创新医院档案管理 提高档案工作水平

[摘 要]随着医疗信息化的发展，医院档案管理面临着越来越多的挑战。传统的档案管理模式已经无法满足日益增长的医疗信息需求。因此，创新医院档案管理的重要性不言而喻。创新档案管理不仅要关注科学高效的档案分类和归档制度的建立，还需实施信息共享和建立跨部门协作机制，提升医院档案工作的协同性与高效性。同时，通过设定评估指标和监测实施效果，能够全面了解创新措施的实际效果，并提供改进建议；通过收集医务人员和患者的反馈意见，可对档案管理工作进行持续优化和改进。

[关键词]医院；档案管理；策略；评估

中图分类号：G271；R197 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）03-0094-03

创新的档案管理方法包括建立科学高效的档案分类和归档制度，推进信息化平台的应用，以及促进跨部门间的档案共享和协同工作[ 1 ]。

评估指标的设定和监测可以客观地衡量创新措施的实施效果，提供改进建议和优化方向。收集医务人员和患者的反馈意见则能更好地了解档案管理工作的实际情况和问题，持续改进与优化。创新医院档案管理的实施将有助于提高档案工作的质量和效能，推动医疗机构整体发展，使其为大众提供更优质的医疗服务。

（一）医院档案管理的重要性和现状

医院档案管理作为医疗服务的重要组成部分，承载了患者的基本信息、病历情况、医疗记录等重要内容，直接关系到医院的医疗质量、安全、科研、教学和管理等方面。因此，加强和改进医院档案管理显得尤为重要。

医院档案管理的重要性体现在其对医院内部管理的支撑作用上。有效的档案管理能够为医院管理部门提供精准的数据支持，为医院管理决策提供可靠的依据，有助于提高医院的运行效率和管理水平[ 2 ]。

医院档案管理还对医疗质量和患者安全具有重要意义。良好的档案管理有利于医务人员及时获取患者的历史病例和过往治疗数据，有助于医生更好地进行诊断和治疗，提高医疗质量，降低误诊率。另外，在医疗事故调查和医患纠纷处理中，档案管理也发挥着关键作用。

然而，在实际工作中，部分医院的档案管理现状并不理想。一些医院存在着档案信息不完整、混乱、无法共享、难以查询的情况。这导致医护人员在工作中面临着信息不对称、查找困难等问题，影响了工作效率和患者服务体验[ 3 ]。此外，传统的手工管理模式也容易出现档案损坏、遗失等问题，安全性和可靠性存在隐患。因此，深入分析医院档案管理现状，找出问题症结，提出切实有效的解决方案迫在眉睫。

（二）创新档案管理对医院管理和服务水平的影响

创新档案管理对医院的管理和服务水平有着积极的影响。

首先，引入现代化信息技术，推动医院档案数字化管理，能够极大提高档案管理的效率和便利性。数字化档案可以实现快速存取、多地共享，可大大降低患者档案的遗失和损坏风险，增强档案的安全性和可靠性。此外，数字化档案管理能够实现数据的全面统计和分析，为医院管理层提供更为准确的数据支持，有利于医院管理决策的科学化和精细化。

其次，创新档案管理对医院的服务水平有着积极的提升作用。数字化档案管理使得患者的病历和就诊信息可以在医院内部各个科室、不同医生之间实现快速共享，有利于提高医务人员的工作效率和诊疗质量。患者在医院就诊时，能更快地获取其历史病历和检查结果，方便了医患沟通，保证了治疗过程的持续性。

此外，先进的档案管理系统有助于医院实现对患者就诊过程的全程跟踪和管理，提升了医院服务的质量和效果[ 4 ]。

（一）引入数字化档案管理技术

引入数字化档案管理技术是创新医院档案管理的重要策略，其意义重大且具有深远影响。随着信息技术的迅猛发展，传统纸质档案管理方式逐渐显露出诸多不足之处，如信息查阅不便、存储空间占用大、数据易遗失等问题。因此，引入数字化档案管理技术成为解决这些问题、提高医院档案管理水平的关键途径。

首先，引入数字化档案管理技术能够提高档案信息的存储效率和便捷性[ 5 ]。通过建立电子病历系统和档案数据库，医院工作人员可以快速地获取、修改和存储患者档案信息，极大地提高了工作效率。数字化档案管理技术使得信息检索更为便捷，避免了传统管理中烦琐的查找和整理过程，有效解决了纸质档案管理方式下的诸多不便。

其次，数字化档案管理技术在提高医院档案管理质量方面具有突出优势。采用数据加密、备份和权限管理等手段，可以有效避免档案信息的丢失和泄露风险，提高了档案信息的完整性和可信度。同时，数字化档案管理技术使得档案信息更易于共享与调取，不仅能够克服传统模式下信息共享的阻碍，而且有利于加强医院内部与外部的沟通和协作，促进医疗信息的互联互通[6]。

最后，数字化档案管理技术也为医院管理层提供了更为准确的数据支持，为医院管理决策提供了可靠的依据。通过电子化的数据统计和分析，医院管理者可以更加直观地了解医院运行的各个方面，有利于医院管理决策的科学化和精细化，进而提高医院管理水平和服务质量。

（二）建立科学高效的档案分类和归档制度

建立科学高效的档案分类和归档制度是创新医院档案管理的重要策略之一，具有关键性的意义。

首先，科学的档案分类制度可以提升医院档案管理的规范性和可操作性。通过合理的分类方式，将档案信息按照一定的规律划分，有助于医院工作人员对档案进行更加清晰的管理和归类。例如，可以按照患者个人信息、疾病类型、就诊科室等因素分类，使档案信息更易于查找和使用。

其次，科学的档案归档制度对于医院档案管理的整体效率起到至关重要的作用。明确的归档规定能够为工作人员提供确切的操作流程和归档要求，使档案信息的存储和整理更加有序。同时，设定合理的存储期限和档案保存要求，有助于及时归档和销毁过期的档案，减少冗余信息的存储，提高工作效率[7]。

最后，为了建立科学高效的档案分类和归档制度，现代化的信息技术手段十分关键。采用条码识别、RFID技术等自动化手段，可以提高档案管理的精确度和自动化水平，减少人为操作的错误和疏漏。同时，医院还需要加强对档案管理人员的培训，使其熟练掌握档案管理的专业知识和技能，执行科学的归档流程。

（三）实施信息共享和跨部门协作机制

实施信息共享和跨部门协作机制是创新医院档案管理的关键策略之一，具有重要意义和深远影响。

首先，实施信息共享机制有助于促进医院内部各部门之间的沟通与协作。在传统的医院档案管理模式下，“信息孤岛”现象较为普遍，导致各部门难以共享和获取所需档案信息。实施信息共享机制，特别是通过搭建统一的数字化档案管理平台，可以共享和调取医院内不同科室、服务部门间的档案信息，有利于提高工作协同效率，减少信息交流误差，提高医疗服务质量与效率[8]。

其次，跨部门协作机制的实施有助于提高医院档案管理的整体效能。医院的档案管理工作通常需要不同部门的协作配合，例如医务部门、护理部门、行政管理部门等之间需要共同协作完成档案归档、存储、检索等工作。因此，建立跨部门协作机制，明确各部门的职责和权限，能够提高医院档案管理工作的协同性与效率。

最后，实施信息共享和跨部门协作机制可以缩短医院内部流程，减少冗余工作，提高医疗服务的整体效率。借助科技手段，例如建立统一的医疗信息系统，不同科室和医务人员可以快速共享患者的病历、检查结果和医嘱等信息，实现信息实时传递和共享，提高患者诊疗效率，减少重复检查和操作，优化整体医疗服务流程。

（一）设定评估指标，监测实施效果

设定评估指标是创新医院档案管理成效评估的重要步骤，可以客观地衡量创新措施的实施效果，为后续的改进提供指导。在设定评估指标时需要考虑以下几个方面的问题。

首先，可以从效率和质量两个维度设定评估指标。效率方面可以考虑病案归档速度、信息检索速度等；质量方面可以考虑档案准确性、信息完整性等。同时，可以考虑档案管理成本、信息安全等方面的指标，综合评估档案管理效果。

其次，评估指标应该具体、可量化，并与创新档案管理的目标相匹配。例如，可以将每日平均归档数量、档案查阅成功率、患者满意度调查结果等作为评估指标，从而准确衡量创新措施的实际效果。

最后，为了确保评估结果的客观性和准确性，需要在设定评估指标时充分考虑医院的实际情况和档案管理的特点。可以借鉴相关标准和指南，结合医院的特点进行适当的调整和修改，确保指标的科学性和可操作性。

（二）收集医务人员和患者的反馈意见

收集医务人员和患者的反馈意见是创新医院档案管理成效评估的重要环节。医务人员和患者是档案管理工作的主要参与者和服务对象，他们的意见和建议能够反映创新措施的实际效果和問题。因此，积极收集、分析和应用他们的反馈意见，对于优化档案管理工作至关重要。收集医务人员的反馈意见可以通过开展问卷调查、召开座谈会或举办工作坊等方式进行。

问卷调查可以覆盖更多的人员，便于数据统计和分析；座谈会和工作坊则有助于深入了解医务人员的实际需求和问题，加强互动交流。在收集医务人员的反馈意见时，可以关注档案管理流程是否合理高效、是否存在技术和设备问题、人员培训是否到位等，以全面了解创新措施的实施情况。

收集患者的反馈意见可以通过开展满意度调查、倾听患者意见等方式进行。满意度调查可以从整体满意度、信息获取与隐私保护、档案查阅方便性等方面实施评估；倾听患者意见则可以通过建立投诉与建议渠道，定期汇总和分析患者的意见，实施有效整改。

（三）提出改进建议，持续优化和改进档案管理工作

在形成评估结果的基础上，提出改进建议是创新医院档案管理成效评估的重要环节。通过对评估结果的分析，可以发现创新措施的不足和问题，提出相应的改进措施。建立持续优化和改进的档案管理工作机制，有助于不断提高医院的档案管理水平和服务质量。改进建议可以从不同方面提出，如流程优化、系统改进、培训提升等。例如，可以完善档案归档和查阅流程，减少冗余环节和烦琐操作；优化档案管理信息系统，提高系统的稳定性和功能性；加强医务人员的培训和技能提升，提高其档案管理的专业水平等。

改进建议应根据实际情况具体化、可操作化，以便实施和达到预期效果。持续优化和改进档案管理工作是创新医院档案管理的关键环节，通过综合评估、收集反馈意见和提出改进建议，可以不断改进和完善档案管理工作，逐步提高医院档案管理的效能和效果。这有助于为医院提供更高质量的医疗服务和管理支持，提升医疗机构的整体竞争力。

创新医院档案管理对于提高档案工作水平具有十分重要的意义。通过引入数字化档案管理技术，建立科学高效的档案分类和归档制度、实施信息共享和跨部门协作机制，医院档案管理能够实现信息的高效传递和共享，促进工作流程的协同配合。通过设定评估指标和监测实施效果，可以了解创新措施的实际效果并提供改进建议。同时，通过收集医务人员和患者的反馈意见，可持续优化和改进档案管理工作。创新医院档案管理的实施将为医院提供更好的医疗服务和管理支持，提高档案工作水平。只有不断创新，医院档案管理才能与时俱进，适应信息化时代的需要。

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[2]程贵宝.“信息化+公共卫生”背景下医院档案管理的优化策略[J].黑龙江档案，2023（05）：79-81.

[3]姜化利.浅析“互联网+”背景下如何加强医院档案管理工作[J].黑龙江档案，2023（05）：94-96.

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[8]周耀林，吴化，刘丽英，等.健康医疗大数据背景下我国医院档案管理研究：需求、转变与对策[J].档案学研究，2021（06）：78-83.