应用PDCA循环法提升医院中药饮片采购效益的探索*

2024-03-26徐韩平李靖珺郭瑜霞吕晨航

浙江中医杂志 2024年1期

徐韩平李靖珺杜倩郭瑜霞吕晨航

东阳市中医院浙江东阳 322100

中药饮片（以下简称饮片）由于品类、基源、炮制方法、影响价格的因素多，成为批发、使用单位的品控难点，本研究回顾分析本院2017～2021 年的采购成本与品控情况，通过推行PDCA循环法，使得成本控制与质量提升取得一定效益，提出与同行探讨。

1 中药饮片采购的现状与不足

影响饮片质量的主要原因是[1]：①中药多产地，多基源。②各饮片厂加工参照标准不同，内控、操作细则各有特色。③药材采购与饮片使用单位的采购、验收人员专业水平参差不齐，疏于验收与质量把控。④未形成自己单位的质控标准，货随市场走，特别是中药材市场价格变动较大时，质量变化起伏较大。⑤采购询价机制不严谨，主观随意性大，致质量不稳定。⑥缺少对供应商和自身的有效监督管理机制，对供应商考核评估、制约不足。因此导致饮片采购、使用中规格等级等质量因素不稳定，影响采购成本与临床的疗效。

2 拟采取方案

经过梳理本单位2015～2017 年的采购数据，分析供货价格及质量评估，就存在的问题，制定饮片使用标准，增加验收人员、加强验收复核，拍照留存资料的监管方式改革，对询价采用逢采必询、带样采购、比价采购、带样带量定制、增删供应商等组合使用，规范采购、验收过程，提升饮片质量，保持饮片稳定性，降低百元销售收入的采购成本，以保持饮片优质稳定。

3 现状分析与调整

3.1 人员与供应商的调整：在2015～2017 年期间，仓库管理员只有一人，日常仓贮养护收发货物兼验收；采购与验收在质量把控上脱节，由于工作量大，仓管员验收货物的质量及数量流于形式，部分供应商存在一些不良行为，导致因疏于验收与退货，少斤缺两与低限量包装等常发生。经分析归纳此3 年各供应商供货数据，于2018～2020 年先后引进4 家本地生产、批发企业，2018年4 月调整人员并增加一人，加强库管与验收。根据供应商供货的数量与质量、退货次数、金额等进行考核，淘汰3家劣势供应商。

3.2 调整采购询价模式：2015～2017 年间，采购员对采购量分配缺乏分量依据与考核机制；只有2/3采购量询价，过程欠规范。2018年4月开始，询价采用微信发询价单，供应商发报价文件传真至单位办公室，等收齐后由科主任一起参与价格初选，同时继续采用带样询价采购：待供应商寄样品到齐后，由中药房，分管领导，院监人员参与选货，选中后定3 个月的量，后因凭外包装上的标签可判断样品归属，改为全部倒出装入统一塑料袋进行编号的双盲选择，并增加频次与品种数，但因市场价格变动较大，供应商难以据报价时的价格持续供货，以及工作量大，参与人员专业水平不齐，未能系统掌握饮片优劣判断依据，效益低而废弃。改为小带样比价采购，即根据询价情况，价格相近或较大时，由供应商提供样品，据货品情况由仓库，采购3 人讨论决定，主任参与，同时图片留存备查。

在调整带样询价时，于2020 年开始尝试启用带样品带量定制与逢采必询组合的方法，确定某品种所用规格、产地、等级，用上一年用量与供应商带量与标准进行议价。如山药，确定用怀山药，顶切圆片，直径2.0～3.0cm 规格，以一年用量进行议价，供应商报底价，供需双方议价后确定同等条件优先，而后每次采购与其他待采饮片一起参与询价，以确定市场价格变动的灵活性，在保证规格等级产地炮制方法等固定的同时，采购价明显降低、质量持续提升。逢采必询，至2021 年2 月全部品种询价竞争，增加内控标准的品种，完善询价与监督记录。

3.3 确定工作标准：饮片的生产依据是历版《中华人民共和国药典》（下简称药典）和2015版《浙江省中药炮制规范》。①确定加工方法：对因加工方法不同引起的性状差异的品种进行固定,如姜半夏、龙骨、生石膏等。②确定产地、品种：因产地、基源品种不同，性状差异较大的品种，予以固定，如弃用温山药，用道地价高的怀山药，不用关黄柏，用黄柏等。③确定产品规格等级，如山药必选直径在2.0～3.0cm顶切圆片，枸杞子180粒以上规格，太子参选120粒以上，黄芪直径在0.8cm以上，蜈蚣15cm等。

3.4 加强监管：①仓库验收：配备2 个经验丰富人员，设置校验复核。产品入库时，或二选一、小带样选择产品，均由采供人员拍图留存。②询价：报价单传真至单位办公室，可规避询价中的串联。③选定复核：询价选定后由科主任审核。

3.5 调整供应商：引入4家省内饮片生产企业、批发企业，剔除3家量不大、供货不及时、退货率高的企业。

4 持续提升的解决方案[2，3]

分析本单位2015～2017 年数据及采购验收情况，用3 年时间分步采用PDCA 循环法，收集、统计、分析、PDCA 循环后，饮片采购的质量与百元销售收入的采购成本以及质量变化。

4.1 计划（P）：①分析影响质量的因素：多产地，多来源的植物多样性，加工参照的标准各有特色，验收、采购人员专业水平不等，内控标准缺失，采购询价机制不严谨，缺少对自身的有效管理监督机制，对供应商考核评估制约不足。②计划制定：分析可能影响饮片采购质量与成本，对采购验收进行改革，原先供应商均已供货多年，已了解本单位的品控，引入三家省内饮片生产企业与一家批发企业参与竞争，执行逢采必询原则，询价中价格与质量并行，进行比较后确定，取消对本地企业特殊照顾，对年用量较大的品种，采用带量定制加询价采购相结合的采购方式。

4.2 验收质量（D）：①验收与准备：确定使用饮片的规格等级、产地、炮制加工工艺、验收项目、重点关注内容，饮片名称，规格等级，配送商、下单数量等各项内容。②现场验收：在确保饮片质量验收的前提下，验收人员仔细核对下单数量与配送数量，对质量规格等级进行验收，二人参与。验收完成后由采购人员拍照留存。当配送数量、质量与计划不一致，或质量规格、价物不符时，分析原因，及时反馈并记录相关项目，如品名，规格，产地，生产单位，配送单位，质检报告，合格证明，数量装量，配送服务质量等内容，并作为供应商的考核依据。

4.3 监测（C）：采购计划、询价发送、询价选货、发送采购指令、验收、退货等各环节，均有科主任或另外人员予以监管，对供应商的采购，退货，采购成本，供货及时性，送货服务情况等均每月监测，每季一次对供应商进行评估并反馈供应商，要求提交不足点的分析及整改，对服务质量不高，中标低的低效供应商予以清退。

4.4 改进与标准化（A）：如何进一步改进，进入下一个PDCA 循环的问题，在计划验收中反映的问题，结合采购成本与质量，选出优质供应商，作为后续询价中选择的参考，对劣势供应商谨慎选择，分析询价和验收中出现的问题，提出解决方案，总结上一阶段实施效果良好的措施，拟成标准化的规章制度和操作规程，运用到实际工作中持续下去。标准化的流程包括：中药饮片采购制度，中药饮片比价采购流程，中药饮片带样采购制度与流程，中药饮片验收管理制度，中药饮片储存（养护）管理制度，中药饮片供应商饮片质量评估管理细则。

5 实施收益

5.1 经济指标：与推进PDCA 循环法前相比，在提升饮片规格等级的同时，每年百元销售收入的成本明显下降，从改进前2017 年40.70，依此降为2018 年37.51，2019 年34.6，2020 年31.90，2021 年29.8（3 月1 日零售做价方式改革，取消成本考核），按照年销售5000 万计算，与改进前比较，4 年时间累计可以节省成本约1000万，经济价值高。因为政策变化2022 年开始执行顺加25%的做价后不再考核该项指标。

5.2 质量收益：通过本轮PDCA 循环法的持续改善，形成了本单位饮片使用的标准，确定一批饮片的产地、大小规格、加工、炮制方式，明确原植物来源，①大小规格：山药，党参，黄芪，怀牛膝，白芍（酒，生）罗汉果，蜈蚣，天龙；②异型片，次级片、药屑等的限量品种：山药，白术，防风；③产地：山药，白术（生，炒），枸杞子；④炮制加工方式：白术，当归，酒白芍，姜半夏（浙），滑石，⑤原植物来源：黄柏，紫草，肉苁蓉。