石油企业输油管道档案资源的信息化管理提升策略

2024-03-27南向艳

石化技术 2024年1期

南向艳

陕西延长石油（集团）有限责任公司管道运输第三分公司陕西延安 716000

档案即是企业发展历史的重要佐证，在不同发展阶段记录着企业技术研发、生产及经营等各方面发展历程的重要参考，也是企业文化传承，维系着过去及未来。在企业发展进程当中，档案管理工作不仅必要而且也是十分重要，档案管理工作的整体水平在一定程度上决定着企业各项工作是否能够顺利发展，如果档案能够得到科学管理，资料信息充分得以开发利用，就可以在一定程度上提升企业的发展速度。社会信息化的快速进展，信息化技术及信息服务对于国家、地区、企业、家庭及个人不可缺少，而信息技术也已成为支撑当今社会生活以及经济活动的基石。在这种情况下，信息产业成为重点发展的战略性产业部门，信息技术代表着先进生产力的发展方向，广泛应用可使信息的重要因素、战略资源等作用得以充分发挥[1]。

1 输油管道工程项目建设档案信息化管理工作的意义

输油管道建设由于投资大、建设工期时间长、参与建设的单位多等，是一项庞大的系统工程，因而，所形成的重要工程项目档案也具有价值高、种类多、数量大、结构且复杂的特性。近年来，随着我国经济水平的不断提高，社会高度信息化，信息技术在我国社会的应用范围越来越广泛。在信息技术的冲击下，国内大部分的企业也逐步建立起了现代企业制度，跟随需求进行内外调整和变革。石油企业的输油管道工程项目档案资源管理工作为企业发展的一项重要关注点，一直倍受领导的高度重视，而从管理机制与管理方法上也在积极适应信息化变化，围绕企业发展战略，作出新调整，便于服务企业经济发展的需要[2]。从“杨姚输油管道工程项目”档案信息化管理中，结合工程的实际情况，发现档案管理中遇到的未重视信息化的充分利用，资料的收集与工程不同步，信息资源的存放存在安全隐患等，针对问题提出一些建设性意见，使在信息化管理档案资源中更能体现科学化，提高运行效率，助于企业在未来的输油管道建设及后期重建中发挥重要价值，从而真正推动企业整体的发展。

2 输油管道工程项目档案信息化管理工作中现存问题

2.1 信息化重视程度低

信息化技术的广泛应用，给人们工作和生活均带来较大便利，而在工程项目档案资源管理工作中，信息化建设并不太理想或是不科学，很大程度上对档案工作、工程效率产生直接影响，存在问题根源主要是对信息化的建设或利用现代化高科技的这种概念没有正确的认知，导致在建设中资源投入不足、系统标准不完善等，重视度低，在运用中就会出现运行模式不协调的情况，这种情况下就很难在各个环节工作中提高效率。

2.2 资料的收集与工程不同步

在输油管道工程项目建设中参与的单位、人员较多，其业务水平也是参差不齐，比如建设输油管道施工单位，其在工程项目施工过程中所形成的相关于施工文件是反映工程项目的真实面貌，关系着质量、安全的主要依据，也是后期维修、改建的主要依据，若是在施工过程中，只注重了有形的工程项目建设，对工程资料的收集缺乏重视，那么就相当于忽视了作为重要凭证的工程建设资料。就比如在工程项目施工过程中没有及时的有效记录，后期需要时才会补做资料、补签手续等，导致工程施工与资料不同步或施工技术资料缺乏真实性；技术人员与负责资料人员对工程项目资料交接手续比较随意，可能会造成缺失等诸多问题。从整体上看，思想上的不重视才会导致资料的收集与工程不同步或资料缺失，主要就是档案员工作职责的问题。（1）档案管理人员采用信息化档案管理操作流程不熟悉或缺少信息技术等原因；（2）从企业其他部门临时调配兼职人员，对资料不熟悉、缺乏档案管理专业性，且会忽略档案资料的收集工作对工程进度的服务。（3）对工程项目档案资源意识缺乏和档案信息化专业技术能力的不足，未能做到依法治档等问题。

2.3 输油管道工程项目档案信息化进程中存在安全隐患

有利必有弊，网络开放性是因特网最根本的特性，因此网络环境必定也存在来自多方面的安全威胁。档案信息化管理工作中，网络服务器遭受到黑客恶意攻击、或人为或偶然事故以及自然灾害等构成威胁之后，档案信息系统无法正常运行，导致存储文档或传递的数据被未经授权者篡改或破坏、增删、复制盗用等，这一系列行为即对实体的安全造成严重影响。所以，只有网络环境安全，才能体现输油管道工程项目档案信息化管理的经济价值。

3 科学管理输油管道工程项目档案资源的工作建议

企业档案并不只局限于记录、保存历史，更是行政管理事务的一种档案汇集，包括会议记录、文件档案，也包含着企业重要信息，包括命令、批复、决定及通知。收集及保存的资料多是关于企业的发展信息，可为企业在进行一些未来规划中通过调取相关资料进一步增强企业规划的合理性。输油管道工程项目档案是指管道输送原油、成品油及液化石油的工程建设项目（包括输油管线、输油站、辅助设施等）在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工资料验收各环节形成的应当归档保存的文字、图、表、声像等不同形式与载体的全部文件。是工程建设工作的重要组成部分，对促进技术、管理及运用都有着非常重要的意义。同时，对项目后期的运行管理、改扩建都有着重要作用。而在诸多的实践证明中，信息化管理档案资源对于当前信息社会、企业整体发展的效果不言而喻[3-4]。尤其是在当前社会进入信息化新常态下，许多企业都不断的跟随需求进行内外调整和变革，档案资源信息化管理工作内容及工作方式也将引起一系列的变化，因此，只要管好档案，用好档案才能从档案服务中提高工作效率、发挥经济效益。

3.1 思想重视，加强档案资源信息化管理的认知，明确职责，提高工作效率

在思想上加强工程项目档案资源信息化管理的认知，是改进档案工作重要的节点。具有良好的信息化档案资源管理意识，纠正重建设，轻档案的思想，无论是项目法人、项目技术人员、管理人员还是档案资源管理人员，都要有组织、有计划的学习档案资源管理方面的法律法规，掌握相关档案专业知识、信息化管理技能、计算机专业技能等，并能从思想上做到统一认识，业务上做到统一标准、工作上做到统一要求，上下结合，步调一致。另外，明确档案相关人员职责，可以将责任落实到个人，要求完善工作的每步流程，一旦出现问题也可以第一时间找到源头并且解决。同时，构建人性化的考核制度，对其工作量进行考核，确保工作效率等。只有从思想上重视信息化管理，转变其陈旧思想观念，建立思想档案，增强责任意识，提升企业文化建设，不断学习新技术、新知识等，才能够真正提高档案资源管理工作。

3.2 完善工程项目档案资源信息化管理制度

在当前，各企业档案基本上都已经开展了信息化建设，希望通过信息技术来提高工作效率。从“杨姚输油管道工程项目”档案资源信息化管理工作状态看，应先建立完善的规章制度，有制度的支撑更方便开展档案工作。其次，构建监督机制，以此来做好文书、档案相关单位、部门的资料收集、整理及移交工作，特别是相关单位、部门应确定部门档案管理负责人，主要针对未能按时完成的人员进行督促及提醒，保证档案资源的完整性。另外，企业档案部门应与相关单位、部门之间做好配合，通过之间的有效沟通、联合管理，才能保证档案资源信息化管理工作及时高效率的完成。

3.3 提升档案管理人员的综合素质，加强应用信息化技术管理的能力

当前，企业基本上都已经开展了信息化建设，希望通过信息技术来做好企业转型工作，但却并没有落到办公室档案管理工作当中，从整体上看，虽然企业的信息化建设速度比较快，但是有关档案资源管理这一方面，确实没有做到真正的信息化建设。就当前档案资源管理工作状态看，大部分工作还是采用传统的办法，工作模式较为单一，缺少灵活性、高效率等，信息技术及科技术水平在有限度的情况下，档案资源管理工作的效率也就得不到充分的发挥，档案利用率就大大降低。（1）在建设工程项目信息化档案资源管理工作的开始，应当第一时间组织相关人员增强信息化管理档案资源意识的宣传和教育，增强档案数据信息的真实性以及完整性，反复强调工程项目的档案资源管理对今后工作的重要性；（2）以全体档案管理人员为主要培训对象，定期加强基础理论知识、工程技术知识培训，增强档案业务技能、计算机专业技能的培养之外，工程项目档案工作就是反复收集反复利用的过程，工作量大，要求档案管理人员要有高度的责任感、良好的职业道德，办事心细的工作态度以及乐于奉献的工作精神，积极参加、了解一线各方面工作动态，配合及分析处理能力，开阔视野，优化知识结构，逐步提高综合素质，维护档案的真实性、完整性，严守宪法及法律，恪尽职守，做到不泄密等，促进档案资源信息化高质量管理，积极推进企业经济发展。（3）建立健全人才培养机制，并对其加大创新力度，全面吸引具备较强专业性的档案管理人员，在企业实际开展信息化档案资源管理工作时，为其注入更大活力[5]。

3.4 优化和升级档案信息化管理系统，加强资源信息安全

据了解，大部分企业都建立起了比较具有规范性的电子档案系统，但是将这落实到工作当中仍然体现出较多缺点。而信息化档案资源内容的规范化、标准化管理，才可促进企业信息的共享。在企业档案资源管理工作中，可充分整合现代化信息技术，构建专项信息化管理系统，并不断适应新环境、新变化，做好科学规划及应用。（1）数据的扩充和延伸。档案，即重点是数据，应搭建数据管理平台，做好管理分类，并进行统一管理，可使得管理的结构更加清晰，同时，不断扩充档案资源，不定时更新数据，以满足各个使用者的多元化档案资源需求。（2）开放式服务。建立开放式文件数据服务，在保证档案资源共享效果的前提下，为使用者提供相应的数据支持。（3）数据处理。企业的宣传课件、音频等可充分利用信息化技术进行分类管理，而涉及对内对外的相关文件，分别通过设置档案管理资源库来提高数据处理速度，保证档案资源信息化管理效果。（4）档案专项网络链接。通过创立专项档案链接可以在极大程度上提高档案查找的速度。因为在企业内部主要应用的网络是企业内部局域网，档案管理员就可以将不同的档案制作成链接形式，当企业人员需要查找档案时，直接点开链接就可以获取档案内容，这些操作都是使用公司局域网进行，所以在访问链接的过程中，也会留下相应记录。（5）整合与共享。结合企业工程项目，构建档案资源的管理组织架构，促进档案的整合与共享。

通过以上优化和升级档案信息化管理系统，在一定程度上提高了档案资源管理的安全性，同时，对企业档案的机密等级进行划分，第1大类是普通档案；第2大类是重要档案，利用权限、防火墙、备份等技术加强数据信息的安全[6]，在普通文档处理过程中可以通过输入文档时间以及档案的名称来进行检索，对于重要文档和需要相应的保密钥匙才能够进行查找，另外构建线上历史查询痕迹以及跟踪模式，对所用使用者操作后都有相应的痕迹可以追踪，加强使用安全性。