标准化视角下事业单位档案信息化建设研究

彭 兰

（湖南省娄底市自然资源和规划局档案馆，湖南 娄底 417000）

在新形势下，档案工作对于事业单位发展而言极为重要，它是记载单位各项业务活动的最原始文件，具有较强的参考价值和法律效力，对于夯实业务基础、推动事业发展、维护合法权益有着重要意义。为此在当今数字化、信息化浪潮的推动下，档案管理模式逐渐向自动化、智能化转变，实现信息化转型已成为提升工作质量和效率的重要手段，各事业单位领导者及管理人员要牢固树立信息化意识，全面完善标准化管理体系，使档案工作更加高效、便捷、安全、科学的助力本单位高质量发展，进而为社会群众提供优质服务。

1 事业单位档案信息化建设的必要性及意义

在新时代发展背景下，无论在政策方面还是在技术方面，无疑为事业单位的信息化管理带来了极大的机遇，为档案事业实现数字化转型升级与信息化高效管理提供了良好的发展环境，切实推动了事业单位健康、长效发展，让公共管理与服务切实满足了社会广大群众实际需求，在一定程度上提高了社会满意度。

1.1 档案信息化建设的背景及必要性

一是在政策方面，自党的十八大以来，国家制定了一系列推动建设网络强国、数字中国和智慧城市的战略部署，在《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》中设置专项篇章，对于加快各行各业数字化发展做出了远景规划。国家档案局在2021年出台的《“十四五”全国档案事业发展规划》中也明确指出，要“以数字转型为主线，深化档案信息化战略转型”，为档案行业未来的发展指明了方向，奠定了理论基础。在2023年3月，成立国家数据局，负责统筹推进数字中国建设。档案资源作为极为重要的信息来源，其实现数字化建设、信息化管理势在必行。二是在技术方面，大数据、云计算、区块链、机器学习等技术的发展，为档案行业未来的模式优化、业务转型、工作改革、高效管理、广泛应用带来了极大可能性，各部门单位可利用数字化技术将纸质档案文件转变为电子数据，并进行在线传输利用，不仅拓宽了档案资源挖掘方式，更是提升了档案行业的社会认知度和影响力。

1.2 事业单位档案信息化管理的现实意义

一是提高工作效率，利用数字化技术以及计算机网络，赋予了事业单位更多的利用工具，通过扫描技术对纸质文件进行数字化加工，使得档案信息以电子文件的方式被高效的收集、分类、编目、存储、索引，管理员及用户可通过搜索关键词、标签等方式定位信息，获取数据资源，节省了大量时间、精力的同时，也有利于优化事业单位内部运作与工作协调能力。二是改善档案资源安全性，传统纸质档案容易因环境因素造成纸张风化、虫蛀、潮湿等损害，也会因管理员频繁翻阅导致纸张破坏、丢失、泄露，档案文件的隐私性与完整性难以得到保障。在新发展背景下，档案可通过数字化存储、加密传输、权限限制等措施，有效避免系统的非法访问和电子文件的恶意篡改，其安全策略及技术使得档案资源数据库得到全方位保护，在一定程度上到提升了事业单位应对各种灾难和危机的能力。三是提高利用率，利用大数据技术可面向全部档案数据进行深度分析、数据挖掘，进而提取出关键信息助力事业单位准确决策，更大限度地实现档案资源开发和利用，使档案在事业单位社会公共管理和服务中的价值得以充分体现。

2 标准化视角下事业单位档案信息化建设存在的问题及挑战

虽然在信息化时代背景下为事业档案实现档案信息化管理带来了较大便利，但是在实践过程中仍存在各种各样的问题，科学化、标准化建设力度不够，整体发展受管理体系及各方面发展要素制约，仍处于较为基础的发展状态，需要事业单位领导者及管理人员对此引起高度重视。

2.1 信息化建设认识不充分

档案的信息化工作需要国家在政策制度方面给予支持，也需要各个事业单位在实践中进行摸索，投入足够的人力物力财力，才能够为档案标准化建设提供坚实基础。但是部分单位没有充分认识到档案标准化建设、信息化建设的意义，对数字化时代发展的趋势认知不足，缺乏与信息化时代接轨的改革理念，使得相当多的工作停留在文件与口头层面，“纸上谈兵”现象层出不穷，对于标准制度、政策文件以及存在问题的解决也很少召开专题会议，在实践层面难以取得实质性的进展，在很大程度上影响了本单位档案标准化的建设质量。

2.2 科学化管理体系不完善

此问题主要在于事业单位制度制定不完整，标准化体系建设不够完备。一是缺乏统一标准，档案的信息化管理在宏观层面上缺少统一的标准规范，部分单位的档案信息化发展是“无头苍蝇”，没有明确的发展方向，给信息时代档案管理工作开展造成严重了阻碍。二是缺少制度支撑，大多事业单位的档案工作往往沿用《中华人民共和国档案法》《全国档案系统信息化建设实施纲要》等顶层设计层面上的相关法律法规，没有针对自身工作实际情况优化工作细节、细化业务流程，参考的政策制度文件与实际工作脱钩情况严重，科学性、针对性不够，无法充分发挥档案管理信息化的效能。三是缺失人才资源，大多事业单位档案管理人员大多为即将退休的职工或者新进员工，大多未进行档案业务岗前培训便直接上手工作，单位对于档案管理员的继续教育与后期培训力度较小，使得整体综合素养水平始终处于较为低级的状态，难以适应时代发展需求，导致档案事业发展动力严重不足。

2.3 专业化系统平台不健全

一是在基础设施建设方面，大多事业单位开展档案信息化工作，仅局限于购买硬件设备，开发系统功能上，没有按照相关文件建设标准化机房，网络设备、安全设备、环境设备，使得在网络形势复杂的背景下档案管理系统容易受到社会不法分子、黑客的远程攻击，同时系统本身硬件设备也会因老化、损坏等因素使得档案数字资源安全性难以得到保障。二是在技术方面，事业单位的档案管理系统大多是自主建设，档案管理平台的扩展性和兼容性不够，难以将现代信息技术与档案标准化建设有机结合，也在一定程度上降低了档案标准化建设质量。三是在安全方面，部分事业单位没有出台档案信息化开发利用标准制度文件，对于数据的涉密情况、员工的保密情况、传输的加密情况没有全方位考虑分析，尚未在档案管理全流程上提升规范化、标准化程度，大多业务无法可依、无章可循，无疑给档案资源的收集整理、分类保管、开发利用造成安全隐患，影响了档案管理的有效转型。

2.4 共享化开发利用不到位

一是数据信息格式不统一，由于各个事业单位存储的档案历经多年，数目庞大，且遵循的整理标准与数据规范各不相同，在新时代无法保证技术标准上的横向兼容，使得电子档案标准格式不统一，数字化加工随意性较大，在共建共享方面无法实现数据规范流转，同时管理系统之间存在信息互联壁垒，在一定程度上制约了一体化、流程化发展模式的应用，使得档案共享工作推进缓慢。二是责任主体不明确，大多事业单位档案工作由办公室兼管，没有成立领导小组及工作专班，责任主图不明确，统筹规划力度以及部门协同力度有缺失，单位之间难以形成有效地配合联动，各自为政现象较为普遍，无法做到档案工作同步开展，导致档案工作出现了“信息孤岛”现象。

3 标准化视角下事业单位档案信息化建设未来优化路径

面对复杂的发展环境，作为事业单位的领导者及管理人员，要牢固树立“为党管档、为国守史、为民服务”的宗旨意识，深入发现问题、分析问题、解决问题，从思想建设、制度建设、信息化建设、人才建设、安全建设、服务建设等方面多重发力，寻找适合自身发展的档案信息化发展道路，进而彰显档案资源潜在价值。

3.1 紧跟时代潮流，及时转变思想

这就要求各事业单位相关同志及时更新管理理念，逐渐深化对档案管理信息化建设的认知，以积极的态度适应社会发展新形势、新趋势，将档案信息化工作切实纳入本单位年度重点议事日程和规划之中，制定档案信息化建设的规划方案，明确建设目标、路径、 周期等事项，切实在顶层设计层面加大财政资金、人力资源、制度政策等方面的支持力度，将档案管理工作推上一个新的发展阶段。与此同时，事业单位要加强对档案工作的宣传，定期召开档案工作专题会议，将相关政策、发展趋势、档案管理的意义及必要性进行深入讲解，利用微信公众号、展板、网站等方式线上线下宣传档案管理知识、科学技术内涵、管理注意事项等理论，将“档案信息化、档案规范化、档案科学化”的理念深入人心，营造良好的工作氛围，也为今后部门间协同开展档案工作打下良好基础。

3.2 优化管理体系，出台标准制度

一是建立健全制度标准，各地档案主管部门要根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《国家行政机关公文处理办法》《电子档案单套管理一般要求》以及2023年国务院出台的《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》，结合各事业单位工作实际发展情况，制定针对性强、可用度高的规章制度，例如《电子档案管理制度》《档案信息流转规范流程》《数字档案资源管理制度》等，不断弥补各项业务存在的漏洞，在业务完善、系统建设、功能开发、信息利用等方面作出明确规定，使其能够最大限度地满足各单位日常工作开展需求，不断提升本地档案管理的规范性及统一性，切实保障档案标准化建设的有序推进。同时要建立可靠的监督管理机制，定期开展作风建设、绩效考核工作，提高全员工作积极性以及主观能动性，推动领导者及档案工作人员能够严格落实相关制度机制，坚持照章办事，从而进一步提升档案管理质量。二是要加强干部队伍建设，在人才引进、继续教育、后期培养等方面加大资金投入，组建标准化管理队伍，不断为事业单位增添既懂得现代科学技术知识，又了解档案管理技能的高精尖人才，定期开展理论研学、专家授课、外出调研、技能比武等活动，促进全体档案管理人员打开眼界、查漏补缺，为档案工作标准化和信息化奠定扎实的人才保障。

3.3 引进科学技术，构建先进平台

一是要加大信息化建设投入，事业单位相关负责同志应深入研究国家档案局颁布的《数字档案室建设指南》，结合自身工作需求，针对基础网络架构、主要技术路线、安全保障系统与软硬件配置进行行业内深入调研，找准侧重点，进一步加大资金投入，并不断完善更新基础设施，淘汰老旧管理设备，定期进行更新改造和日常的运维保养工作，也可通过制定《软硬件设备运维工作方案》《机房应急预案》等制度保证档案信息化管理工作的顺利进行。二是积极引入大数据、云计算、人工智能、区块链等现代科学技术，以数字化、信息化、智能化为核心提升档案管理效率，将传统意义上的“死档案”真正变为“活信息”，使管理者及用户更加快捷地获取所需档案信息，降低人为错误风险，深入挖掘档案中的关联性和趋势，为事业单位的各项决策提供科学支持。三是提升安全防护水平，不仅要采购安全网关、漏洞扫描等安全硬件设备，而且要充分利用电子签章、访问限制、用户识别、加密传输、杀毒软件等防护措施，真正意义上保证电子档案数据在收集整理、分类存储、传输利用过程中的绝对安全，同时要制定《档案管理人员保密制度》《电子档案利用流程规范》《涉密信息管理制度》等安全防护制度，以此保障数据信息的完整性和有效性。

3.4 打破信息壁垒，促进共建共享

一是加强组织建设，事业单位要设置领导小组，负责顶层设计、统筹规划，推动单位内部各部门互相联动、协同发展，整体上构建统一领导、分级管理、分工负责、合力推进的一体化工作格局，进一步明确档案管理权责，落实主体责任制，理顺档案部门与其他业务科室之间的关系，从而推动实现本单位各方面档案资源共建共享。二是统一数据标准，重视标准化数据库建设，结合实际需要，深入研究各类电子档案数据信息的准入标准、数字化标准、运行标准，在广大区域内切实保障数据库中的档案数据的格式统一性，进而为提升管理系统检索效率打好基础。三是构建一体化平台，将事业单位内部人事管理系统、财务管理系统等平台与档案管理系统进行整合，不断提升集成化程度，进而提高档案资源的传递效率，减少重复操作，节约工作成本，实现协同工作，进而方便了档案信息的跨部门、跨地域共享。

4 结语

综上所述，事业单位档案工作实现信息化管理与数字化转型升级已成为未来发展的必然趋势，这就需要相关负责同时及时转变思想，具备改革理念，依托现代科学技术优势，促进档案资源信息整合，促进档案管理变得高效、安全、精准，以标准化的管理体系与管理制度，保障档案信息的安全性，提升档案服务的便利性，进而用全新的服务模式来满足新时代社会公共服务的需求。