基于ERP实施的一种WHEE方法论研究

沈菊良 朱中杰 朱静洁 唐天威 王雨杰

[摘 要]在数字化转型的热浪中，各行各业都在主动或被动地寻求提质、增效、降本的数字化解决方案，ERP作为企业基础信息管理系统，其重要性、必要性已被各界认可，但是ERP实施的成功率又让业界诟病。ERP实施的复杂性、技术性、协调性、标准性、统筹性、个体性决定了企业在引入ERP时必须创建一套实施方法论。文章以京马电机有限公司ERP实施为研究对象，总结出一种ERP实施方法—“WHEE”方法论，对ERP相关岗位人员进行界定工作内容W（what to do）、标准工作流程H（how to do）、提升岗位能力E（enable to do），提出并创设“赋能师”E（enable person）角色概念，研究WHEE管理方法，该方法能为ERP实施提供赋能理论基础，也可以为其他项目类管理提供借鉴。

[关键词] ERP实施；实施方法论；WHEE方法论；项目管理方法

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）03-0031-03

ERP是企业资源计划（Enterprise Resource Planning）的缩写，ERP根源于制造业，后来迅速扩展到其他众多行业，拥有了其他功能。ERP系统的实施不能单纯视为一个IT项[ 1 ]，它需要跨多学科领域团队的共同发力。ERP深入企业内部，打通财务和业务的一体化管理，优化企业的政策、流程和决策基础。

当前，在我国企业管理软件市场，ERP软件行业参与者主要分为跨国ERP巨头（SAP、Oracle、IBM）、国内ERP软件领导群（用友软件、金蝶国际）、国内ERP软件中间层（浪潮通软、新中大、金算盘）、国内中小型ERP软件厂商（佳软、金航数码、英克）四个层次。在体量上，本土企业超过了国外企业，但是在高端市场上还存在差距[ 2 ]。

中国软件行业协会副秘书长朱鹏举曾指出，近年来，ERP在我国获得了高速的推广和发展，众多企业通过实施ERP提高了管理水平，改善了业务流程，达到了预期效果。但是要清醒地认识到，我国企业及其相关人士在认识与使用上对ERP存在相当程度的障碍，绝大多数企业认识与推广ERP信息系统主要是受市场与传媒的影响，ERP系统实施的成功率相比发达国家来说非常低[ 3 ]。每家企业会根据其体量规模和发展阶段选用不同的ERP软件，每个实施ERP的企业都应找到适合自身的方法论，笔者团队基于1979年创立的、离散型的、多法人的机械制造企业的ERP实施经验，总结出一套WHEE方法论。

（一）基础设置

IT人员的工作内容包括：账套创建与备份、角色设置、用户权限分配以及ERP服务器日常维护、客户端安装及PC维护、网络与设备配置及维护。

赋能师（ERP工作专班人员）的工作内容包括：设置销售、采购、质量、生产、库存、存货核算、财务会计业务参数。赋能师作为推动企业ERP应用的核心关键人员，在实务中往往可以根据各个模块划分工作，帮助各部门监督ERP的实施进度。

技术部人员的工作内容包括：创建存货档案和物料清单（BOM）。

采购部人员的工作内容包括：收集及创建供应商档案，录入与维护供应商存货调价单。

制造部人员的工作内容包括：根据实际情况划分设计部门车间档案以及仓库档案。

质量部人员的工作内容包括：创建与维护来料、过程、发退货检验标准以及检验方案。

销售部人员的工作内容包括：收集客户信息并创建客户档案。

设备部与后勤部人员的工作内容包括：创建与维护存货档案和供应商档案。

财务部人员的工作内容包括：设置会计科目、结算方式，银行档案以及开户行的录入与维护，录入及维护收付款协议档案，设置项目大类、分类以及项目档案的录入及维护，审核盘点单。

（二）ERP业务单据工作内容

销售人员的工作内容包括：销售订单的录入；发货单的录入并完成发货报检；根据销售出库单或发货单生成销售发票。

采购人员的工作内容包括：采购订单的录入；到货单的录入；根据采购入库单生成采购发票；委外订单的录入；到货单的录入；委外核销；根据委外入库单生成委外发票；采购发票、委外发票的结算；供应商存货调价单的录入与维护；跑需求计划时，按需求计划生成相应采购订单或委外订单。

计划（PMC）人员的工作内容包括：根据销售订单跑LRP（或MRP）需求计划，生成生产计划，根据生产计划生成生产订单，根据实际情况修改；生产订单（没有上游单据时，新增空白订单）。

质量人员的工作内容包括：进厂检验，根据到货单做报检单，根据报检单做检验单；出厂检验，根据发货单做報检单，根据报检单做检验单；过程检验，随机抽样检验并出具相应检验单。

仓库人员的工作内容包括：在原材料仓库，根据检验单做采购入库单；根据退货单做红字采购入库单；根据生产订单做材料出库单；月末盘点单的生成和填制；调拨单（有线边仓或同账套不同仓库调运时）；不合格品记录单和形态转换单的生成审核维护。在半成品仓库，根据生产订单做产成品入库单；根据生产订单做材料出库单；月末盘点单；调拨单。在成品仓库，根据生产订单做产成品入库单；根据销售发货单做销售出库单；调拨单（调拨外租仓出库）。

存货核算（成本会计）的工作内容包括：进行“销售管理”“采购管理”“委外管理”“库存管理”月末结账操作；进行“存货核算”操作，暂估成本录入；结算成本处理；委外核销调整处理；正常单据记账；特殊单据记账；产成品成本分配；期末处理；进行“凭证处理”操作，生成凭证；进行“对账”操作，与总账对账；日常需要查验各类单据数据的准确性，避免月末进行存货核算时由于单据错误而造成影响；月末结账。

应付会计的工作内容包括：采购发票审核并生成凭证；应付单录入并审核生成凭证；付款单据录入并审核生成凭证；应付票据录入及转让后续处理并生成凭证；完成应付款核销；进行“委外管理系统”的“委外核销”操作；月末结账。

应收会计的工作内容包括：销售发票审核并生成凭证；应收单录入并审核生成凭证；收款单据录入并审核生成凭证；应收票据录入及后续处理并生成凭证；完成应收款核销；结转汇兑损益；月末结账。

总账会计的工作内容包括：填制凭证（费用类）；固定资产卡片录入及维护；计提折旧与摊销；结转期间损益；审核凭证；记账；总账与各辅助账、明细账对账；总账结账；生成并出具财务报表。

以IT人员、技术研发人员、总账会计为例。

IT人员的工作流程包括：了解业务需求，与赋能师及ERP服务商明确系统的功能及需求，确保正确选择和配置合适的ERP解决方案；评估设备硬件和软件要求，确保服务器、客户器和网络基础设施满足ERP系统的运行要求；按照服务商提供的安装指南，安装和配置ERP系统；在正式投入使用前进行系统的功能测试、性能测试等；系統正式投入使用后，需要定期监控其运行状况。

技术研发人员的工作流程包括：与业务部门密切合作，深入理解业务需求和流程，将其转化为存货档案和物料清单；了解原材料成本、设备、制造工艺变化，建立与维护存货档案及物料清单，实时维护BOM的基准耗用量及替代料。

总账会计的工作流程包括：配置和管理E R P系统中的总账模块，根据财务业务活动，编制和处理转账凭证；参与会计核算和调整的工作，利用E R P系统提供的财务报表功能，编制各类财务报表；利用E R P系统提供的数据分析功能，提供分析结果，辅助管理层制定决策和优化业务；参与财务预算的制定和管理，与各部门合作，监督预算控制和预算执行；根据E R P财务模块流程以及实际业务情况建立和维护企业的财务制度，与审计部门合作，配合年度审计和内部审计工作。

（一）赋能师（对内—强大自己）

一是深入了解业务需求。赋能师应努力了解企业的业务需求和流程，并与业务团队密切合作。通过与各个部门的沟通和协作，深入了解不同业务领域，更好地理解如何应用和推广相关技术。

二是不断学习和更新知识。赋能师应持续学习和关注相关的技术和行业动态。了解新的技术趋势和解决方案，参加培训和研讨会，并与同行交流，保持自己在技术领域的更新和精进。

三是发展沟通和人际关系技巧。赋能师需要与不同层级和背景的人保持良好的沟通和合作关系。发展良好的人际关系技巧，包括倾听能力、沟通能力、问题解决能力等，与团队成员、用户和管理层进行有效沟通和协作。

四是培养项目管理能力。赋能师在协调和管理项目过程中起到重要的作用。建议赋能师学习和培养项目管理技能，包括项目计划、里程碑管理、风险评估和资源管理等，以确保项目的顺利实施和推进。

五是提供价值和解决方案。赋能师应以提供价值和解决问题为导向，关注用户需求和问题，针对性地提供解决方案和支持，在实际应用中持续改进和优化。

六是不断反思和改进。赋能师应持续反思自己的工作方式和效果，寻求改进和学习的机会。审视过去的经验和教训，总结成功和失败的原因，并在实践中不断调整和改进自己的方法和工作流程。

（二）赋能师（对外—赋能他人）

一是技术转化。赋能师可以帮助将技术转化为实际的业务价值。他们理解企业的业务需求，具备精深的技术知识和专业技能。通过与ERP业务代表、项目经理等团队成员的密切合作，赋能师能够将技术解决方案与实际业务需求相结合，帮助企业更好地实施和应用新技术。

二是培训和支持。赋能师负责培训企业内部员工，确保他们具备正确的知识和技能来使用新引入的技术和系统。他们可以提供系统操作的培训课程、提供实际操作指南，解答员工在使用过程中遇到的问题。通过有效的培训和支持，赋能师能够帮助提高员工的技术素养和工作效率。

三是沟通和协调。赋能师在不同团队成员之间起到桥梁的作用。他们能够与技术人员、业务代表、管理层等不同角色进行良好的沟通和协调，理解各方的需求和关注点，提供有效的解决方案。通过赋能师的协助，不同岗位的员工可以更好地理解彼此的工作，加强合作，提升整体团队的效能和产出。

四是变革管理。赋能师在变革管理方面发挥重要作用。他们能够识别员工的抵抗和担忧，通过培训、沟通和支持的方式，降低抵抗情绪和加速变革过程。他们能够提供实际案例和经验分享，帮助员工更好地适应和融入新的工作方式和技术环境。

赋能师是推动企业E R P实施的核心人员，实务中可以根据不同子模块划分赋能师的工作内容，专人专长，职责明确。赋能师需要协助各部门人员了解熟悉E R P、指导其操作E R P，监督并反馈E R P的日常实施情况，面对实施中的痛点难点，及时寻求解决之法。

在具体工作中，创设赋能师专岗要将技术转化为实际的业务价值，将解决方案与业务需求相结合，有效实施和应用新技术，通过专业的培训和支持，提高员工的技术素养和工作效率，确保员工正确、高效地使用系统，优化系统功能和界面设计，提升用户体验和满意度。同时，要持续监测系统的运行情况和业务需求的变化，推动系统的改进和优化，建立知识库、文档和培训体系，帮助企业员工掌握和应用新技术和系统，推动企业在系统应用和技术支持方面的快速落地和高质量服务。

ERP实施是一项繁杂而系统的多领域、多学科技术工程，向员工提供必要的技能和知识，持续有效的日常督查是其关键。员工操作技能和思维理念提升培训是一项非常重要的人力资源管理活动，随着工作要求的改变，员工技能也不得不随之改变[ 4 ]。在技术迭代日新月异的当下，与时俱进的知识和技能成为职场江湖最稀缺的资源。赋能师岗位机制建立了人盯人结对帮扶、共同提升、快速直接、易于监管的WHEE知识赋能管理方法。WHEE方法同时适用于其他项目管理，且具有较大的复制推广价值。

[1]（英）斯蒂芬·哈伍德著.ERP实施流程—企业如何实施ERP[M].吴昌秀译，北京：清华大学出版社，2005.

[2]张涛.企业资源计划（ERP）原理与实践？3版[M].北京：机械工业出版社，2020.

[3]罗鸿编著.？ERP原理·设计·实施？4版[M].北京：电子工业出版社，2016.

[4]斯蒂芬·罗宾斯等著.管理学？第13版[M].刘刚等译，北京：中国人民大学出版社，2017.