新标准指导下的档案数据管理规范与建设路径

闫晶亮

（东港瑞云数据技术有限公司，北京 102600）

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，当前国家在电子档案管理方向取得了一系列成就，2022年，我国各级档案部门共收集档案数字资源1500万件，同时发布了包括电子会计档案和档案服务外包等12项行业标准，为新时期档案数据管理工作提供了依据。

1 新标准指导下档案数据管理的规范化要求

新时期，国家明确提出要积极推进档案事业现代化建设，要着力推动档案数据管理现代化进程，进一步完善档案法规制度和标准规范。当前随着档案事业的现代化发展，对档案数据管理的规范化也提出了新的要求。

档案数据整理的规范化。GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，提升档案数据管理水平。在新标准的引领下，档案数据整理不再仅仅是简单地整理与分类，更应当注重规范性和标准性。首先，档案数据采集应遵循基本规律和相关规范要求，确保数据的准确性和完整性。借助先进的技术手段，如人工智能和自然语言处理，实现对文本、图像等多模态数据的智能整理与归档。其次，档案数据整理需要遵循标准化的数据模型，确保不同部门、组织之间的档案数据能够无缝衔接。采用开放标准和数据交换协议，使得档案数据能够在不同系统之间自由流通。例如，采用XML或JSON格式进行数据交换，确保数据的可移植性和可互操作性。同时，在档案数据整理的过程中，建立数据质量评估和监控机制。通过制定数据质量指标，及时发现并纠正数据质量问题，提高档案数据的可信度和可用性。

档案数据加工的标准化。DAT31-2017《纸质档案数字化规范》要求，严格执行档案数字化加工标准规范。档案数据加工是从原始数据中提炼、加工出有用信息的过程，其标准化要求直接关系到数据分析和决策的准确性。首先，档案数据加工需要遵循数据清洗的规范，剔除重复、缺失和错误的数据，确保加工后的数据质量。在数据加工的过程中，应当采用标准的数据挖掘和分析方法，充分利用统计学和机器学习等先进技术。例如，采用聚类分析、关联规则挖掘等方法，挖掘出数据中的潜在模式和关联关系，确保档案数据的科学性。其次，档案数据加工需注重数据的可溯源性和可复现性。每一步加工操作都应当有明确的记录和注释，以便他人能够理解和验证加工过程。

档案管理过程的制度化。GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，应建立电子档案管理系统安全管理制度等制度，明确管理职责和要求，规范操作行为。档案管理过程的制度化是整个档案管理体系的基础。在新标准指导下，档案管理过程应当建立在严格的制度和流程之上。在档案管理的过程中，需要建立标准的工作流程，确保档案的采集、整理、加工、存储和检索等环节都能够有序衔接。此外，GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，建立预防预警、应急响应和奖惩等应急处置机制，确保档案数据安全。建立档案访问和权限管理机制，确保只有授权人员能够访问和修改档案数据。遵循相关法规和政策，保障档案管理工作的合法性和合规性。

2 档案数据管理规范的影响因素及面临的困境

档案数据管理是档案工作开展的重要方面，目前在档案数据管理过程中还面临着档案数据规模越来越大，档案数据分类越来越细化，档案数据质量提升难，档案共享实施难，档案数据安全维护难，档案数据管理内外部影响因素越来越复杂的现实困境。

2.1 数据质量的提升困境

GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，要坚持技术与管理并重，不断提升电子档案管理质量，提升档案数据管理水平。但目前部分单位并没有重视数据质量。首先，档案数据的真实性、完整性、可读性和安全性等方面难以得到充分保障。数字时代，数据的真实性是档案管理的核心，然而，由于技术手段的不断更新，信息的篡改和伪造已经变得更加隐蔽。这使得档案数据的真实性面临严峻的挑战。档案数据的完整性问题也日益凸显。由于数据来源的多样性和复杂性，档案数据往往受到各种因素的干扰，导致数据的缺失或损坏，这不仅影响了数据的完整性，也对后续的数据分析和应用产生了负面影响。可读性则直接关系到档案数据的可解释性和可使用性。由于数据格式和标准的不一致，档案数据往往难以被其他系统或平台兼容和解读，限制了其在跨系统、跨组织间的流通和应用。其次，档案数据格式标准不统一成为影响规范管理的问题。数字时代，档案数据的格式多样，涵盖了文本、图像、音频、视频等多种形式。然而，各类数据之间存在着格式标准的不一致，这给数据的交换、整合和利用带来了巨大的挑战。同时，数据格式的不一致也限制了档案数据在不同领域和应用场景中的广泛应用，阻碍了数字化时代档案数据管理规范的全面推进。

2.2 数据共享的实施困境

新标准的引领下，GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，要允许电子档案数据检索、浏览、复制、利用和开发。档案数据管理规范虽然为档案管理带来了新的规范和标准，然而，数据共享的实施仍然面临着一系列严峻的困境。首先，档案管理体制的不一致导致了数据资源的分散。在不同的机构和组织中，档案管理的体制结构存在着差异，这使得档案数据的管理方式和标准难以统一。一些机构更加注重档案数据的安全性，而另一些机构则更加注重档案数据的可用性和共享性，造成了数据资源在不同管理体制下的分散和碎片化。另一方面，由于不同行业之间存在着固有的壁垒，使得各行业档案数据管理系统之间存在较大的差异，形成了“数据烟囱”现象。每个行业都有自己独特的数据管理标准和需求，导致了数据信息在跨行业间难以流通。这种行业内部紧密但行业间割裂的现象，妨碍了跨行业共享档案数据的有效实施。

2.3 数据安全的维护困境

GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定，确保电子档案数据安全。但目前，部分单位对档案数据安全重视程度不足，容易造成黑客攻击、病毒侵袭、木马感染、信息非授权访问、管理疏漏等风险。首先，档案数据权属问题。新时期，档案数据的所有权、使用权、控制权等权属关系变得更加模糊和复杂。多方参与者、多渠道数据来源的现实使得档案数据的权属难以明晰，特别是在跨机构、跨领域的数据合作中，数据权属的不明晰容易导致数据滥用、侵权等问题，直接影响到档案数据的合法性和可信度。其次，档案数据伦理风险。在新标准的指导下，如何在数据共享的前提下保护个体隐私权，避免滥用和不当使用成为极具挑战性的任务。档案数据伦理风险不仅包括个体隐私的泄露，还涉及社会、文化等层面的价值观冲突。例如，某些档案数据包含有关特定群体、社区的敏感信息，如果不妥善处理，容易引发社会不满和道德争议，损害群众利益。

3 新标准指导下档案数据管理的建设路径

新时期，国家明确提出要积极推进档案信息化、智能化和现代化建设，并围绕档案工作实际形成了一系列标准。为进一步提升档案数据管理质量，有必要加强档案数据法规标准建设，通过法律形式推进档案数据管理迈入法治化轨道。同时还要健全档案数据管理标准体系，建立档案数据协同管理机制，为展示数据信息资源共享创造有利条件。

3.1 加强档案数据法规标准建设

2024年，国家档案局工作重点是推进档案事业现代化，完善档案法规制度和标准规范。 首先，加强档案数据法规标准建设需要在法规体系上下功夫。要制定和完善相关法规，明确档案数据的产权、流通规则、隐私保护等方面的内容，规范档案数据使用和管理。此外，法规体系的建设还应考虑跨领域的协同。档案数据管理涉及多个领域，包括信息技术、知识产权、隐私保护等，因此需要跨部门、跨领域的协同制定法规，以形成统一的法规标准，避免各领域法规之间的冲突和不一致。其次，加强档案数据法规标准建设需要更为严谨的标准。制定档案数据标准，涵盖数据的采集、整理、存储、共享等各个环节，以确保整个数据管理过程规范有序，提高档案数据的质量和安全性。同时，定期更新档案数据管理标准也非常必要。档案数据管理处于不断发展的状态，新技术的应用和法规的变更需要及时反映在标准中，以确保标准的及时性和适用性。最后，加强档案数据法规标准建设还需要强化监管和执行机制。建立健全的监管体系，对档案数据的合规性进行监督，确保各方遵循法规和标准的规范进行数据管理。对于违反规定的行为，建立相应的法律责任追究机制，以保障法规和标准的有效执行。监管与执行机制的强化也需要借助先进的技术手段，如区块链、人工智能等，来实现对档案数据的实时监控和追溯，以提高监管的精准性和效率。

3.2 健全档案数据管理标准体系

GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，电子档案管理系统基本功能和可选功能应参照CB/T 29194-2012、DA/T 31、ISO 13028-2010、ISO 16175-2：2011等标准以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。可见，健全档案数据管理标准体系的重要性。在新标准指导下，档案数据管理也要与时俱进。首先，完善管理标准。管理标准作为档案数据管理的指导性依据，应包含对数据采集、整理、存储、共享和销毁等方面的详细规范。在管理标准的制定中，要考虑到不同类型、规模和领域的组织，确保标准既具有通用性，又能够针对性地满足各个行业的需求。标准的内容应当涵盖信息安全、数据质量、合规性等方面，以确保档案数据管理在整个生命周期中都能得到妥善处理。其次，制定科学的技术标准。随着技术的不断进步，档案数据管理需要借助先进的技术手段来提升效率和质量。技术标准应包括数据采集、处理、存储、分析等各个环节的技术规范，以适应不断变化的科技环境。在技术标准的制定中，要关注人工智能、大数据分析等前沿技术的应用，同时考虑到技术的可维护性和可升级性，确保技术标准能够与时俱进，为档案数据管理提供持续的技术支持。最后，规范资源标准。资源标准主要涉及人力、物力、财力等各种资源的合理配置。在档案数据管理中，合理的资源配置直接影响到整个管理体系的运转效率。因此，在具体实施过程中要重视各类资源配置，实现人尽其才，物尽其用。

3.3 建立档案数据协同管理机制

DB11/T 1357-2016《综合档案馆档案数字资源管理规范》要求， 档案数字资源管理工作应与本地区、本行业发展相适应。相应地要想发挥档案数据资源价值，就必须建立档案数据协同管理机制，实现档案数据资源在区域内和行业间的高效、安全共享，更好地发挥档案数据的价值。首先，协同标准化。在新标准的引导下，各个组织和行业应共同参与制定和完善档案数据管理的标准体系，以实现更广泛、更一致的标准规范。协同标准化旨在统一数据采集、存储、共享等方面的标准，消除各方在标准遵循上的差异。其次，技术协同。随着科技的发展，新的技术手段如大数据分析、人工智能等已经成为档案管理的重要工具。在协同管理机制中，整合先进技术，提高档案数据的处理效率，成为刻不容缓的任务。技术协同不仅包括对技术的应用，更需要在技术标准上进行协同。确保不同系统之间的兼容性，同时保障数据的安全性和隐私性。这有助于实现档案数据的跨系统、跨平台的高效流通和共享。最后，组织协同。在不同部门、不同机构间建立协同网络，共同参与档案数据的管理、维护和更新。

总之，随着数字化时代的来临，档案数据管理的规范与建设成为档案管理领域的焦点。过去，档案管理主要关注实体档案的整理与保存，但随着信息技术的飞速发展，数字档案规模的不断扩大，使得档案管理的范围愈发庞大。数字档案管理涉及数据采集、加工、存储、共享以及长期保存等多个环节，亟需制定一套科学、统一的规范，以适应数字时代档案管理的全新需求。为此，在新标准的引导下，一方面，要规范化档案数据整理，确保数据的组织结构合理、准确，提高数据的质量和价值。另一方面，要建立制度化的档案管理过程，从源头上确保数据的安全性和可追溯性。