政协机关档案制度化建设探究

文/中国人民政治协商会议福建省福鼎市委员会 赵新星

政协工作错综复杂，各种工作都需要明确的工作依据，为更好地保证各项工作的有序推进，依托档案工作确定管理模式就显得尤为必要。因此，全面深化档案管理工作，统筹档案管理工作推进的具体要求，确定档案工作的开展方式，成为现阶段政协机关档案管理工作的核心要求。

为建立和健全使命责任意识，在当前制度化工作标准背景下，我们明确数据规范化管理，以先进的技术手段管理档案，由专业人员进行落实，使档案管理工作更加高效地执行。

一、政协机关档案管理工作的意义和内容

（一）档案管理工作的意义。我国政协机关工作方式的全面升级，加快了内部各项业务的高质量实施，构建了精细化工作方式。在此基础上，为保证后期各项工作的有序实施，有明确的参考依据，建立健全档案机构并形成规范化的档案管理工作机制尤为必要。

随着我国政府管理模式的不断升级，为更好地完成管理工作的全面升级，在现有的管理模式下，进一步加快档案工作的细化升级，需要政协管理人员在制度化管理工作落实和推进的基础上，全面做好档案管理工作方式的转型。我国的档案管理工作规范在《档案法》中有明确的规定，政协机关的档案内容包含了各种内容，档案的实际载体也相当丰富，不仅涵盖了文字、图片等信息资料，同时也涵盖了录音、视频等内容。政治协商、民主监督以及相关的政策分析等都是政协机关的主要工作职能，政协机关本身承载的历史资料有着十分重要的作用，对于现阶段政协机关工作的执行和全面开展有积极的意义。

做好档案管理工作的执行、推进和落实，是现阶段档案工作的传承和要求，在工作中要经常查看各种各样的档案资料，只有不断地优化工作方式，加快档案工作机制的进一步推进和升级，才能让各项工作的执行有据可依。在政协机关现行的工作体系结构中，档案工作是总体工作的综合和积累，也是工作历程和原始资料的积累，内容丰富且重要。政协机关在履职过程中会产生大量的会议资料和内部文献等，这些都是政协工作的见证，不仅可以充分地彰显政协工作的成果，也可以为后期各项工作的实施提供参考和具体的工作思路。

（二）档案管理工作的内容。政协机关的工作内容较多，根据实际载体之间的差异性，档案资料信息主要划分为文书档案、声像档案、基建档案、实物档案、电子档案、专业档案等内容。1.文书档案：文书档案是政协机关中最常见的档案类型，文书档案是由各种文件材料构成，分为书面材料或电子材料等，主要涵盖日常的会议内容、会议纪要以及各专业机构工作留存的文字材料和证明资料等，机关制定的各种工作条例、制度标准等，政协机关内部的各种专项汇报、调研、总结以及人事资料等都属于文书档案的内容。2.声像档案：声像档案主要指各阶段的领导在职期间形成的影像视频资料信息、会议录音、录像以及各种活动照片等，这些资料信息涵盖了重大事件或调研等工作中留存的信息，有重要的保存价值，属于政协机关需要存储的档案资料。3.基建档案：基建档案主要指市政工程在实施推进中形成的文件资料等。4.实物档案：实物档案主要指各种礼品、荣誉资料等实物资料。5.电子档案：电子档案主要指数字化信息资料信息，档案管理的基础软件以及视频档案文件资料等。6.专业档案：专业档案主要指单位在开展具体业务中形成的专业档案资料，对政协机关来说，最主要的专业档案就是提案档案。

二、制度化建设下政协机关档案管理工作的特点

（一）数据规范化。随着信息化的高速发展，信息化传播的工作机制得到了进一步优化和升级。在现有的管理模式下，因工作职能的全面优化，政协机关的档案数据数量和内容逐渐增多。在数量上，因为大数据的全面拓展和深入，政协机关的档案数量全面增加，截至2022年，全国政协机关内部档案的实际数量已经超过了10亿卷，庞大的档案数据信息资料加大了档案管理工作的难度。

政协机关中档案信息资料主要涵盖了文书档案、声像档案、基建档案等数据内容，在传统的档案资料信息中，文书档案是最常见的档案类型，但是随着时代的发展，电子档案的数量不断增多，电子档案因其本身的特殊功能和结构，使政协机关的档案内容进一步细化，同时呈现出载体多样化的发展模式，因此在现有的管理制度和标准下，为更好地发挥档案管理工作的优势，要以数据规范化的方式保证档案管理工作的有序推进和实施。

（二）技术严格化。要促进政协机关的档案管理，需要全面加强安全管理。因为政协档案的特殊性，会对社会的发展和格局产生直观的影响，为此，要在现有的发展模式下，加快档案保管存储技术的规范化和高效化。在原来的管理模式下，传统的纸质档案较多，政协档案管理工作较简单，档案室只要保证多样化防护标准即可；但是在信息化发展模式下，信息技术的发展在实现众多资源协同的同时，也对档案信息的高效安全存储带来了一定的影响。

很多档案保管的载体本身对存储方式有着明确的要求，这需要严格规范的保管技术进行专项分析，如一些光盘的防磨损或磁盘的防消磁处理等。另外，为确保信息资料的安全，防止信息丢失，在档案存储过程中，因为系统故障或黑客攻击都有可能导致档案信息的丢失，因此，有效的存储和保护技术尤为重要。

（三）人员专业化。现阶段政协档案管理工作的推进和执行对于工作人员综合能力的要求逐渐提升，不仅要有高效的管理能力和工作作风，还要求在现有的管理模式下建立良好的政治思想意识，如统计分析能力、组织协调能力、写作表达能力等，同时在具体工作中，档案工作人员也要熟知档案管理的工作准则和要点，具备信息设备的操作能力以及数据收集、查询、整合、提取等专业能力。

三、强化思想认识——优化政协档案管理工作的要点

（一）科学整合资源内容。在现有的档案管理工作中，为保证政协档案资料的综合落实，要优化资源整合方式，以信息化的管理机制和统筹方式对资料信息内容进行优化整合和全面处理。在数字化发展机制下，无论是何种载体或形式的档案资料，数量都十分庞大。为此，在现有的档案管理机制下，首先要创新优化资源的收集处理方式，依托于数字化管理模式和工作管理体系，精准地完成档案信息资料的收集处理和分析，制定操作计划及工作实施标准，并结合计划要求，分步骤实施档案的收集处理和精准分析，保证档案工作落实和推进的规范化。

总的来说，当前政协档案资料较多，需要档案管理人员注重档案管理的信息化统筹整合模式，以科学的方式完成资源的优化调配，保证档案管理工作的规范实施。

（二）形成规范制度标准。政协档案工作内容多且杂，要实现规范化管理，就要在现有的管理机制下进一步优化管理模式和工作标准，以思想认识为指导，确定政协档案管理工作的推进方向，从而形成高效的管理体系。一是要在现有的工作基础上进一步梳理工作思想，全方位地调整档案管理工作体系和工作结构，树立正确的执行标准和要求，保证档案管理工作的全面推进。二是要区分数字化档案和文字档案的差异，从两个方面提出有针对性的档案管理工作机制，并在原有档案管理工作的基础上，形成专项的档案管理工作模式，保证各种类型档案的高效管理。三是形成档案管理考核管理工作机制。从多角度着手，明确落实管理工作的考核标准，在现有的工作条件下，更好地发挥管理工作的优势，严格做到精准考核。

（三）明确工作管理方向。要促进档案管理的规范化实施和全方位推进，在现有的管理条件下，要树立明确的工作思想。对于政协工作而言，所有的工作都是以服务人民为基础和目标。因此，在具体的实施过程中，要更好地改进管理工作，就要充分综合当前的管理模式，形成多元化的管理机制和工作准则。

对于档案管理而言，管理方向要根据以下几方面进行确定：一是要结合政协工作的特点，明确档案管理工作的主要方向，形成针对性的档案管理工作模式，形成档案管理体系，促进档案工作的全面实施；二是要综合政协档案工作大而全的基本特征，形成精准的实施策略以及全面多元的综合管理机制和优化机制，促进档案工作的进一步升级；三是落实精细化管理工作要求，确定精细化管理工作方向。在现有的管理工作背景下，依托精细化工作方式，落实高质量的档案管理标准。

（四）推动工作标准落地。标准规范化管理机制的建立，其目的在于保证档案管理工作的进一步细化，实现档案工作的规范化，以标准工作机制确定工作方式，确保档案管理符合《档案法》的要求。为此，在推进标准化管理工作的基础上，要做到以下几点：一是要严格按照标准化实施管理工作规范和要求执行。在传统的档案管理工作过程中，很多工作人员都是靠经验工作，导致很多档案管理工作出现混乱的局面。但在现有的管理机制下，为更好地发挥档案管理工作的优势，要严格按照档案管理标准，保证档案的规范化收集。二是严格按照工作主体思想进行档案管理，确保各项档案管理工作能按照既定的条件得到有序推动和实施。

（五）提升工作质量。工作人员是影响档案管理工作落实的主要因素，档案管理人员要进一步优化工作能力，提升工作质量，保证档案管理的高效实施。首先，要通过日常的培训提升档案工作人员的思想意识，提升他们的工作能力，实现档案管理工作质量的全面升级。其次，通过日常实践来提升管理水平。档案管理工作因技术能力、操作模式以及管理标准的差异会导致档案管理质量有着明显的差别。因此，做好日常的实操训练，不仅能帮助档案管理人员提升个人的工作能力，还能提升档案管理工作水平。最后，在现有的管理机制下，还可以通过调研学习明确自身在工作中存在的实际问题，进而对工作方式和管理机制进行调整和升级，保证档案管理工作水平的高效提升。

（六）优化提案档案管理。为更好地促进政协机关档案管理工作的落实，管理人员要结合工作实际，以专业档案管理为依托，形成专业的档案管理机制。首先，做好提案档案的分析梳理，明确提案档案的具体内容，做好梳理，形成档案目录；其次，针对提案档案的内容，形成数字化提案分类模块，实现提案传输之后的自主化模块归集，保证提案档案的高效管理；最后，根据专业档案的规范化管理基础原则，形成专门的档案分区，保证专业档案尤其是提案档案按照归集标准完成归档整合。

四、总结

政协机关档案管理工作是政协机关管理中的一项基础性工作，主要目标是存储历史文献资料，实现资料的查询和分析，推动现阶段政协机关基础工作的实施。为此，要建立健全科学的资源数据，形成规范化的制度标准，明确现有管理工作的推进方向和操作内容，推动工作标准的有效落地和全面实施，继而有效提升工作质量。以加快管理模式的升级转型，为今后的档案管理提供工作依据，保证档案工作的高效执行和全面落地。