新公司法下公司“三会”会议管理的升级与应对

王志刚

“三会”会议管理，既要立足于公司，立足于公司治理体系的核心——董事会，确保公司“三会”规范运作与履行职责，又要从治理体系整体出发，尊重股东作为公司所有者的权利，尊重审议事项提起人总经理的热情与付出，尊重公司债权人和公司职工的合法权益

在2023年倒数的第三天，历经四审的中国公司法修订版发布了。这部将在半年后实施的法律，与旧公司法相比在公司资本制度、公司登记制度、股东权利保护和董事高管责任等方面都有很大的修改。作为一名中国公司治理领域的实务工作者，笔者更加关注新公司法对于公司股东会、董事会和监事会（统称为“三会”）实际工作的影响。

“三会”会议的认识升级

“三会”作为公司治理体系的基本组织，在有限公司、股份公司、上市公司等各类型公司中实际运行状态相差极大，即使同为有限公司的“三会”，同样是以公司法为基本的运行规则，各公司的“三会”会议和管理也有着巨大的差异。

2023年新公司法第一章总则中关于“三会”会议新增两条，第二十四条规定了股东会、董事会、监事会召开会议和表决可采用电子通信方式，第二十七条规定了股东会、董事会会议决议不成立的四种情况；总则第二十五条规定会议决议内容违反法律、行政法规的无效，为原法条文；总则第二十六、第二十八条为原公司法条款修改，分别规定了股东会、董事会决议的股东撤销权、决议被法院宣告无效或撤销或者确认不成立的法律后果。

这些规则适用于所有类型公司的“三会”会议，那些被视为“会议事务工作”的会议通知、会议文件准备与签署以及会议前后的沟通，随着新公司法的出台，正成为事关股东权利保障、事关董事会和股东会决议法律效力的“重要工作”。如果考虑到“董事应当对董事会的决议承担责任”的法律规定，以及新公司法关于董事职责和法律责任的加重，“三会”会议事务是事关董事、监事、高管法律责任的“核心工作”。“三会”会议管理的确应当成为各类型公司均应认真面对的工作。

或许有人对此不以为然，认为新公司法的以上修改，不过是将现实中的通讯会议和通讯表决予以了法律认可，不过是将最高法关于适用《中华人民共和国公司法》若干问题的规定（四）（简称“公司法司法解释四”）中的条文纳入了公司法新规而已。然而，一个新的法律条文对于社会现实的影响力，绝非文字表面那么简单。董事会和股东会会议的召开和表决采取何种方式，本属于公司自治范畴，但会议决议的法律效力一旦与这种方式直接挂钩，这种公司自治受法律保护的程度，就成为所有股东不得不考虑的现实问题。而董事会和股东会决议是否成立、能否被撤销，在公司法修订之前，纠纷解决就有公司法司法解释四作为法律规范。但司法解释条文和公司法明文规定之间的现实差异仍然是显而易见的，新公司法对于已作出但不成立的会议决议列举出四种情形，就建立了董事会和股东会的治理行为规范，这与司法解释指向的法院支持与否有着完全不同的现实意义。

不同类型的公司，治理水平不同，“三会”管理状况也完全不同。上市公司从公司章程到“三会”议事规则都是规定全面、内容翔实的，在实践中还需要面对交易所的信息披露审核和证监局现场检查的现实压力，因此上市公司的“三会”管理除了“股东大会”改称“股东会”之外，受到新公司法的影响很小。而有限公司和非上市股份公司，则面临着从公司章程的合格与否，到公司“三会”的具体规则可行与否、可靠与否的一系列问题。那些以决议文件传签为主要会议形式的公司，确实面临着董事会和股东会决议效力可靠性的考验，面临着董事和股东相互信任与相互尊重的考验。

“三会”会议的全程管理升级

股东会、董事会、监事会的会议是“三会”作为公司治理机构履行职责、行使职权的主要方式。“三会”会议召集、召开是否合法合规及其法律后果，在新公司法中有了更为明确的规定。

公司法并未对“三会”会议的全流程作出规定，各公司对会议的流程也有不同的理解。笔者认为，从法律条文分析，“三会”会议从大的流程来讲，可分为召集和召开两部分：召集包括召开会议的提议、需审议事项的提案、召集人的决定、会议通知发出；召开包括会议的全部议程，涵盖签到、宣布到会人员和议程、审议各议案或事项、表决、计票、宣布表决结果和会议决议、签署会议文件。立法机关将会议的具体流程交由公司自行确定，但对于涉及机构职责和董事履职的重要环节作出了明确规定。

从新公司法来看，法律保持了关于有限公司和股份公司“三会”会议规则的主要条款，延续了将具体程序交由公司章程规定的做法，但对于现实中日渐增多的“三会”会议决议纠纷，则在法律层面上明确了会议决议无效、可撤销、不成立的各种情形。公司法的条文覆盖了会议召集程序违法违章、未通知股东、未召开会议、出席人数不合法不合规、未表决、会议内容违法、内容违章、表决方式违法违章、同意票不合法不合规等会议全流程的各种问题，根据不合法不合规情形对股东和董事权益、对公司整体利益的影响情况，分别定为可撤销、无效、不成立。对于股东会、董事会会议召集程序、表決方式仅有轻微瑕疵，未对决议产生实质影响的，排除了撤销请求权，减少了股东之间的内耗。但何为“轻微瑕疵”，则又成了司法实践见仁见智的事。

对公司而言，董事会和股东会的决议，通常直接指向公司真金白银的投资方案和股权交易、实实在在的管理和制度安排，会议决议被撤销或不成立或无效，都会导致公司处于极为被动、面临重大损失的局面。因此，公司应当建立起对公司“三会”进行全程管控的机制，从提议召开“三会”开始，由董事会办公室从专业角度介入，进行主体、流程、风险点的分析，确保“三会”全流程不存在合规风险点。

“三会”会议的精细管理升级

会议的精细化管理，不在于会议文件的精美和会议服务的周到，而在于会议全过程对于会议参与者依法享有权利的充分尊重。

对于股东会的通知，公司法规定有限公司须在会议召开前15天，股份公司正式会议会前20天、临时会议会前15天通知股东。由于股东会通知期较长，对于这条规则，很多公司通过以下两种方式来破解：一是规则式破解，即在公司章程中规定会议通知提前发出的豁免规定；二是分段式破解，即按规定期限提前发出会议通知，但缺少议案具体内容，或会议通知中对审议事项表述含糊不清，待公司安排妥当，再在会前发出一个补充通知或调整通知。通知期限的法律规定就是为了保障股东的知情权和股东参与决策的权利，股东只有参加股东会，才能有效地了解公司实情、有效地行使股东权利。提前15天的通知期，保证了股东安排参会，保证了股东充分了解和研究议案。一个重要和复杂的决策事项，仅仅从公司操盘者的需要来安排会议，将会议通知时间进行压缩，或许是提高了工作效率，却无形中损害了董事和股东依法享有的权利。与其承担召集程序不合法的风险，去压缩会议通知时间，真不如在会议筹备阶段就对董事会和股东会的审议做好准备。这里需要解决的就是“三会”会议的精细化管理问题。

“三会”会议的精细化管理，主要体现在规章制度、审议事项、会议文件、执行流程四个方面。

所有公司的“三会”事务都必须遵循公司章程，制定了“三会”议事规则的股份公司在“三会”制度上就进了一大步。然而，即便是上市公司，也存在着规则的真空，比如现实中大量存在的通讯会议，却在很多公司的“三会”议事规则中没有规定，更不用说通讯会议意见与签署文件冲突时如何解决。有限公司“三会”的首要问题就是无章可循，照搬公司法条文造成操作方面的规则空白，随意化的“三会”流程又埋下会议决议效力纠纷的隐患。

“三会”审议事项，存在一个提案转化为议案的过程，所议事项是否合法合规，是否涉及关联交易，职能部门意见和主管高管的意见如何，是否有审计评估和律师等专业第三方报告，这些都是审议事项方面不可不查的细节。

“三会”会议文件，是“三会”会议的成果和载体，更是“三会”质量的体现。会议通知和授权委托书是否合规直接关系会议通知是否合规、股东能否有效出席会议，会议议案直接关系股东知情权的落实和表决的结果，会议表决票和决议直接影响会议结果的合规应用。“三会”会议管理到位，会议文件与档案管理必须精细到位。

“三会”会议的流程，是法律法规和章程规则真正落实的关键环节。议事规则以职责和权限为关注点，会议要顺利召集、召开形成决议，就依赖于流程的把控和细节的落实。比如，有限公司股东会必须通知到全体股东，如果没有齐全和有效的股东联系方式，如何保证公司履行会议通知义务？在股东会决议纠纷案件中存在着相当数量决议非本人签字的纠纷，这就是“三会”会议执行程序失控所致。

“三会”会议管理的另类思考

“三会”会议管理的目的，是实现公司治理的良治，在股东之间、股东与董事会之间、董事会监事会与高管之间实现良性合作与理性监督的并存。因此“三会”会议管理，既要立足于公司，立足于公司治理体系的核心——董事会，确保公司“三会”规范运作与履行职责，又要从治理体系整体出发，尊重股东作为公司所有者的权利，尊重审议事项提起人总经理的热情与付出，尊重公司债权人和公司职工的合法权益。

本文以“三会”为论，而不是按照公司法条文只谈董事会和股东会，原因即在于，从公司治理整体而言，居于体系中心的执行机构——董事会，在推进公司“三会”会议体系建设时，要关注各类主体的权力和利益诉求。笔者认为监事会相较于董事会，更适合让公司中无法取得实控权力和优势地位的中小股东，在新公司法规则之下，以天然的监督者身份，对“三会”制度产生特殊的影响。新公司法施行，股东会已没有大小之分，但公司仍然有大小之分，股东仍然有大小之分。股东会、董事会、监事会的机构设置与会议规则，仍然应当着眼于“三会”所存身之公司，合法、合规的“三会”规则，更应当合身。

似乎“三会”会议更多是关注议案和会议程序，很有些“就事论事”。但“三会”背后真正的当事人——公司股东，更加关注的是公司与股东、股东与股东之间的权益关系。股东会决议效力的诉讼，很多时候并不是對会议审议事项和程序的意见和冲突，而是会议背后股东之间的利益冲突和权力分配问题。

芒格说，“如果你想要说服别人，要诉诸利益，而非诉诸理性。”或许当我们为股东会召集程序是否合规而纠结时，更应该做的是忘记“三会”的规则，去思考股东们真正的诉求。

作者系北京上市公司协会董秘委员会副主任