大数据时代档案管理标准化、信息化与开发利用研究

2024-04-10杜海舰

大众标准化 2024年4期

杜海舰

（中海油能源发展股份有限公司上海工程技术分公司，上海 200335）

在各项社会活动中，档案具有凭证、参考的作用，并含有一定的经济价值与社会价值，所以机关事业单位档案管理标准化、规范化程度也逐渐引起人们重视。如今，以大数据为主要技术的信息化时代兴起，并逐步应用到各行各业中，档案涉及范围广、内容丰富复杂、载体多元化，沿用传统的技术已无法满足各方面需求，收集不充分、管理不规范、开发不深入、利用不广泛已成为档案管理工作中的痛点与难点。利用技术优势实现高效管理、深度开发利用已成为大势所趋，这就需要相关负责同志顺应时代发展，遵循管理规律，强化工作模式，多方下手提升管理规范化水平，才可最终推动档案管理全流程提质增效。

1 大数据时代档案管理标准化综述

档案管理标准化是指按照相关业务流程中的标准，妥善完成各项工作，可利用人工智能技术推进标准和规则的制定，使其能够在同一制度的约束下实现资源管控，增强工作效率及质量，这是一个动态化的过程，需要立足实际不断完善。

1.1 档案管理标准化内涵

对于档案管理的标准化，在宏观视域下涉及管理制度、工作标准、业务细则、流程内容的制定，并根据实际情况获取反馈信息。在微观视域下则是根据相关标准对档案管理各环节及流程细节实施标准化、规范化、合理化的管理与控制，以求达到综合效果最优化。这就需要遵循三个原则，一是统一性，标准化要求各项政策、制度、方案、细则高度统一，并做到相互关联，在内容上相互协调，整体做到系统性。例如国家制定的《档案著录规则》与《文献著录总则》《国家标准文献告隶（总则）》等，均为档案管理提供了相关技术与理论支撑。二是适时性原则，在推进标准化过程中，相关单位要根据实际发展情况与客观需求，不断优化改进标准制度文件，使其能够与时俱进，避免与实践脱节而造成人力物力浪费。三是继承性，在未来科学技术发展及应用过程中，势必需要及时修改相关标准化制度准则，在此过程中要遵循继承性法则，综合考虑原有标准的中心思想，避免思想偏离而造成工作执行落实困难。

1.2 档案标准化管理的必要性

档案管理实现标准化、信息化，一是促进整体行业高速发展，当前社会经济飞速发展与科学技术水平不断提升的背景下，在档案管理中引入现代科学技术已成为大势所趋，健全标准化管理体系有利于技术的深度应用及现代化建设的实现，使得档案信息化管理达到标准、符合要求，形成相互统筹协调的发展局面，提高工作质效的同时也防止档案收集不齐全、管理不规范、技术应用不到位的现象。二是提高管理科学性，提升档案管理的科学性与合理性，彰显其工作价值及有效性，构建科学化管控体系最为关键，通过制定强有力档案全流程管理规章制度，规范业务环节、技术应用、安全保障，从而使档案管理工作有章可循、顺利推进，助力实现管理的高效化、办法的合理化、技术的现代化与思想的前沿化。三是优化管理效率及质量，与传统人工管理、手动查询的模式不同，通过构建档案信息化管理利用平台，利用计算机终端与网络技术，可使管理员与利用者快速定位并调取所需信息，加强档案调取的便利性、快捷性，提高档案利用率的同时充分发挥了档案的利用价值，节省了大量的人力物力资源。与此同时，传统纸质档案的数字化转型与电子档案数据库的建设，改变传统的纸质储存模式，一定程度上减少了档案信息因自然因素遭到破坏、丢失、泄露，降低了档案丢失的风险，保障了档案管理工作的稳定性，进行实现常态化发展。

2 大数据时代档案管理标准化、信息化与开发利用面临的问题

虽然现代科学技术为档案管理工作带来了极大便利，但是在实际工作开展过程中仍然在思想上、制度上、技术上、人员上存在多种问题，再加上领导者及管理人员对档案工作的关注度不够，使得业务开展水平远远达不到标准化、科学化的要求。

2.1 档案管理重视程度有待进一步加强

对于大多企事业单位而言，上至领导者下至工作人员，对于档案工作缺乏较为深入的认知，标准化意识淡薄，甚至将其归类为后勤保障性质的业务，工作重点始终难以向档案行业倾斜，创新性与拓展力远远不够，在档案管理工作过程中出现懈怠的情况，业务流程重点侧重于收集、归档、存放，忽视了高效管理与广泛开发利用，导致档案资料使用价值不高。

2.2 档案管理体系有待进一步完善

在大多机关事业单位内部，“档案工作边缘化”的思想较为严重，从而导致在体制建设、管理制度、标准制定等方面存在不健全的问题，整体缺乏良好的规划。一是部分管理人员认为档案管理等同于资料的收集与保存，无需进行过多的约束便可顺利完成工作，没有认识到时代与社会的改变对档案工作的影响，档案管理滞后性较为严重。二是大多机关事业单位尚未设置档案管理业务科室，相关工作由办公室或者人事科人员兼职负责，业务上存在盲区和空白区，且容易出现任务分工不清晰、职能职责不明确等问题，使得档案管理较为混乱，实效性差。

2.3 档案管理干部队伍有待进一步培养

档案管理是一项综合性的工作，业务水平的高低与管理工作的质量与管理人员密不可分，对于机关事业单位的档案工作而言，目前面临的最大问题是档案管理干部队伍不专业，高素质人才严重缺乏。一方面对外人才引进力度不够，没有按照发展需求与岗位漏洞面向社会招聘既了解现代科学技术应用，又对档案管理有独到见解的专业性人才，使得现有干部队伍结构年龄较大、学历不高、流动性较强、缺乏完善专业理论知识体系，思维理念陈旧，对新鲜事物接受能力差，难以将现代科学技术与档案管理工作较好地结合，使得档案管理的信息化建设开展的难度和阻力变大。另一方面在于培养力度不够，没有制定科学合理的干部人才培养方案，日常工作中开展档案业务培训及理论教学活动较少，造成干部队伍综合素质长期无法得到提升，不利于长远发展。

2.4 档案管理系统平台有待进一步优化

档案信息化是未来发展的主流趋势，但是大多机关单位仍然存在不到位不充分的问题，主要表现为一是信息化意识不够，相关管理人员受传统档案管理模式影响较为严重，认为无需投入大量的人力物力财力去开展工作，依然采用纸质档案管理、人工手动查询作业的单一枯燥模式，随着档案复杂度及数量的提升，不仅工作效率低，而且也容易因为人为因素出现差错。甚至部分单位已开展档案信息化工作，管理人员也无从下手，造成资源浪费。二是技术应用不到位，在档案资源管理利用平台建设初期，相关负责同志没有结合自身工作需求选择针对性较强的技术，使得投资回报率降低，并未为档案管理工作带来较大便利，进而严重制约了相关工作的高质量开展。

3 大数据时代档案管理标准化、信息化与开发利用未来优化路径

目前在大数据时代，档案管理面临着种种困境，但是随着数字中国等政策的推进以及技术的不断更新升级，在整体行业内已存在较为成熟的档案标准化、信息化管理模式可供参考，这就需要相关部门领导者及管理人员要全面分析自身存在问题，积极开展调查研究，全面探索适合发展的档案标准化管理开发利用路径，从而实现档案事业高水平发展。

3.1 提高标准化档案管理意识

对于机关事业单位而言，要做到及时更新档案管理工作理念，充分彰显档案资源潜在价值，为整体工作取得更好效益。一是在单位日常工作开展过程中，要定期开展档案管理工作专题会议，发挥领导示范作用，并引导全体员工加强对档案工作的重视程度，同时要有效利用微信公众平台、网站、展板等方式，线上线下相结合开展宣传教育活动，将国家政策文件、时代发展趋势、档案管理知识、实际管理技能、对外服务意义进行深入讲解，从而推动全体人员秉承科学管理理念，遵循档案工作流程，顺应时代发展趋势。二是要推动档案信息化管理意识的提升，鼓励员工转变工作理念，增强自身素质，突破固有传统的档案管理思维，同时要进一步加强档案数字化加工工作，针对单位库房现存档案进行全面梳理分类，去除无意义、重复文件，并按照利用率、修复难度等因素确定优先级，分批次进行数字化加工，进而建立较为完善的档案资源数据库。

3.2 提高科学化档案管理体系

一是在领导层面，相关单位要明确档案管理主体责任，在上层设置领导小组或者工作专班，在下层设置业务科室，明确分管领导、监督人员、科室负责人员、管理人员，规范每个人在档案管理标准化工作中的责任与义务，也要引导全体人员配合档案科室开展档案收集归档工作，从而形成全员参与，协同构建的格局。同时领导小组要负责制度标准文件的起草、日常管理工作的监督、上级部门的工作要求、国家政策的具体落实等任务，确保规范化标准化实施规定、实施方案、实施细则等措施的落地执行。二是在制度层面，领导小组要与档案业务科室进行深度研究，认真学习《档案著录规则》（DA/T 18—2022）《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）《电子档案移交接收操作规程》（DA/T93—2022）《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）等国家档案局及相关单位颁布的政策文件，结合实际工作中情况，在收集整理、分类著录、开发利用等角度制定相应制度文件，形成科学合理、规范完善的管理标准体系，切实防止档案管理工作因为管理不善造成资料丢失、数据损坏等问题，稳步推进档案数字化、标准化、工作顺利开展。

3.3 提高专业化干部队伍水平

夯实干部队伍基础，提升人员专业素质，构建一支专业水平高、业务素质过硬并具有良好信息素养的档案管理队伍，是加快大数据时代档案管理工作标准化、信息化进程的重中之重。作为机关单位领导者，一要加大人才引进力度，优化干部队伍结构，通过定向招聘、遴选考选等方式，面向高等院校、科研院所、公司、人力资源中心等机构进行人员选拔，提高门槛高度，优先录取既懂得档案管理技能，了解大数据技术应用的复合型人才，同时给予档案管理人才合理的福利待遇、良好的激励机制与上升空间，引才的同时做到留住人才。二是加大人才培养力度，机关单位领导者要根据实际发展需求与业务开展存在问题，面向全体档案管理人员开展后期继续教育活动，采用技能比武、理论研学、专家授课、实训进修等方式及时更新理论知识及实践技能，完善其知识结构，确保其能够运用信息化技术进行档案管理。

3.4 提高现代化科学技术应用

一是要大力推广档案信息化技术，实现管理方法和模式上的创新，营造适合发展的氛围。部门单位要划拨档案信息化专项资金，加大财政投入力度用于技术的应用及硬件的采购，加强档案管理形式提档升级。二是要搭建自动化和数字化的档案管理利用一体化平台，领导者与管理人员要积极顺应时代潮流，全面调研行业发展情况，结合自身工作需求合理利用现代化信息技术，实现在线归档、目录生成、全文检索、智能分类、关键信息提取等功能，对档案管理全流程各个环节进行有效把控，推动档案标准化数字资源体系建设。