事业单位档案信息化管理工作的思考

2024-01-22刁伟

四川农业与农机 2023年6期

刁伟

四川省农业机械鉴定站，四川成都

事业单位档案是指过去和现在形成的对国家和社会具有保存价值的各类文件、记录和资料的集合，是用文字、图表、声像等不同形式记载事业单位的基本情况、运行管理、决策与执行等方面的内容，是单位工作的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材。传统档案多为纸质版，归档不方便，建档困难，分类保存占用较大空间，且查询不便捷。档案信息化管理是指将传统的纸质档案转化为电子档案，并通过信息技术手段进行管理和利用。随着信息技术的不断发展和应用，事业单位档案信息化管理已经成为现代档案管理的重要手段和趋势，能够推动事业单位档案管理向更高水平发展。

1 事业单位档案信息化管理的重要性

随着信息技术的快速发展，档案在形成方式上，已不再局限为纸质文件，在调用读取方式上，也更多采用信息化模式。事业单位档案信息化管理有助于提高档案管理的效率、便捷性和准确性，加强档案的安全和保密性，实现档案共享和协作，以及深入挖掘档案的信息价值。

1.1 提升档案管理的效率和准确性

档案信息化管理可以提升档案管理的自动化和智能化水平，如利用计算机和软件工具可以实现档案自动分类、标注、整理和编目等，减少了人工操作和出错的可能性，提高了档案管理效率和准确性。

1.2 提升档案信息存储和检索的便捷性

传统纸质档案存储和检索麻烦，需要大量的纸张和空间，而信息化管理可以将档案以电子形式存储，通过计算机网络进行检索，大大提高了档案的存储和检索效率。

1.3 提升档案共享和协作的便利性

档案信息化管理使得本单位不同的部门和人员通过网络共享和协作处理档案信息，避免了纸质档案传递和复制的繁琐过程，提高了工作效率和数据准确性。

1.4 提升档案信息的安全性和保密性

将纸质档案转化为电子档案后，可以通过设置密码和访问权限等方式对电子档案进行加密和限制访问，在档案的安全性和保密性方面具有更高的可控性和防护能力。

1.5 提升档案信息的利用广度和深度

实行档案信息化管理后，可以通过对电子档案进行数据分析，深入挖掘档案的信息价值，为决策和管理提供更全面和准确的依据。

2 事业单位档案信息化管理存在的问题

随着信息化技术的不断发展，事业单位档案信息化管理面临诸多问题，档案信息化管理工作受到单位技术水平、资金投入、人员能力等多方面因素的影响。

2.1 档案信息化管理的技术水平和应用成熟度不够

档案信息化管理需要借助先进的信息技术和工具，如电子档案管理系统、数据存储与备份技术、数据采集与识别技术等；数字化管理本身也存在一定的安全保密问题，如档案数据丢失或信息泄密等，因此，对档案管理软硬件设备水平和人员能力上都提出了更高的要求，单位技术水平和应用成熟度不够必将影响档案信息化管理的实施。

2.2 档案信息化管理的资金投入不足

事业单位需要长期保证资金投入，及时更新信息系统的硬件设备和软件，减少系统漏洞，保证档案管理系统的安全性。许多事业单位资金不充足，财政拨款指标仅能保障基本的单位运作，甚至有基本支出资金缺口，单位自身没有创收能力，没有资金保证档案信息系统建设，无力购置或更新硬件设备和软件，无法实现信息技术在档案管理中的运用。