促进新时期档案工作高质量发展的创新思维

余 露

（河南黄河河务局信息中心，河南 郑州 450004）

档案是人们在社会活动中，形成的各种形式的、具有保存价值的原始记录。事业单位的档案是开展工作计划的依据和载体，不仅见证了单位的发展历程，也记录了人事变动信息。［1］在事业单位的日常工作管理体系中，档案管理工作占据着重要位置，起着支撑作用。一个单位综合管理是否规范，往往通过档案管理就能有所体现。事业单位的高效运转、良好发展，与先进、科学、合理、系统的档案管理体系密不可分。［2］因此，要根据事业单位档案管理的实际情况，认真分析存在问题及原因，梳理出新时期档案管理工作思路，为单位的有序运转以及未来发展发挥积极作用。

1 新形势下事业单位档案管理工作的现状

传统的档案管理工作缺乏发展思维，整体效果不佳。随着信息技术的飞速发展，做好档案管理工作变得越来越重要，它不仅能够有效地解决档案管理中出现的问题，还能够为各部门和事业单位的发展带来积极的影响。因此，一流的档案管理对于提升整个行业的竞争力至关重要，但目前仍有许多挑战需要克服，如理念欠缺、信息化水平低、措施不当等，这些问题使得电子档案管理的技术难度大大增加，从而阻碍了事业单位档案管理的长远发展。［3］

1.1 档案的信息化资源开发有效性不足

事业单位针对档案管理的资源数据库的建设过程中,资源缺少整体性,导致对资源的管理水平很难提升,无法对档案资源进行深入开发,对档案的后期运用也有不利影响。事业单位的档案管理工作在一定程度上会影响到单位整体的管理水平及长期发展。新形势下,大数据开始得到充分利用,若无法根据资源的有效利用和合理利用,对事业单位档案管理工作会造成信息管理的缺失及事业单位人员的资料保存成本的增加,从而降低了工作效果,出现资源不合理利用的现象。［4］

1.2 档案管理理念有待创新

档案作为重要的历史记录,汇聚着大量的原始信息，大到社会的发展进步，小到单位的综合发展，档案管理都发挥着重要的作用。

部分事业单位对档案管理存在认知和理念上的不足,导致该工作无法得到足够的重视,使得单位管理人员对档案完整性意识欠缺,难以紧跟时代步伐；对档案管理的信息化理解不足,无法紧跟新形势步伐。在具体工作中，常常会带来工作效率低下的问题,进而影响到档案背后个体的实际共享价值，在干部审核及后期甄别上,会浪费太多时间,致使管理无法做到责任到人,给工作带来困扰。［5］

随着经济社会的不断进步,档案管理理念如果得不到及时更新，不但会降低档案人员的积极性，还会浪费人力、物力、财力，在很大程度上会抑制整个单位的协调发展，失去了档案管理的意义。

1.3 档案信息管理缺乏相应的保护措施

目前大数据时代下的档案信息管理依然需要纸质档案存储。在电子档案出现问题的情况下，可以通过对纸质档案的查询来判断对错，所以对档案信息的存储需要具有安全性和完整性，这样才能确保电子档案的可信度。目前在事业单位存储档案的过程中，很多部门所提供的档案，并不能将信息化的技术应用在里面，主要还是通过人工方式进行纸质方式收藏，这种模式不仅增加了工作人员的工作量，也增加了保存和查询的难度。

1.4 档案管理水平有待提升

一个单位档案管理人员的工作水平，直接决定着整个单位档案管理工作的好坏。由于在事业单位中存在着编制紧缺的情况,所以经常出现串岗及一人多岗的状况,并且很多单位的档案专职人员，都不是档案专业出身，缺乏相对系统的专业培训，做不到运用规范标准熟练地开展工作，以及正确指导各部门的档案管理工作，以至于档案的收集整理不完整、不系统，更谈不上有效地做好档案的查询、利用等工作，从而使整个单位档案管理处于比较混乱的状态，这严重阻碍了档案管理的发展。

2 事业单位档案管理高质量发展的意义

档案工作既是历史的，也是现实的，更是未来的。面对新的发展阶段、发展环境和发展条件，档案管理工作也要进入新时代，展现新气象、新作为。伴随着人类活动的范围越来越大，档案管理的工作领域也越来越广，经济社会发展到哪里，档案工作就要发展到哪里，档案管理工作不但需要进行相关信息的记录，还需要将其作用发挥出来。

在一个单位中,档案管理工作成为记录事实和还原历史的重要工作，档案的真实性成为人们日后不断审查和研究的依据。因此，高质量地做好档案工作，意义重大。事业单位的档案对于整个单位的发展来讲，其涵盖的范围包含了工程建设、科技管理、人事、财务、重大活动事项等多方面内容，因此不断强化对事业单位档案管理工作的关注程度，才能够促进事业单位的品质提升和改革转型后的发展。除此之外，事业单位档案管理工作也是保障事业单位稳定发展的主要方式之一，因此要想保障事业单位的长久发展，档案管理有着不容小觑的地位，它需要管理者们在平日进行工作的过程中不断地完善、保持档案管理的科学性与有效性。

3 提高档案管理成效的创新思维

3.1 转变档案管理工作理念

进一步转变档案管理理念，充分认识到档案管理工作在一个单位中所起的重要作用，并加强对档案管理工作的重视，大力宣传档案管理的重要性，让每一名职工都能积极参与到档案管理过程中来，使其充分认识到档案管理工作的重要作用，增强工作人员对档案管理工作的积极性。［6］

根据事业单位具体情况，加强相关工作人员档案管理意识的培养，严格按照档案管理相关要求开展工作。事业单位领导必须要以身作则，高度重视档案管理工作，才能让员工严格按照相关要求进行档案管理，让档案管理人员认真负责地做好自己的工作，运用科学合理的手段进行档案管理，促进事业单位档案管理水平的有效提升。［7］

含柔直系统的示例电网接线如图4所示，节点1、2、3是500 kV变电站的220 kV母线，是电网的三个电源点。柔直系统连接节点15、16，运行于双极控制模式，换流变档位在额定档(0档)。柔直系统有功功率控制策略为整流侧采用定功率模式，逆变侧采用定直流电压模式；无功功率控制策略为整流侧和逆变侧都采取无功功率控制模式。

与此同时，面对档案管理过程中存在的问题，还要主动采取科学、有效的解决措施，积极借鉴兄弟单位档案管理的优秀做法和先进经验，结合自身的实际情况，打造一套属于自己的工作制度，为档案管理工作创造良好的工作氛围，从而实现事业单位档案管理的创新和发展。

3.2 加大软硬件设备设施的建设

从实际情况来看，很多事业单位在档案管理方面的资金投入并不多，导致档案管理软硬件设施并不能满足实际的工作需求，档案管理效率受到影响。对此，单位应严格按照档案室建设规范与要求，加大对档案管理的资金投入，配备完善的档案管理软硬件设施。比如，档案库房面积要符合工作要求，应尽量减少拥堵、狭窄等问题；各种软硬件配备要齐全，包括档案柜、除湿器、切纸刀、计算机、档案管理软件系统等，还要配备防火、防潮、防虫、防潮等设备；事业单位还可以配备安全、温湿度、消毒净化一体化智能控制体系、视频监控系统、门禁系统以及档案存储设备智能密集架管理系统等，营造现代化档案室，为档案管理人员提供便利的办公条件，提高事业单位档案管理工作效率。

3.3 完善档案管理制度

在事业单位中，档案管理是一项十分复杂繁琐的工作，单位应制定合理的档案管理机制，对档案管理人员的工作行为提出规范要求，促进事业单位档案管理工作的有序开展。

在创新档案管理制度的过程中，事业单位要结合自身档案管理特点以及自身实际发展情况来考虑，制定出一套科学、合理、系统的长期发展目标，根据长期发展目标为中心，制定一套建设方案，并以这套建设方案为基础来进行相关工作流程的操作，进一步提升管理人员的管理职能，提高档案管理的工作效率。［8］

事业单位在创新构建档案管理制度时候，应将档案收集、档案保密等内容包含在内，要求相关工作人员严格按照规章制度开展档案管理工作，促进事业单位档案管理规范化、系统化发展。尤其要注意构建必备的安全保障体系，档案管理工作中的安全管理主要有以下内容：

一是易燃材料不可存放在档案室内，档案应做到避光保存，并对室内温度进行有效把控；二是利用档案管理制度实现档案收集、分析、归纳等环节的规范化管理；三是组建领导小组，专门负责档案管理工作，明确划分各级责任，提高档案管理人员的责任心，从而提高单位档案管理水平；四是必须采取有效措施，确保电脑网络的安全性,避免病毒侵害，定期检查和维护档案管理系统，并充分利用防火墙等网络技术，以确保档案的安全性。

3.4 重视档案管理信息化建设

档案不仅能够记录单位的发展历史，还能够提供关于重大会议、战略目标、改革改制等方面的重要信息，成为单位领导做出正确决策的重要依据之一。随着时代的发展，传统的档案管理模式已无法满足如今复杂的档案处理需求，档案管理工作也应不断优化与完善，针对档案管理模式进行适当创新，将传统的档案管理模式逐渐转变为数字化、信息化档案管理，打破人工整理档案的局限性，在传统档案管理中合理融入现代化管理手段，促进档案管理现代化发展。因此，建立完善的档案信息化管理体系，加强对档案的监督和管理，是实现档案管理科学发展的关键。

结合目前档案管理在事业单位中的具体情况来看，应认清形势，及时转变管理观念，打破传统的思维模式，培养数字化、信息化档案管理意识，才能加快事业单位档案管理信息化建设进程。事业单位档案管理部门还应根据实际情况逐渐开展档案数字化建设工作，在有限的时间里将以往的档案资源中重要的、利用率较高的信息数据录入电子系统中，遵循先后有序、确保重点的原则。事业单位还应在本单位的综合管理建设规划中纳入档案管理信息化建设方面的内容，利用单位局域网与办公系统之间的有效衔接，实现各项数据信息的高效接收、传输、整合利用等，这也有助于事业单位实现档案资料数字化。事业单位还应该积极改进和完善其内部的管理体系，增强档案管理的专业性和实效性，建立健全档案管理的沟通和协调机制，确保档案的安全性和可靠性，并且实施统一的档案管理标准，以提高管理效率和质量。同时，档案管理信息化建设必须要得到单位管理人员的认可和支持，档案管理工作人员应针对档案管理信息化建设的要求以及建设情况及时向领导汇报和请示，让单位领导对档案管理信息化建设更加重视，在领导的关注与重视下，才能保障档案管理信息化建设的人员、设备以及经费等资源及时到位，更快完成事业单位档案管理信息化建设。

3.5 提升各级档案管理人员的素质

档案管理工作是一项技术性、专业性很强的工作，那么，从事这项工作的人就更需要具备高专业、高素质的管理能力。在事业单位的档案管理过程中，档案管理工作人员要采用科学、合理、先进的技术手段和方法，提高事业单位档案管理的管理水平，这便要求事业单位必须认识到档案管理人员素质提高的重要性。

第一，事业单位领导要重视档案管理工作，正确认识档案管理对于单位自身发展的重要性，不断加强对档案人员的专业培训，提高整体档案管理人员的业务水平和专业素养。

第二，要培养档案管理人员的敬业精神，敬业是创新精神的基础。档案工作的清苦是人所皆知的，因此，要热爱档案事业、不怕清苦，这是档案工作者最基本的业务素质。在踏踏实实工作的同时，要不断进行档案工作的探索和创新，要培养档案管理人员独立思考的习惯。档案工作者要熟悉档案业务工作的环节、步骤，掌握不同门类、各种载体档案的管理方法，在此基础上敢于向传统观念挑战，积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破，还要培养档案管理人员求实的科学精神。

第三，事业单位的档案管理是一项技术性较强的工作，对管理人员的工作水平和态度有很强的要求。作为事业单位的领导，一定要把档案管理纳入自己的日常的考核调研工作之中，带动全体人员重视档案管理。

第四，应该选拔一些基本素质较高的人员来从事档案管理工作，或者引进档案专业的管理人员从事这项工作，确保其具有和档案管理有关的专业知识。

第五，重视档案培训，可以通过不同渠道、不同方式进行培训，比如知识竞赛、专项答题、制作宣传展板等，不断在方法上改进、力度上推进，从工作实际出发，对档案管理工作中出现的问题及时归类、总结，进行一些有针对性的、可以满足自身需求的培训。培训结束后，及时进行分析、交流，以此弥补档案管理培训中的不足，切实提高档案人员的综合素质，从而更好地开展档案管理的相关工作。

档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握不同门类档案、不同载体的档案的管理方法，勇于探索和实践，成为一名既掌握科学先进的工作方法，又一专多能的档案管理人才，从而有效地、开创性地开展工作。

3.6 提高服务水平

长期以来，档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或利用手段多是手工的，严重阻碍了档案的管理水平和利用程度。要创新服务手段就要充分利用现有办公自动化、电子政务系统，把档案利用工作与单位的日常工作紧密地结合起来，实现服务手段多元化。

档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动服务为主动服务，积极开展多渠道多形式的服务，加快档案信息化进程。在充分发挥原有的阅览室作用的同时，积极探讨和尝试建立档案信息检索系统，借助网络、电子传输等现代化手段，为经济建设提供信息资源。利用网上信息量大、传递速度快的优势，在办公网上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务，共享档案信息资源。使服务范围由“窄”变“宽”、服务层次由“浅”变“深”。

档案部门还应拓展服务方式和服务领域，提供编研成果。这是将档案转化为可利用信息的一个有效途径，也可以说是将档案转化为商品的有效途径。比如在治黄水利方面，档案部门通过加工、处理，开发出治黄需要的优质“产品”,也可以根据广大职工追求精神享受的特点，开发出一些治黄知识、治黄历史的档案,还可以出版一些人物传记、文学书籍、历史知识读物等，多方开辟档案服务的渠道。

3.7 加大档案工作的宣传力度

档案宣传工作是各项工作的先导。一直以来，档案工作的宣传往往着重于相关法规条例的宣传解释上，多强调重要意义、工作要求，这些说教式的宣传，既不直观形象，也缺少“艺术”性，很难引起人们的重视，也达不到预期的宣传效果。宣传工作做得如何直接关系到人们参与的积极性和重视程度，直接影响到下一步工作能否收到预期的效果。档案管理人员要主动积极地多渠道开展宣传工作，善于捕捉本单位档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化，比如开展档案管理的问卷调查和档案管理知识竞赛等活动；结合重要节日、纪念日，组织图片展览、实物展览、主题征文等活动；依托新载体，官方微博，扎实做好网络宣传，营造档案工作的发展的良好氛围。

4 结 语

在科技不断发展的新时代背景下，档案管理对事业单位的发展是有效促进和重要保障手段之一，所以，事业单位就要不断加强档案管理的创新思维，积极探索档案管理的新思路、新方法，以此解决面临的新问题，让档案管理工作充分发挥其价值，保证事业单位能够进一步实现档案管理的创新发展。因此，事业单位必须要对档案管理工作更加重视，相关的管理人员也要充分认识到档案管理的重要性，充分发挥好档案管理的真正作用和价值，从而推动档案管理工作高质量发展。