新时期智慧档案管理模式探析

林立雄

一、引言

进入新时期，我国档案管理事业正面临着转型升级的重大挑战和机遇，在这一形势下，智慧档案作为基于网络化、数字化、智能化构建的新型档案管理模式，成为档案领域备受关注的研究焦点。传统的档案管理系统面临着信息化水平不高、数据难以共享、服务效率不高等问题，需要更为智能化、高效化的管理模式来适应现代档案服务的需求。[1] 智慧档案的引入，旨在通过整合信息技术、数据分析和管理智能化等手段，优化档案的采集、存储、传输和利用过程，提高档案信息的数据质量和管理效率。因此，智慧档案管理模式能够更好地支持全过程的档案管理和档案服务，有望促进档案信息资源的合理分配，提高档案服务的质量，从而更好地满足广大群众日益增长的档案信息需求。同时，智慧档案这一新型管理模式在推进实施的过程中，也面临着一系列的挑战。[2] 因此，对于智慧档案管理模式的深入研究，既有助于揭示其在档案服务方面的潜在价值，也有助于提出解决方案以应对可能出现的问题，推动档案管理模式的构建、改善和可持续发展，同时，探寻智慧档案管理模式对档案管理现代化与智能化也有重要的现实意义，这也是本文探析新时期智慧档案管理模式的原因和动机所在。[3]

二、智慧档案概述

智慧档案是一种现代化的档案管理方法，其主要运用信息技术和数字技术，以智慧档案管理服务平台和智慧应用为载体，旨在以智能化手段整合档案信息，推进档案数据化转化，并优化档案信息数据创建、存储、共享和使用的过程，进而提高档案服务的质量、效率和安全性。智慧档案将传统的纸质档案转化为档案信息数据，使档案信息更易于存储、检索和维护，这降低了纸质档案管理的风险，同时也减少了物理存储空间的需求。智慧档案允许单位或机构集成不同部门和相关专业领域的信息，包括文书、基建、科研项目等。[4] 智慧档案管理系统采用严格的安全措施，以确保用户信息受到全面保护，包括权限控制、数据加密和监控，以防止未经授权的访问和数据泄露。此外，智慧档案通常采用云端存储，使信息可以跨越地理边界访问。智慧档案管理能够为单位管理层提供信息依据，做出更明智的决策，提高工作效率和质量。

三、智慧档案管理模式的现存问题

（一）信息安全和隐私风险

智慧档案管理模式在提高效率、便捷性和可访问性等方面具有明显的优势，但在各单位综合档案室推进档案数字化和文书信息化的过程中，也存在信息安全和隐私风险问题。随着档案数字化的推进，单位内的机密或隐私信息实现了数字化存储和传输。对此，如果不加强信息安全防护，容易产生因非法访问导致信息泄露的风险，如黑客攻击、内部数据泄露、系统漏洞等问题都可能导致档案信息的泄露。同时，数字档案的管理需要确保数据的完整性，以防止数据被篡改或损坏。数据完整性问题可能会影响档案信息的准确性和可信度，导致信息存在不一致性和不准确性。此外，档案信息的存储和备份也是一个重要的问题。如果不恰当地管理数据存储，可能会导致数据丢失或不可恢复的问题，备份数据的安全性和可访问性也需要得到妥善处理，以防数据风险。

（二）数据冗余和数据清洗

不良的数据管理实践和不完善的数据清洗，可能导致数据冗余，这不仅增加了数据存储的需求，还增加了数据访问和管理的复杂性。很多单位在智慧档案管理过程中，数据冗余现象较为明显，这使数据清洗过程变得更为烦琐。由于数据来源多样，不同部门或系统可能会独立存储相同的档案信息。这导致相同信息的多个副本分散在不同位置，造成数据冗余。例如，一份文件可能会在不同部门的数据库中存储多次，占用了不必要的存储空间。同时，不同的数据来源和管理系统可能使用不同的数据格式、命名规范和结构，将相同的数据信息以不同的方式存储，这种不一致性导致数据难以整合和分析，增加了数据清洗的工作量。例如，档案中的日期格式在不同系统中就可能有所不同，需要对其进行标准化，以统一格式。此外，在档案管理中，通常需要跟踪文件的不同版本和历史记录。这可能导致多个版本的相同文件存在，而且还可能存在多次记录相同事件或信息的情况，進一步增加了数据的复杂性和不必要的冗余。

（三）数据不标准与管理系统不一

在一些单位，不同部门可能采用不同的电子档案管理系统，缺乏统一的数据标准和管理系统，因此难以实现信息互通，档案信息无法进行无缝共享，档案管理人员和其他工作人员都难以获得全面的档案信息。一方面，缺乏数据标准的建立，可能导致信息不一致和混淆，例如，不同系统可能采用不同的术语和数据格式来描述相同的信息概念，这可能使同一单位内不同部门的人员难以理解和比较不同的信息。另一方面，数据标准化问题可能导致信息碎片化，使管理信息、基建信息等分散在多个系统和地点，使整合和获取完整信息变得复杂，可能会导致信息的遗漏和不准确的决策。同时，也使一个单位需要投入大量资源来开发和维护数据转换工具，以在不同系统之间转换数据，不仅浪费了时间和金钱，还可能导致错误和数据丢失。为解决数据标准化问题，要采用一系列策略和标准，以确保数据在不同系统之间的一致性和可操作性。

（四）技术性人才梯队建设不完善

首先，缺乏足够的信息技术专家和技术支持人员，这可能导致系统的维护和升级遇到困难，当系统出现问题时，缺乏及时的技术支持可能导致系统停机。此外，缺乏系统专家可能妨碍系统的性能优化和定期的安全更新，增加了潜在的安全风险。

其次，引入新的数字化系统需要做好员工培训和技术支持，但如果单位无法提供足够的培训和支持，员工可能无法有效地使用和管理系统，这将会导致员工产生挫败感，降低了他们适应新技术的能力。因此，培训和支持的不足可能会对档案工作甚至是其他工作的整体效率产生负面影响。同时，智慧档案管理需要大量的数据输入和维护工作，以确保信息的准确性和完整性，如果单位缺乏足够的数据管理员和文档管理人员，数据管理可能变得混乱，导致数据错误、冗余和不完整。不良的数据管理也可能导致信息的丧失或无法检索，进一步加大档案信息操作风险。

四、智慧档案管理模式的优化路径

（一）建立档案信息全生命周期的安全管理流程

档案信息数据的生命周期始于信息的产生和采集。在这个阶段，必须确保数据的安全性和完整性，通过对信息的采集过程进行控制和监督，可以减少错误、避免篡改，以及确保数据的准确性。档案信息数据的生命周期包括多个动态变化的节点，如数据传输、存储、共享和二次使用。在每个节点上，必须实施安全控制，以保护数据的隐私和完整性，这包括使用加密技术来保护数据在传输过程中的安全，以及访问控制措施来限制对数据的访问。同时，安全管理的一部分是记录和维护安全状态，包括监控数据的访问和使用情况，记录安全事件和违规行为，以及对系统的性能和安全性进行评估。通过状态记录，档案管理人员可以追踪安全问题，并及时采取措施来应对潜在威胁。[5] 为了将信息安全防护延伸至整个智慧档案的生命周期，档案管理部门要建立一个目标管理体系，这个体系应涵盖智慧档案管理的所有管理活动，包括政策制定、安全标准、培训和风险评估。

（二）强化智慧化建设，构建智慧档案管理平台

首先，要推进智慧档案管理平台与各种数据资源库进行衔接，包括文书、基建、科研档案信息等。这种衔接使档案管理部门能够综合利用各种数据源，为单位的档案调用与决策提供更多的信息支持。

其次，智慧档案管理平台应整合各种智能化应用，以提高档案管理流程的效率和质量。这包括智能统计分析工具、交叉借阅系统、多途径检索引擎、智能编研工具和多形式鉴定技术。这些应用使单位管理层在必要时，能够更快速地访问和分析档案信息，提高了单位决策的准确性和效率。同时，智慧档案管理平台应该具备模块化的架构，以便根据不同需求进行定制和扩展，这意味着可以根据具体的档案管理要求构建不同的功能模块，这些模块可以根据需要组合，以满足档案部门以及单位内其他部门的需求。

最后，智慧档案管理平台应该能够将简单的业务流程升级为智慧化功能，包括实现智能统计分析、跨部门档案借阅、多途径数据检索、智能编研技术、多形式数据鉴定和“三员”管理。这些高级功能使档案部门对档案信息的管理更加完善，进而提供更高水平的档案服务。

（三）统筹数据建设标准，建立统一化档案信息管理平台

档案部门要依据档案行业通用标准，如DA_T 82-2019（基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范）等进行数据的统筹和建设，以确保不同系统之间的数据格式和结构一致性。通过采用这些标准，档案部门能够确保档案信息在不同部门乃至不同单位之间轻松流通，从而提高协同工作的效率，减少重复的数据录入工作，以及减少错误和失误的风险。数据中介和集成平台是实现档案部门内部和外部系统数据协同工作的重要工具，这些平台能够实现不同系统之间的数据转换和整合。通过将来自不同系统的数据转换为统一的格式，这些平台使数据易于共享和比较。[6] 此外，中介系统还能够提供数据清洗和验证功能，确保数据的准确性和完整性。在某些情况下，档案部门可以制定本地标准，以适应特定需求，然后，通过数据转换工具将不同系统的数据映射到本地标准上，以确保数据的一致性。

（四）培训技术导向的管理与运维人才梯队

随著档案管理部门规模的逐渐扩大和智慧档案管理系统软件的不断更新，档案管理工作变得更为复杂，对档案管理人员的数量和技术能力都提出了更高的要求。在应对这一新的工作环境时，档案管理部门可以采取多项措施来满足不断增长的人才需求。

首先，档案部门可以考虑扩大对档案管理人员的招聘，以应对不断扩大的工作范围和数据量，可以考虑引入新的专业性技术人员，负责维护和升级智慧档案管理系统，以确保其正常运行和性能优化。[7]

其次，提升档案管理人员的信息素养是至关重要的。随着数字化档案管理系统的普及，工作人员要掌握数据分析工具和信息安全最佳实践等领域的知识。此外，档案部门还可以考虑通过业务外包来拓宽档案工作人员的用工形式，业务外包可以帮助档案部门灵活地应对工作负荷波动。

五、结语

综上所述，进入新时期，档案管理领域在迈向信息化、数字化的进程中，迎来了一系列巨大的变革，其中之一就是智慧档案管理模式的形成、创新和优化。智慧档案模式并不仅仅是对信息化、数字化技术的简单应用，而是结合先进技术，彻底地改变档案管理的工作形式与系统架构，使传统档案管理模式转变为全流程线上操作、全方位智能服务的全新档案管理模式。在这一新的发展形势下，档案管理工作者要提升自身业务水平，创新工作思维，拓展服务路径，快速适应智慧档案管理模式带来的新变化、新局面，能够切实通过智慧档案为用户提供更高效、更便捷、更完善的档案服务，最终为档案管理工作的未来发展探索更广阔的发展空间，贡献自己的一份力量。