关于加强事业单位合同管理的思考与建议

刘小艳

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.05.035

［摘 要］事业单位合同管理的重要性不容忽视，加强事业单位合同管理是确保组织运作正常、保障各方权益的关键。然而目前事业单位合同管理的实践中仍存在一些问题和挑战，体现在合同管理和审查、合同履约监管、合同变更和风险防控等方面。为了提升合同管理的水平和效果，事业单位必须进一步优化合同管理，确保实现约定的合同目标并保护各方利益。文章旨在探讨加强事业单位合同管理的思考与建议，从加强合同管理与审查、加强合同执行和履约监管、加强合同变更与风险防控、健全合同争议解决机制等方面提出具体的建议，以期为事业单位合同管理提供参考和借鉴，为事业单位的发展和运营提供更加坚实的保障。

［关键词］事业单位；合同管理；思考；建议

［中图分类号］F24文献标志码：A

事业单位在现代社会中扮演着重要的角色，旨在满足社会公众的需求和利益，提供优质的公共服务。在其运营过程中，需要与各方面的合作伙伴签订大量的合同。然而，事业单位合同管理过程中存在的问题和挑战也日益凸显，比如合同变更的滥用和不合理、合同风险评估不足、合同纠纷解决机制不完善等。为了加强事业单位合同管理，保护合同权益，确保高效顺畅地履行合同义务，事业单位有必要采取一系列措施，以更好地管理合同风险，确保权益的有效保护。只有通过加强合同管理，事业单位才能建立稳固的合作伙伴关系，为事业单位的稳定发展打下坚实的基础。

1 事业单位合同管理的重要性和现状

合同管理对于事业单位的稳健发展和权益保障具有重要意义。首先，事业单位的合同管理能够确保合同制定、执行和履约符合法律法规，规避潜在的法律风险。其次，有效的合同管理有助于促进事业单位合理分配资源，控制成本，并确保资源能够有效利用。此外，良好的合同管理还可以明确事业单位和供应商之间的权益和责任，规范双方的行为，保障各方的合法权益。同时建立和维护与合作伙伴的互信关系，加强合作并与合作伙伴长期维持良好的关系。最后，合同管理提供了对合同执行进程和结果进行评估和监控的机制，有利于收集数据、测量绩效，为事业单位未来的决策提供依据［1］。

从目前来看，不少事业单位在合同管理方面已经建立了相对完善的标准和规范，包括合同审批流程、合同模板等，使得合同管理更加规范和便捷。然而，仍有许多事业单位在合同管理方面缺乏统一的标准和规范，导致合同管理缺乏统一性。在信息化背景下，一些事业单位已经采用了合同管理系统或软件工具，实现了合同信息的集中管理和快速检索。当然仍有一部分事业单位在合同管理方面缺乏信息化手段，合同信息存储和处理仍以纸质形式为主，导致管理效率较低。在合同的监控和执行方面，部分事业单位缺乏严格的监控措施和有效的合同执行机制，难以及时掌握合同履约情况。

2 事业单位合同管理存在的主要问题

2.1 合同管理与审查不够严格

目前，不同事业单位之间合同管理的标准和流程普遍不够统一，因此合同管理的规范度较低，时常出现合同管理混乱、流程不清等问题，导致合同编制过程中存在模糊、不明确的条款，或是缺乏细致的约定细节、缺乏明确的履约义务和责任，导致合同范围、时间、质量等方面缺乏清晰界定，容易引发误解、争议或后续纠纷。此外，在合同审查过程中，一些事业单位存在审查不够严格的问题，合同审查的精度和详细程度不足，审查人员对合同条款、风险点以及从法律和商业角度的审视不够全面和细致，没有充分考虑合同对事业单位利益的保护以及合同条款是否合理有效，导致合同中的风险点和不合规之处难以及时发现和纠正。

2.2 合同执行和履约监管不完善

事业单位合同管理工作普遍存在合同執行和履约监管不完善的问题，主要表现在以下几个方面。一是缺乏对合同执行过程的有效跟进和监管，合同履约过程中的要求、条款和时间节点等未得到充分关注和监控，无法确保各方按时履行合同约定的责任和义务。二是合同履约过程中缺乏详细的记录和反馈机制，履约过程中的重要事项、履行情况、问题和风险等未能及时记录和汇报，阻碍了对合同履约的全面监管和评估。三是对履约指标和绩效评估不够重视，缺乏明确的履约指标、绩效评估机制和评价标准，使得对履约情况和绩效的监控、评估和反馈不够科学和有效。四是缺乏合同履约的有效监督机制，在合同履约过程中缺乏明确的责任人和监督机构，导致合同履约的监管和协调不够及时和有效，影响合同履约能力和成果达成。

2.3 合同变更与风险防控不到位

事业单位在项目执行过程中由于各种原因会出现合同变更的需求，如果变更管理不规范，可能导致成本增加、时间延误，以及引发合同履约方面的风险。在实践过程中还有不少事业单位缺乏明确的合同变更管理流程和规范，变更的识别、协商、审核和批准流程不够清晰和标准，导致变更决策和变更合同的执行不规范。合同变更存在变更意图模糊、责任和义务界定不准确的情况。比如事业单位与合作方（供应商、承包商等）在变更过程中的权益、责任、成本分担等问题未能明确约定，导致变更协议的执行不清晰和纠纷产生的概率提高。此外，合同管理风险评估和防控往往不够完善，很多事业单位没有对合同履约中可能出现的风险和影响进行全面评估和分析，无法及时识别和采取相应的风险防控措施，出现了财务、法律和项目管理等方面的风险［2］。

2.4 合同争议解决机制不健全

争议解决是合同管理的重点，很多事业单位合同管理并未认识到争议解决的重要性，缺乏明确的合同争议解决程序和机制，也缺乏明确的争议解决流程和责任分工，无法迅速有效地解决争议，甚至存在不愿意主动解决的倾向。此外，在解决合同争议时，事业单位缺乏专门的争议解决人员或专业的临时争议解决机构，也缺乏向相关方公开和沟通争议解决机制的途径，导致争议解决无法得到客观公正的处理和评价，进一步提升争议的复杂程度和难度。

3 加强事业单位合同管理的建议

3.1 加强合同管理与审查

3.1.1 建立健全的合同管理制度，建立合同台账

为增强合同管理的规范性，事业单位有必要制定和完善合同管理制度，明确合同的申报、审批、签订、执行、变更和结算等各环节的具体规定和流程，并在合同管理制度中明确各级管理人员的职责和义务，同时设定合同管理文件、数据、信息管理要求，确保合同文本、变更、履约等资料的收集、存储、备份和访问的安全可靠。为进一步增强合同管理的科学性，事业单位需要建立合同台账，记录和管理所有的合同信息，包括合同编号、签订日期、履约期限、合同金额、责任方等［3］。同时，加强合同信息化管理，建立合同管理信息系统，以便后续对合同进行审核、跟踪、监控和查询。

3.1.2 建立全方位合同审查机制，明确审查内容和程序

事业单位在合同管理中尤其要重视合同的审查，建立全方位的合同审查机制，制定合同审查的标准，明确涉及的审查内容。审查内容不仅要关注法律合规，还应关注商务条款、履约要求、风险控制、成本控制等各个方面，确保审查范围全面化。对于合同中的重点内容，例如合同价值、付款条款、保证金和违约条款等，应进行重点关注和审查［4］。对于审查的程序也需进一步优化，包括审查申请、审查环节和审查流程等，确保合同审查程序化和流程化。合同审查过程中明确审查的职责和权限，确保合同审查工作的责任划分明确，避免审查重复或缺失。此外，建立审查记录和归档机制，确保对审查过程、意见和决策的有效记录，方便对合同审查结果进行复核和追踪。

3.2 加强合同执行和履约监管

3.2.1 设立专门的合同管理岗位，负责合同执行的监督和管理

合同管理是事业单位工作中的重点，为确保合同的执行和履约监管，事业单位有必要建立独立的合同管理部门，或设立专职合同管理岗位，专门负责合同执行的监督和管理。该部门或岗位应有明确的职责和权限，负责合同执行的跟踪、监督、协调和管理。同时，明确合同管理部门或岗位的职责范围，包括合同履约监督、合同变更管理、合同风险控制等，并明确合同管理部门与其他部门的协作关系，建立责任分工和良好的沟通机制，确保合同顺利执行和履约。

3.2.2 建立合同执行跟踪评估机制，及时监测合同履约情况

在合同履约过程中，事业单位可以建立合同执行跟踪体系。设立合同执行跟踪部门或指定专责人员，负责监测合同执行情况和履约进度，并明确跟踪的时间节点、监测指标和执行方法，确保该体系具有科学性。还应设立合同履约的信息收集和更新机制，跟踪合同履约关键信息，如合同实施进度、质量检查结果、履约问题和解决措施等，确保合同执行情况和履约进度得到及时和准确的反馈［5］。利用合同执行跟踪评估机制，事业单位可以定期进行合同履约评估和绩效评价，以确保合同的履约质量和成果达到预期。根据合同履约评估的结果，及时采取相应措施，纠正偏差和提出改进建议。

3.3 加强合同变更与风险防控

3.3.1 明确合同变更的程序和标准，避免滥用和不合理的变更

对于合同变更问题，首先，在合同管理制度中要明确规定合同变更的程序和标准，包括合同变更申请、审批、备案等环节，确保合同变更程序合法合规，并且符合公平、公正、公开的原则，避免滥用变更权力，防止不合理、不公正变更。其次，所有合同变更都应该以书面形式进行，并按照法定程序进行签署、备案和存档，以确保变更内容明确，保障双方权益。最后，严格执行合同变更审批流程，确保审批环节具有权威性和合规性。有些重要的合同变更应该经过上级部门或相关专业部门审批。在合同变更后，还需进行合同履约情况的评估和监督，确保变更后的合同能够按照约定的内容和标准履行，避免再次出现滥用和不合理的情况。

3.3.2 加强合同风险评估和管理，防范合同风险的发生或扩大

为了预防合同风险的发生或扩大，事业单位需要加强合同风险管理，建立合同风险评估机制，确保所有合同在签订之前都进行全面的风险评估，明确各项风险点，并通过对不同类型的合同风险进行分类，制定相应的管理措施。同时，在合同中应明确风险分担条款，确保风险可以合理地在合同双方之间进行分担，以减少合同履行过程中的争议和纠纷。此外，事业单位需要建立风险监控和预警机制，及时发现合同风险的异常情况，并采取相应的措施进行调整和应对。

3.4 健全合同争议解决机制

3.4.1 建立快速、便捷的合同争议解决机制

事业单位在合同管理工作中需要建立快速、便捷的合同争议解决机制，以便及时、有效地解决合同纠纷。比如建立内部合同争议解决机制，通过内部协商、调解等方式尽快解决合同争议。或是与外界专业的调解或仲裁机构建立合作关系，这些机构通常具有独立、公正的特点，可以提供专业的调解或仲裁服务，以便在需要时快速解决合同争议。另外，可以建立合同争议追踪机制，及时了解合同纠纷的进展和状态，通过建立统一的纠纷登记系统、定期开展合同纠纷统计分析等方式及时解决纠纷。事业单位应尽可能地在合同中设定多种解决纠纷的方式，如协商、调解、仲裁等，为当事人提供更多的选择，以便快速形成解决方案。

3.4.2 完善仲裁和诉讼制度

在合同管理工作中，完善的仲裁和诉讼制度可以提供有效和权威的合同纠纷解决机制，确保合同纠纷得以公正解决。事业单位可以与专业的仲裁机构建立合作关系，以便在合同纠纷解决过程中寻求公正、独立的仲裁裁决，减少争议解决的时间和成本，提高效率。对于仲裁制度，事业单位应明确仲裁途径与程序，明确合同争议应通过仲裁解决的条件，以确保仲裁合规和权威。针对特定情况下无法通过仲裁解决的争议，事业单位可以建立诉讼制度，即通过司法程序解决合同纠纷问题，确保争议的解决公正和合法。在合同中也应当设定明确的争议解决条款，明确约定争议的解决方式。合同中可以指定特定的仲裁机构或法院，以提高争议解决的效率和可预见性，并阐明仲裁条款，明确约定适用的法律和管辖权，确保争议能够迅速、公正地解决。

4 結语

加强事业单位合同管理对于确保组织稳健发展和权益保障具有重要意义。通过采取一系列措施，事业单位能够提高合同管理的规范性和效率，减少合同纠纷问题。在合同管理过程中，各级管理机关、组织和相关人员都应积极参与合同管理工作，并持续改进，逐步建立适应实际情况和需要的合同管理系统。通过加强合同管理，事业单位能够更好地实现合作共赢、推动经济发展，并为促进社会繁荣作出贡献。

参考文献

［1］龙晓菲. 审计视角下行政事业单位合同管理中的问题及对策［J］. 大众投资指南，2023（9）：79-81.

［2］韦伟. 关于加强事业单位合同管理工作的思考［J］. 行政事业资产与财务，2023（8）：118-120.

［3］岳佳钰. 事业单位经济合同管理存在的问题及对策分析［J］. 质量与市场，2022（15）：157-159.

［4］王颖. 加强事业单位合同管理的对策建议［J］. 新理财（政府理财），2022（4）：68-69.

［5］张艳. 事业单位合同管理内部控制的改进研究［J］. 审计与理财，2022（1）：54-56.