提高电子政务档案利用服务水平的策略研究

蔚慧丽

［摘 要］档案是历史发展的重要物质载体，也是记录企事业单位发展情况的重要史料。而档案利用服务工作是政务工作的重要组成部分，在日常政务工作中发挥着不可替代的作用。为了进一步提升电子政务档案利用服务水平，满足社会公众对查阅、利用档案的需求，政务服务部门应该加强对电子政务档案的认识与重视，并在电子政务环境下革新档案管理模式。基于此，文章以电子政务环境为研究背景，首先探讨电子政务档案利用服务趋势，然后分析电子政务环境下档案利用率低的原因，最后提出电子政务档案利用服务水平提升的策略，希望可以为相关单位及其工作人员提供帮助。

［关键词］电子政务环境；档案利用服务；服务水平提升

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.059

［中图分类号］D63；G273.5［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2024）06-0185-03

0     引 言

当前社会已经迈入全新的发展阶段，信息技术的广泛应用给人们的实际生产生活带来了巨大的变化，同时也成为产业转型升级、提升工作质量与效率的动力源泉［1］。因此，“信息技术+行业”的模式已经成为新时代背景下各行业发展的必然趋势。2016年，国家政府部门针对电子政务档案利用服务制定了一系列政策，旨在电子政务环境下借助各類信息技术进一步提高档案利用服务水平，并明确指出相关政务服务中心应该优化服务流程、创新服务模式、打破信息壁垒，切实做到让人民群众少跑腿、好办事。对此，政务服务部门应该在电子政务环境下择优选用电子政务档案利用服务模式，深入挖掘档案资源价值，全面提升电子政务档案利用服务水平与质量。

1     电子政务环境下政务档案利用服务趋势

以往政务服务部门使用传统刻板的政务档案利用服务模式，将工作重点更多放在管理上，而电子政务环境下的政务档案管理工作则更为强调档案利用。电子政务环境下档案利用服务工作，并非传统意义上的档案利用服务，而是基于一个高度开放、互联互通的网络环境下，充分利用各类现代化技术及先进设备组织开展档案利用服务工作。基于此，政务档案的管理与利用模式出现了诸多新变化，具体如下。

1.1   档案服务形式发生新变化

随着我国科技的创新发展，政务工作逐步朝着信息化、智能化方向转型升级。所谓电子政务，主要是指国家机关部门在组织开展各类政务活动的过程中，利用信息技术、现代化管理手段等方式，合理优化办公流程、提高工作效率的一种新颖的、实效性较强的政务档案利用服务模式［2］。相关人员可以自主利用政务档案系统查找自己需要的档案资料。由此，政务服务部门的基础性电子政务档案利用服务工作面临着巨大的冲击与挑战，其管理的档案类型也在不断创新，如随之产生的档案微缩品、照片档案、档案影像数据等。除此之外，多元化的档案信息模式也要求政务服务部门及时革新政务档案的服务与利用模式。

1.2   档案信息资源更加丰富

电子政务环境下，政务服务部门所使用的一体化政务档案利用服务平台可以有效实现电子政务的服务目标，以数字化形式将各类政务档案内容呈现出来。由此，政务服务各部门之间的信息流通与共享效率得到了明显提升，为后续政务工作信息化建设、集成化档案管理等奠定了坚实的基础。面对这一全新的发展趋势，政务服务部门的档案信息资源日益丰富多元，传统单一化的档案管理模式已经很难发挥出最大化效用，也无法满足相关工作人员对政务档案的利用需求。鉴于此，各级政务服务部门应该创新政务档案利用服务模式，从而确保丰富多元的政务档案资源可以得到有效利用，发挥其应有价值。政务服务部门可以搭建电子政务档案利用服务系统，从而实现电子档案的建立、管理和检索，提高政务档案的精准度，进而提升档案的服务利用水平［3］。

1.3   档案服务与利用内容更加精细化

在电子政务环境下，进一步提高政务档案利用服务的精细化程度，是现如今提高政务工作质量与效率的关键一步。一方面，随着政务服务部门工作量的增加与服务范畴的持续扩展，政务档案资源不断增多。在实际利用过程中，档案管理人员需要按照档案内容进行分类管理，如人事档案利用、财务档案利用、专业档案利用、基建档案利用等。另一方面，各政务服务部门职能分工不同，不同类目的档案分布于各职能部门之中，在一定程度上影响政务档案的服务与利用工作。对此，政务服务部门应该在电子政务环境下针对各部门的业务属性与发展规律设置好档案服务与利用内容，从而提高档案利用率。

2     电子政务环境下档案利用率低的原因

第一，档案管理技术水平还有较大提升空间。近年来，社会经济飞速发展，各类信息技术被广泛应用于社会生产生活中，我国已步入信息化时代。随着电子政务系统广泛应用在各级单位日常管理工作中，政务工作水平与质量明显提升，对档案利用服务也提出了更为严格的要求。但是，受技术更新不及时、人才储备有限、资金支持力度不够等因素影响，我国档案服务主体的专业性提升、设备更新等工作进展缓慢，降低了档案利用率。第二，档案管理理念亟待更新。在我国社会经济逐步步入高质量发展阶段，档案管理领域同样面临着较为严峻的挑战。由于长期受到传统档案管理理念的影响，政务服务部门的档案管理服务意识较为薄弱，无法结合区域、主题、时间节点等提高档案利用率。此外，部分政务服务部门尚未形成法律意识，在实际档案管理工作中没有按照国家档案法和相关工作要求组织开展政务档案利用服务工作。上级领导对政务档案利用服务工作的重视度不足，没有积极推进基础性档案利用服务工作，也在一定程度上影响着档案利用率。

3     电子政务环境下政务档案利用服务水平的提升策略

正如前文所述，信息技术日趋成熟并广泛应用给政务服务部门的档案利用服务工作带来了诸多新变化。为了在电子政务环境下进一步提高政务档案利用服务水平，政务服务部门应该从实际出发，结合工作需求和电子政务环境特点等，积极革新政务档案的利用服务模式，进而有力支撑政务服务“一网通办”，不断提升人民群众的获得感与满意度［4］。

3.1   合理划分政务档案的利用服务工作内容

在电子政务环境下，要想确保政务档案利用服务模式符合实际工作需求，为各项业务工作的顺利开展提供有效助力，政务服务部门应该按照工作性质、个人能力等合理划分档案管理人员的工作职责与工作内容，确保分工明确合理，真正提高电子政务档案的利用服务水平与质量。第一，政务服务部门在组织推进政务档案利用服务工作的过程中，可以全面收集社会机构、个人、国家政府部门、企业、各级机关事业单位所提出的政务档案利用需求，在此基础上科学扩大政务档案的利用服务覆盖范畴。这样便可以真正做到满足不同层次、不同类型人群的政务档案利用需求。第二，政务服务部门需要结合实际情况进一步做好各类政务档案资源的归集与分类管理工作。在这一过程中，需要重点强调各类政务档案分类的合理性，便于后期档案的管理、检索、利用。第三，政务档案管理人员应该在实际工作中深度探索各类政务档案背后蕴含的深层次利用价值，提高档案利用率。

3.2   优化创新政务档案利用服务模式

在电子政务环境下，各级政务服务部门需要顺应时代发展潮流，及时更新政务档案管理理念与利用服务意识，优化创新政务档案利用服务模式。第一，组织开展政务档案推送工作。档案管理人员应该在工作中提高对大数据技术、云计算技术、互联网技术、人工智能技术等技术应用的灵活度，从而提高政务档案利用服务效率与质量［5］。第二，进行专题政务档案管理，并建立访问机制，从而确保档案安全。与此同时，结合工作创新发展需求优化工作流程，强化利用服务工作中的主动性，进而提高政务档案利用效率与服务质量。

3.3   建立健全政务档案的利用服务信息反馈机制

信息反馈环节是现阶段政务档案利用服务工作的重要组成部分，可以为政务档案利用服务模式的改革创新提供有效指引。因此，在实际政务档案利用与服务过程中，档案管理人员应该熟练掌握互联网技术、档案管理软件及系统的使用操作方法。与此同时，政务服务部门还应该鼓励用户借助网络平台发布自己对现阶段政务档案利用与服务工作的感受、建议、意见等，并汇总所有建议，在此基础上采取有效的整改措施。另外，政务服务部门在构建双向合作机制与反馈机制的过程中，需要进一步明确该机制所面对的主要对象。一是各部门的主要管理人员，为其业务指导工作、综合管理工作等提供政务档案利用服务，从而保障单位工作质量与管理水平；二是与电子政务部门关联性较强的部门，需要在提供政务档案利用服务的过程中注重相关部门的评价。除此之外，政务服务部门还应该在实际组织开展档案管理工作的过程中进一步增强管理工作的针对性与实效性，切实提高政务服务部门的档案利用服务水平与质量［6］。

3.4   结合实际制定政务档案保密管理机制

在电子政务环境下，多数政务服务部门引进了新型政务档案利用服务模式，并将电子政务平台作为基础工作平台，以此提高政务档案的管理水平与工作质量。部分政务档案内容具有保密性，因此，相关工作人员在实际工作过程中，尤其是在开放程度较高的网络环境中，应该结合实际情况制定相应的政务档案保密管理机制。例如，严格审核电子政务平台访问用户的身份证明、联络方式等内容。除此之外，为了进一步提高政务档案的保密管理成效，政务服务部门还可以引入信息安全保密技术，形成保密审查机制，为政务档案的完整性与安全性提供保障［7］。

3.5   加强队伍建设

档案管理人员是政务档案利用服务工作的执行者，也是各项工作方案及发展战略的落实者。因此，档案管理人员的专业能力与综合素养高低会在一定程度上影响政务档案的利用服务水平。鉴于此，政务服务部门应该加强档案管理人才队伍建设。

第一，政务服务部门可以从人才引进层面着手，通过完善人才福利待遇、加大与专业院校定向人才培养合作力度、拓宽社会招聘渠道等形式吸纳更多高素质、专业化的档案管理人员，进而为电子政务环境下的政务档案利用服务工作顺利开展提供人才支撑。针对新入职的档案管理人员，政府服务部门可以采用岗前培训、“老带新”等形式提高工作人员的岗位适应速度。第二，政务服务部门可以从人才培养层面着手，在全面掌握在岗档案管理人员工作状态及其薄弱点的基础上，组织开展有针对性的培训活动，确保档案管理部门所有人员都可以对电子政务档案利用服务工作形成正确认知，在实际工作中熟练操作各类信息化管理软件，进而顺利推进政务档案的利用服务工作。第三，电子政务环境下，政务服务部门还应该结合实际情况建立健全工作考核机制与奖惩机制，将档案管理工作质量、考核结果等与档案管理人员的绩效工作直接挂钩。如此一来，不仅可以进一步规范档案管理人员的工作行为与工作态度，同时还可以最大限度调动其工作积极性与主动性。例如，对档案管理效果好、精细化程度高的档案管理人员给予适当的物质奖励；对档案管理能力明显不足、工作态度不端正的工作人员给予罚款、停工培训等惩罚。

4     结束语

政务档案是政务工作顺利开展的重要参考依据，其不仅可以记录各项政务工作的开展情况，还可以如实反映现阶段政务工作中存在的问题和不足，对于提升整体政务工作质量具有重要的意义。在电子政务环境下，要想进一步提高政务档案利用服务水平与质量，政务服务部门管理者和档案管理人员应紧跟时代发展步伐，与时俱进，并及时转变档案管理理念，为政务工作的开展提供有力的资源保障。与此同时，政务服务部门还应该深入贯彻落实循序渐进、统筹规划、具体问题具体分析的基本原则，在全面掌握和分析电子政务环境下政务档案特点的基础上，结合部门发展情况及工作属性、未来发展方向等，积极创新政务档案管理理念、管理制度、管理模式、管理手段，从而最大限度满足社会各界所提出的政务档案查阅与利用需求，做好新时代围绕中心服务大局的“档案文章”。

主要参考文献

［1］周霞.主动适应经济发展新常态不断提升档案利用服务的质量和水平［J］.今日财富（中国知识产权），2018（9）：90.

［2］张平平.基于数字化下政务服务中心档案服务云平台的構建［J］.兰台内外，2023（26）：34-36.

［3］国务院办公厅.国务院办公厅关于印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》的通知［J］.中华人民共和国国务院公报，2023（25）：22-24.

［4］周宏.“互联网+政务服务”背景下档案管理工作的优化路径［J］.黑龙江档案，2023（4）：165-167.

［5］本刊讯.国务院办公厅印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》［J］.招标采购管理，2023（8）：6.

［6］慕容昕.如何提高电子政务环境下档案的利用服务水平

［J］.兰台内外，2011（5）：29.

［7］杨礼婧.电子政务环境下如何提高档案利用服务水平［J］.黑龙江档案，2023（1）：62-64.