国有企业办公室行政管理精细化的思路与策略

文/甘肃路桥公路投资有限公司 王博杰

国有企业是指国务院和地方人民政府分别代表国家履行出资人职责的国有独资企业、国有独资公司以及国有资本控股公司，包括中央和地方国有资产监督管理机构，也包括其他部门所监管的企业本级及其逐级投资形成的企业[1]。我国当前以《办公室行政管理制度》对相关工作进行引导，效果良好。为进一步发挥办公室行政管理作用，推动国有企业发展、履责，文章就国有企业办公室行政管理精细化的思路和策略进行分析，具有一定的积极价值。

一、国有企业办公室行政管理及其作用

（一）国有企业办公室行政管理。办公室行政管理是企业行政管理的一个分支，是指企业办公室范围内的行政管理工作。就国有企业而言，根据《办公室行政管理制度》规定，办公室行政管理一般包括企业员工守则、行政办公纪律管理规定、考勤管理制度、办公物品管理规定、印信使用和管理办法以及招待用餐管理规定六个方面[2]。在此基础上，各国有企业还可根据自身特点和管理需求确定其他内容，如甘肃路桥公路投资有限公司要求在办公室行政管理方面加强合同文件、信息管理，使其便于调取使用、服务投资等活动。

（二）国有企业办公室行政管理的作用。国有企业办公室行政管理主要具有组织、协调、统筹方面的作用。如上文所述的办公物品管理、印信使用和管理等工作，需要由办公室工作人员执行，以保证物品和印信使用得当，协调各部门的使用需要。国有企业工作中产生的会议记录、上级下发的红头文件、企业内部通知的起草等，也均属于办公室行政管理范畴，直接影响企业下一阶段工作的组织。从特点上看，精细化管理并不直接改变国有企业办公室行政管理内容、方式，但可以从理念上实现管理质量的提升，使行政管理的效率、深入性等得到改善，这是各地企业关注精细化管理并将其引入办公室行政管理工作的基本目的。

二、国内外企业积极经验分析

（一）国内企业的积极经验。我国企业在20 世纪后期开始吸收、接纳各类现代化的管理理论和思路。总体上看，包括国有企业在内，我国企业的管理主要处于规范化阶段。现代学者通常认为规范化是企业管理的第一阶段，在规范化的基础上，可通过管理方式、理念的调整实现精细化[3]。国内部分企业尝试管理精细化，已经取得了一些积极进展，如伊利乳业，其办公室行政管理的精细化主要通过加强权责管理实现，即企业内所有工作均在执行前展开分析，根据分析结果，确定不同工作的内容和要求，之后匹配对应的工作人员，明确后者的管理权责边界，作为后续工作的开展依据。此模式的优势在于能够实现专事专管，也便于组织监督，使办公室行政管理能够从制度层面实现精细化，对我国企业具有普遍的借鉴意义。

（二）国外企业的积极经验。从起源上看，精细化管理源于美国，盛于日本，最后又在欧美得到普遍重视和运用，这也意味着欧洲、美国和日本企业对此理论的运用更成熟、更普遍，也更值得我国企业去研究和借鉴。如日本丰田公司是全球知名车企，2022 年在世界五百强企业中排名第13 位。该企业办公室行政管理的特点在于关注纵向层面的深入性，且在横向层面重视全面化。如办公室物品管理，在出现管理不当、使用不当、成本超支等问题时，丰田公司通常要求其负责人说明原因，并根据原因确定下一阶段的管理策略。此方式也被业界简称为“万事追问15 个”，是精细化管理的代表方式之一[4]。横向管理工作中，所有办公室行政管理工作均纳入统一的管理系统下，采用垂直管理机制，以明确上级责任人和平行监督机制，进一步提升了办公室行政管理精细化水平，便于及时发现、处理问题，这一模式同样适用于我国大型企业、国有企业。

三、国有企业办公室行政管理精细化的思路

（一）全面化。国有企业推动办公室行政管理精细化，应首先关注企业的共性特点：规模大、责任重、管理内容多，这要求国有企业以全面化作为实现管理精细化的基本思路[1]。全面化有两个方面的含义，一是管理内容全面化，二是管理人员全面纳入监督范围。国有企业的办公室行政管理内容比较复杂，很多内容具有动态性，难以提前预知，如市场动态带来的影响，往往导致企业管理陷入波动。办公室行政管理工作应据此进行调整，保证各类可能出现的变化、常规管理工作均纳入行政管理范围，以根据实时情况开展管理活动。

（二）深入化。深入化是指国有企业在实现办公室行政管理精细化的过程中，应保证所有管理内容、环节均得到深入分析和控制，以更具层次感的管理机制、理念使办公室行政管理工作得到管束，进而实现精细化。如上文所述的丰田公司管理文化——“万事追问15 个”，即关注对行政事务的深入管理，以便根据管理表现分析实际问题，根据实际问题分析具体原因，作为管理依据。

（三）全程化。全程化是指国有企业应将办公室行政管理工作看作一个独立整体，全程管理、监督其作业过程，使办公室行政管理工作各个环节、各个步骤、各工作人员以及其工作过程均纳入宏观管理视角。如伊犁集团办公室行政管理的精细化，以明确的权责分配为基本实现途径，明确的权责分配自办公室行政管理工作开始生效，延续到管理工作的执行、调整、结束阶段，并根据结束阶段的管理成效，评估管理质量，总结经验和不足。此模式对我国国有企业也具有较普遍的适用性，各企业应关注对办公室行政管理工作的全程化管理、监督，以全程化思路推动管理工作走向精细化。

（四）多元参与。多元参与是现代企业管理工作的基本思路和主要方向之一，就国有企业办公室行政管理而言，多元参与主要是指监督层面的综合化，同时包括后续工作调整过程中广泛、多元的意见来源，具体的办公室行政管理工作依然由各办公室所属专业人员负责。具体而言，在采用监督机制的情况下，各办公室依然独立开展行政管理，但至少有两个部门人员组织监督，包括上级部门、同级部门，也可包括下级部门，借助不同部门、不同工作人员立场和视角的差异，实现对办公室行政管理工作的综合监督。当国有企业认为本企业办公室行政管理工作存在不足或隐患时，可面向企业各部门或非企业内部人员（如股东） 征求管理意见，集思广益。

四、国有企业办公室行政管理精细化的策略

（一）明确管理内容。国有企业办公室行政管理的精细化，应首先从管理内容着眼，对管理内容进行科学拆分，明确分为若干部分，再根据拆分结果确定管理方法、工作标准以及其他作业机制。具体工作中，各企业除按照一般要求分析工作内容外，还应结合自身特点确定拆分结果是否得当。以甘肃路桥公路投资有限公司为例，该企业的办公室行政管理工作可按照拓扑学方法分为如下几个部分：1.组织相关。本公司各类红头文件、会议记录、通知起草，记录有关路桥建设有关的决策、通知，完成草稿整理，组织记录内容修改，按规定完成本公司文件领取记录；2.协调相关。了解公司组织结构，路、桥建设有关部门情况，包括员工的工作内容和各项目负责人等。在办公室范围内进行工作协调，保证各项工作顺利开展。根据一般要求应对企业临时性工作要求，如路桥投资有关文件的调取等；3.辅助相关。协助其他工作人员、领导完成文件整理、存放等工作。一些重要文件的使用需要登记在公司资料领用记录中。在路桥建设管理、现场勘查等工作中，对各类设备、车辆的使用进行记录，并登记在记录表中。协助后勤管理人员对设备使用情况进行记录，并给出采买数目、质量方面的合理建议。4.其他相关。领导交代的其他工作和企业其他工作。

上述工作拆分完成后，按照一般强度差异分别安排人员负责，允许一名工作人员负责多项工作，但严格避免工作无专人负责的情况。通过严格有效的工作内容划分，推动办公室行政管理的精细化。

（二）确定管理权责。包括甘肃路桥公路投资有限公司在内，大型国有企业的办公室行政管理工作往往比较复杂，涉及较多管理内容、工作人员，为保证工作质量，建议参考既有积极经验，推行垂直化的管理模式，参考架构见图1。

图1 办公室行政管理工作权责分配框架

在图1 所示的框架下，企业管理层（主要是行政工作负责人）作为办公室行政管理工作的最高授权方，代表全体职工和股东的利益，以董事会为基本机构，以行政工作总负责人为直接负责人。行政工作总负责人对各办公室负责人（如办公室主任）进行管理，各办公室负责人同时接受其所处部门管理者的领导。办公室主任等直接领导办公室各类行政管理工作，包括组织相关、协调相关、辅助相关和其他相关四个部分，上述各工作则由其具体负责人执行，如办公室各类秘书。需要注意的是，在办公室行政管理体系内，企业管理层人员一般不宜干涉具体的行政事务，以避免不同管理者管理思路、模式差异导致的工作混乱问题。

垂直管理模式的优势体现在两个方面：一是便于清晰化交代工作任务，实现权责的高度明确化，以便工作人员根据工作内容快速、直接地参与行政管理活动；二是垂直管理模式的适用性很广。垂直管理模式的优势在伊利集团、丰田集团得到验证，也为我国其他国有企业的管理工作提供了可参考的积极经验。

（三）组织管理监督。从发展的角度看，国有企业办公室行政管理精细化有其推行的必要性，也有实现空间，但结合既有工作经验又可发现，很多企业的精细化管理并未获取理想的回报，这与其整体工作机制、环境有关。为保证国有企业办公室行政管理精细化水平，建议在工作中加强管理监督，以监督向管理工作施加良性压力，推动后者的改善。

在实际工作中，各企业可继续发挥监事会、内部控制机制的作用，并对内部控制部门进行人事方面的优化。建议内部控制部门增加办公室行政管理人员，至少安排一位具有丰富经验的员工加入内部控制部门。具体工作中，可由该人员根据企业办公室行政管理的基本特点组织内部控制，发挥专业层面的监督作用。在此基础上，各国有企业还应强调监督的灵活性，在保持常规监督模式的同时，由内部控制部门灵活组织管理，每周至少选取一个办公室进行抽查，了解其行政管理工作是否完善，是否按照企业要求进行了工作内容拆分、明确权责，评估其能够遵行精细化管理要求以及遵行效果，纳入内部控制工作记录中。对于监督过程中发现的共性问题进行周期汇总、处理，以监督工作提升国有企业办公室行政管理精细化水平。

（四）建立反馈机制。反馈机制，主要强调企业上级管理部门、管理人员与基层工作人员的直接交流，从基层执行的角度了解办公室行政管理工作的实际情况，分析精细化管理工作开展态势和不足，积极寻求改进。原则上建议开放直接反馈渠道，并保证渠道开放的实时性。

各国有企业可开设总经理信箱，鼓励企业办公室行政管理工作的各级负责人就管理工作需求、问题提出建议，由企业管理人员汇总并分析其可行性，如果工作人员的建议、诉求合理，可予以采纳，反之也应说明原因。如企业各办公室基层工作人员普遍反映，精细化管理模式具有一定优势，但消耗了较多的管理时间、精力，企业管理人员可请其说明具体情况，再由企业根据原因信息作出进一步调整，适当增加管理人员数目或改善现有工作安排、组织形式，保证人员能够在合理的负荷范围内完成办公室行政管理精细化工作。

五、结语

综上所述，国有企业办公室行政管理精细化具有一定的积极作用，可使既有工作得以完善，包括协调、组织、统筹等。结合国内外企业工作经验，建议国有企业办公室行政管理采用全面化、深入化、全程化、多元参与思路，推动相关工作实现精细化。具体策略方面，应明确管理内容、确定管理权责、组织管理监督并建立反馈机制，以保证精细化管理能够从环境、制度等多方面得到妥善落实，切实推动国有企业办公室行政管理走向优化。