浅谈中小微企业如何提升竞争力（下）

2024-02-29王晓强常州伟泰科技股份有限公司

钣金与制作 2024年2期

文王晓强常州伟泰科技股份有限公司

浅谈中小微企业如何提升竞争力（上）见《钣金与制作》2024 年第1 期

从信息化水平入手提升竞争力

时代背景：智能制造正当时

中国的制造业大体上从20 世纪90 年代起步，那时改革开放初见成效，三资企业逐步进入大众视野，外企就是先进管理和高收入的代名词，中国开始快速引入外国的管理资金、管理经验与人才培养模式，大批国人接受和学习国外的企业管理经验，各种电脑软件进入现代企业，大量新概念、新技术和新名词不断涌现，熏陶和教育了企业的各层级管理者。

从最初神秘的ERP、很快普及的Office 软件到E-mail 都很快成为企业实现信息化采用的常规软件，经过二十多年的发展目前已经进入了智能制造年代，不少青涩的年轻人都已经成长为身经百战的高级管理者或职业经理人，可但凡能称为高级管理者的人，无不是深受企业信息化影响的人，只是因为几十年接触信息化，高级管理者的每个细胞都浸染了信息化理念，已经到了无法与之分离的程度。而大量的企业无论规模大小都在探索和实践着智能制造的路子，时代已经来临，不参与信息化、智能化的企业只能是个另类了。

常见的低效工作

在谈及提升信息化能力之前先说说哪些是常见的低效工作或者说与企业信息化能力相悖的行为，以及如何看待这些现象。

⑴常见现象一：数据采集。

谈到数据采集，首先能联想到的是超市里常见的收银台的操作，收银员一两秒钟就可以扫码出库一件商品，一推车的商品出库也就一两分钟的事，这一两分钟不光完成了商品交易，还完成了商品库存更新，完成了金额计算，完成了支付。典型数据采集场景如图2 所示。扫码收银省去了现金找零，甚至还自动统计了会员消费记录，因为会员卡都扫码了，若没有扫码技术靠人工记账或者人工键盘录入电脑都是很低效的操作，耗费的时间何止差几倍啊。

图2 数据采集典型场景

企业的数据采集点更多，如库存做账，若是靠键盘录入系统都会很慢；如车间生产进度，若是还需要用纸张记录，那就落后了，事后录入电脑也会很慢；如质量数据，若是先纸张记录下来再录入任何系统也都会很慢、很低效；如生产发料，若是拿着发料单边发料边记录，后面再录入系统，那效率就太低了；生产入库也是，销售发货也是……

⑵常见现象二：数据传递和使用。

这里我们再找个典型场景，那就是曾经的火车票代售点和机票代售点，那时购票需要代理点出票，以便在乘车或乘机时出示凭证；现在呢，几乎所有的购票人都是在线购票（老年或特殊人群除外），凭身份证乘车或乘机，这说明一个简单的道理，就是数据的传递模式变了，传统的纸张传递模式注定要被淘汰，因为数据都可以进入系统和网络，数据传递不需要太多时间也不需要传统载体。

在企业场景里，只要你看到文件或数据需要手写或者打印出来（除了商业交易约定需要的纸质凭证或合同），都属于低效的数据传递和使用模式。企业里常见的文件或数据有生产计划、产品BOM、发料单据、生产报工记录单、过程质量数据记录单、流转单据（用于扫码的除外）、入库单据、各种审批单据（包括价格、采购类、报销类甚至销售类单据），还有就是图纸或工艺文件。简单说，只要是用纸张记录了，传递和使用就低效了，不仅低效，而且准确性也会存疑。

大家有没有发现一个现象，不少小型餐馆或饭店的点菜都改成扫码和在线点菜了，消费者不仅可以在线看到形象的菜品图像（有的还包括营养成分和卡路里），还能实时看到哪些菜品售罄。消费者选完菜品提交后，厨房不仅实时收到客人菜单，而且还能知道是几号桌点的菜（这也很重要，上错菜可是大忌），并且可以马上备菜。这跟传统的点菜模式相比当然是又快又好，不仅节省了菜谱印刷，连服务员也省了，顾客体验还更好。

⑶常见现象三：数据分析。

几乎所有的企业办公人员都碰到过这样的日常工作，上司要求在一定时间内统计某些数据并按特定格式展现出来，或者要求制订一周的采购计划或生产计划，于是就要先从数据源头获得数据，这些数据可能涵盖纸张记录、Excel 表格、邮件、Word 文件或者是若干系统的数据，经过加工后通常以Excel 图表或PowerPoint 文件形成结果上报或发布。当然，统计数据是为了日常的业务需求，无论公司的信息化建设状况如何，上面的情况也会司空见惯、习以为常，因为上班就是要做这些日常工作的。但是，很少有人思考过哪些分析是低效的，哪些是理想的做法。这么说吧，只要是固定的数据分析，上述的做法就是低效的，很多人的大部分上班时间都浪费在这样的做法里了，公司还往往为此支付了加班费或者雇佣了更多的员工。

20 世纪90 年代，PowerPoint 文件开始进入各种会场甚至逐步霸占了会议的中心，企业往往要在PowerPoint 文件上展示各种统计图表，大家都习以为常了。同时大家也习惯了一件事，就是准备各种统计图表放到PowerPoint 文件里去做讲解，其实这也算是一种常见的数据分析和展示的场景。不过大家是否想过，这种常见的数据分析做法也会逐步被取代，一些企业已经开始转变（当然不是所有场景），那就是直接从数据库里（假设数据来源就是某个或某几个系统）生成这些统计图表放到网页上展示，而且画面的美观程度一点不输PowerPoint 文件的效果，其中最关键的不同是数据是有源头的活数据，而且统计结果一键可得。一项与成本有关的数据统计如图3 所示。

图3 一项与成本有关的数据统计

上面的说法也许只是少数企业可以马上推广应用，问题是当你分析数据还是习惯于从各个数据源头获得数据再用Excel 等工具做加工时，就会逐步发现靠人做数据分析的好处就剩下灵活这个优势了，快捷、准确性全部依赖做分析的人（其实已经是劣势），若是某些场景需要出具固定的统计图表（比如采购计划），只要数据是有明确逻辑关系的，灵活优势就没有任何意义。换个说法，数据分析主要靠人实际上是有很大弊端的，但实际情况是几乎所有的企业都是这样操作，包括具备SAP 这样顶级ERP 软件级别的企业，差异只是人工处理时间的长短不同，并且在可预见的数年甚至更长的阶段内还会保持。

上面提到对于灵活的数据统计和约定的数据统计给出了两种做法，其实还有第三条路，就是现在逐步流行起来的新做法叫“低代码开发平台”，如钉钉和用友软件，对于有一定数据分析经验和对数据库知识有一定基础的办公人员则可以兼顾一定的灵活性，且在不需要软件开发人员的前提下可以快速从数据源生成统计图表从而完成手头工作。

常见的改善途径

这里有个前提，若是一家企业已经具备较为完善的ERP/MES 等系统，必然要优先考虑对现有系统潜力的挖掘与改善，这是毋庸置疑的，这样的企业建议找合适的ERP/MES 厂商寻求解决方案或改善途径会比较妥当。下面的说明和建议主要是面向短期内没有计划建立完善的信息化系统（包含ERP）的中小微企业，或者只想在部分业务领域做管理改善或投入的，或者管理水平差到没有勇气建立信息化系统的企业，其实这样的企业从数量上看还是占大多数。

⑴Excel 的使用，数据处理与分析。

对于规模不大的企业或者信息系统建设还不完善的企业，让员工用好Excel 这个神器就是不错的选择，也是比较现实的选择。这里的用好和用不好其实弹性很大，极端的情况下，用得好和用不好其效率可以相差成千上万倍，一个人一天干的活另一个人只要几分钟就做好了。有一个形象的说法就是大部分办公人员只会使用5%的Excel 功能，其实一点都不夸张。

最常见的Excel 操作技能有：数据透视表、函数、宏以及快捷键等，这些技能培训资源非常丰富，走出去或请进来的培训方式可以，买书自学也可以，建议企业选择适当的方式，投入产出比会很高。

可能有些公司用的是国产软件WPS，其很多功能跟Excel 类似，一定要努力学习和用好它。

⑵电子邮件的使用，信息沟通需遵守商业规则。

电子邮件沟通是现代企业管理最常见的沟通方式，很多商业流程和商业行为都会将电子邮件作为重要的沟通手段，甚至打商业官司也是常见的被认可的证据之一，若是一个现代企业没有用好这样的工具是说不过去的。

电子邮件的最大优势是信息的可回溯性、关联性以及信息的丰富性，可以包含文字、图片和文件附件并且通常还带有提醒功能，不同的邮件之间还可以相互关联，软件工具也很丰富，在常见的供应链关系中都将其作为主流的沟通方式，特别是在跟外企沟通时电子邮件是首选的沟通工具。大众对于电子邮件都很熟悉，这里只说一些常人不太注意到的细节。

①企业员工的办公邮件尽量不要使用个人邮箱，如QQ个人邮箱，而要用企业邮箱。相对来说，企业邮箱的优点是数据备份通常更到位，不容易丢失，同时企业邮箱具备多种面向企业管理的功能，如反病毒和垃圾邮件、离职收回、日常监督、分组、群发和功能限制等。

②企业邮箱还是不太推荐自建服务器，毕竟基于公有云的专业邮件服务商的邮箱更靠谱，成本也不见得比自建服务器更高。

③国外服务器的邮箱也不推荐（除非是外企或跨国企业），以前由于GFW 等原因导致与国外的邮件通信一片惨象，国外邮件收发出现退信或丢失可以说是家常便饭。

⑶QQ、微信、钉钉等的使用，日常交流大幅度提升效率。

从过去十几年的发展来看，手机替代了固定电话，传真也基本看不到了，即时通讯手段如QQ、微信和钉钉等软件变成了日常沟通的主要工具，也有采用专业OA 软件进行即时通讯的，但一般仅限于大型企业，小企业能用免费的肯定不会用收费的。这些即时通讯工具的好处就无需赘述了，这里要重点说明的是那些不推荐或慎用即时通讯手段的业务事项，如商业技术文件的传递、供求计划相关的信息、价格和合同相关的信息等的传递。这些技术文档虽说微信、QQ 也能传递，但微信里的文件不能保留很长时间，几个月以上都难说（这是由微信的用户群定位决定的），微信只是即时通讯工具，而技术文档肯定要保留几年以上，适合用电子邮件来处理。供求计划、价格、合同也是商业上的重要依据，一旦有商业纠纷，电子邮件更适合作为证据，所以也不推荐使用即时通讯工具进行传递。

⑷设备状态信息，填补信息空白，促进生产一线效率提升。

在制造业领域，设备状态信息的采集是近几年才普遍开展起来的，特别是对于离散型制造企业，其好处是能实时查看设备使用状态，也可查看历史数据，这样就能发现一些设备的工作效率问题，这在以前是完全不透明或不可见的数据，对促进生产效率提升有了非常直观的手段，那些曾经“偷懒”的设备或生产线将不再敢“乱来”。

当然，过去几年政府对设备数据采集都有扶持政策，如果中小微企业能用好这些政策则设备数据采集几乎可以免费实现。目前具备设备数据采集能力的供应商很多，相互之间处于良性竞争状态，只要采用常规的商业运作方式就能找到高性价比的供方，甚至还会出现免费的情况。

⑸移动终端和手机的应用，让数据采集跑起来。

移动终端即工业PDA 与智能手机乘着过去十多年移动通讯技术快速发展的东风，再借助两个重要而且非常成熟的技术手段，即安卓系统和IoT（物联网技术），跟IoT 相关的就是大家常见的条码或二维码，正是这几个技术条件的结合，让信息采集和传递飞速发展起来，MES系统在过去几年发展特别快，还有快递行业的进步也是大众都可见的。可以看到几乎所有的产品和物流包装上都贴上了带条码或二维码的标签，几乎所有的供应链都开始定制各自带码的标签，这些做法就是为了配合数据采集。

当条码和二维码的扫码模式进入工业和生活所涉及的几乎所有的场景时，哪个企业的物流或质量场景不使用它，管理的落后就是必然，因为供应商有足够丰富、足够多的解决方案来解决各种企业的业务场景，大家都没有理由不用。但是这部分业务对企业还是有一定要求的，企业可以没有ERP，但MES 还是愿意单独启用的，因为目前市场上已经有了居于SaaS 的云化MES，可以实现生产过程数据的透明化和可视化，对企业的意义也较大。单独启用MES 的成本和难度较低，但收益也不能期望太高。

⑹移动办公，提醒类、审批类管理都能显著改善。

移动办公业务本质上属于OA 的范畴，只是目前市场上的软件细分得更严重，价格范围横跨十多万到几千万，有做大集成的像泛微和致远的大型OA 厂商、有主打合同管理的系统、有将采购整合进SRM（供应商关系管理）系统的或者专业做营销方向的CRM（客户关系管理）系统的，这些系统都是可以单独启用的。此类软件的复杂程度和成本投入差异较大，企业需要量力而行。

此类软件有个共性特点，一般都支持手机APP 或微信端（或钉钉等）的应用，一切都是为了易用而且特别容易上手。当一个管理人员不用在办公室而是在高铁上、在咖啡厅、在家里用手机动动手指就能掌控业务时，移动办公软件就是必需品了，这对企业的管理效率提升是革命性的。手机软件远程办公如图4 所示。

图4 手机软件远程办公

正是因为智能手机的普及，员工的手机上各种APP 被安装进来，个人使用的APP 和企业使用的APP 都有，于是审批和提醒类的功能会让员工的手机不再私有，不管你是否愿意，智能手机再也不能离手。不少政府扶持项目甚至将企业使用APP的数量作为评价指标来进行统计，似乎APP 越多的企业管理越先进，虽不尽然但也很有道理。

⑺乘上国家智能制造战略的东风。

在过去的近十年时间里，政府在工业与信息化领域出台过很多推进或促进制造业转型升级的政策，这些政策有两化融合、企业上云、工业互联网、智能制造等不同的主题，其中有的普遍适合各类型企业、有的适合成熟的信息化企业，也有的适合管理基础差的企业，只要每个企业能即时了解这些政策并主动参与培训和交流，对自身的提升就会非常有利。哪怕由于各种原因尚未乘上国家智能制造战略的东风、尚未开展具体改善项目，只要观念上先转变过来，就会对企业的发展有很大益处。