档案数据协同治理机制研究——基于活动理论的多案例分析＊

杨曈 司雯 蒋冠

（天津师范大学管理学院 天津 300387）

信息技术与经济社会发展的交融引发数据激增浪潮，不管在国家层面，还是机构层面，数据均是驱动发展的基础性、战略性资源和关键生产要素。从2023年2月印发《数字中国建设整体布局规划》到国家数据局的组建，数据要素的价值被反复提及。档案数据是数据体系的重要组成部分，在大数据时代，数据管理成为档案工作新常态[1]，并且伴随档案数据产生、控制的复杂程度加深，数据管理应进阶到数据治理的高级阶段[2]。与此同时，突破原有的档案部门作为单一主体的管理模式，实现主体协同是治理要义下的基本要求[3]。有鉴于此，揭示和优化多元主体参与、多元要素构成的档案数据协同治理机制是大数据时代释放档案数据红利的“关键变量”[4]。

随着档案工作环境的更迭、档案范式的演变以及治理理念的普及[5]，档案数据治理这一新的业务形态逐渐成为档案理论与实践界共同关注的研究热点与前沿课题。善治是档案数据治理的总目标，有着共建、共治、共享的内涵[6]，提升档案数据协同共治能力是档案数据安全治理、质量治理与价值实现的必要保障。总体而言，学界已就“协同”在档案数据治理中的重要性和必要性达成共识，并就相关概念、如何协同、协同困境等问题从多维度进行了有益探索[7][8][9][10]，但仍有深入探讨的空间。一方面，缺乏基于理论框架的规范分析，大多通过演绎分析考察档案数据治理的局部因素，缺乏系统考量；另一方面，缺乏深入调研与经验材料支撑，导致部分研究结论缺乏指导性和可操作性。

因此本研究引入活动理论，选取三个档案馆（室）作为典型案例进行调查分析，以期基于案例间的关联印证、共性提炼与差异对比，剖析档案数据治理的活动要素，进而构建协同机制。一方面，丰富理论向度和延拓研究场域，为动态分析和立体检视档案数据治理活动提供新的视角；另一方面，基于案例分析理顺协同关系，为治理主体间的优势互补、良性互动提供行动依据与机制保障。

1 概念界定与理论引介

1.1 核心概念界定

档案数据治理是着眼档案数据质量管控、安全保障与价值实现等任务模块，以“四性”保障为阶段性目标，为降低档案部门数据管理活动中的人力、经济成本与用户利用过程中的时间与精力成本，提高管理、利用效率，由档案部门主导、多元主体参与，围绕档案数据展开的一系列治理活动的集合，是档案数据管理这一档案部门职责范畴的逻辑拓展与升级。档案数据协同治理即档案数据管理主体与多元利益相关者在一定的规则与工具的参与下，进行分工协作、优势互补、形成系统合力，以提高档案数据管理效能的治理模式。

1.2 活动理论及其适用性分析

活动理论是一个综合性的理论框架，“活动”是人生存和发展的基本形式，涉及与客观环境中事物相互作用的过程，该框架有助于分析和描述系统中各要素之间的构成、层级结构和协作关系[11][12]。Engeström 对活动理论进行了系统梳理和模型化[13]，Mwanza 则通过构建“Eight-step Model”对活动理论模型中的核心要素（主体、客体、共同体）和中介要素（工具、规则、分工）进行了解释[14]，其中中介要素作为“桥梁”，促成主客体交互。

首先，活动理论是一个在实践领域具有普遍适用性的活动分析框架，而“档案数据治理”活动是一个复杂的社会活动，由主体（档案部门）、共同体（数据管理部门、社会公众等）在一定规则（法律法规、社会观念等）约束下，利用必要的工具（政策工具、技术工具等），围绕客体（档案数据）进行分工与合作，这表明档案数据治理活动并未脱离活动理论的解释范畴。其次，区别于“管理”概念更多关注管理者对管理对象的支配行为，“治理”一词强调由发挥元治作用的责任主体进行整体性、全局性的统筹、部署及各要素间的相互依存、相互制约、动态关联，活动理论即将活动视为“主体”和“客体”互动的概念，强调了人与其所处物理、社会环境的不可分割性，体现了系统观念，更加切合“治理”活动的内核。再次，“机制”泛指系统内各元素相互作用的规则和过程，体现出较强的“工具性”与“设计性”，这也与活动理论的内涵相契合。此外，活动理论将“主体”和“共同体”同时视为两大核心要素，这与“协同”概念内含的多主体分工、协商、优势互补及“档案数据治理”所要求的共建、共治、共享的价值取向一致。综上所述，活动理论作为一个聚焦行动者及其工具的社会历史分析范式，为社会科学研究提供了一套行之有效的研究框架，利用活动理论能够对“档案数据治理”活动要素及其交互协调机制进行较为全面的揭示。

2 研究设计

本研究拟进行基于理论框架的规范分析和采用基于微观视角的多案例研究方法。一方面，选取3 个档案馆（室）作为典型案例进行调研，采用基于实地调查、深度访谈与文本分析获取经验材料的实证研究方法，突破传统思辨范式视角较宏大、缺乏数据与理论支撑的局限；另一方面，引入活动理论，基于活动理论三角结构模型，分主体、客体、共同体、规则、工具、分工六大活动要素对档案数据治理活动进行细粒度解构与整体性探索，揭示其档案数据管理的实然状态，为档案部门的数字档案馆（室）与档案数据治理能力建设提供借鉴。

2.1 案例选择与数据收集

2.1.1 案例选取

本研究所选案例研究对象均为数字档案馆（室）建设起步较早、水平较高、能够为档案数据管理活动提供先进经验借鉴的档案馆（室），且能够覆盖档案数据形成、归档、移交、接收、长期保存、提供利用等业务环节，其中P、R 具有交接关联，Q、R 均为综合档案馆，可互为对照。

档案馆（室）P：是G 省某事业单位内部档案机构，单位内设机构40 个，连续10年获评G 省档案工作先进单位，于2022年通过国家档案局组织的评审，成为G 省唯一授牌的“全国示范数字档案室”。

档案馆（室）Q：是“年轻”馆的典型代表，成立时间虽晚，但已于2023年获批为“全国示范数字档案馆”，打造了基于互联网、政务网、局域网的三大业务管理平台，在G 省率先实施“馆室通”管理模式。

档案馆（室）R：G 省省级综合档案馆，于2020年通过国家级数字档案馆测试，在馆内局域网建成档案信息管理系统，同时，依托电子政务外网，搭建了电子档案移交接收平台和民生档案“一站式”服务平台。

2.1.2 数据获取

研究数据通过实地调研、深度访谈、文本调研、网络调研等实证调研方法获取。具体而言，对选取的三个案例馆（室）进行实地调研、网络调研，并通过与档案馆相关部门的工作人员进行半结构化深度访谈，了解档案数据管理的基本环境、管理现状、工作中的协同关系以及相关主体的参与意愿、动机、角色、职责、行为、参与过程及其评价和反馈等；之后，主要针对环境、基础设施等因素进行实地观察，将反馈结果补充进访谈内容；文本调研主要指在实地调研过程中收集相关单位颁布的档案数据管理规划或制度说明，以及上级单位发布的有关政策性文件等。

2.2 分析框架构建与活动要素提炼

基于活动理论框架（见图1），采用多轮编码的方式对访谈数据进行分析，基本思路为通过编码提炼“概念”，之后基于预设的编码框架，进行分类、汇总，确定档案数据治理活动中主体、客体、共同体、规则、工具等六类要素内部子要素的构成；最后考察概念之间的关系，进而揭示档案数据治理活动的协同机制。同时，本文采用背靠背的编码方式，以保障编码结果的准确性和科学性[15]，编码示例见表1。

表1 编码示例

图1 档案数据治理活动概念框架

3 活动要素解构与协同机制建构

3.1 档案数据治理活动要素解构

主体是发挥元治作用的责任主体，是在档案从形成到长期保存或销毁全生命周期中对档案数据相关工作承担直接责任的机构和人员，既包括文件形成者（业务部门）、归档主体（文书部门）、机构内部档案部门、档案馆等职能主体，也涵盖文书人员、档案室专兼职档案人员、档案馆档案工作者等个人主体，主体的素质与行为直接影响档案数据治理活动成效。共同体是档案数据治理活动的参与者，由若干个体或组织构成，包括单位领导、档案服务外包机构及人员、科技公司、专家学者、档案利用者等利益相关者；主体和共同体的行为直接作用于客体，因此，主体、客体、共同体是活动的三个核心要素。

客体亦即本文所指协同治理的作用对象——档案数据，为档案部门管理范畴内的，以数据形式（包括结构化、半结构化与非结构化数据）存在的信息资源及其元数据。既包括国家机构、社会组织或个人在各项活动中形成的具备档案性质承载档案信息的原生数字档案、数字化档案资源（如纸质文件的数字化副本）等内容信息及其著录信息、目录数据，也包括档案管理机构在形成、管理与提供利用过程中产生的有保存价值的累积性数据，如电子公文流转信息、档案管理系统的日志数据等[16][17][18]。

工具是主体、共同体与客体之间进行交互的关键媒介，既包括物质工具，也包括技术工具，在档案数据治理活动中，主要包括软硬件设施等技术工具，如电子公文处理OA 系统、数字档案综合管理系统，以及机房、服务器、局域网、政务网等软件基础设施，防火墙、入侵检测、日志审计等安全设施设备，服务器，存储，计算机终端，包括打印机，扫描仪等硬件设施设备。其中，系统贯穿始终，是数字档案室建立与各项管理活动实现的核心和依托。

社会活动的顺利进行需要受到来自活动系统内外的各类法律、制度、习俗、道德等的限制和规范，这些“规则”主要发挥约束和指导作用，外在强制约束和内在心理感知是人类活动规则遵循的主要来源[19]。因此本研究将规则要素划分为制度性规则和文化性规则两类。主体和共同体需要根据活动的目标需求、情境特征，制定或遵守相应的规则来约束活动范围、引导活动方向、保障活动进行，如《数字档案馆建设指南》、《电子档案管理系统基本功能规定》、《数据中心设计规范》等各级各类数字档案馆（室）建设相关政策文件有助于改善活动的工具支持，还包括参考国家标准和地方标准制定的《电子公文归档规范》、《归档范围与保管期限表》等规范指导性材料；此外，组织内部对档案工作的认识汇聚而成的组织文化、组织氛围为档案数据治理活动开展提供环境支持。

分工是所有参与者为了高效地开展合作来完成共同的活动目标，根据自身任务与能力进行的角色划分，本研究根据档案数据管理流程将其延伸为活动环节，即电子文件生成、归档、移交、接收、整理、保存、利用等环节，同时将各个环节中的指导、培训、检查等细化分工也纳入其中。工具、规则、分工通过对主体和共同体的能力和行为产生影响并调节人与人之间的关系间接作用于活动客体（即档案数据），因此三者属于活动的次要要素。

3.2 档案数据治理协同行为表征与协同机制建构

档案数据协同治理机制为档案数据协同治理活动系统内相关要素内及要素间之间相互作用的形式、过程与功能。在总结各要素（要素内及要素间）的协同行为表征，建构档案数据协同治理机制（见图2），探寻所选案例的协同现状。突破以往仅考虑主体（“人”-“人”）协同的思路，将工具、规则等活动次要要素也视为协同要素进行考量，亦即将“人”-“工具”“人”-“规则”“工具”-“规则”之间的互动、关联同样视为协同表征进行分析。为更清晰地展示协同要素的协同表征，结合访谈材料与相关业务常识，根据档案数据的流转过程，将其生命周期划分为5 个纵向承继的阶段（见图3）。

图2 档案数据协同治理机制

图3 档案数据治理阶段划分

3.2.1 协同机制概述

通过要素关联整合，构建了由核心协同层、工具层、规则层构成的档案数据协同治理机制。主体和共同体是档案数据治理活动的核心协同要素，主体是治理的责任主体，发挥元治、主导作用，通过赋权共同体，促进多元主体广泛参与其中，同时在协同过程中要协调多元主体间的矛盾冲突，二者协商、合作、优势互补，共同体以提供资金、技术、制度、人力、物力、智力等方面的支持赋能档案数据治理活动，同时，主体之间与共同体之间也存在多种形式的联结与合作，多方力量沟通协商、密切合作、合理分工、优势互补，以最大程度提升档案数据治理效能。在这一过程中，工具与规则应运而生，工具要素能够为档案数据治理活动提供物质基础、技术支撑与经验指导，规则要素则发挥行为规范与业务指导的作用，标准规范先行，提供可靠的制度保障，还具有以制度性规则助推文化性规则确立的规则要素内部协同关系，为档案数据治理活动营造良好的组织氛围。同时，工具与规则之间也存在“指导”与“匹配”的相互作用关系，主要表现为治理主体需要依据相关标准规范、管理制度进行软硬件等数据治理基础设施建设，并且在支持核心要素协同活动的过程中不断完善与改进。

3.2.2 档案数据治理在阶段1 、2 的协同表征

阶段1 为业务部门主导下的档案数据形成与流转阶段，此时档案数据还在发挥业务工具的作用，尚未具备档案身份，是潜在的档案资源，该阶段的管理目标为“来源可靠、程序规范、要素合规”；阶段2 即为“归档-接收”环节，是档案数据管理场所变更、管理权限转移和身份转换的一个过渡阶段，自此，保障档案数据的真实、完整、可用与安全（四性） 成为主要任务。业务部门与档案室两大主体的纵向协同是这部分的主要协同关系，协同表征主要为“指导”“检查”“审核”。具体而言，基于配置了电子签章、四性检测、格式转换、自动捕获、元数据填充等功能模块的业务系统、档案系统等工具要素，在相关文件归档规范、元数据方案等规则要素的规范与指导下，通过业务系统和综合档案管理平台的对接，实现文件、档案一体化管理，确保电子文件的真实完整安全可用。如P 所在单位内设机构40 个，档案室内设于办公室，配备了两名专职档案人员，内设部门设置了39 名兼职档案员。

在阶段1，业务部门利用OA 系统进行拟文、核校、流转、审批、排版等操作，同时，OA 系统与公安局开发的电子签章管理服务系统对接，实现工具协同，在公文审批流转结束后，由办文人员加盖电子签章，在办公系统同步规划了电子文件的归档功能；文件办结，电子文件的正本、定稿、修改稿等可以在OA 系统转换为PDF 版式文档，同时保存了元数据信息。业务数据归档过程中，搭建了统一的接口平台，优化各业务系统归档要求，梳理了业务系统数据内容，统一归档标准，定制接口方案，实现标准协同，确保了元数据齐全完整。

在档案综合管理平台进行预归档，在接收环节，档案室档案员可以利用系统进行在线捕获，还可以手工著录、批量导入、审核归档；档案室的档案员对于部门提交给档案室的档案进行在线监督指导，对于通过预归档进入档案库的档案，通过业务指导功能开展四性检测，如检测档案目录数据、档案内容和元数据规范性；档案室标注过的文件，需要返回办公系统，由各部门兼职档案员负责修改，确保了电子文件的真实性，档案室进行“问题整改审核”，核实部门兼职档案员是否修改正确，无误后“检查通过”，数据方可进入档案库。同时可以留存文件归档过程数据，通过系统日志工具记录文件归档操作过程。在档案库中，参照《党政机关电子公文元数据规范》等指导文件，通过输入归档年、机构/问题、件号、保管期限、全宗号，可以自动生成档号，通过数据导入的方式进行目录的导入，通过档号这一标识符，将文件与目录一一对应，实现数据挂接。

3.2.3 档案数据治理在阶段3 的协同表征

阶段3 为形成单位档案室保管阶段，涉及机构内部档案室的鉴定、保管、统计、提供利用等具体环节。档案行政部门、专家、单位领导、用户、软硬件服务商、外包公司等多元主体参与其中，应用服务器、数据库服务器、防火墙、网闸，存储、备份设备，监控设备等安全保障与档案管理系统中的目录数据库、原文数据库与在线查询系统等检索利用的工具支撑作用较为突出。

数字档案馆（室）为档案数据提供了可信保管空间，是档案数据在第3 阶段的核心工具支撑，在数字档案室建设过程中，各级档案行政主管部门提供业务指导，相关领域专家参与其中，贡献专业力量和智力支持，在数字档案馆（室）评价阶段反馈评估意见，赋能核心工具要素建设。数字化外包团队可承担部分数字化工作，“城建档案，如图纸，有的幅面较大，需要专门的图纸扫描仪，一般要求灰度扫描，建设单位一般会有资料员，也可能外包给打印店。”（Q）。

档案系统中配置系统管理员、安全审计员和安全管理员，实现三员分立，权限明确，互相监督制衡，为系统提供安全的管理体系。在硬件配置方面，数字档案室系统服务器、中间件、数据库和客户端均实现了信创替代，数据库服务器和web 应用服务器分开部署，在线存储设备满足数字档案资源增长的存储需求，确保了数据运行存储和备份安全。数字档案资源三套备份，近线备份通过单位自有的安全备份一体机来进行，同城异地备份则部署在政务云上，同时利用移动硬盘进行离线备份。

提供利用是阶段3 的另一工作重点，系统具有部门管理、用户管理、角色管理功能，当用户需要使用系统时，应当由用户所在的部门负责人同意，由系统管理员开设账户，并且由安全管理员将对应角色配置到角色权限中，开通相关的数据授权。P 档案系统集中统一管理单位所有档案数据资源，提供在线利用，可以进行全文检索、组合检索、跨门类检索，进行档案的借阅和编研，在线服务满意率达到98%，在这一过程，用户反馈意见信息可作为档案数据质量评价与改进的依据，间接参与档案数据治理活动，与档案部门互动、协同。

对到期档案进行鉴定处置，则涉及业务部门与档案室的协同配合。系统可自动弹出到期需要鉴定的电子档案，各部门对到期档案首先进行部门内鉴定，经部门领导同意后，档案人员对到期档案进行销毁或续存处理，并提交档案室审核，档案室负责人会同鉴定小组成员对预鉴定结果进行审核，系统自动记录审核结果。对档案进行划库时，同样由部门提出划库建议，交由档案室负责处理审核。

3.2.4 档案数据治理在阶段4 的协同表征

阶段4 即档案室与档案馆间的“移交-接收”环节，是档案数据管理场所变更、管理权限转移的又一过渡环节。档案室和档案馆是主要的协同主体，档案人员的工作能力与态度、沟通与配合直接影响进馆档案数据的质量，主要表现为档案馆的指导与检查，工具层面的系统对接至关重要。“接收最困难，人员对业务工作的熟悉程度还有工作态度没办法控制，接收进来之后，全是我们自己团队的人去处理，比较好沟通”。在正式移交前，档案馆的档案人员会基于《档案接收进馆标准》、《归档范围与保管期限表》等对业务部门的文书人员进行指导与培训，将数据规范、质量要求等提前告知，通过培训、业务指导和实地观摩等形式提升人员素养，为档案数据的顺利接收提供人力保障。“单位可能更喜欢找快退休的人或新人去做档案工作，有的对上一年的单位形成的文件不太了解，经常会进行一对一的培训”。R 对接的单位要求满20年移交，根据当年计划，档案馆档案人员通过电话通知各立档单位，收取回执，之后下到各单位跟进指导，在进馆之前对数据进行审核，如发现数据命名或者电子目录有缺项，则及时提出，在前期进行控制，确保著录信息完整、规范。

档案移交时，系统协同即形成单位和档案馆之间系统兼容的支撑作用突出，Q 在管委会的牵头下，依托政务网平台，搭建了覆盖全部立档单位的“馆室一体化档案管理平台”，和管委会OA 系统连通，能够跨馆室、跨立档单位进行包括移交、接收在内的档案全生命周期的管理，OA 系统与档案系统之间传输信息，需要进行一系列检测，确保数据安全可靠，之后通过档案系统进行解析，到档案室的对应模块，再由档案室档案人员对数据进行统一的整理，在移交前进行一轮自查，检查档号、保管期限等著录信息的完整性，并按相应规则排序，无误方可通过馆室一体化系统推送、移交给档案馆，由档案馆工作人员进行解析处理。而R 尚未实现与立档单位的统一、匹配，“一般有有资金、有技术的单位，系统兼容性会比较差，进馆的话，接口对不上，系统弄得再好也打不开，读不了”。移交方式可进行在线移交和离线移交，如P 已经向R 进行过在线移交。

在档案移交进馆过程中，档案馆档案员对将要接收的档案进行检查，如Q 主要接收管委会管辖直属单位还及部分企业共30 个全宗的文书档案和业务档案，原生电子文件完全通过OA 推送接驳，纸质档案需数字化后通过档案系统上传、移交；系统需要进行四性检测，科技公司已有较为成熟的四性检测工具，档案馆可根据自己的需求以及《文书类电子档案检测一般要求》、《电子文件归档与电子档案管理规范》的要求去配置不同的检测方案，和科技公司对接研发四性检测工具；档案馆档案人员依据《党政机关电子公文归档规范》、《电子档案管理办法（征求意见稿）》等文件，依托馆室一体化系统里面的档案室模块（子系统），通过人工接口对归档数据包，包括电子文件全文、XML 格式的著录信息、XML 格式的电子公文的流转信息（拟稿、签发等各个阶段办理流程的过程信息）的完整性、必填字段等进行检查，以确保数据的质量符合要求，根据地区的档案接收办法和是接收质量检查标准，对数字化副本的质量进行检查，如果内容不全或有缺失，将拒绝接收。

3.2.5 档案数据治理在阶段5 的协同表征

阶段5 为档案馆保管阶段，涉及长期保存、价值鉴定、提供利用等具体管理环节。档案馆档案人员作为责任主体，提升存量档案数据质量、保障档案数据安全、提供利用促使档案数据价值发挥是这一阶段的管理目标，在主体层面，档案馆领导、馆内技术部门、馆外信息技术服务公司、系统运维团队、档案用户等主体通过提供制度、技术、软硬件工具等要素支持参与其中。

在日常的数据、系统维护方面，由系统开发公司对Q 馆进行维护，若问题不影响业务流程，则为定期维护，若问题影响工作进程，则需立刻到馆提供技术支持，系统更新升级阶段则要求长期驻场。服务器机房、日志数据的维护，由馆内负责整体信息技术问题的技术部门和运维团队进行一体化对接管理，效率较高。档案管理部门可就网络或服务器等硬件问题、扩容需求等和运维团队沟通，就系统功能和系统开发公司对接。数据迁移则由运维团队负责，避免因实体变动导致目录数据的不匹配、不准确。此外基于保存环境、保存工具保障档案数据安全性，如配备了UPS 电池、备份一体机、离线备份设备等。

同时，长期保存系统的比对功能（开发时设计的内置技术工具），可针对目录信息与原文信息，将目前和之前某个时间段存的数据进行比对，根据比对的结果，来判断文件是否被篡改，或是需要更新覆盖之前长期保存的内容，如在政务网上的档案，做了开放鉴定，其开放状态发生变化，则需要通过比对功能进行更新。此外，因较老一批档案的数字化质量和著录质量不甚理想，Q 曾在领导层面要求对所有馆藏进行大核查，通过逐件核查，对著录不合格、不合规的档案进行重新录入，将现存档案数据质量进行了整体提升。

在开放鉴定方面，新修订档案法第三十条规定，馆藏档案的开放审核，应由档案馆和形成单位或移交单位共同负责，国家档案局令第19 号也指出，国家档案馆应“结合职责权限和馆藏档案实际，会同档案形成单位或者移交单位……开放档案的具体标准和范围。”据此，Q 馆形成了一套开放鉴定制度，明确了形成单位、相关领导参与其中的职责与权限，实现规则协同，为协同鉴定提供制度保障。在鉴定审核流程中，通过系统向形成单位发出鉴定申请，档案形成单位档案工作人员逐件对需鉴定的文件进行判断，之后，发给各自单位领导，领导对鉴定结果进行审核，之后将意见返回档案馆相关领导进行最终审定。

在提供利用方面，利用端亦可赋能管理端的优化。在提供利用过程中，用户可能会发现档案数据的错误、缺失或利用过程的障碍，通过畅通用户反馈渠道或主动、及时开展用户调研，获取用户意见以提升档案数据自身质量与利用效果，有助于档案数据价值实现。Q 馆已实现数据共享，形成单位遵循审批流程，在内部档案室模块即可利用，其他单位的文件（如领导的决议）可通过借阅来实现，按照审批权限，在系统上进行申请，首先由申请者所在单位领导审批，之后经对方单位领导同意、档案馆授权，即可查看下载。

4 结语

本研究面向档案数据管理工作实际，通过经验材料的获取与分析，基于活动理论，细粒度剖析了档案数据管理活动要素及其协同关系，进而构建了更为落地的档案数据协同治理机制。本研究在调研过程中发现，“主体”“工具”“规则”等要素维度中存在若干阻碍。目前档案馆（室）面临的数据安全问题较少，但受限于现有技术工具条件，纸质档案数字化成果的质量问题较为突出；如人力因素在现阶段对档案数据工作的影响较为严峻，人员更换频繁、专业素养、职业素养等问题突出；此外，案例分析表明领导的推动与组织文化的塑造是提升档案数据治理效能的强劲动力；出于种种顾虑，应销未销、一味延长保管期限的情况较为普遍，这容易造成数据泛滥、污染，在服务器容量与利用需求不变的前提下，会导致服务器响应速度变慢，带来档案工作管理成本与利用者时间成本过载，从而影响档案数据治理效能。同时，规范保障不利，如相关规范、标准、制度等条款表述模糊，对档案数据治理实践指导有限……均影响着实际治理效果，亟待根据档案数据治理目标加强相关要素的协同力度与实践适应性。

本研究的局限性主要体现在仅选取了G 省的三个档案机构作为案例开展研究，案例虽在一定范围内具有代表性，但并不能涵盖档案数据治理活动的所有要素，不同地区、不同层级的档案机构在信息化基础、资源、环境等方面存在发展堕距与需求堕距，档案数据协同治理问题必然具有个体差异性，所以，本文案例更多体现典型性而非代表性；同时，存在样本量偏小的局限，未来研究可结合其他机构或省份的更多案例进行实证研究，充分发挥实证案例的经验价值，为协同机制完善提供支撑；此外，本研究构建的协同机制虽基于对先进案例的调查分析，但并不意味着其为至善机制，如何进一步优化现有机制以提升档案馆档案数据治理效能、更为充分地发挥其借鉴价值可作为下一阶段研究的重点；最后，档案数据协同治理尚有较多理论问题，诸如协同治理的现实梗阻、影响因素及其作用机理、因应策略与动力机制等，亟待日后深化研究并进行理论扩展。