高校校园卡问题分析及标准化改进措施

2024-01-01李蓉王正勇

品牌与标准化 2024年4期

【摘要】高校校园卡是师生员工在校内工作、学习、生活的身份证明，是消费支付以及身份识别的通用证件。随着高校规模的不断扩大，校园卡使用人数的增加，与校园卡相关的问题也逐渐凸显。本文就校园卡制卡、用卡、账务管理中存在的突出问题进行分析，并提出相应的标准化改进措施。

【关键词】高校；校园卡管理；虚拟信息；标准化

【DOI编码】10.3969/j.issn.1674-4977.2024.04.041

Analysis of Campus Card Issues in Universities and Standardized Improvement Measures

LI Rong， WANG Zhengyong

（Shenyang Jianzhu University， Shenyang 110168， China）

Abstract： The university campus card serves as an identification for faculty， staff， and students to work， study， and live on campus. It is a universal credential for consumption， payment， and identity recognition. With the continuous expansion of university campuses and an increasing number of users of the campus card， issues related to the campus card have gradually become more prominent. This article analyzes the prominent issues in the production， usage， and financial management of campus cards， and proposes corresponding standardized improvement measures.

Keywords： universities； campus card management； virtual information； standardization

随着科技的发展，高校校园管理已进入电子化时代。校园卡管理系统作为高校的重要管理工具，其作用不容忽视。本文以行业标准为依据，就高校校园卡管理现状以及存在的问题进行简单的探讨研究，以期高校校园卡管理更加完善。

1校园卡概况及工作范围

校园卡是一个身份证明，在校园里它取代了学生证和身份证，在食宿、洗浴、上课、上网、借阅图书、电子消费以及出入门禁等场景中被普遍使用，基本上实现了一卡通行校园。校园卡管理中心作为管理机构便应运而生。校园卡管理中心的工作主要有以下几项：

1）制卡发卡。校园卡制作需要使用专门的制卡机以及相应的服务器。制卡主要分两部分：一是新生入学批量制卡，根据已有的学号、学籍相关信息以及学生提供的电子照片制作校园卡；二是校园卡丢失补办制卡，属日常业务。2）日常会计核算。校园卡日常核算包括充值账目汇总、转账业务，与银行资金往来票据结算，与后勤餐饮、宿舍管理、体育馆、图书馆等部门资金核算。3）日常账务查询。包括校园卡消费记录、与直属机构对账等查询。4）校园卡挂失、解挂、延期、冻结、门禁权限的授予。5）按月发放教职工用餐补贴、学生生活补贴，负责有关校园卡业务咨询工作。6）维护服务器运行的工作。

2校园卡管理工作中存在的问题

2.1后台硬件管理单独设置带来的问题

校园卡制卡机在校园卡管理中心，但是硬件管理与维护却完全由服务器管理部门负责。这就导致在脱节、制卡过程中，机器一旦出现故障，就可能造成卡面不清晰、吞卡、卡顿等问题，而每一张卡的成本费用都不低。机器故障造成的制卡损失不可能由制卡人承担。此类沉没成本成了校园卡工作中不能忽视的一部分。除掉制卡环节，消费明细查询、特殊门禁管理、浴池钱包使用等远期数据都存储在后台，调阅查询这些数据都需要与硬件维护部门对接，这实际上也是一种人员配置的浪费。上述情况只是系统运行中出现的一些常规小问题，一旦出现比较大的问题将直接导致校园卡工作的停滞，很多高校就曾出现过此类情况。由于校园卡数据故障对工作影响较大，一些单位不得不重新更换服务器，但这并未从根本上解决维修维护滞后的问题。

2.2校园卡岗位设置存在的问题

校园卡业务首先属于财务工作范畴。具体包括补卡、制卡、充值等操作，编制相应的会计凭证，与银行的业务往来、对账、稽核，以及会计凭证的装订、整理和归档等，而这些工作都需要由专门的人员负责。但是，有些学校对这项业务重视不足，管理不规范，常常出现一人兼多职的现象，甚至无法清晰地划分会计和出纳的职责。这不仅违反了会计制度的规定，还可能引发风险。例如，校园各分支机构的每日充值记录需要汇总后由会计人员编制记账凭证。由于人手不足，这项工作常由同一人完成，这导致收款和记账职责混合，缺乏必要的监督机制。一旦发生错误，无论是故意还是疏忽都可能造成损失。此外，校园卡的审批权和制作权应分开。审批人员负责记录，制作人员按名册制卡，以明确责任。现金收支也应由不同人员管理，以分离现金业务和数据管理权限，严格控制现金流动。

2.3充值方式单一化

校园卡常用的充值方式是通过银行转账。大多数一卡通服务提供商都配备了先进的设备和程序，利用这些设备和程序通过网络连接到学校指定的合作银行，从而实现从银行卡转账到校园卡。这种方式的优点在于方便、快捷。然而，这一过程通常需要通过人工窗口充值或使用自助设备。此外，为了适应不习惯使用银行卡进行交易的人群，学校通常还要设立人工收款窗口。在这种情况下，银行人员收款后需要手工填写现金存款单并提交给学校指定的银行，这一过程增加了工作量。

2.4充值未到账

充值未到账问题是目前常规校园卡工作中常出现的问题。校园卡管理中心每天有一半的业务都是在处理这种充值未到账问题。与银行卡不同，校园卡在充值后不能立即使用。充值成功后，持卡人需要到指定的圈存机上完成充值金额的领取。只有在听到“滴”的提示音后，并保持两秒钟的停留，金额才会正式入账并可供使用。但问题往往出在这个环节上。因为圈存机在入账时存在一个短暂的处理延迟，如果过早移开校园卡，可能导致充值不成功，这时只有通过后台工作人员的人工操作来完成入账。此外，每次充值后持卡人都要进行一次圈存操作，对于经常充值小金额的学生来说，错误的概率随之增加，这不仅给学生带来了不便，也增加了校园卡工作人员的工作量。

2.5校园卡使用的安全性问题

校园卡一旦丢失，非常容易遭受盗刷，这不仅对持卡人造成经济损失，也干扰了一卡通系统的良性运行，而且校园卡芯片内存储了持卡人的个人信息及消费记录，这些信息可以反映出持卡人的个人喜好、常去的场所和消费习惯。在信息时代，这些数据可以与经济利益相关联，甚至被用于非法或违规活动。此外，由于校园卡目前不实行实名制，一些学生会将自己的校园卡借给他人使用，这使得在交易出现问题时，追究责任变得复杂。

3标准化改进策略及建议

3.1完善硬件平台搭建完善，设置合理的工作岗位

拥有上万师生员工的高等学校除了与供应商签订技术支持合同外，还可在校园一卡通管理中心设立专门的计算机岗位，聘用精通计算机专业的人员负责制卡机、覆膜机硬件系统和软件系统的日常运行维护工作。该人员既可由校内职工担任，也可由供应商委派人员兼职。具备专业计算机知识的人员不仅能够完成硬件维护、软件运行、耗材更换等工作，还可完成每日原始充值、转账数据的提取与汇总。同时，根据《中华人民共和国会计法》相关规定，学校应明确会计、出纳人员的职责分工，对做账、充值与对账等工作进行明确划分，确保各司其职的同时能够有效协同合作，为师生员工提供更优质的服务。

3.2改进业务办理方式，使其多元化

1）充值业务办理

目前比较合适的两大类充值方式为在线充值和现场充值。

在线充值是目前各学校应用最多的充值方式。目前与高校合作较多的是建设银行，学生通过访问建行网上银行、使用建行APP，或通过微信绑定建设银行卡号均可实现自助充值。以微信充值流程为例，打开微信——关注xx大学财务处公众号（或扫描学校提供的相应二维码）——点击“校园卡”选项，输入学号、姓名、身份证号等信息进行验证——身份验证成功后选择“校园卡充值”，输入充值金额，点击“立即充值”，也可选择“给他人充值”——最后在指定充值领款机上确认领取。其他线上充值方式大致程序与其相同。这类充值方式的优势是方便快捷，随时可以进行，但弊端是充值完成后并不能立即使用，需要去指定充值领款机确认领取方可使用，因而为方便广大师生员工，就需要在校内各个活动场所安置尽可能多的领款机，如餐饮场所、教学楼、图书馆、体育馆等，这无形中增加了相应的运营成本。

现场充值是最原始的一种充值方式，即本人持校园卡至相应的充值点或者一卡通中心，由工作人员现场完成充值。这种方式能够一次性完成充值，无须再次确认，但由于它需要安排专职的工作人员进行操作，因此在人力资源上的耗费较大。正因为此，目前高校中现场充值的应用逐渐减少，但这种充值方式并不能完全被取缔，原因主要有两点：一些年龄较大或已退休的教职员工可能不习惯使用网上银行进行充值，为了照顾这部分群体，仍然需要提供现场充值的服务。由于在线充值常常需要进行圈存确认，存在确认失败的情况。一旦出现此类情况，只能通过现场工作人员进行操作以完成充值。因此，现场充值作为备用方案仍然具有一定的必要性。

2）挂失、解挂、补办、开通门禁，修改密码等其他业务办理

如今校园卡业务几乎都实现了网上挂失解挂这类常规业务。学生可以通过关注财务部门的公众号按步骤自行操作，公众号的便利功能可实现随时挂失解挂修改密码，从而增强了校园卡的安全性。此外，校园卡的丢失补办也不再仅依赖于校园卡中心的制卡机。学校根据经济实力采购一定数量的自助补卡机并安置于合适区域，丢失卡片的人员可随时前往进行自助补卡。对于补卡失败或无法自助补制卡的情况，补卡人员持有效证件可前往校园卡管理中心，由工作人员协助完成。对于门禁开通工作，由于涉及权限问题，持卡人无法自行完成。学生需向校园卡中心提供相关书面手续，以证明其对特定场所（如宿舍、教学楼等）出入的必要性。这一措施旨在为在校学生的学习生活提供安全保障。

3.3提高校园卡使用安全性，适时推出虚拟校园卡

虚拟校园卡是教育信息化2.0时代的重要组成部分之一，它是一种新兴的基于网络的学生管理系统，可以通过手机、互联网为持卡人提供多种服务。使用虚拟校园卡替代实体卡，可有效解决实体卡丢失问题。学生不再需要挂失、解挂、补办新卡等烦琐操作，也避免了携带负担和卡片折损失效问题。此外，虚拟校园卡的另一个优势在于节省了充值环节。学生只需绑定银行卡即可直接支付。相比实体卡，学生在使用虚拟校园卡消费时，不仅可实时查看余额，还可轻松获取消费记录，无须登录网站或前往校园卡中心查询。

然而，虚拟校园卡也存在一些不便之处。例如，虚拟卡的使用需要依赖手机，这对于一些特定场所、不允许携带手机的场合以及手机信号不佳的地方存在使用限制。此外，在一些情况下，虚拟卡也无法像实体卡刷卡那样快捷，需要打开相应的应用程序，无法实现即时支付。因此，我们可以考虑将虚拟卡与实体卡并行使用，充分发挥各自的优势，为持卡人提供最大的便利。这种并行使用不仅能解决虚拟卡存在的不便之处，还能为校园卡管理中心的工作提供更多帮助。