论规范应收和应付款项管理制度对稳定企业资金流的重要性

何广先

摘要：在经营管理过程中，资金流管理成为影响企业可持续发展的关键，对于企业运营举足轻重。文章将从规范应收与应付款项管理制度的角度出发，深入研究上述工作方案在强化资金预算能力、保障企业经济效益的功能之后，再从企业实际情况入手，详细阐述了应收款项管理与应付款项管理的工作方案与要点，包括建立应收账款信用管理、加强应收账款日常管理以及简化和清除应付账款业务流程等，希望为进一步提高企业资金流管理水平奠定基础。

关键词：应收款项管理；应付款项管理；企业；资金流

在当前集团制公司不断发展的情况下，跨区域经营企业为了能在激烈的市场环境中占据优势，就必须具有较高的企业现金流管理水平，其目的是保证企业资金安全、保证各项业务顺利进行。但不容忽视的是，在当前复杂的市场环境以及内部管理条件下，企业的资金流管理面临诸多挑战，尤其是应收和应付款项管理制度的缺失更会导致企业资金流安全面临诸多威胁。为有效解决上述问题，则应该进一步规范企业应收和应付款项管理路径，认识到上述工作的重要性，这也是本文研究的主要目的。

一、规范应收和应付款项管理制度研究

（一）应收和应付款项管理制度定义分析

1. 应收账款管理

应收账款管理实际上是对企业应收账款管理的全过程，其目的是要求财务人员运用科学管理办法对整个账款应收过程的质量控制，进而达到提升企业经济效益、预防坏账发生的目的。现阶段企业的应付账款管理的内容不断拓展，已经涵盖信用管理、日常账款管理以及催收管理等内容。

2. 应付账款管理

是指将企业经营业务中所支付的账款处理制度化，在保证财务管理效能的同時，可随时了解各类资金的动向，并做好企业信誉管理等措施。现阶段企业在应付账款管理中应将工作重点集中在材料、商品采购及接受劳务供应等经营活动中的应付款项。

（二）规范应收和应付款项管理制度的功能

对于企业而言，规范应收和应付款项管理制度成为提升企业资金流管理能力的重要组成部分，其重要性体现在以下几方面。

1. 可提升资金周转效率

应收和应付款项管理可帮助财务人员随时了解本单位的应收与应付款项数额，不仅要寻找提升资金利用效率的措施，也要尽可能解决各类资金拖欠等问题，保证资金运行效率。同时对于企业而言，应收与应付账款管理可根据企业的市场环境、外部信用问题等展开管理，并根据具体情况帮助企业制定应对措施。例如在财务风险管理中可通过衡量企业的坏账与盈利损失等关键指标开展现场管理，例如若发现赊账现象所能带来的盈利大于坏账成本时，即可认为在上述资金管理行为可以为企业创收，具有投资价值。

2. 可有效预防财务风险发生

目前资金流风险体现在诸多方面，这也决定了企业在制定财务风险方案中应具有良好的覆盖面与适应性。在这一背景下，通过应收和应付款项管理则可从财务角度出发深入评估潜在风险事件，并帮助企业完善风险路径。例如若在应收和应付款项管理中发现外部信用良好，则可以采用宽松的管理政策；若管理中发现外部信用环境不理想，则可通过紧缩的管理政策预防坏账发生。

3. 可为企业管理提供充足的数据支持

企业管理是一项复杂且持续的过程，其管理结果受到内外部环境变化等因素管理。在这一背景下，应收和应付款项管理则可以详细统计企业的供应商付款情况以及内部经营状态，在上述数据支持方案基础上帮助企业制定决策管理方案，保证企业决策方案科学、可行，成为实现企业可持续发展的重要推动力。

4. 可以保障企业的资金安全

对于企业而言，开展应收账款管理可帮助企业更深入、全面地评价资金支出与收入情况，并帮助工作人员有效识别日常工作的现状，从中识别可能造成资金风险的隐患，最终达到提升资金安全管理水平的目标。例如通过应付款项管理可帮助企业随时了解各类资金流动情况，通过观察各类资金流向即可判断有无资金流不合理问题，促使企业将更多的工作精力放在消除应付款项管理危险因素上。最后对企业而言，完整的应收和应付款项管理可不断提升企业的资金管理水平，确保管理层随时掌握资金使用情况让企业避免因资金流出现问题而出现无法经营的情况。

二、规范管理企业应收款促进企业资金流稳定运行的具体措施

（一）完善应收账款信用管理架构

1. 完善企业信用管理方案

在企业应收账款管理中，应配合企业信用管理方案改进其实施路径，即通过授信体系对不同等级客户进行的信用等级划分，主要划分方案为：一级客户是企业应收款项管理中的最优质客户，此类客户发生坏账的风险极低，并且在日常合作中能严格按照合同交付款项。三级客户是应收账款管理中所能接受的最低等级客户，在日常工作中需要做好此类客户的日常监督，并且能够随时根据市场等相关条件变化调整用户的信用等级并形成应急预案。二级客户则是介于一级客户与三级客户之间。四级客户则是极大风险客户，企业在此类客户应收账款管理中需要投入大量管理成本，并且账款回收风险较大，得不偿失，所以在与四级客户展开合作时应严格要求客户能实时付款。

在上述企业客户信用管理方案基础上，相关人员还可以针对不同类型的客户制定相应的信用额度，其中较为常见的划分方案如表1所示。

2. 完善客户资信查询路径

做好客户资信调查是应收账款管理的基础，目前企业的客户主要分为企业与个人，对于不同类型客户所采取的资金调查方向不同。一方面针对企业客户，在资信调查中应详细了解企业的基本情况，并根据企业披露的财务报表等综合评价其偿债能力；还应做好市场情况调查，根据市场方的反馈评价企业经营能力变化情况。另一方面针对个人客户，在采集客户个人信息的同时还应了解客户的薪资待遇水平、企业报销以及有无社保等。一般情况下个人客户所涉及的资金占比较小，因此不需要投入过多的人力资源。而对于企业客户而言，由于各类客户所能采集的信息均存在时效性问题，所以建议当企业提出赊账请求时，企业不仅要了解客户的基本情况，还应该向客户提出各类补充信息的需求。

并且在客户资信调查过程中为保证各类数据准确无误，企业还可以配合天眼查、企查查等App拓展信息来源，详细了解各类企业客户的经营风险，若查询资料显示企业存在失信或者被执行人等情况时，应及时降低客户的信用等级水平。

（二）完善应收账款的日常管理

1. 优化赊销审批制度

目前大部分企业针对应收管理中的赊销审批行为没有做出详细的规定，导致工作人员只能根据客户实际情况、自己工作经验等是否同意赊销，整个过程存在极大的随意性。为解决上述问题，未来应构建严格的应收账款赊销审批制度，达到规范应收账款管理的目的。

同时企业大部分应收账款具有单笔数额小的特征，所以在赊销审批制度建设期间不仅要考虑单笔赊销金额，也要详细了解客户赊销的累计金额与数据情况，并根据相关审批人员的资质做出严格限制，使不同权限工作人员的审批额度存在差异。例如对于总经理而言，针对赊销审批工作其单笔的最大赊销审批额度可为2万元，累计金额为15万元；而对于各部门经理，其审批的赊销单笔金额为5000元，累计赊销金额不应超过3万元等。

除了对企业赊销金额等内容做出严格规范，还应进一步规范赊销审批的工作路径，严禁因为各种原因而造成口头审批等问题。当相关赊销行为经过经理部门审批通过后，即可在合同上签署“审核通过”的字样，方便随时查询。而考虑到可能出现的紧急情况，担保人员可先通过电话征得经理同意后，再于第二天补充审批相关条款。

2. 完善签单管理方案

签单质量与应收账款管理水平之间存在密切关系，未来工作中需要相关人员能重点关注以下几方面问题。

（1）在簽单审批工作中应将工作重点集中在金额审批与资格审批两方面，一般当客户提出赊账请求后，应第一时间安排专业人员做好客户信用与风险评估情况，确认无误后才能了解应收账款审批中的资格评估，若审批金额超出担保人的权限后，即可由经理人员进行审批。

（2）在签单内容设定上，要求客户能详细、真实填写信息，确保当用户信息发生改变时可第一时间更新客户档案内容。同时针对赊销签单中需要客户签字确认的项目严禁项目经理代签；对于无法第一时间联系到客户签字的情况，也要在事后做好补签工作。在上述签单内容管理基础上，由企业相关监督管理部门随时抽查各类赊销签单与填写情况，一旦发现其中的质量问题应安排相关人员处置。

3. 坚持应收账款的定期对账

整个工作重点分为两方面内容，分别为财务人员与担保人的对账、担保人与客户的对账等。为保证上述两方面对账工作顺利进行，未来工作中应重点做好以下几方面工作。

（1）将应收账款的定期对账形成严格的规章制度，一般情况下企业可能存在多个应收账款的客户，并且客户可能在规定的时间内分别签订多个赊销签单，最终造成部分账单无法查明原因的情况。因此要求相关人员能做到每隔一个月对账一次，确保所有账单的金额可查明。

（2）应严格执行账单监督管理工作，即发挥企业内部信用管理相关工作人员的作用，坚持在月末等特殊时间节点监督担保人、财务人员、客户之间的对账工作，一旦发现未能严格执行对账工作的情况，则由信用部门进行监督。

（三）完善逾期催收制度

在应收账款管理中经常出现逾期问题，因此需要企业在应收账款管理中做好催收管理工作，其主要方案包括以下几点。

1.划分应收账款催收的相关责任人

一般情况下每笔应收账款的签单中会详细记录担保人的信息，因此担保人就是逾期款项的主要催收员。而针对担保人无法完成催收工作的情况，可引入第三方经手人处理，尽量提升催收的工作效率。

2.选择合适的催收方式

目前在应收账款催收阶段主要采用电话催收的工作模式，而在考虑成本等因素的综合作用下，可以将寄催收单、电话催收以及面谈催收三种模式整合在一起，提升催收工作质量。

3.针对不同信用等级的客户采用不同催收方式

主要内容如表2所示。并且对于应收数额较大的客户不仅要采取上述催收方式，必要时还可以通过法律途径等手段维护自身权益。

三、规范管理企业应付款促进企业资金流稳定运行的有效措施

（一）简化应付款项业务流程

为全面提升应付款项的工作质量，企业在内部管理工作中应尽量简化各级部门对应付款项的审批工作，尽量减少管理部门对应付款项的二次授权工作，只需要在最终资金出账按照支付批次进行总体的审批授权即可。

例如，在构建集团财务共享中心的基础上，可减少金融部门或者财务部门在资金出账审批中的工作步骤，转而由共享中心出纳向应付经理发送批量支付申请，并将其明细资料反馈给金融部门即可。上述改进流程不仅可以保证金融部门随时掌握企业的资金流情况，也不会因为烦琐的工作步骤而影响日常支付效率。

除此之外，在整个应付款项业务流程简化过程中应该严格执行无纸化的工作模式，即改变传统应付款项处理中填写申请表或者新建申请表等几方面操作，由子公司自行存档即可。利用系统提供的功能软件完成建档后，减少了纸质单据的审批流程，采购部门也在提交应付款的相关签单或者资料后，再由财务部门完成归档。或者利用当前功能强大的电子档案管理系统可以建立大容量的应付款项业务签单电子档案数据库。

（二）改进应付业务工作流程

针对传统应付业务工作流程中存在的效率低下等问题，未来工作中应主动构建完整的应付业务工作新流程。

1. 增加供应商信息查询内容

为满足应付款项处理要求，可在原有工作路径基础上增加供应商重复性查询环节，即通过不同字段的对比与查询，确保在现有的供应信息中已经存在该供应商，此时若系统内部证实存在，则需要第一时间更新供应商循序；若结果显示该供应商尚未产生交易行为，则应该在系统中添加供应商的新编码，保证本企业应付款项查询的合理性。

供应方如果在应收款方面形成宽容管理机制，则实际上进一步延长付款期限，并增加应付款时间。从客观层面分析，有助于企业借助供应商提供资金扩展资金流，但供应商采取紧缩收账政策，便需要企业及时付款，供应商提供资金缩减，影响企业资金流，为此需要企业加强应付款和资金流管理，优化设计应收账款管理方法，保障企业资金流稳定运行，避免遇到其他波动影响。通过未清款项对应付账款进行科学管理。企业需要在各自财务系统中针对不同供应商设置不同号码进行准确区分，明确互相差异，涵盖供应商具体采购、付款信息，基于未清款项实施管理，能够准确列出对应供应商编号的应付款项列表，具体付款状态十分清晰、直观，对已支付以及未支付进行分类显示，如果对部分供应商存在款项拖欠，可以通过列表直接查询欠款余额，为提高账龄分析效率，应付款程序执行中，可以设置顺时逐笔清账。

2. 完善应付款项反馈机制

在现有企业信息系统中，当企业每次产生付款申请时则会弹出“待付款”；只有当支付成功或者付款条件不符合标准时才会结束任务。在上述工作方案下，企业在应付款项管理中应注意以下几方面内容。

（1）根据应付款项的处理流程，为确保请款人随时了解付款的工作状态，应从创建申请一直至支付成功的各个环节均能发送动态提醒邮件。若在付款期间发现支付项目存在问题，相关人员也可在业务流程中填写关于本次应付款项的审批意见，详细说明审批不通过的原因，确保请款人可了解应付款项中缺失的材料并进行修改与补充，降低本环节的时间成本。

（2）请款人可在用户界面随时查阅应付款项的状态，包括支付申请的进度、操作环节、操作责任人以及对应的时间计划等。

（3）在整个应付款项审批过程中，在每一工作环节结束并进入到下一环节时，系统都会发送通知，并且不同责任人所接收的通知存在差异。

（三）优化应付款项审批的流程顺序

为提升应付款项管理能力，企业在工作中应将关键凭证的审核从事后管理转变为预防性管理，才能有效避免企业经济效益受损问题。其具体措施包括以下几点。

第一，在新业务流程改造中，应将其业务处理步骤划分为预制凭证、凭证审核以及再生成凭证三个方面，避免出现应付款项凭证未审核就入账等情况。并且为保障凭证方案的完整性，在审核阶段应做好会计信息录入的工作，并在每个凭证上标注唯一的编码，保证凭证序列可查。

第二，在更正预制凭证后即可向审核人员反馈信息，此时一旦发现应付款项凭证中存在任何质量问题都应第一时间驳回，由相关人员修订后即可再一次进入审核环节；若发现凭证未及时处理，则可向相关人员发送提示信息。

第三，当所有凭证均完成更正后，即可共同进入审核环节，并重复上述过程，直至所有审核过程均显示通过后，即可保证审核內容的完整性。

（四）应付款项流程的改进与保障措施

1.构建以流程为导向的绩效管理模式

为满足应付款项质量管理要求，相关人员应在现有组织管理目标基础上，通过层层分解工作任务，保证审核内容与具体的业务环节相匹配，避免应付款项严重脱离实际业务。同时在本环节工作中也应形成明确且量化的考核标准，将应付款项中每人平均处理量、单环节处理时间、应付财务数据准确性以及客户满意度等作为重要评估标准。

为实现上述目标，可在应付款项管理业务目标基础上进行解析与拆分，并根据业务处理流程设置不同的考核标准。以付款准时率为例，在绩效考核中可按照下列方法展开计算：

付款准时率＝准时付款笔数/全部支付笔数×100%。

通过上述方法，可使付款准时率核算精准、有效，对于准时率长期不达标的情况即可认为工作人员的绩效考核不合格。

2.重视操作流程与制度培训

为增强工作人员对新应付款项管理制度的适应性，未来工作中应将新员工的技能培训作为保障措施的关键。因此可定期向员工发放应付款项操作流程与指南规定，要求工作人员能针对岗位内容形成工作清单；同时应由项目经理或者其他工作人员做好新员工培训的质量监督工作，确保培训质量满意。最后则可针对应付款项管理的质量验收工作，综合评价工作人员的岗位适应能力。

3.明确双方责任

大部分情况下，企业中的应收款项问题具体可以追溯到合同签署环节。因为合同文件签订中未能明确规定参与双方责任，导致应收款出现问题后无法清晰、准确追责，导致合同双方产生各种矛盾问题，诱发严重冲突和误解，无法按照标准要求处理具体问题。为此在合同签订中，需要明确应收款责任问题，有助于借助法律规范维护合同方基础权益。

四、结语

对于企业而言，在当前工作中严格执行应收与应付款项管理防范是保证企业资金流安全的关键，具有深远影响。因此为最大限度上满足企业资金管理要求，未来工作中应该从应收账款管理、应付账款管理两方面入手创新工作模式，进一步加强资金利用，提升企业信用，帮助企业掌握科学管理措施，促进企业实现稳定、持续发展。

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（作者单位：珠江影业传媒股份有限公司）