高职院校固定资产管理中存在的问题与对策分析

2024-02-27冯莉

环渤海经济瞭望 2024年1期

冯莉

一、前言

固定资产对高职院校的发展具有举足轻重的作用，是高职院校开展教学活动、发展科研能力、保障日常运行的重要物质基础和先决条件，固定资产的数量和价值量充分体现了院校的硬件水平、办学规模和综合实力。管理好院校的各类固定资产，充分发挥资产的最大效用，对提高办学质量，促进院校良好稳步发展，有着重要的意义。随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高职院校固定资产管理工作的职能、内涵以及管理需求等方面都发生了巨大的改变，对固定资产管理工作提出了更高的要求。高职院校的固定资产管理工作细致繁杂，又需要多个部门协作配合，是一项复杂而长期的工作，如何能够建立一套合理高效的固定资产管理体系，保证高职院校固定资产充分发挥效用，提高固定资产利用率，避免资产流失，促进高职院校更好更快发展就变得越来越重要。

二、研究背景

2019年1月，国务院印发了《国家职业教育改革实施方案》，提出要推动高等职业教育的高质量发展，为此，国家提出了一系列改革实施方案，加大了对高等职业院校的扶持力度和资金投入。在高职院校蓬勃发展的同时，用于教学、科研和行政管理的固定资产数量大大增加，这就使高职院校固定资产管理工作的难度大大提升[1]。

同年，新的政府会计准则在各行政事业单位全面施行。新准则在固定资产的会计核算和管理方面都有了较大改变，新准则要求对固定资产计提折旧，并对固定资产的管理、核算、监督提出了更细致的要求，这就对高职院校固定资产的管理提出了更高的要求和挑战。各高职院校为了便于管理，纷纷引进了固定资产管理软件，重新制订了固定资产管理办法，并且对固定资产展开全面清查工作。长期以来，高职院校对固定资产的粗放管理使得固定资产账实不符、闲置浪费、损坏流失等情况时有发生，资产清查让这些问题纷纷暴露出来。

三、高职院校固定资产管理中存在的问题

本文以JSJ职业学院为例，通过该校在固定资产清查中暴露出来的管理问题展开研究。

JSJ职业学院的办学时间较长，并且多年未进行固定资产报废，导致历年积累下来的固定资产种类繁多，数量庞杂，待处置报废的资产数量巨大。自2019年新的政府会计准则颁布实施，JSJ职业学院成立了资产管理部门，专门负责固定资产管理工作，开展全面资产清查，在资产清查中发现JSJ职业学院固定资产管理方面存在诸多问题[2]。

（一）固定资产管理制度不够完善

JSJ职业学院现行的固定资产管理制度不够科学，不重视固定资产的管理和使用，缺少科学规范的采购、验收、使用、报废处置制度，不规范的固定资产管理方式导致资产管理执行混乱，问题频出。

1.固定资产损失现象严重

在对JSJ职业学院的资产清查中发现该院校存在较多的资产损失情况。首先，该校建校时间早办学时间长，日积月累之下，年代久远、急需报废处置的固定资产数量多、种类杂。但由于固定资产管理上的疏忽，该校多年未进行固定资产报废处置，导致待处置报废的资产无处安放、随意堆砌，甚至一部分待处置资产损毁破败，去向不明，造成学院资产的严重流失。其次，该校经历过数次部门变动和校区合并，但是固定资产并未随着部门变动而进行转移，还保留在原部门名下，使得原部门在资产清查时名下资产数量巨大，但实地盘点时实物却并不存在，造成了资产管理上的混乱，甚至是资产上的损失。另外，部分资产随着人员变动带入新的部门，却并未及时办理固定资产部门转移手续，随着相关人员的离职、退休该项资产查无所踪，有些固定资产因工作需要各部门之间自行调整、出借、置换，这些转移的固定资产均未经过固定资产管理部门办理转移登记，在资产清查中发现有些资产能找到去向，有些却不知去向，造成了学院资产的损失。

2.固定资产报废处置制度不规范

该院校固定资产报废处置不及时，在资产清查中发现大量资产实物已报废不能使用，尤其是建校初至2007年期间的固定资产，实物基本已不能使用，但在该校的财务系统中仍显示为在用，固定资产使用部门没有及时申请报废，履行报废手续，固定资产管理部门也没有进行监督。此外，对待报废资产的处置也不规范，待报废资产多由使用部门自己保管，但由于使用部门办公空间有限，将已不能使用的资产随意放置在办公地点或者废旧教室[3]，待到实地盘点时才发现实物已损毁或者遗失。该校的固定资产管理部门未设置专门的报废资产存放仓库，没有对待报废处置资产进行统一回收，统一管理，极容易造成待报废资产的破坏和损失。

（二）固定资产信息失真、账实不符、账账不符

JSJ职业学院早期没有设置专门的固定资产管理部门和专用的固定资产管理系统，仅由财务部门负责记账，各使用部门自行管理本部门资产，每个部门资产管理员也多为兼职，且更换频繁，固定资产一经购入记账，后续的管理问题就无人问津，这种没有监管机制的粗放管理方式必然会产生一系列问题。

1.固定资产基本信息不准确

在实际清查中发现一部分资产账面记录的品牌型号、存放地等信息与实际不符，或者是在入账时就没有记录品牌、型号、规格、存放地等必要信息，基本信息的缺失给后续的资产管理和清查工作带来诸多不便。

2.固定资产分类不合理

在固定资产账目中发现固定资产分类没有严格按照《固定资产分类与代码》国家标准（GB/T 14885-2010）进行分类，而是随意新增设置资产类别，甚至出现重复的资产类别，造成了固定资产账务上的混乱。

3.固定资产使用人信息错误或缺失

部分资产使用人已退休或者离职，但是资产卡片账上仍记录为使用人，没有及时变更使用人，甚至在资产录入时就缺少使用人信息，这些都容易造成固定资产管理上的不便。

4.固定资产报废、部門转移手续不能及时入账

已停用、损毁的资产未及时报废销账，固定资产随着人员变动在部门之间随意调换，已转移部门使用的资产未及时办理资产转移手续，甚至有一些资产从未办理过资产入库入账手续，这些问题导致固定资产账目出现有账无物、有物无账、账实不符的现象。

即便是在2019年以后JSJ职业学院引入了固定资产管理系统，但由于跨地区办学的原因，各校区资产各自管理，对固定资产的管理不够及时统一，导致财务部门和资产管理部门对账困难，固定资产的财务账目和固定资产管理系统数据不一致[4]。

（三）固定资产管理意识薄弱，责任不清

固定资产作为JSJ职业学院的重要组成部分，JSJ职业学院对每年的固定资产采购环节要求严格，但在资产购入验收之后，往往忽略了后续的管理问题，这体现了该校对固定资产的管理意识不到位，具体表现在以下方面。

1.对固定资产管理的重视程度不够，管理人员素质不高

JSJ职业学院虽然在2019年新规定出台后设立了资产管理科专门负责固定资产清查、管理工作，但是该校的资产管理人员数量明显不足，专业性也不够。固定资产管理人员多为各部门选出的兼职资产管理员，管理员既要完成基本的日常教学和工作任务，又要兼顾本部门的资产管理工作，精力不足难免对资产管理工作的重视程度不够。资产管理员既没有经过固定资产管理专业知识的培训，工作重心也不在资产管理方面，导致各部门资产管理员对固定资产的管理和使用比较随意，很多固定资产的部门转移、存放地变动、使用人更换等情况没有及时记录和更新，极容易造成资产管理上的混乱和资产的流失。

2.固定资产管理责任划分不清

JSJ职业学院的固定资产管理存在部分资产责权不明确的问题。JSJ职业学院的固定资产管理制度大体上还是沿用了原有的管理制度，财务部门管账不管物，各个部门管理并维护本部门的资产设备，资产管理科负责每年的资产清查盘点和报废处置工作，看似资产管理的责任划分清晰，但还是有一部分资产的责权不明确[5]。例如，在资产清查中发现部分资产当时申请采购的是一个部门，最后实际领用的却是另一个部门，购入资产签收入库时未经过仔细核对仓促入账，部门之间资产随意调换为办理资产转移手续，待到多年后资产清查时才发现大量有账无物，有物无账的情况，这部分资产无法确定归属，各个部门之间相互推责，导致资产清查报废工作困难重重。JSJ职业学院在固定资产的申请、采购、验收、使用、部门调转的过程中，没有确认并记录好相应的负责人，存在部分资产难以明确归属、缺少相关记录等问题，从而导致部分固定资产管理责任划分不清。

（四）固定资产管理缺少内部评价和监督机制

JSJ职业学院目前还没有制定关于固定资产管理的内部评价和考核制度，也没有对各部门的固定资产使用情况和管理情况进行定期的分析评价。下面是从固定资产管理的各个环节中发现的问题。

1.固定资产采购环节

JSJ职业学院在固定资产的采购环节往往更关注项目是否完成预算，却未考虑购入资产的实际使用效率以及设施的闲置情况。在预算申报环节缺少调研和监控，在预算批准执行时发现所申购的资产不符合实际教学、办公的需要，再重新调整预算，致使采购滞后，服务成本增加。有的部门没有按照现有的专业需求申报预算，盲目采购，浪费了学院的资金。

2.固定资产验收环节

JSJ职业学院是一所专业性很强的职业院校，学院的司法鉴定中心、安防实训室、刑侦实训室购入的资产设备专业性很强，验收过程中需要具备一定相关专业常识的人员来验收。但在各部门验收资产时往往只关注验收资产数量、品牌等是否正确，而忽视验收人是否具备相关专业常识，能否发现设备具体的专业性问题，导致签收资产往往在开始使用时才发现不适配，造成了资产的闲置浪费。

3.固定资产使用环节

学院资产管理科在资产完成采购、验收、入账等环节后，没有继续关注和评价该项固定资产的使用情况，没有对各部门的资产保管水平和资产使用率进行监督和评价，更没有把评价结果和奖惩制度挂钩，导致学校的资产管理工作缺少监管[6]，各部门没能及时维护、保养及合理使用设备，影响了固定资产的使用寿命，造成了资产的损失。

4.固定资产报废环节

学院对固定资产的报废处置管理监督不够严格，缺少监管惩罚机制。清查中发现各部门都存在待报废资产由于保管不当、管理疏忽造成损毁和遗失的现象，由此造成了学院资产的流失，却没有相关的惩罚约束机制，应制定相应的管理办法，依照规定对相关负责人追责，尽量弥补造成的资产损失。

四、对策与建议

JSJ职业学院固定资产管理中存在的这些问题在其他高职院校中也普遍存在，针对这些问题提出以下几点建议。

（一）健全固定资产管理制度

1.增强固定资产管理意识

要提升高职院校固定资产管理水平，首先要增强固定资产管理意识，只有正确认识到固定资产在高职院校正常运转中的重要作用，才能提高对固定资产管理工作的重视程度。强化固定资产管理人员的管理意识，树立正确的固定资产管理理念，正确认识固定资产在日常教学、科研等工作中的重要作用，才能在管理工作中确保权责清晰，责任主體明确，管理权限明晰，实现资源的合理优化配置，促使高职院校的固定资产发挥最大的效用。

2.建立健全固定资产管理制度

良好的固定资产管理制度能够强化资产管理、减少资产流失损坏、促使固定资产更好地发挥作用，因此，加强固定资产管理制度建设是高职院校固定资产管理工作的必然要求。要建立切合自身实际的、系统化的固定资产管理制度条例，使高职院校在固定资产管理工作的各个环节都有具体的制度可以依，保障固定资产的管理落到实处，避免固定资产的浪费。要加强对固定资产所属部门及相关管理人员的约束，在制度中明确规定资产管理中各项业务的具体操作流程和行为规范，以及管理人员的管理权限和应承担的责任，做到责任权利清晰明确。

（二）建立固定资产内部监管机制和激励机制

1.建立固定资产内部监管机制

高职院校应制定固定资产管理情况监督办法，由学院审计部门或其他监管部门定期对全校的固定资产开展内部审计工作，对每年新增固定资产从采购到验收入库等环节进行抽查，对在用在册固定资产的数量、型号、存放地点、资产使用状况等情况进行核查抽检，通过审计监督的方式及时发现固定资产管理过程中存在的问题。同时，针对内部审计发现的问题，确保损失责任落实到人，确保固定资产管理办法的执行力度，确保高职院校固定资产管理的有效性。

2.制定固定资产管理激励机制

在固定资产管理过程中，要对资产管理人员做到奖惩分明，有功必奖，有错必罚。高职院校应结合自身实际情况，制定出一套切合实际、行之有效的奖惩激励制度。例如，将各部门的固定资产管理成效与年度部门评优评先挂钩，将资产管理员履职尽责程度与年底绩效考核挂钩，通过合理的奖惩激励措施约束固定资产管理员，促使固定资产管理人员增强责任心，提高重视程度，充分调动其主动性和积极性，从而达到提升高职院校固定资产管理水平的目的。

（三）提高固定资产管理信息化水平

固定資产管理信息化是高职院校固定资产管理发展的必然趋势，也是提高高职院校资产管理水平和效率的迫切需求。高职院校要加大对固定资产管理信息化的建设投入，建立固定资产信息化管理网络平台，实现全校资产信息共享，做到随调随出。通过信息化和网络化的管理方法，资产管理部门能够及时掌握资产采购、验收、使用、报废等各个环节的具体情况，对本部门所有在册资产数量、在用状态、使用人等情况一目了然，帮助资产管理员迅速高效地开展工作，有效地提高工作质量与效率。通过这样的管理方式，高职院校的固定资产资源能够得到更优化的整合、更合理的调配，提高了高职院校固定资产的利用率，为高职院校实现固定资产价值最大化提供更大支持。

（四）提高固定资产管理人员素质

高素质的资产管理人员对于固定资产管理有更系统的认识，能够更科学地考虑固定资产的管理情况和使用调配情况，有利于高职院校固定资产管理工作的顺利进行和质量提升。固定资产管理工作繁杂，很多高职院校的固定资产管理人员素质已无法满足目前的管理需求，因此采取有效的措施培养更多高素质的管理人才，提高管理水平对高职院校来说非常重要。

1.提高固定资产管理人员的专业能力

定期对固定资产管理人员进行相关的业务培训，不断提升专业度，从而适应当前的固定资产管理工作要求，实现固定资产的科学管理、有效管理和资产资源合理配置。

2.提升管理人员的综合业务处理能力

培养管理人员提高个人综合能力，包括分析能力、逻辑思维能力、组织协调能力等。只有具备业务处理能力的管理人员才能及时发现日常管理工作中存在的问题，从而更好地进行固定资产管理，最大限度提高高职院校固定资产的利用率，避免资产的浪费。

3.提升资产管理人员的内部控制意识

定期对管理人员开展内部控制相关规定的培训，确保全员具备内部控制基本常识，明白内部控制的重要性，尤其是参与内部控制的关键岗位。通过定期的学习和宣传，让资产管理人员明确各自的工作职责，形成良好的资产管理内控环境。

五、结语

高职院校在固定资产管理方面存在的诸多问题可以通过制定贴合院校自身实际情况的固定资产管理制度，建立资产管理内部控制和奖励机制，提高固定资产管理信息化水平和管理人员素质等方面得以改善，从而提高固定资产管理水平，减少固定资产的浪费和损失，保证高职院校固定资产的使用效能，实现固定资产的有效管理。

引用

[1]王笑银.浅析固定资产管理问题及对策——以高职院校固定资产管理为例[J].河北企业，2021（04）：109-110.

[2]王玉兰.高职院校固定资产清查中存在的问题和对策——以江苏省某高职院校商学院为例[J].会计师，2020（12）：85-86.

[3]冉启伟，李忠岘.浅谈地方高校固定资产管理存在的问题及对策——以高职院校为例[J].金融视线，2020（10）：130-132.