无纸化办公模式下医院档案管理新探索

龚璐　邱石　曹瑞　张淋

摘 要：随着科学技术飞速发展，无纸化办公成为一种新的办公趋势，对医院档案管理工作提出新的要求。在此形势下，医院必须紧跟时代发展潮流，利用信息技术打造无纸化办公环境，通过数字化技术完成纸质档案的转化，使其以电子档案形式存储与共享，构建高效、科学的无纸化办公模式，从根本上提升医院档案管理的整体质量与效率。基于此，文章从无纸化办公模式概念及特点入手，分析了无纸化办公模式在医院档案管理中的应用优势，提出医院档案管理工作开展措施，力求挖掘档案潜在的应用价值，推动医院在竞争环境下的稳步与健康发展。

关键词：医院；档案管理；无纸化；办公模式；管理措施

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

无纸化办公推动了医院档案管理方式的改变，使得纸质文件成功转化为电子文档，给档案管理工作开展带来便捷，有效提高了新时期的档案管理效率。因此，医院要结合现代化改革发展需要，有效利用互联网技术、数字技术和配套设备设施，实现联网操作，并构建信息化档案管理平台，借助线上平台实现高效与实时的档案管理，提高医院数据整合度，保证医院档案利用率不断提升，发挥出档案信息的真正价值，增强医院的核心竞争力。可见，对无纸化办公模式下医院档案管理的探索是十分必要的，具有一定的现实意义。

一、无纸化办公模式的概念及特点

1.无纸化办公模式概念

无纸化办公模式即无须使用纸张便能够完成办公的一种方式，但需要硬件和软件的支持，还需要依托网络通信技术的应用才可以实现无纸化办公，增强无纸化工作体验。在该模式下，办公人员不再使用传统的纸张，可以减少办公纸张使用量，具有一定的环保作用，是对环保的一种有效落实，也推动了现代办公模式进一步发展。在医院管理中，无纸化模式的应用成功加快了医院档案管理改革的脚步，实现了传统办公到数字化办公的全面转型。

2.无纸化办公模式的特点

无纸化办公模式有自身独有的特点，在医院档案管理中得到大力推行与广泛应用。一是灵活性强。通过电子化办公方式管理医疗数据、人事档案与科研资料等信息。在医疗事业不断发展背景下，医院经营管理产生的数据极为庞大，需要借助信息技术完成各类数据信息快速的收集与整理，保证档案数据具有可规划性，也便于共享与维护，实现安全上传与实时更新。新时期，互联网操作的实现可以满足异地档案管理需要，医院档案管理工作的灵活性得到提升；二是功能较为强大。无纸化办公在一定程度上凸显了电子档案所具有的实用价值，可以实现各类电子文档的分类、归档和传递。同时，还可以对档案资料快速查询和有效检索，综合管理功能极为强大，是无纸化办公模式的又一主要特点。

二、无纸化办公模式在医院档案管理中的应用优势

1.节省存储空间

在传统的医院档案管理工作中，纸质档案一般是在档案室实行保存与管理，但随着档案资料数量的增加，纸质资料存储所占用的面积不断扩大，给档案存储与管理等工作的开展带来诸多不便。无纸化办公模式使用的是信息化档案资料，其所占空间比传统档案小，可以存储在U盘或者移动硬盘中，也可以在云端存储，能够节省大量储存空间。与此同时，在电子文档的使用下，無纸化办公成功减少了纸张使用量，从一定层面来看，也是对树木砍伐量的减少，可以更好地应对资源过度浪费的问题，为可持续绿色发展做出一定贡献。

2.减少管理风险

在以往管理工作过程中，管理人员需要对档案室内部环境的温度与湿度实时控制，并采用防虫防蛀措施，以此来减少纸质资料的霉变或者损坏。但该管理模式对医院档案管理资料的利用产生一定的不利影响，无法有效发挥档案资料的潜在利用价值。除此之外，纸质档案在借阅、转移等环节可能出现人为破坏或遗失等突发问题，影响医院档案的整体性。在时间推移下，纸质档案会泛黄并不断老化，导致大面积损坏且无法修复，不能实现永久保存。由于医院档案所具有的历史价值极高，必须采取永久与安全存储方式。无纸化办公模式的应用正好可以将纸质档案转化为数字化档案，再展开相应管理，从根本上避免档案原始资料丢失后带来的各种风险，真正实现档案资料的永久保存。

3.提高管理效率

传统纸质档案的收集、整理、保存与查询等操作极具复杂性，必须投入足够的人力与物力才能完成。无纸化办公模式在医院档案管理工作中的应用能够推动档案管理信息化发展，管理人员可以在客户端完成相应操作，如整理、修改、保存、共享与查询等各种操作，从而切实有效提高医院档案管理工作的整体效率。可见，在无纸化办公模式下，纸质档案内容实现数字化转换，以电子文档的形式实行保存与管理，为工作人员查阅与共享带来便捷。同时，档案管理系统与云存储平台等数字化平台的应用能够让医院档案管理更加高效与安全。

三、无纸化办公模式下医院档案管理工作开展策略

1.构建信息平台，推动管理创新

无纸化办公模式在医院档案管理中的应用需要构建相应的档案管理平台，借助信息化平台来实现档案管理工作方法的全面革新。因此，医院管理层必须谨遵平台建设原则，一是界面友好，保证界面易用、简洁以及功能丰富；二是安全稳定，要有安全证书、加密算法和备份机制等各种保障；三是灵活度高，可以满足医院业务流程等需求，要具有可扩展性与灵活性，确保与医院发展规模相符合。在此基础上，档案信息化管理平台整体架构要合理，应涵盖用户交互层、应用层与管理后台三个主要部分。其中，用户交互包括档案管理员、档案利用者、业务部门领导与系统管理员。应用层有预归档层，由档案入库分类、数据同步、档案编目以及档案关联等部分组成；档案管理层由档案保管、档案利用与档案处置组成，细分为档案立卷、移交审核、借阅申请、借阅审批、密级鉴定、公开鉴定和档案销毁等内容；邮件归档层，由收件箱、邮件归档和审计查询组成。在管理后台中包括组织、人员、权限、目录号、门类、流程、存储及日志等部分。在数据基础部分，做好结构化与非结构化数据的处理。在管理模式中，应围绕业态创新做好档案管理流程再造，以融合为基础提供价值服务，积极完成档案中心的全面建立，实现应用赋能。在电子档案管理新模式下，工作人员可以借助无纸化办公平台完成流程性文件处理，借助工作流程嵌入方式全面提升执行固定流程的精确度。针对文档编辑工作，借助文档编辑器来完成，注意所使用的编辑器必须具备文档复制、粘贴、上传、下载等最基础的功能，还应带有图片拍摄、文档格式转换等具有扩展特点的功能，以此来满足无纸化办公需要。

2.明确转化流程，实现档案衔接

为更好地发挥出无纸化办公模式在医院档案管理中的应用价值，医院管理层需要注意将各类纸质档案管理工作逐步转变，采用电子档案管理模式。在转化过程中，必须保障纸质档案能够成功过渡为电子档案，要做到档案之间的完美衔接。由于医院在经营与发展过程中已产生大量的文书资料，需要一定时间完成转化，档案管理部门应结合医院档案类型与数量制定针对性的衔接制度，在分批次方式下完成档案转化。例如，明确纸质档案数字化转换流程与关键步骤。一是档案准备。将待处理的医院纸质档案分类、整理，保证按照一定规则完成归档，使档案具有较强的有序性与完整性；二是扫描。借助先进与高科技扫描仪器等设备设施将医院纸质档案转换为清晰的数字图像，可采用单页扫描方式，也可使用自动进纸方式完成扫描。在实际扫描时，要考虑使用常见的JPEG等格式完成保存；三是图像处理。采用图像裁剪、对比度调整、增强图像细节和亮度调整等方式完成数字图像精细化处理，将图像质量与可读性做到全面提升；四是OCR识别。将已扫描且完成处理的图像展开识别，让图像中的所有文字能够成功转换为可搜索文本，并具有可编辑性。在识别完成后，可以全文快速检索，能满足关键字提取需要；四是数据标引与分类。针对已完成识别的文本，做好后续标注处理，再合理分类与快速整理，为检索与管理等工作的开展带来便利。例如，使用关键词标签、分类系统等不同方式完成标引；五是存储与管理，在服务器或者云存储空间中完成数字化档案保存，成功建立数据库管理系统，有利于医院档案长期与安全保存，为医院档案资料利用价值充分发挥带来最有力的保障。

3.提升人员专业能力，满足工作需要

新时期，无纸化办公模式的应用对医院档案管理人员能力与素质提出各种新要求，不仅要具有一定的计算机操作水平，还应带有先进的理念，能够熟练运用各种办公软件，可以正确使用多功能办公设备设施等。为此，基于无纸化办公模式在医院档案管理工作中的应用，需要及时开展专业培训活动，同步提高档案管理人员的专业素质与实践能力，满足无纸化办公模式落实的需要。首先，明确档案管理工作有极强的连续性，考虑原有管理人员的档案管理知识已略显陈旧，管理理念也存在一定滞后性。因此，开展内容多样的培训活动，如专业知识、先进技术、设备设施使用技巧、软件操作步骤、前沿理念以及职业素养等多项内容，助推档案管理人员无纸化办公能力的全面提升；其次，鼓励兼职档案员参与各项工作会议，对无纸化办公模式下檔案管理现状展开全方位分析，总结档案管理工作中出现的顽固性与典型性问题，通过集体研讨方式找到针对性的解决办法。在医院内部要从横向入手完成深入交流，鼓励档案员走入优秀科室参观与学习，实现档案管理经验与创新做法的分享与学习；最后，邀请专业人员参与医院档案人员业务培训活动，传授无纸化办公技巧，讲述国内先进的做法，有效提高无纸化办公模式下医院档案管理工作的整体水平。医院还应结合无纸化办公模式应用需要，组织专业档案管理人员走出医院参观与学习，确保无纸化办公模式的应用与新形势下医院发展需要相符合，满足医院各项工作开展的需要。

4.建立兼职制度，便于资料归档

医院职能部门相对较多，档案整理工作需要分门别类。这一环节的工作量极大，医院档案管理工作人员无法快速完成各类档案的及时收集与全面整理，工作难度持续增加。在此前提下，若部分数据未有效获取，也没有科学处理，势必会影响医院档案的完整性与可靠性。例如，在人员短缺的前提下，病案归返缺少及时性，又不能快速找到出现延误的真正环节，出现返修率高和高延迟问题。同时，传统病案的存储要保证病案前后内容一致，需要通过人工方式展开病案阅读与整理，工作量相对较大，极易出现人工漏检等问题。此时，无纸化办公模式的应用能够对病案内容做到合理分类与管理，轻松完成病案整个生命周期的跟踪管理，保证病案管理所具有的完整性与实时性，从而有效解决上述问题，并进一步提升了医院档案管理工作的便捷性。因此，为保证医院档案工作在无纸化公办模式下高效完成，需要及时建立兼职档案员管理制度，从根本上减轻医院档案管理工作的负担，保证档案资料的完整性。具体而言，一是在各职能科室完成兼职档案员的合理设立，由兼职档案员完成本科室工作中产生的各种档案资料的快速收集、全面整理与安全保存；二是做好后续归档工作，如在每年年初时，做好上一年度档案资料的预立卷，将其全部移交医院综合档案室，由专业档案管理人员完成归档。在兼职档案员制度的落实下，无纸化办公模式的应用更加深入，全面提高了医院档案管理工作的整体效率，对医院未来各时期发展有着深远影响。

5.完善安全管理，保证档案安全

在信息技术发展过程中，技术方面存在一些限制，有可能威胁到信息化档案的存储与使用安全，影响无纸化办公模式应有作用的发挥。例如，在传统纸质档案已损坏或已丢失的前提下，信息化档案被意外损坏或被人为修改，势必会导致档案内容无法恢复，从而给医院档案所具有的完整性带来直接影响。为此，无纸化办公模式在医院档案管理中的应用，必须重视安全管理体系的完善，为信息化档案的收集、整理及归档等工作带来安全保障。这就需要医院档案管理人员具有强烈的责任心，认真完成原始信息或纸质档案的备份工作，在云端存储好各类档案并注意及时更新云端档案。在实际工作中，管理人员还要考虑对信息化档案设置相应的防护措施。一方面，制定并落实技术安全措施，如网络安全措施、数据加密和解密、强化用户身份验证等措施，通过密码、面部识别、指纹等多种方式增强用户身份验证难度，保护医院档案无纸化办公的安全性；另一方面，采用物理安全措施，如保护档案室安全，通过监控设备设施、门禁系统的安装与使用，只有授权人员可以进入档案室展开操作，还应根据安全要求设立好消防系统，减少火灾事故，避免档案出现不可恢复的损毁。医院管理层还应考虑环境对电子档案的影响，注意增强存储设备设施供电的稳定性，减少设备故障，保证电子档案可以安全存储。在此基础上，加强档案运输安全等，减少存储环境与运输过程中出现的损毁、丢失和被泄露等问题，提高医院档案的完整性与安全性。

四、结束语

在互联网与信息技术日益发展下，医院大力推行无纸化办公模式，以迎合新时期的发展需要，实现档案管理质量与效率的同步提升。在新发展环境下，医院要带着长远眼光改变档案管理模式，结合医院实际情况，创新管理理念，通过无纸化办公模式让医院档案管理走入数字化、电子化和专业化的轨道，让电子档案管理工作迈上更高层次，为医院稳步与健康发展作出贡献。

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（作者单位：1.恩施土家族苗族自治州中心医院；

2.恩施市中等职业技术学校；

3.恩施市档案馆  ）