众赛赋能历史档案开发利用:现状反思与完善进路＊

2024-01-02陈建

山西档案 2023年5期

陈建

（山东大学历史文化学院济南 250100）

0 引言

2020年最新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第七条明确规定，“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展”，这为综合档案馆引入社会力量参与档案开发利用提供了法律依据。在众多社会参与方式中，众赛（Crowdcontests）是综合档案馆在互联网时代引入社会参与的重要创新。所谓众赛，是指主办方基于互联网鼓励公众参与竞争并奖励获胜者的比赛，它在本质上属于众包模式的一种。2006年杰夫·豪（Jeff·Howe）在美国《连线》（Wired）杂志首次提出众包（Crowdsourcing）[1]，2013年电子电气工程师协会（IEEE）计算机学会主席大卫·艾伦·格里尔（David Alan Grier）根据分工方式的不同将众包分为众赛、宏任务、微任务、自组织众包和众筹[2]14-15五种类型，认为众赛是“许多人通过竞争获得奖励的众包模式”[2]170。众赛目前已成为许多行业广受欢迎的互联网模式，如果把众赛应用于历史档案开发利用领域，将为综合档案馆带来巨大机遇和无限可能。

(1) 历史档案开发利用众赛的含义、构成及适用性分析

所谓历史档案开发利用众赛，是指档案部门（主要为综合档案馆）为吸纳或采集更多创新想法和成果，依托馆藏开放历史档案，面向系统内部或者社会大众通过互联网平台开展的以历史档案开发利用为主题的形式多样的竞赛并奖励优胜者的活动。历史档案开发利用众赛主要由众赛主办方、众赛参与方、历史档案资源和互联网平台四个要素组成，其相互关系见图1。

图1 历史档案开发利用众赛的构成要素及相互关系

将众赛应用于历史档案开发利用领域既有必要性又具可行性。必要性方面，首先，历史档案海量、繁杂且开发利用难度大，许多综合档案馆力不从心，借助众赛可以对其进行低成本、高效率、高质量的开发，这与众赛的大众性特征相契合。其次，众赛主要适用于创新型工作，包括搜集公众的创造性成果和创新性想法，许多历史档案是珍贵文化遗产，较现行档案对公众更具吸引力，历史档案的征集以及提供利用中的部分工作（如编研、展览、视频制作等）正是需要大量创新想法或创造性作品来支撑的，众赛可以充分发挥大众的积极性和创造性对历史档案进行深度竞争性开发，这与众赛的创新性和竞争性特征相契合。可行性方面，历史档案为1949年以前形成的档案，大多已过法定保密期，部分特色档案经过开放和上网鉴定可以网络共享，与众赛的网络性特征相契合，为开展众赛提供了资源和平台支撑；《中国互联网发展报告2023》显示，截至2023年6月，中国网民规模达10.79 亿人，互联网普及率达76.4%[3]，庞大的网民队伍为开展众赛提供了群体支撑；两办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（2014）及新修订的《档案法》均鼓励和支持社会力量参与档案事务，为开展众赛提供了法律和政策支撑；此外，在所有众包模式中，众赛的管理相对简单，综合档案馆已经进行了较多的实践探索，为开展众赛提供了经验支撑。总之，众赛对于历史档案开发利用具有较强适用性，具有赋能历史档案开发利用的重要作用。

（2）学术史回顾

目前国内对于档案众包已开展了大量研究，研究内容包括国外案例介绍、档案众包质量控制、激励策略、众包内容等方面，但这些研究的共性前提是基于档案众包的“微任务”模式，即鼓励公众在众包平台上开展档案贴标签、著录、转录、上传等经过细分的工作。笔者认为仅仅将档案众包界定为“微任务”模式是不全面的，众赛这一重要众包类型应当引起档案学界和业界的足够重视。中国知网文献数据库“档案学、档案事业”学科领域以“众赛”或“众包竞赛”为篇名检索（检索时间:2023年12月16日）得到结果为0，可知档案众赛尚未引起档案学界的关注；再次以“比赛”或“竞赛”为篇名进行检索，得到文献370 条，文献分析可知我国档案系统中开展比赛或竞赛活动由来已久，目前学界绝大部分文献是关于档案比赛的介绍和总结，比赛内容包括档案工作竞赛、档案技能和知识竞赛、业余活动竞赛、学科竞赛等，比赛形式既有实地展示型，也有成果提交型，此外学界还对档案比赛的意义和方法进行了阐述[4][5][6][7]。关于档案比赛的研究不足在于:第一，大多档案比赛局限于机关或系统内部，缺少社会公众的广泛参与。第二，档案比赛的参与形式均为线下方式，并非严格意义的互联网众赛模式，缺乏对当下综合档案馆基于互联网开展的档案众赛尤其是历史档案开发利用众赛的关注。

（3）研究方法与目的

2023年8月，笔者通过网络（官网、社交媒体等）调查、问卷调查、在线和实地访谈等方式对国内31 个省级综合档案馆（港、澳、台除外）近12年（2011.8-2023.8）开展的众赛实践进行系统调研，归纳反思我国现阶段历史档案开发利用众赛的实施现状，以国内外众包和众赛的相关理论和先进经验为指导，探讨我国历史档案开发利用众赛的完善进路，以期对学界和业界有所启发和借鉴。

1 国内历史档案开发利用众赛的现状反思

据统计，近12年来我国省级综合档案馆借助互联网累计举办各类众赛活动200 余次，涉及众赛领域10 余个，剔除与历史档案开发利用无关的众赛，现将历史档案开发利用众赛的实施现状总结反思如下:

1.1 总体数量偏少，众赛领域多样但分布不均衡

总体来看，我国省级综合档案馆历史档案开发利用众赛不足30 个，约占所有众赛的十分之一，总体数量偏少，众赛领域涉及征文比赛、档案开发利用优秀案例评选、档案征集大赛、视频制作大赛、档案编研成果评奖、展览起名与设计大赛等多个方面，众赛领域多样但呈现出不均衡的局面，开展较多的为档案编研成果评奖、征文比赛和档案征集大赛,三大领域合计占比76%，其余领域仅占24%，大多为1-2项的零星状态，较为少见。造成这些问题的原因主要有三:一是我国综合档案馆对历史档案开发利用众赛的重视不足，并没有充分认识到众赛对于历史档案开发利用的重要价值，如有的受访者从来没有想过要通过众赛来开发利用历史档案；二是综合档案馆对历史档案开发利用众赛的风险管控能力不足；三是对历史档案开发利用众赛的适用领域不明确不清晰，满足于开展历史档案编研和征文等传统认知领域的众赛，众赛内容缺乏创新。

1.2 众赛深度不足

按照档案来源，历史档案开发利用众赛可以分为封闭索取型众赛和开放共享型众赛两种。真正深度的历史档案开发利用众赛应为开放共享型众赛，即作为众赛主办方的综合档案馆将馆藏历史档案通过互联网在线开放共享，鼓励社会大众基于馆藏历史档案提交参赛作品并评选优胜者。然而，统计发现，我国省级综合档案馆现在举办的历史档案开发利用众赛基本为封闭索取型众赛，即举办众赛时，综合档案馆自身不在线开放共享档案资源，参赛作品源自参赛者，综合档案馆仅对系统内部档案开发利用成果进行评选或系统外部档案资源、想法或研究成果进行征集，这属于浅层次的众赛。出现这种问题的原因在于，作为党管机构，综合档案馆将保障档案信息的绝对安全作为工作前提，在历史档案上网问题上慎之又慎，再加上许多综合档案馆历史档案的开放鉴定和上网鉴定工作开展不足，也进一步阻碍了历史档案的在线共享和深度开发。

1.3 参赛群体广泛但以系统内部为主，大众参与不足

我国省级综合档案馆历史档案开发利用众赛的参赛群体较为广泛，主要有三种类型，一是面向档案系统内部组织和档案专业技术人员，这种最常见（18 个，占比72%），二是面向社会大众（4 个，占比16%），三是面向科研群体、某地域人群等特定群体（3 个，占比12%）。总体来看，省级综合档案馆对众赛参与群体进行了较多控制——主要在系统内部开展众赛，对此现象大部分受访者给出的解释较为一致，即主要出于众赛管理水平不足和信息安全的考虑，有利于提高众赛效率，保证成果质量，维护档案信息安全等。但这样做的不利影响也很明显，它无法借助大众力量深度开发馆藏历史档案，不利于扩大档案影响力和提升社会档案意识，无法与社会力量进行更好交流和合作。

1.4 以满足业务需求为主要目的，交流方式单一

现有历史档案开发利用众赛的开展目的均为业务需求型，即通过历史档案开发利用众赛满足综合档案馆丰富馆藏（档案征集大赛）、加强宣传（档案开发利用优秀案例评选、视频制作大赛）、深化研究（征文比赛、档案编研成果评奖）、解决业务难题（展览起名与设计大赛）等业务需求。综合档案馆首先通过官网或社交媒体发布众赛通知，之后与参赛者的沟通交流方式大多为电话和电子邮件，交流方式较为单一。这主要因为许多历史档案开发利用众赛大多在档案系统内部开展，众赛主办方与参赛方多为上下级关系，参赛群体结构简单且多表现出一种积极响应或被动参与的姿态，多样化沟通交流的需求不大。如有的受访者表示，它们只是按照上级部门下发的比赛通知提交参赛作品，工作较为被动，有时甚至存在消极应付现象。

2 历史档案开发利用众赛的完善进路

通过现状反思厘清了我国历史档案开发利用众赛存在的问题及其原因之后，接下来的任务便是对症下药，从众赛内容、数量、质量、深度和群体方面探寻历史档案开发利用众赛的完善进路。

2.1 明确众赛领域，丰富历史档案开发利用众赛内容

众赛领域是综合档案馆开展历史档案开发利用众赛首先需要考虑的一个问题，即综合档案馆首先需要想清楚自己希望通过举办众赛干什么或达到什么目的。为了能够更加全面准确地找到历史档案开发利用众赛的开展领域，综合档案馆可以对历史档案开发利用的业务流程进行全面系统地梳理（图2），审视业务流程的哪些环节可以引入社会大众来增加人力和智力、提高工作效率和质量，从而迅速找到众赛的开展环节。不难看出，诸如历史档案的整理、鉴定、保管、统计等基础性工作由于管理制度较为严格且业务操作性较强，较难发挥公众的创造性和主动性，而历史档案收集环节的征集工作以及提供利用环节的编研、展览以及视频制作等工作较适合引入大众智慧开展众赛，这与我国综合档案馆现在开展的历史档案开发利用众赛领域也是基本吻合的，但综合档案馆举办历史档案开发利用众赛时应注意丰富众赛内容，除了现有历史档案征集大赛、征文比赛、系统内编研成果和案例评奖、展览起名大赛外，还应多举办公众编研大赛、公众展览设计大赛等更具创新性的众赛，而且应注意平衡众赛的开展领域，各个领域都要积极尝试，不可偏废。

图2 历史档案开发利用的业务流程及众赛开展领域（标）

2.2 加强过程管理，提升历史档案开发利用众赛数量

如前所述，目前历史档案开发利用众赛开展数量不足的一个重要原因是综合档案馆对众赛风险的总体管控能力不足，因此，通过系统思维和顶层设计加强众赛的过程管理，明确历史档案开发利用众赛的全部纵向过程和全部横向因素，是保障众赛安全、提升众赛数量的前提和基础。过程管理理论的核心理念是以过程中的细节最优化来实现最终成果整体价值最大化，具体涵盖两大方面:一是纵向的全部过程管理，从输入到输出，包含所有子过程；二是横向的全部因素管理，对任一过程涉及的方法、手段、参与者等因素进行控制。全部过程与全部因素是基于质量保障而彼此嵌入、相辅相成的统一体。过程管理理论对历史档案开发利用众赛具有重要指导价值。具体来说，以综合档案馆发布众赛通知和群体提交作品这两个环节作为分界点，历史档案开发利用众赛的整个过程可以分成前期准备、中期管理、后期审核与奖励三个阶段，每个阶段又对应若干前后相继的横向因素（图3）。其中，前期准备阶段是开展众赛的前提和基础，也是关系到后续众赛质量和效果的关键阶段，综合档案馆需要做大量的准备、设计和测试工作，包括明确众赛内容和目标，组织、人员、制度和档案准备，撰写众赛通知，选择众赛平台，众赛试点测试等；中期管理阶段的任务相对简单，主要为众赛宣传和群体管理；后期审核与奖励阶段，综合档案馆应遵循公平、公正和公开的原则，对众赛作品进行认真审核评价，及时公布众赛结果并奖励优胜者。

图3 历史档案开发利用众赛的过程管理与持续改进框架

2.3 推动持续改进，优化历史档案开发利用众赛质量

持续改进循环最早于20世纪二三十年代由美国电信电话公司的工程师沃尔特·书瓦特（Walter Shewhart）[8]提出，他将项目视作“计划-执行-检查（Plan-Do-See，简称PDS）”的不断循环，后由戴明（William Edwards Deming）[9]完善发展为“计划-执行-检查-处理”（Plan-Do-Check/Study-Act，简称PDCA）的质量持续改进模型，要求我们及时从已有项目中搜集有用的信息，学习经验和教训，不断提升项目管理技能。持续改进循环对历史档案开发利用众赛同样具有重要现实指导意义。将前述历史档案开发利用众赛的全部纵向过程和全部横向因素进行结合，同时将众赛模式的四个构成要素（众赛主办方、参赛者、历史档案资源和互联网众赛平台）融入其中，笔者尝试构建了一个基于过程管理和持续改进循环的历史档案开发利用众赛框架（图3）。

整个框架遵循了持续改进循环的管理理念。第一，在前期准备阶段的“（5）众赛试点测试”环节，综合档案馆可以通过收集试点信息和意见及时发现前面四个步骤中的问题并及时作出设计改进，从而形成一个微型的持续改进循环，最大限度优化众赛设计，减少众赛风险。第二，在中期管理阶段，除非必要此时不再对众赛通知进行更改，即使更改也是对个别比赛规则的微调，比如发现群体参与数量不足，综合档案馆可以在“（7）引导、协调与管理参赛群体”环节适当更改众赛通知的作品提交截止日期来引导更多群体参与，但需要通过网络平台明确告知群体更改理由和内容，这又是一次微小的持续改进循环。如2011年11月14日，重庆市档案局（馆）在其官网下发通知开展“重庆档案与中国抗战大后方”有奖征文活动，活动时间为自通知发出之日起至2012年5月底[10]；2012年5月11日，重庆市档案局（馆）再次通过官网下发通知，披露本次活动稿件收集情况（111 篇），并决定本次征文活动截止日期延期至7月底结束，并希望目前尚未参与本次征文活动的24 个区县局积极参与多组织稿件[11]，这既是对参赛群体的有效引导，又是对众赛的持续改进，最终比赛收到稿件230 篇，获奖36 篇[12]，取得了良好的效果。第三，整体来看，历史档案开发利用众赛的每个步骤都有一个虚线箭头指向众赛初始阶段，代表综合档案馆在众赛进行过程中以及结束后应及时对每一步的经验和教训进行总结反思，为举办下一次众赛提供有益借鉴，这又形成了更广泛意义上的持续改进循环。

2.4 开掘众赛深度，拓展历史档案开发利用众赛群体

综合档案馆肩负着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责，综合档案馆的党管机构性质和历史档案的网络共享与开发在本质上是不矛盾的，综合档案馆对于档案信息网络安全的担忧完全必要，但也不能因噎废食，应在档案上网问题上加强法律和制度供给，强化科学管理，加大馆藏特色历史档案开放鉴定和上网鉴定的力度，保障档案上网风险的超前识别和全程控制。在此前提下，鼓励公众充分利用在线数字历史档案创作作品参与众赛，努力开掘历史档案开发利用众赛的深度才会变得顺理成章、水到渠成。如2014年，澳大利亚国家档案馆（NAA）与新西兰档案馆（ANZ）合作开发了“发现澳新军团”（Discovering Anzacs）网站[13]，将经过充分鉴定的几十万份参加第一次世界大战的澳大利亚和新西兰士兵的兵役记录上传到网站供公众下载浏览，公众可以在“学习”栏目基于这些档案创建自己的展览并参加在线展览大赛，大赛分为高中组和小学组两个类别，获奖学校和作品被放在网站上公开展示[14]，这是典型的历史档案开发利用开放共享型的深度众赛，值得我国综合档案馆学习和借鉴。

在网络共享馆藏特色历史档案的基础上，综合档案馆不能仅仅限定档案系统内部机构参与众赛，应积极拓展参赛群体，吸引和鼓励社会大众参与。综合档案馆可以通过官网、社交媒体（如微博、微信公众号、微信群聊、QQ 群聊、抖音号等）、主流视频网站（如腾讯视频）、报纸、电视、广播、线下广告等渠道对众赛活动进行全方位宣传，重点宣传众赛对于公众的价值和意义（如帮助他人、社会和国家，展现个人价值和能量）以及优胜者可以获得的奖励和回报（如收获奖金或奖品、满足公众归属感、提高历史档案开发技能、丰富历史档案开发经验），从而增进公众或特定群体参与众赛的兴趣，大幅拓展参赛群体。

2.5 丰富交流方式，加强历史档案开发利用众赛引导

在历史档案开发利用众赛中，综合档案馆需要通过沟通交流加强对多样参赛群体的引导与管理。除了传统的电话和电子邮件的沟通方式，综合档案馆还可以通过官网、博客、微博、由参赛者组成的微信群聊或QQ 群等多样化方式审核参赛者资格，加强与参赛者的沟通互动，积极采纳参赛者的有益意见和建议，解答参赛者疑问和不满，定期更新众赛信息和进展，上传参赛培训音视频或比赛中公众可能用到的一些技巧指南或技术工具包，简要评论已收到的参赛作品，激发群体工作积极性，提升群体递交作品的效率和质量。