浅谈档案管理中计算机技术的应用

孟思思

（运城职业技术大学科技产业处 山西 运城 044000）

0 引言

档案管理的核心目的是收集、组织和分类信息，以便更好地满足需求。 随着社会的不断进步与经济的高速发展，档案管理面临的信息量急剧上升，使得传统的档案管理方式面临前所未有的挑战。 为了满足日新月异的社会需求，可以采用先进的计算机技术，以有效地收集、整理、归类、处理海量数据，极大地提高了档案管理的工作效率和质量。 因此，计算机技术在档案管理领域的应用将是不可或缺的，它不仅可以改善档案管理的流程，而且还可以大大降低工作失误，提高工作效率［1］。

1 档案管理中计算机技术的需求

1.1 文字存储需求

随着现代科技的进步，传统的纸质档案无法满足企业对员工的日常管理需求，因为一个企业可能拥有数千名员工，其职业生涯长达数十年，每一次的工作、重要决策、奖励与处罚等，都需要实时记录，以便更加全面准确地进行管理与监督。 很明显，每个机构都需要花费巨资和精力去收集和管理信息，不但需要占用大量的时间和资源，而且还必须符合特定的存储条件［2］。 例如，由于纸质文件容易受到潮湿、酸性和其他外界条件的影响，各单位必须派出专业人员来保持文件的完整性，包括修复已经损坏的文件、将不同类型的文件进行归类，并且要及时处理所有未使用的文件，对于文件管理者来说是一项艰巨的任务。 而通过利用计算机技术的应用优势，电子档案可以以字节和比特的形式呈现，从而在极短的时间内完成大量的文件记录。 由于所有文件都被存储在耐用的电脑硬盘上，档案管理人员无须花费大量时间来重新编辑文件，只需要小心保持文件的安全性和完整性即可。

1.2 信息查询需求

使用纸质文档来管理员工信息数据通常会消耗大量的空间，但由于各单位的纸质文档管理人员的数量和能力有限，很难充分考虑到纸质文档管理的所有细节，因此在纸质文档的存储过程中经常会遇到各种问题。 而通过使用电子档案的查询系统，档案管理人员可以轻松地在网上输入相关信息，计算机会自动搜索出与之匹配的档案，企业不再受到传统的记录、管理方式的束缚，而是能够更加便捷地进行生产流程的数据处理，大幅提升了工作效率。

1.3 内容监测需求

通过应用计算机技术，电子档案管理可以实现内容监测，并将其分为两个部分。 第一，确保文件的完整性和安全性。 第二，确保存档资料的先进性。 由于传统的纸质档案难以保证安全，很容易导致机密信息的泄露，从而给企业带来巨大的经济损失。 因此，电子档案管理已经被广泛应用于城市各个领域，它不仅可以有效地减少档案存储空间，提升信息查询的便捷性，更重要的是，它还能够有效地保障信息数据的安全性。 许多企业已开始使用电子档案来管理其内部的核心信息和机密数据，通过采用计算机技术对电子档案进行加密，可以根据档案内容的重要性，精确地调整加密程度，从而有效地提升档案管理的安全性和可靠性。

1.4 系统管理需求

传统的档案管理系统，是建立在每一个单位的档案管理员的基础上，管理员首先要熟悉各类文件，然后才能进行分类、汇总，不仅需要大量的人力物力，而且当对纸质文件进行查询或者管理时，不能及时地找到与之有关的数据以及人员信息，导致了大量时间和资源的浪费。 而通过引入先进的计算机技术，对单位内部的电子档案进行全面的系统化管理，并且将其与档案系统的数据库紧密结合，以便根据电子文件的特性对它们进行分类，同时借助于强大的大型数据库，可以有效地监测和管理电子文件的数据，从而极大地提升了企业的经济效益。

2 档案管理中计算机技术应用的重要性

2.1 简化档案管理的程序

与传统的档案管理方式相比，采用计算机技术，可以使档案的管理过程大为简化。 例如，传统的档案管理方法一般是将所有的文件按特定的次序进行分类、编码和归档，需要确定文件的存放地点，并有一个完整的内容目录。尽管已经做了大量的准备工作，但当有关人员需要查阅大量档案时，仍然会耗费大量时间。 而通过将计算机技术应用于档案管理工作中，可以极大地节省人力和时间，根据档案种类，将信息输入到计算机系统中，就可以很容易地进行档案的保存和提取［3］。 同时，在查阅时，通过输入个人信息，如姓名、学历、身份证号码等，可以快速获取档案的详细内容，更好地管理和利用信息资源，因此，不但可以减少工作人员的工作压力，也能提高档案的管理效率。

2.2 提高档案管理工作人员的工作效率

传统的文件管理工作在技术上没有什么难度，但由于大量的文件管理工作导致了工作性质的重复，使档案管理员花很多时间做同样的事情，而利用计算机技术的电子档案管理系统，正是解决问题的有效途径。 通过引入数字化管理技术，能够提供便捷的操作流程，让档案管理人员能够在有限的时间内完成更多的任务，从而提高档案管理的工作效率。

2.3 提高了档案查询的速度

保存和检索文件对于档案管理来说至关重要。 传统的纸质档案，每一步都是人工操作完成的。 当查阅一份文件时，首先要根据目录来确定文件的存放地点，然后由工作人员前往众多的文件存放处进行细致的查阅，如果在查阅时有疏漏，也会增加许多不必要的工作。 然而，通过计算机化的电子档案管理系统，可以有效地避免浪费精力和时间，只需要在电脑系统中输入关键词，就可以快速准确地查询目标档案，大大提高了查询的效率和质量。

3 档案管理中计算机技术应用的问题分析

3.1 工作人员的专业化程度不高

虽然档案管理系统已经从传统的手工操作模式发展到现代化的计算机管理模式，但是由于缺乏专业知识的培训和技术支持，大多数档案管理人员的业务水平仍然较低，甚至有些单位把档案管理任务交给了退休的老年人来完成，严重影响了档案管理的效率和质量。 此外，除了工作人员的技能水平和专业素养，更重要的是，上级部门尚未充分意识到档案管理计算机化的必要性，缺乏足够的资金投入，使得实施档案管理计算机化变得极其困难。

3.2 缺乏健全的档案管理制度与机制

目前许多企业和事业单位忽略了档案管理的重要性，只重视对档案的监督，缺乏技术含量，导致了档案管理制度和机制的不完善。 然而，由于人力不足和成本节约等因素，档案管理计算机化工作量巨大，工作强度极高，导致各项流程不规范，档案管理制度和机制也无法有效实施。 同时，由于许多人为因素的影响，使得档案工作信息化进程缓慢。 除此之外，档案工作人员对档案的管理完全是依靠自己的主观意志，没有采取科学、专业的网络管理方法，忽视了对计算机技术的应用，不断地加大档案管理难度。 因为没有按照要求的程序运行，也会对文件的安全造成威胁。

3.3 硬件设备相对比较落后

事业单位以财政拨款为主，对档案管理的重视程度不高，其拨给档案馆的经费很少。 然而，电子档案管理的发展离不开资金的支撑，没有资金的支撑，就无法对管理设备和器材进行及时更新。 由于计算机硬件设施的落后，档案管理计算机化改革的进程受到了严重的阻碍，也是档案管理计算机化发展的关键因素。

4 档案管理中计算机技术应用的主要优势

4.1 档案信息跨部门共享

在计算机技术不断进步的今天，电子档案的管理工作已经逐步实现了自动化和数字化，档案信息管理部门可以运用该技术，在网络平台上构建档案信息数据库，为查阅人员提供方便快捷的检索服务，对档案资源进行更好的保护与管理。 在计算机技术的帮助下，档案信息管理完全摆脱了传统纸质文件的束缚，使得信息的共享更加便捷，并且能够跨越地域、时间的界限，让更多的人都能够轻松访问和查阅。

4.2 档案信息管理实时性

随着计算机技术在档案信息管理中的广泛运用，档案信息的收集、整理、存档和传输的速度大大提高，给档案信息管理人员的工作带来了极大的方便。 一方面，利用先进的计算机技术，档案管理人员可以在互联网上快速、准确地查阅、修订、移动和整合档案，极大地提升了档案的时效性。 另一方面，利用计算机技术，可以将档案信息转换成电子文档，无须亲自前往现场领取或传输，大幅缩短了档案信息收集的时间，极大地提高了工作效率。 此外，利用计算机技术，保证了档案资料的完整与安全，同时还能备份，防止档案的遗失和损坏风险。

4.3 档案信息服务社会化

在传统的纸质档案管理方式中，档案信息只能由一位使用者在同一时期内进行查询，不能满足公众的查询需要，使得档案信息的利用效率下降。 因此，将档案信息放在网络管理平台上，确保了档案的安全性和保密性。 基于此，任何要查询档案信息的人，都可以不受时间和空间的限制，通过网络管理平台，在计算机网络技术的帮助下，很容易地获得相关的档案信息。 另外，利用计算机网络技术，使档案信息具有更大的开放性和流动性，为社会组织与档案馆之间的沟通搭建了一个很好的渠道。 因此，正确运用计算机网络技术，是实现档案信息工作创新和发展的重要保证，也是实现档案服务社会化的重要前提。

5 档案管理中计算机技术的实际应用

5.1 实现档案信息管理自动化

在信息化的今天，计算机技术已经成为档案信息管理中的一个重要环节，不但能够有效地提高档案的管理效率，还能够通过数据的采集、分析、处理和存储，使档案信息管理的自动化程度得到了很大的提高［4］。 其中，档案管理者、各类档案使用者、数字档案与纸质档案信息之间的联系越来越密切，从而构成了一个完整的、相互影响的档案流通系统，同时，档案信息的采集、录入、归档、移交以及存储与利用等工作也被简化，从而实现档案自动化管理的最终目标［5］。

5.2 实现档案信息管理网络化

随着计算机技术的发展，档案信息管理变得更加高效，主要体现在档案信息检索系统的应用。 例如，档案信息管理已经从传统的人工检索方式转变为智能检索，并且利用网络连接技术和脱机技术，实现了信息资源的共享和传递。

当今，由于社会的快速发展，信息量激增，人们对档案的需求日益增长，因此，计算机技术的应用范围也在不断扩大，同时，为了满足此需求，对档案信息的质量和传输速度有着更高的标准。 为此，利用计算机技术来实现档案信息的有效管理变得至关重要，有助于更好地收集、整理、分类、提取和处理档案信息，从而大幅提升档案信息的网络化程度，并带来更多的社会和经济效益。 现代档案管理需要在整个过程中，对各种计算机技术进行应用，如扫描技术、数据处理技术以及存储技术等，并在计算机等服务器的帮助下，构建一个档案信息管理的网络化模型［6］。

5.3 实现档案信息管理数字化

随着科技的不断发展，传统的纸质档案信息已经不能满足当今社会的需求，因此，必须把握时代的脉搏，充分利用计算机网络技术，实现档案信息的数字化，以期能够更好地管理和利用资源，从而推动档案信息的健康发展。 通过利用计算机扫描技术，可以将原本的纸质文件转换为电子档案，并将其存储在档案库中，从而更有效地管理文件。电子档案具有显著优势，可以更好地保存、查阅、修订和传输，这与传统的纸质档案相比有着显著的优势。 例如，ES⁃OAIS 数字档案馆系统已成为当今最受欢迎的数字档案管理工具，它拥有多项独特的特性，可以高效地收集、整合和存储各类档案。 因此，以计算机网络技术为基础的数字化档案信息不仅能够提升档案信息的利用效率，突破时间、空间的限制，使不同的用户能够在不同的时间、地点进行档案信息的检索，还能够利用计算机网络技术的应用优势，大大降低档案信息管理的费用，把更多的资源投入基础设施的建设和网络的维护上，为档案信息的用户提供更好的管理服务［7］。

6 档案管理中计算机技术应用的注意事项

6.1 注重人才的培养，提高档案管理者工作素质

档案管理者借助计算机的强大功能，既要有科学的研究方法和先进的工作手段，又要有良好的判断能力和对专业知识的深刻了解，就需要一支高素质、高水平的管理队伍，因此，档案管理工作必须重视人才的培养。 首先，要加强对档案管理者的工作积极性和熟练度的培训；其次，要加大对档案管理人员的培养力度，提高他们对档案管理现代化的认识，打造一支专业、知识渊博、遵守职业道德的高科技队伍，使档案管理从传统的模式向信息化、现代化方向发展，使档案管理工作更上一层楼。

6.2 确保档案资源的安全性

在利用计算机技术进行档案管理的过程中，必须注意档案资源的安全，对一些重要的档案资源进行保密。 档案是活动的重要记录者，因此，为了确保其安全性，必须采取有效措施，如对涉密计算机进行严格的密保设计、申请使用权限以及进行身份验证，以确保其安全性。 同时，还可以通过安装防火墙、安装杀毒软件、打上漏洞补丁等等，来解决计算机的电磁泄漏问题。 此外，要对一般电脑和涉密电脑分开运行，要对内网和互联网进行隔离，防止它们彼此间的互联。 与此同时，管理者应强化对员工的防范意识，对管理人员进行安全与保密的管理培训，增强其保密工作的积极性，构建健全的档案资源安全体系，促进档案工作的健康发展。

7 结语

综上所述，要想对档案信息进行更好的管理，就必须大力推动计算机技术的发展，将其运用到实际工作中，并与当今的发展趋势相结合，制定出一套更为科学的档案信息管理方法，实现档案信息管理的自动化、数字化和网络化等。 同时，要加强对档案信息化人才的培养，利用计算机技术，在传统的纸质档案和电子档案中寻找一个平衡点，使档案信息化水平得到极大的提升，为档案信息化建设打下良好的基础。