性档案资源整合（李廣都，2016）、少数民族传统手工艺特色档案数据库建设（张继荣、杨励苑、张伟，2019）、航空档案专题数据库建设（张宁，2019）、军队专题档案数据库建设（孙瑾，2013）、汶川地震文献专题数据库建设（刘彩云，2015）、高校人物专题档案数据库建设（张倩，2017）等实践为基础，对档案专题数据库的建设进行研究。学者们对建设档案专题数据库的意义及必要性、存在的问题及对策、建设路径及技术等方面进行研究，为我国档案专题数据库的建设提供了一定的借鉴。

档案专题数据库案例介绍

我国在档案专题数据库建设方面取得了一定的成果，目前已有不少档案专题数据库建设的成功案例，为推进我国思想、经济、文化建设，助力国家治理等提供了助力。例如，保山市档案馆建立了杨善洲专题档案数据库，数据库中收录了杨善洲工作以来各个时期的文字材料、图片、影像、实物、作品等材料，研究者、学生和公众通过专题档案数据库能够及时便捷地进行检索和查询，快速查找并获取与杨善洲相关的档案资料。同时，专题档案数据库的建立也为学者对杨善洲进行研究提供了丰富的素材和参考资料，研究人员可以利用数据库中的档案资料开展深入的研究，如研究杨善洲的生平、思想和影响等。此外，数据库还可以促进学术交流，研究人员可以通过数据库共享研究成果，开展合作和探讨。南京市浦口区首个口述史档案专题目录数据库的上线不仅填补了浦口区口述历史档案的空白，还创新了浦口乡村历史档案与文化资源开发利用的新模式，促进了社区居民的交流和互动，从而培养社区居民的历史意识和文化认同感，发挥了口述史档案的社会文化功能。特色鲜明的数据库建设案例还有湖南省洞庭湖生态经济区所开发的档案专题数据库。该数据库的内容涉及地理地貌、生态环境保护、文化传承等方面。通过这些特色鲜明的数据库建设案例，我们能够从中总结出档案专题数据库建设的相关经验，从而更好地进行数据库建设，发挥其社会功能。

综上所述，从我国档案专题数据库建设研究的文献梳理情况来看，当前我国专门致力于档案专题数据库建设研究的学者很少，档案学界尚未形成研究合力，基础理论研究欠缺，有关档案专题数据库建设标准的研究还存在不足。但从研究重点来看，随着网络、大数据等信息技术的发展，我国档案专题数据库研究的重点正在向信息资源整合、数据挖掘及共享平台建设等方面倾斜；从内容维度来看，档案专题数据库研究呈现多元化趋势，且与时事紧密相关，用户需求对研究内容的影响较大。对我国有关档案专题数据库建设的研究进行梳理，能够进一步明确我国档案专题数据库建设的方向，从而更好地以理论指导实践，推动我国档案专题数据库的进一步发展。

本文系山东省档案科技项目“大数据背景下山东民俗档案信息资源建设与利用研究”（批准编号：2020-25）阶段性成果之一。

（作者单位：山东师范大学）